Đõy là những nội dung trọng yếu nhất mà Kiểm toỏn viờn nội bộ cần quan tõm khi thực hiện kiểm toỏn nội bộ hoạt động kho quỹ tại cỏc đơn vị. Việc chọn lựa và đi sõu vào những vấn đề gỡ trong kiểm toỏn hoạt động kho quỹ phụ thuộc vào dự liệu những rủi ro trong quỏ trỡnh lập kế hoạch, mục tiờu và khả năng nghề nghiệp của Kiểm toỏn viờn nội bộ.
HOTLINE: 0903034381 WWW.KETOANCLUB.COM
Kiểm toỏn viờn nội bộ cần quan tõm và cú đỏnh giỏ toàn bộ, đầy đủ về tớnh hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soỏt nội bộ từ việc xõy dựng chớnh sỏch, thủ tục đến thực tế thực hiện và cỏc vướng mắc, tồn tại nảy sinh trong cụng tỏc kho quỹ tại đơn vị được kiểm toỏn nội bộ. Nội dung cụng việc này xuyờn suốt trong quỏ trỡnh kiểm toỏn nội bộ từ khi lập kế hoạch, trực tiếp kiểm toỏn cỏc nội dung trong cụng tỏc kho quỹ tại đơn vị được kiểm toỏn nội bộ.
- Mục tiờu của hệ thống kiểm soỏt nội bộ cụng tỏc kho quỹ: + Sử dụng nguồn lực và quản lý kho quỹ an toàn, hiệu quả.
+ Phỏt hiện kịp thời những vướng mắc, từ đú đưa ra cỏc biện phỏp xử lý trong cụng tỏc kho quỹ.
+ Ngăn chặn, phỏt hiện cỏc sai phạm và gian lận trong cụng tỏc kho quỹ. - Khi đỏnh giỏ hoạt động kiểm soỏt cụng tỏc kho quỹ cần lưu ý:
+ Về mụi trường kiểm soỏt chung (đặc thự quản lý, cơ cấu tổ chức, nhõn sự,..) + Cỏc hỡnh thức kiểm soỏt: kiểm soỏt trực tiếp, kiểm soỏt tổng quỏt.
- Việc đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ bao gồm 4 bước cơ bản sau:
+ Thu thập thụng tin về hệ thống kiểm soỏt nội bộ và lập bảng chi tiết về kiểm soỏt nội bộ trờn 2 yếu tố: thiết kế kiểm soỏt nội bộ (quy định và bộ mỏy) và hoạt động thực tế cú tớnh liờn tục, hiệu lực của kiểm soỏt nội bộ.
+ Đưa ra đỏnh giỏ ban đầu về rủi ro trong kiểm toỏn kho quỹ tại đơn vị được kiểm toỏn. + Thực hiện thử nghiệm kiểm soỏt cụng tỏc kho quỹ.
+ Lập bảng đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ.
2. Đỏnh giỏ rủi ro trong hoạt động kho quỹ:
Kho quỹ là nơi trực tiếp cất giữ cỏc loại tiền mặt, giấy tờ cú giỏ, cỏc tài liệu gốc về tài sản thế chấp, cầm cố của khỏch hàng,....do vậy dễ trở thành mục tiờu tấn cụng của cỏc loại tội phạm nhằm chiếm đoạt cỏc tiền, tài sản cú giỏ được cất giữ trong kho. Bất kỳ một sự cố nào xảy ra liờn quan đến kho quỹ đều cú thể dẫn đến dư luận về khả năng đảm bảo an toàn của ngõn hàng, qua đú gõy giảm sỳt lũng tin trong cỏc khỏch hàng, đặc biệt là khỏch hàng gửi tiền.
Những loại rủi ro chủ yếu trong hoạt động kho quỹ bao gồm:
- Những rủi ro bờn ngoài ngõn hàng:Tội phạm bờn ngoài ngõn hàng lợi dụng những sơ hở trong quản lý kho quỹ để đột nhập lấy trộm cắp trong kho hoặc cướp tiền, tài sản cú giỏ tại nơi giao dịch hoặc trờn đường vận chuyển.
- Những rủi ro bờn trong ngõn hàng:
+ Kết cấu kỹ thuật và cỏc trang thiết bị trong kho quỹ khụng đảm bảo an toàn.
+ Hệ thống kiểm soỏt nội bộ được xõy dựng quỏ lỏng lẻo hoặc quỏ phức tạp (việc phõn định trỏch nhiệm, quyền hạn giữa cỏc bộ phận khụng rừ ràng, nhõn viờn khụng được đào tạo đầy đủ hoặc thường xuyờn bị thay đổi...)
+ Việc thực hiện cỏc quy định, quy trỡnh trong cụng tỏc kho quỹ (xuất nhập tiền mặt, quản lý kho, canh gỏc bảo vệ kho,….) khụng nghiờm tỳc và hiệu lực kiểm soỏt khụng đầy đủ.
* Những biểu hiện chủ yếu liờn quan đến rủi ro trong cụng tỏc kho quỹ
- Xảy ra vụ việc tiờu cực, nổi cộm trong cụng tỏc kho quỹ (thiếu hụt, mất tiền mặt, tài sản,….. trong kho).
- Cú sự thay đổi khụng bỡnh thường về cỏn bộ làm cụng tỏc kho quỹ.
- Kết quả thanh tra, kiểm tra, kiểm toỏn của cỏc cỏ nhõn/tổ chức cú thẩm quyền cho thấy hoạt động kho quỹ của đơn vị cú vấn đề.
- Lónh đạo đơn vị, lónh đạo NHTM và cỏc cỏ nhõn cú trỏch nhiệm hoài nghi về độ an toàn trong hoạt động kho quỹ hoặc về phẩm chất đạo đức, năng lực của người điều hành hoạt động kho quỹ của đơn vị.
3. Yờu cầu cung cấp tài liệu, bỏo cỏo và soỏt xột, phõn tớcha. Yờu cầu cung cấp tài liệu, bỏo cỏo a. Yờu cầu cung cấp tài liệu, bỏo cỏo
HOTLINE: 0903034381 WWW.KETOANCLUB.COM
Kiểm toỏn viờn nội bộ lập Phiếu yờu cầu cung cấp thụng tin để yờu cầu đơn vị được kiểm toỏn nội bộ cung cấp một phần hoặc toàn bộ cỏc tài liệu, bỏo cỏo theo yờu cầu và mục tiờu của kiểm toỏn nội bộ:
- Cỏc quy định liờn quan đến kho quỹ do Ngõn hàng Nhà nước Việt Nam, NHTM và do đơn vị được kiểm toỏn ban hành.
- Bỏo cỏo định kỳ, bỏo cỏo bất thường về hoạt động kho quỹ.
- Cỏc biờn bản bàn giao, kiểm kờ, thanh tra, kiểm tra,...về cụng tỏc kho quỹ tại đơn vị.
- Cỏc loại sổ, tài liệu cú liờn quan đến kho quỹ như: sổ quỹ nghiệp vụ, sổ giao nhận, sổ kiểm kờ, sổ ra vào kho, biờn bản giao nhận chỡa khúa kho,....
- Hồ sơ về thiết kế, xõy dựng, nghiệm thu chất lượng kho quỹ và cỏc trang thiết bị liờn quan.
b. Soỏt xột, phõn tớch.
Trờn cơ sở tài liệu, bỏo cỏo do đơn vị được kiểm toỏn cung cấp, kết hợp với những tài liệu, bỏo cỏo đó cú trước, Kiểm toỏn viờn nội bộ thực hiện phõn tớch, đối chiếu để rỳt ra kết luận sơ bộ và cỏc vấn đề cần đi sõu tỡm hiểu, kiểm toỏn trực tiếp.
Qỳa trỡnh soỏt xột, phõn tớch cần lưu ý một số kỹ năng sau:
- Xem xột kỹ những mặt được, mặt chưa được trong hoạt động kho quỹ.
- Đối chiếu giữa cỏc quy định do đơn vị được kiểm toỏn ban hành với cỏc quy định của Ngõn hàng Nhà nước Việt Nam, NHTM ban hành về hoạt động kho quỹ.
- Đối chiếu giữa những chỉ đạo của cấp trờn với thực hiện của cấp dưới trong hoạt động kho quỹ.
4. Trực tiếp kiểm toỏn theo cỏc nội dung sau:
Số
TT Nội dung kiểm toỏn cụ thể Tờn Ngày
Tham chiếu 1 Kho tiền và trang bị kho tiền
- Thời gian xõy dựng, gia cố, sửa chữa? - Diện tớch kho: diện tớch thực tế? - Diện tớch gian đệm: diện tớch thực tế?
- Kho tiền được đặt trong hay ngoài trụ sở của đơn vị? - Kết cấu kho tiền cú đỳng quy định khụng?
- Hành lang bảo vệ kho tiền: cú hay khụng?
- Thang vận (trường hợp kho tiền khụng xõy dựng ở tầng trệt): cú hay khụng?
- ễ thụng giú 3 lớp: cú hay khụng? So với quy định đỳng hay sai?
- Cửa kho tiền: cỏc lớp cỏnh cửa ngoài và lớp cỏnh cửa trong cú đỳng quy định khụng? Cú được che khuất hay khụng?
- Hệ thống điện: cú nguồn điện dự phũng để đảm bảo nguồn điện trong 24h hay khụng? Cú nỳt ấn bỏo động trong kho hay khụng, nỳt ấn cú đảm bảo sử dụng được khụng? Trong kho cú để ổ cắm điện khụng?
- Hệ thống thụng giú: cú hay khụng? Cú quạt hoặc mỏy hỳt bụi, ẩm khụng?
- Thiết bị bỏo chỏy: cú hay khụng? Cú đảm bảo hoạt động 24/24h khụng?
HOTLINE: 0903034381 WWW.KETOANCLUB.COM
chỏy bằng nước hay bằng bột khụ khụng?
- Thiết bị bỏo động tự động: cú hay khụng? Cú bố trớ thiết bị nhận diện bằng hồng ngoại hoặc thiết bị bỏo khi cú chấn động khụng? Cỏc thiết bị này cú đảm bảo hoạt động 24/24h khụng?
- Kột sắt, hũm tụn, giỏ kờ, kỡm kẹp chỡ: cú hay khụng? chất lượng như thế nào?
2 Trang thiết bị nơi giao dịch
- Nội quy ra vào kho: cú hay khụng? nội dung cú chặt chẽ, chớnh xỏc và đỳng quy định hay khụng?
- Nỳt ấn, hệ thống bỏo động tại quầy quỹ: cú/ khụng? cú đảm bảo hoạt động liờn tục khụng?
- Cỏc phương tiện, cụng cụ làm việc (mỏy đếm tiền, mỏy bú tiền, đốn cực tớm, mỏy soi tiền giả, kột sỏt, tủ sắt,…..): cú hay khụng? chất lượng như thế nào?
- Việc bố trớ kho tiền, quầy giao dịch và kế toỏn: cú thuận lợi, an toàn trong lưu chuyển chứng từ khụng?
- Quầy thu, chi tiền: cú đảm bảo thuận lợi cho khỏch hàng, ngõn hàng kiểm đếm và quan sỏt việc kiểm đếm tiền hay khụng?
- Trang phục của cỏn bộ kho quỹ: cú hay khụng? cú mặc thường xuyờn theo quy định hay khụng?
- Tủ, phũng để trang phục, đồ dựng cho cỏn bộ kho quỹ: cú hay khụng?
3 Quản lý kho tiền và tài sản tại nơi giao dịch
- Trỏch nhiệm của giỏm đốc: việc thực hiện như thế nào? (cú giữ chỡa khúa kho hay khụng? cú kiểm tra định kỳ hoạt đột xuất hoạt động kho qũy khụng? việc uỷ quyền cho cỏc Phú giỏm đốc thực hiện như thế nào?,…..)
- Trỏch nhiệm của Trưởng phũng kế toỏn: việc thực hiện như thế nào? (cú uỷ quyền cho phú phũng hoặc nhõn viờn kế toỏn khi Trưởng phũng vắng mặt khụng?…..)
- Trỏch nhiệm của thủ quỹ: việc thực hiện như thế nào? - Chỡa khúa kho tiền:
+ Cú chỡa khoỏ dự phũng gửi tại NHNN hoặc tổ chức tớn dụng khỏc trờn địa bàn khụng?
+ Cỏc thành viờn giữ chỡa khoỏ cú thực hiện đỳng chức trỏch khụng?
4 Việc canh gỏc, bảo vệ kho tiền
- Nội quy bảo vệ, nội quy phũng chữa chỏy, phương ỏn bảo vệ, phương ỏn tỏc chiến khi cú sự cố: cú hay khụng? nội dung cú đảm bảo chặt chẽ, chớnh xỏc khụng?
- Cụng tỏc bảo vệ kho trong thực tế được thực hiện như thế nào? Cỏc ca trực của nhõn viờn bảo vệ cú được ghi chộp, bàn giao đầy đủ trong sổ theo dừi khụng?
- Cú phương ỏn bảo vệ cỏc Phũng giao dịch, quầy/bàn tiết kiệm được đặt ở bờn ngoài hội sở của đơn vị khụng? - Cỏc trang thiết bị cho nhõn viờn bảo vệ (sỳng, roi điện,
HOTLINE: 0903034381 WWW.KETOANCLUB.COM
điện thoại) cú đảm bảo khụng?
5 Nhõn sự làm cụng tỏc kho quỹ (bao gồm cỏn bộ nhõn viờn làm cỏc cụng việc cú liờn quan đến kho quỹ như thủ viờn làm cỏc cụng việc cú liờn quan đến kho quỹ như thủ quỹ, kiểm ngõn, quỹ chớnh, quỹ phụ, giao dịch viờn,...) - Trỡnh độ, số lượng cỏn bộ kho quỹ so với yờu cầu?
- Việc thực hiện chế độ đối với cỏn bộ kho quỹ: xếp lương, phụ cấp độc hại, nghỉ phộp,…?
- Việc tổ chức học tập nghiệp vụ kho quỹ cho cỏn bộ kho quỹ ?
- Quan hệ giữa cỏc cỏn bộ kho quỹ: cú quan hệ họ hàng thõn thớch khụng?
- Việc luõn chuyển cỏn bộ làm cụng tỏc kho quỹ?
6 Bảo đảm an toàn trong khõu vận chuyển tiền
- ễtụ chuyờn dựng vận chuyển tiền: cú hay khụng? cú đảm bảo chất lượng khụng?
- Tiền vận chuyển cú được bảo quản bằng hũm tụn khụng? cú khoỏ khụng?
- Người ỏp tải cú đỳng về số lượng, thành phần khụng? - Cú trường hợp người khụng cú nhiệm vụ cựng đi trờn xe chuyển tiền khụng?
- Cú lệnh chuyển tiền, cú giấy uỷ quyền của Giỏm đốc cho người ỏp tải trong mỗi lần chuyển tiền khụng?
7 Tiền mặt, ngoại tệ, ấn chỉ cú giỏ, hồ sơ thế chấp
- Nội dung kiểm tra này nhằm xỏc định giữa số liệu trong sổ sỏch và thực tế trong kho về tiền mặt, ngoại tệ, ấn chỉ cú giỏ và hồ sơ thế chấp, cầm cố cú trựng khớp nhau hay khụng. Kiểm toỏn viờn chọn một thời điểm nhất định để thực hiện kiểm tra, đối chiếu và nờn kiểm tra đột xuất để trỏnh trường hợp cỏn bộ kho quỹ chủ động đối phú.
Đõy là nội dung kiểm tra quan trọng trong khi thực hiện kiểm toỏn hoạt động kho quỹ, do vậy Kiểm toỏn viờn nờn kiểm tra nội dung này trước khi kiểm tra cỏc nội dung khỏc. - Kiểm đếm thực tế tiền mặt, ngoại tệ, ấn chỉ cú giỏ, hồ sơ cầm cố/thế chấp; cú thể kiểm đếm từng tờ hoặc cả bú (đối với kiểm đếm cả bú thỡ nờn chọn một số bú để kiểm đếm từng tờ trong bú).
- Đối chiếu giữa số kiểm đếm thực tế với số liệu trờn sổ quỹ, sổ sỏch kế toỏn. Nếu cú chờnh lệnh, nhầm lẫn phải tỡm rừ nguyờn nhõn.
- Cỏc tài sản trong kho cú được sắp xếp khoa học, thuận lợi hay khụng?
- Trong kho cú chứa những tài sản khụng được phộp cất giữ trong kho khụng?
8 Việc đúng gúi, niờm phong trong kho quỹ
- Kiểm tra việc đúng gúi cú đỳng về chủng loại, mệnh giỏ và số lượng khụng?
HOTLINE: 0903034381 WWW.KETOANCLUB.COM
khụng?
- Niờm phong: giấy niờm phong, cỏch niờm phong, nội dung ghi trờn niờm phong?
9 Việc ghi chộp cỏc loại sổ quỹ
- Sổ quỹ tiền mặt, giấy tờ cú giỏ: cú được ghi chộp đầy đủ, thường xuyờn và chớnh xỏc khụng?
- Sổ đăng ký ra vào kho: cú được ghi chộp đầy đủ khụng? (thành phần, đối tượng, giấy phộp ra vào kho, thời gian vào, thời gian ra khỏi kho,…?)
- Việc kiểm kờ quỹ cuối ngày, cuối thỏng: cú được thực hiện thường xuyờn, đảm bảo thành phần khụng?
- Kiểm quỹ trong trường hợp bàn giao: cú được thực hiện theo quy định khụng?
- Mức tồn quỹ tiền mặt: cú đảm bảo giới hạn tồn quỹ cho phộp khụng? cú ngày nào vượt mức tồn quỹ khụng?
10 Việc thực hiện nhiệm vụ của quỹ chớnh, quỹ phụ, giao dịch viờn dịch viờn
- Quy định của Giỏm đốc đơn vị đối với danh sỏch thành viờn tham gia quy trỡnh giao dịch 1 cửa, phờ duyệt phõn quyền và hạn mức với từng thành viờn?
- Việc thực hiện nhiệm vụ của quỹ chớnh, quỹ phụ và cỏc teller (giao dịch viờn) trong phạm vi đơn vị: giao nhận tiền đầu ngày, tiếp quỹ trong ngày và giao nhận tiền cuối ngày? Trong đú lưu ý kiểm tra đột xuất tồn quỹ thực tế với số tiền trờn mỏy để xem cú khớp với nhau khụng?
- Việc chuyển nhận tiền từ NHNN, cỏc tổ chức tớn dụng khỏc, cỏc đơn vị thành viờn khỏc trong hệ thống NHTM hoặc từ cỏc khỏch hàng lớn đối với quỹ chớnh.
- Việc bảo quản tiền mặt vào giờ nghỉ trưa đối với quỹ chớnh, quỹ phụ và giao dịch viờn:
+ Giờ nghỉ trưa tiền mặt cú được đưa vào thựng/hũm tụn/kột sắt khoỏ lại và niờm phong khụng?
+ Tổ chức bảo quản và canh gỏc tiền, tài sản trong giờ nghỉ trưa như thế nào
- Việc quản lý và sử dụng UserID?
- Việc lập cỏc bảng kờ thu, chi tiền mặt và đúng dấu "đó thu tiền", "đó chi tiền" trờn cỏc bảng kờ?
- Chi tiền cho khỏch hàng cú xộ giấy niờm phong tiền khụng?
- Phỏt hiện và thu hồi tiền giả cú ghi vào sổ, đúng dấu "tiền giả" và lập biờn bản, bỏo cỏo cỏc cơ quan cú thẩm quyền khụng?
- Niờm yết và thực hiện thu đổi tiền mặt VND khụng đủ tiờu chuẩn lưu thụng theo đỳng quy định khụng?
- Nội quy giao dịch ngõn quỹ: cú hay khụng? - Việc tiếp quỹ và khắc phục sự cố mỏy ATM?