- So sỏnh doanh thu thực tế với doanh thu kế hoạch và cú được sự giải thớch cho những sự thay
X Phờ duyệt cỏc điều khoản bỏn hàng Khụng thực hiện đối với tất cả những khỏch
Phờ duyệt cỏc điều khoản bỏn hàng Khụng thực hiện đối với tất cả những khỏch
hàng là khỏch hàng thường xuyờn Hoàn thiện đơn đặt hàng và chuẩn bị
vận chuyển
Trợ lý Giỏm đốc sản xuất (ễng Phi) Chuẩn bị chứng từ vận chuyển Nhõn viờn bỏn hàng hoặc nhõn viờn
xuất nhập khẩu Đơn đặt hàng và hàng hoỏ được gửi tới
người mua
Thủ kho (ễng Bảy)
Chuẩn bị húa đơn Kế toỏn bỏn hàng (cụ Linh)
Phờ duyệt giỏ bỏn Tổng Giỏm đốc
Hoỏ đơn được kiểm tra về độ chớnh xỏc trước khi gửi cho khỏch hàng
Trợ lý giỏm đốc, kế toỏn trưởng
Ghi vào nhật ký bỏn hàng Phũng kế toỏn (cụ Hiền) X
Ghi cỏc nghiệp vụ bỏn hàng từ nhật ký bỏn hàng vào sổ tổng hợp và sổ phụ 131
Phũng kế toỏn
(cụ Hiền) X
* Tỡm hiểu chi tiết
Việc bỏn hàng được thực hiện bởi bộ phận bỏn hàng và bộ phận xuất nhập khẩu thuộc bộ phận sản xuất. Kiểm soỏt chung từ khõu nhận đơn đặt hàng,
Phạm Thu Hoài Kiểm toán 44
xử lý đơn đặt hàng và vận chuyển hàng hoỏ được thực hiện bởi Trợ lý Giỏm đốc (ễng Phi), bộ phận bỏn hàng chịu trỏch nhiệm cho việc bỏn hàng trong nước và bộ phận xuất nhập khẩu sẽ chịu trỏch nhiệm bỏn hàng ra nước ngoài.
Trước thỏng 11/2005 nhõn viờn bỏn hàng hoặc nhõn viờn phũng xuất nhập khẩu chuẩn bị một hoỏ đơn trước khi hoỏ đơn chớnh thức được xuất ra. Từ sau thỏng 11/2005, nhõn viờn bỏn hàng hoặc nhõn viờn phũng xuất nhập khẩu được chuẩn bị và xuất ra cả hai loại hoỏ đơn này.
- Kiểm soỏt việc ghi đỳng kỳ bao gồm:
+ Hàng thỏng tiến hành gửi thư xỏc nhận và đối chiếu cụng nợ với khỏch hàng (sau khi nhận tiền từ khỏch hàng, cụ Hiền - Kế toỏn trưởng sẽ đối chiếu với cỏc khoản chưa xử lý và thảo luận với khỏch hàng về những điểm khụng nhất quỏn).
+ Hàng thỏng tiến hành đối chiếu cỏc khoản doanh thu giữa phũng kế toỏn và phũng bỏn hàng.
- Nhõn viờn và trỏch nhiệm của từng người:
+ Cụ Linh (nhõn viờn bỏn hàng): Tổng hợp tất cả cỏc hàng hoỏ đó được vận chuyển trong thỏng và đối chiếu với thủ kho. Đối với khỏch hàng Amstrong (Thỏi Lan), cụ Linh chỉ xuất 1 hoỏ đơn tổng hợp cho tất cả hàng xuất trong thỏng. Mỗi lần vận chuyển, 1 hoỏ đơn theo mẫu trong excel được gửi cho khỏch hàng. Đối với những khỏch hàng trong nước như Yamaha, Suzuki và Honda cụ Linh sẽ xuất hoỏ đơn khi hàng hoỏ được xuất kho chuyển đi. Hàng thỏng, cụ Linh chuẩn bị một bản bỏo cỏo hàng hoỏ gửi cho Trợ lý Giỏm đốc xem xột trước khi trỡnh lờn Tổng Giỏm đốc.
+ Cụ Hiền kiểm tra và ký tất cả cỏc hoỏ đơn và phiếu xuất hàng + Tổng Giỏm đốc: kiểm tra và ký hoỏ đơn, ký bỏo cỏo bỏn hàng hàng thỏng sau khi đối chiếu với bộ phận kế toỏn.
- Xử lý kế toỏn: Bao gồm việc xử lý hệ thống cỏc thụng tin sau:
+ Tổng hợp số lượng hàng hoỏ được chuyển đi trong ngày vào sổ kho.
Phạm Thu Hoài Kiểm toán 44
+ Đối chiếu với thủ kho theo từng mặt hàng trong suốt thỏng
+ Hàng thỏng tiến hành đối chiếu với 4 khỏch hàng lớn của cụng ty
- Chớnh sỏch ghi nhận doanh thu:
Doanh thu được ghi nhận khi hoỏ đơn và hàng hoỏ được xuất. Bờn cạnh Nissin Kogyo - cụng ty mẹ, cụng ty cú 4 khỏch hàng lớn:
+Amstrong (Thỏi Lan): Hàng ngày hàng hoỏ được xuất trờn cơ sở đơn đặt hàng của khỏch hàng. Cuối thỏng, cụng ty xuất hoỏ đơn và ghi nhận doanh thu.
+ Yamaha, Suzuki, Honda: doanh thu được ghi nhận khi hoỏ đơn được xuất. Hoỏ đơn được xuất sau mỗi lần vận chuyển hàng hoỏ tới khỏch hàng.
- Vấn đề phờ duyệt:
Mặc dự hàng hoỏ được bỏn chịu nhưng khụng cú một điều khoản chớnh thức nào cho cỏc khoản bỏn chịu. Thụng thường Suzuki trả vào ngày 7 đến ngày 15, Honda trả vào ngày 13 đến 15 và Yamaha trả vào cuối thỏng sau khi cỏc nghiệp vụ bỏn hàng diễn ra.
Thủ tục ghi nhận doanh thu đỳng kỳ trờn cơ sở ngày ghi trờn hoỏ đơn. Đối với cụng ty ABC, quỏ trỡnh cung cấp dịch vụ vận tải hàng hoỏ và vận chuyển hành khỏch theo hợp đồng (du lịch, cưới hỏi…) được bắt đầu bằng việc ký kết cỏc hợp đồng kinh tế. Tuỳ thuộc vào cỏc điều khoản trong hợp đồng mà doanh nghiệp tiến hành ghi nhận doanh thu. Thụng thường khỏch hàng khỏch hàng sẽ thanh toỏn sau khi việc cung cấp dịch vụ hoàn thành. Khi đú cụng ty sẽ phỏt hành hoỏ đơn trờn cơ sở phiếu nhập kho cú chữ ký của thủ quỹ cụng ty khỏch hàng và phiếu cõn đối với dịch vụ vận tải hàng hoỏ và biờn bản thanh lý hợp đồng đối với dịch vụ vận chuyển hành khỏch.
Riờng đối với dịch vụ vận chuyển hành khỏch liờn tuyến cố định như Hà Nội – Vinh, Hà Nội – Sài Gũn… doanh nghiệp khụng thể phỏt hành hoỏ đơn cho từng hành khỏch mà chỉ phỏt hành một hoỏ đơn vào cuối thỏng với số tiền
Phạm Thu Hoài Kiểm toán 44
tương đối do Cục thuế đưa ra sau khi xem xột hoạt động của cụng ty. Việc ghi nhận doanh thu đỳng kỳ dựa trờn cơ sở ngày ghi trờn hoỏ đơn.
• Xem xột cỏc thủ tục kiểm soỏt
Biểu số 10: Thực hiện cỏc thủ tục kiểm soỏt đối với cả hai cụng ty
Nội dung Cú Khụng
Danh sỏch cỏc khoản mục được đối chiếu với Sổ cỏi và được soỏt xột bởi
một nhõn viờn thẩm quyền X
Cú người chịu trỏch nhiệm phờ chuẩn thời hạn và giỏ trị nợ tối đa với
khỏch hàng X
Cú người chịu trỏch nhiệm về việc đảm bảo việc ghi nhận doanh thu đỳng kỳ X Cỏc đơn đặt hàng và hoỏ đơn khụng thống nhất sẽ được điều tra thờm X Cỏc húa đơn sử dụng cho nghiệp vụ bỏn hàng được đỏnh số trước X Sự thay đổi chớnh sỏch giỏ bỏn được phờ chuẩn hợp lý X
Kết luận: Theo cỏc cụng việc đó thực hiện, chỳng tụi đó đạt được sự đảm bảo hợp lý rằng cỏc thủ tục kiểm soỏt về tớnh cú thực, tớnh đầy đủ, tớnh chớnh xỏc của doanh thu đó thực hiện một cỏch cú hiệu quả trong kỳ kế toỏn.
Việc tỡm hiểu trờn được kiểm toỏn viờn tiến hành bằng cỏch xem xột lại hồ sơ kiểm toỏn năm trước, quan sỏt cụng việc của cỏc nhõn viờn trong cụng ty khỏch hàng và phỏng vấn cỏc nhõn viờn trong phũng kế toỏn về quỏ trỡnh kiểm soỏt đối với doanh thu, về cỏc chớnh sỏch kế toỏn ỏp dụng và những thay đổi trong năm (nếu cú).
Ngoài ra kiểm toỏn viờn tiến hành chọn ngẫu nhiờn tài liệu của thỏng 5 và thỏng 12 của cụng ty XYZ; thỏng 9 và thỏng 11 của cụng ty ABC để kiểm tra liệu cỏc bước cụng việc trong quỏ trỡnh ghi nhận doanh thu cú được thực hiện một cỏch đỳng đắn và đầy đủ khụng.
Phạm Thu Hoài Kiểm toán 44
Kiểm toỏn viờn đó hoàn toàn nhất trớ với cỏc tài liệu đó kiểm tra, khụng cú sự chờnh lệch và thiếu sút nào.