giá hệ thống tài liệu đợc tiến hành trong khoảng thời gian (thờng là 1tháng) trớc khi đánh giá việc áp dụng. Sau khi đánh giá tài liệu, công ty xin chứng nhận sẽ đợc thông báo về những thiếu sót hoặc những điểm không phù hợp của hệ thống quản lý chất lợng và thời hạn cần thiết để có biện pháp khắc phục khi đánh giá tại công ty, đánh giá tại chỗ là sự xem xét một cách dễ dàng, nhằm xác định các yếu tố của hệ thống quản lý chất lợng đợc áp dụng có hiệu lực hay không, mọi quy định có đợc tuân thủ hay không.
Kết thúc quá trình đánh giá, đoàn đánh giá sẽ thông báo kết quả đánh giá. Nếu trong khi đánh giá phát hiện thấy những điều không phù hợp lớn thì công ty cần có biện pháp khắc phục để thoả mãn mọi yêu cầu chứng nhận .
6.3. Quyết định chứng nhận
Sau khi xét thấy công ty chứng tỏ đã thực hiện các hành động khắc phục và thoả mãn các yêu cầu đã quy định, tổ chức chứng nhận ra quyết định chứng nhận. Giấy chứng nhận chỉ có giá trị trong phạm vi đã ghi trong giấy, tại một địa bàn cụ thể, bởi hệ thống quản lý chất lợng đã đợc đánh giá phù hợp với tiêu chuẩn đợc áp dụng không có nghĩa là chính các sản phẩm và dịch vụ đợc tạo ra bởi hệ thống đó đợc chứng nhận.
Giấy chứng nhận có hiệu lực trong một số năm (thờng là 3 năm) với điều kiện công ty tuân thủ các yêu cầu của tổ chức chứng nhận.
6.4. Giám sát sau chứng nhận và đánh giá lại
Trong thời hạn giấy chứng nhận có hiệu lực, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá giám sát định kỳ (thờng một năm 2 lần) đối với công ty đợc chứng nhận để đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lợng này vẫn tiếp tục hoạt động có hiệu quả phù hợp với những yêu cầu của tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lợng đợc áp dụng. Ngoài đánh giá giám sát theo định kỳ, tổ chức chứng nhận có thể đánh giá đột xuất nếu có bằng chứng chứng tỏ rằng hệ thống quản lý chất lợng không còn phù hợp với những yêu cầu tiêu chuẩn đang đợc áp dụng hoặc hệ thống không đợc áp dụng có hiệu quả. Thờng sau chu kỳ 3 năm, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá lại toàn bộ hệ thống chất lợng đợc chứng nhận của công ty để cấp lại giấy chứng nhận.
7. Duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO - 9000 9000
Việc đợc chứng nhận ISO - 9000 là một kết quả quan trọng đối với các tổ chức, nó đánh dấu một giai đoạn làm việc với nỗ lực cao. Tuy nhiên, việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9000 không phải là công việc làm một lần, nó đòi hỏi mọi ngời trong tổ chức phải nỗ lực liên tục để duy trì và cải tiến hệ thống đó luôn luôn có hiệu lực, phù hợp với những yêu cầu của tiêu chuẩn HTQLCL đã đợc áp dụng và không ngững thoả mãn nhu cầu, mong muốn của khách hàng, của thị trờng. Duy trì HTQLCL đã đợc áp dụng coi nh công việc thờng nhật, nh hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức và cải tiên liên tục hệ thống đó là một tất yếu do yêu cầu ngày càng cao của khách hàng, của thị trờng. Ngoài ra ISO - 9000 không phải là mục tiêu cuối cùng đó chỉ là chặng đờng đầu tiêu trong quãng đờng dài vô tận của quản lý chất l- ợng.
7.1. Duy trì HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO - 9000
Ngoài yêu cầu của sự giám sát sau chứng nhận (đánh giá định kỳ 6 tháng 1 lần) và đánh giá lại (sau 3 năm). Việc duy trì tính nhất quán của HTQLCL khi các thay đổi đối với HTQLCL đợc hoạch định và thực hiện là một yêu cầu của hoạch định HTQLCL mà lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo thực hiện (yêu cầu của trách nhiệm lãnh đạo). HTQLCL của tổ chức có thể thay đổi qua các giai đoạn, các thời kỳ phát triển của tổ chức cũng nh sự phát triển nhu cầu và mong muốn của khách hàng, của thị trờng thì tính nhất quán của nó phải đợc duy trì tức là:
- Mọi quá trình của tổ chức đều phải luôn luôn đợc thực hiện theo các thủ tục, các hớng dẫn công việc đã đợc ban hành của HTQLCL hay là các quá trình, các thủ tục đợc thực hiện có hiệu lực.
- Thiết lâp và duy trì các hồ sơ để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và hoạt động tác nghiệp có hiệu lực của HTQLCL.
- Duy trì tính nhất quán của HTQLCL luôn đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO - 9000 trong mọi hoạt động của tổ chức và cũng là một hoạt động thờng xuyên duy trì chứng chỉ ISO - 9000 đã đợc chứng nhận sau các lần đánh giá lại của tổ chức chứng nhận (đánh giá của bên thứ ba).
7.2. Cải tiến liên tục HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO - 9000.
Duy trì HTQLCL đang đợc áp dụng là một yêu cầu của sự đánh giá , giám sát sau chứng nhận và đánh giá lại tức là duy trì chứng chỉ ISO - 9000 cho HTQLCL mà tổ chức đã xây dựng và áp dụng. Cải tiến liên tục hệ thống đó là một yêu cầu đặt ra từ phía khách hàng và các bên quan tâm khác và nó đã trở thành một trong những yêu cầu chính thức trong phiên bản ISO - 9000: 2002: "tổ chức phải thờng xuyên nâng cao tính hiệu lực của HTQLCL thông qua việc sử dụng chính sách chất lợng, mục tiêu chất lợng, kết quả đánh gía, việc phân tích dữ liệu, hoạt động khắc phục và phòng ngừa và sự xem xét của lãnh đạo. Mục đích của cải tiến liên tục là để tăng cờng khả năng nâng
cao sự thoả mãn nhu cầu, mong muốn và yêu cầu của khách hàng và các bên quan tâm thích hợp và đợc mô tả qua mô hình sau:
Sơ đồ 3 : Cải tiến liên tục HTQLCL theo quá trình
Ghi chú:
Hoạt động gia tăng giá trị Dòng thông tin
Nguồn: TCVN ISO -9001: 2002 (ISO 9001: 2002) HTQLCL - các yêu cầu Theo mô hình này thì quá trình lập mục tiêu và tìm cơ hội cải tiến là một quá trình không ngừng thông qua việc sử dụng các phát hiện khi đánh giá chất lợng nội bộ và các cuộc đánh giá bên ngoài cũng nh các kết luận của các cuộc đánh giá đó, phân tích dữ liệu, xem xét của lãnh đạo hay các biện pháp khác và nói chung dẫn tới các hành động khắc phục hay hành động phòng ngừa. Nh vậy các yếu tố làm cơ sở và cũng là nội dung của cải tiến liên tục HTQLCL là:
- Chính sách chất lợng và mục tiêu chất lợng: sau khi đạt đợc mục tiêu đề ra, tổ chức có thể đặt ra các mục tiêu cao hơn hớng về cải tiến liên tục chất l- ợng sản phẩm và dịch vụ thảo mãn nhu cầu và mong muốn và các yêu cầu của khách hàng và các bên quan tâm khác.
- Xem xét của lãnh đạo: Các vấn đề liên quan đến cải tiến HTQLCL, cải tiến các sản phẩm liên quan đến yêu cầu của khách hàng và việc nâng cao tính hiệu lực của HTQLCL, kết hợp với các quá trình xử lý các vấn đề đợc phát hiện trong quá trình đánh giá chất lợng nội bộ, và hành động khắc phục, ý kiến của khách hàng, xu thế và yêu cầu của thị trờng…
- Hành động khắc phục, phòng ngừa: tổ chức phải thực hiện hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp và sự không phù hợp tiềm
Khách hàng và bên quan tâm Yêu cầu Khách hàng và bên quan tâm Thoả mãn Cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lợng
Trách nhiệm của lãnh đạo Quản lý nguồn nhân lực Đo lờng, phân tích và cải tiến Tạo sản phẩm Sản phẩm Đầu ra Đầu vào
ẩn để ngăn ngừa sự tái diễn và ngăn chặn sự suất hiện của chúng. Các hành động khắc phục, phòng ngừa đợc tiến hành phải tơng xứng với tác động của các vấn đề tiềm ẩn. Quá trình thực hiện khắc phục phòng ngừa liên quan trực tiếp đến cải tiến liên tục HTQLCL.
- Đánh gía chất lợng nội bộ: Tổ chức phải tiến hành đánh gía nội bộ định kỳ theo kế hoạch, đã xây dựng để xem xét HTQLCL có phù hợp với các bố trí, sắp xếp đợc hoạch định đối với các yêu cầu của tiêu chuẩn này và các yêu cầu của HTQLCL đợc tổ chức thiết lập và có đợc áp dụng một cách có hiệu quả và đợc duy trì. Bản thân quá trình này là quá trình phát hiện, phân tích, tìm nguyên nhân và đề ra các biện pháp cải tiến. Để có thể cải tiến liên tục HTQLCL cần kiên trì tìm cơ hội cải tiến hơn là đợi các vấn đề nào đó xẩy ra để lộ các cơ hội cải tiến .
Sau khi đợc chứng nhận, tổ chức cần sử dụng động lực cải tiến chất lợng đã đợc tạo ra trong quá trình thực hiện ISO - 9000 để đề ra những mục tiêu chất lợng cao hơn và trong lĩnh vực kinh doanh khác, tiếp tục nghiên cứu áp dụng những kỹ thuật quản lý và tác nghiệp cụ thể về chất lợng. Có những vấn đề thuần tuý nội bộ nhng lại đóng một vai trò cực kỳ quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức nh: Quản lý nguồn nhân lực, giảm chi phí sản xuất, tấn công và chi phí ẩn Tất cả đều nhằm mục đích cải tiến… HTQLCL không ngừng và thoả mãn ngày càng cao nhu cầu của khách hàng, của thị trờng. Các hành động cải tiến bao gồm những hoạt động sau:
- Phân tích xem xét đánh giá tình trạng hiện tại để xác định lĩnh vực cải tiến.
- Thiết lập mục tiêu cải tiến
- Tìm kiếm giải pháp có thể để đạt đợc các mục tiêu đã đợc thiết lập
- Xem xét đánh giá các giải pháp và lựa chọn giải pháp tối u cho giai đoạn kế hoạch.
- Thực hiện các giải pháp đã lực chọn.
- Đo lờng, kiểm tra xác nhận, phân tích và xem xét đánh giá các kết quả thực hiện để xác định việc đạt các mục tiêu.
- Chính thức hoá những thay đổi
Khi cần thiết, các kết quả đợc xem xét để xác định cơ hội cải tiến tiếp theo. Theo cách thức này, cải tiến là một hoạt động không ngừng. Các phản ánh của khách hàng và các bên quan tâm khác, các cuộc đánh giá, xem xét HTQLCL cũng có thể đợc sử dụng để xác định cơ hội cải tiến.