I. Một số phơng hớng và giải pháp của Công ty Da Giầy Hà Nội nhằm duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lợng theo
2. Phơng hớng và các giải pháp của Công ty đối với hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO
lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9002.
2.1. Duy trì hệ thống quản lý chất lợng phù hợp với các tiêu chuẩn ISO 9002 (duy trì chứng chỉ ISO 9002). ISO 9002 (duy trì chứng chỉ ISO 9002).
Chứng chỉ ISO 9002 chỉ có hiệu lực trong 3 năm, sau 3 năm hệ thống quản lý chất lợng đó sẽ đợc xem xét đánh giá lại bởi tổ chức chứng nhận. Nếu vẫn đảm bảo đợc sự phù hợp với các yêu cầu của ISO 9002 thì Công ty sẽ đợc cấp lại chứng chỉ và nếu không đảm bảo đợc sự phù hợp thì chứng chỉ đó bị thu hồi, hệ thống quản lý chất lợng của Công ty đã áp dụng và áp dụng không đợc chứng nhận. Ngoài ra, còn có các cuộc đánh giá định kỳ 6 tháng một lần của tổ chức chứng nhận (đánh giá bên ngoài). Do đó, việc duy trì sự phù hợp của hệ thống quản lý chất lợng với các yêu cầu của ISO 9002 là công việc thờng nhật, coi nh hoạt động sản xuất kinh doanh và phải đợc sự chỉ đạo thực hiện thống nhất trong toàn Công ty. Tập trung vào đánh giá nội bộ, phát hiện sự không phù hợp và truy tìm nguyên nhân chính để khắc phục sự không phù hợp đó, tăng cờng sự phòng ngừa các nguyên nhân, không để lặp lại, xẩy ra một lần nữa.
chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9002, Công ty chỉ thành lập hội đồng chất lợng ISO 9002 mà thành viên của nó là các đại diện về chất lợng của các phòng ban, các xí nghiệp thành viên để chỉ đạo xây dựng và áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lợng. Mà cha có bộ phận chuyên trách chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện duy trì hệ thống quản lý chất lợng thống nhất trong toàn Công ty cũng nh quyết định các vấn đề có liên quan đến chất lợng và hệ thống quản lý chất lợng, đại diện cho Công ty giao dịch với bên ngoài liên quan đến vấn đề quản lý chất lợng, chất lợng sản phẩm và làm công tác tham mu giúp lãnh đạo cơ quan theo dõi, đôn đốc mọi hoạt động của hệ thống quản lý chất lợng. Việc thực hiện duy trì hệ thống quản lý chất lợng sau khi đợc chứng nhận, Công ty đều phó mặc cho các phòng ban, các xí nghiệp tự quyết định lấy, không có sự thống nhất giữa các bộ phận, ảnh hởng đến việc thực hiện các quy trình, thủ tục đã đợc xây dựng, thậm chí không đợc thực hiện nh ở xí nghiệp cao su.
Để giải quyết triệt để các vấn đề trên một cách lâu dài, Công ty Da - Giầy Hà Nội đã thành lập phòng quản lý chất lợng với đầy đủ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn để tiến hành chỉ đạo, đôn đốc thực hiện thống nhất hệ thống quản lý chất lợng trong toàn Công ty, không để thả nổi cho các đơn vị, các xí nghiệp tự quyết định chất lợng sản phẩm với khách hàng đồng thời duy trì sự vận hành thờng xuyên phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9002 và tìm có hội cải tiến hệ thống quản lý chất lợng ở các đơn vị, các xí nghiệp thành viên.
2.2. Phơng hớng và biện pháp cải tiến hệ thống quản lý chất lợng.
Duy trì chứng chỉ ISO 9002 là một công việc quan trọng và thờng xuyên nhng cải tiến hệ thống quản lý chất lợng hiện có để tăng hiệu lực và hiệu quả thực hiện hệ thống đó cũng không kém phần quan trọng hơn và đã trở thành một trong những yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9002 phiên bản năm 2002. Do đó, công việc cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lợng vừa là để duy trì sự phù hợp với các tiêu chuẩn cao hơn, vừa là để duy trì sự phù hợp với các tiêu chuẩn cao hơn, vừa là nâng cao khách hàng của thị trờng. Nh vậy, yêu cầu cải tiến hệ thống quản lý chất lợng có thể là yêu cầu bên trong Công ty, có thể là yêu cầu bên ngoài. Cơ sở cho việc cải tiến này là các kết quả của đánh giá chất lợng nội bộ, đánh giá bên ngoài (cả tổ chức chứng nhận và bên thứ ba) về sụ không phù hợp và các nguyên nhân gây nên sự không phù hợp đó cũng nh các hành động khắc phục mà cha thoả mãn các yêu cầu. Trên cơ sở đó tìm kiếm cơ hội cải tiến hệ thống quản lý chất lợng, khắc phục sự yếu kém trong việc thực hiện ISO 9002 mà công việc quan trọng không thể thiếu đó là các công cụ thống kê để tìm ra nguyên nhân đúng, chính và phạm vi cần cải tiến.
Sự yếu kém trong việc thực hiện hệ thống quản lý chất lợng đợc phản ánh rõ nét qua hai lần đánh giá chất lợng nội bộ và lần đánh giá chất lợng
định kỳ của SGS hạ tuần tháng 4/2001, ảnh hởng rất lớn đến duy trì chứng chỉ và nếu không đợc khắc phục và cải tiến kịp thời, có định hớng phát triển nhất định thì Công ty khó lòng đợc cấp lại. Mà nguyên nhân chung nhất, cơ bản nhất của sự yếu kém này là do cán bộ công nhân viên cha hiểu, cha hiểu rõ về quy trình công nghệ để vận hành gây ra những sự cố đáng tiếc, không đánh có, nh vận hành máy móc thiết bị sai quy định làm vỡ máy cũng nh nhận thức về ISO 9002 cha đúng, cha đầy đủ, dẫn đến tình trạng thực hiện không đúng thậm chí không thực hiện theo các thủ tục đã đợc xây dựng khi ở xí nghiệp cao su, không thực hiện quá trình tái chế sản phẩm không phù hợp theo thủ tục 14.2 (HSTT. 14.2) và không ghi lại những điều mình đã làm để chứng minh việc đó mình đã làm đúng nh cái đã viết.
Căn cứ vào các nguyên nhân gây nên sự không phù hợp yếu kém của hệ thống quản lý chất lợng, Công ty đã có các phơg hớng và biện pháp cải tiến sau đây:
- Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo và đào tạo lại cán bộ công nhân viên về nhận thức đúng ISO 9002 và quy trình công nghệ.
Mọi sự khắc phục qua các lần đánh giá chất lợng nội bộ chỉ mới dừng lại ở khâu chữa chaý là chủ yếu mà cha tìm nguyên nhân sâu xa của vấn đề là con ngời thực hiện không đúng. Do đó để làm theo đúng các nguyên tắc của ISO 9002 lấy "phòng ngừa là chính" và "tấn công vào chi phí ". Công ty đang xây dựng kế hoạch đào tạo và đào tạo lại cán bộ công nhân viên theo đúng yêu cầu của ISO 9002 và dự kiến triển khai kế hoạch này vào trái vụ giấy năm 2002 - 2001 (tức là từ tháng 4 đến tháng 8) để đảm bảo sự không phù hợp đã đợc phòng ngừa và đạt hiệu quả cao.
Xây dựng kế hoạch đào tạo đợc dựa trên nhu cầu đào tạo của các xí nghiệp, các phòng ban chức năng, phòng tổ chức xem xét lại cùng với các đơn vị nguyên nhân đào tạo mỗi cán bộ công nhân viên, xác định đúng nhu cầu đào tạo thực tế, nếu không đợc đào tạo thì sẽ không giải quyết đợc các tồn tại, phòng ngừa đợc sự không phù hợp. Trên cơ sở đó phòng tổ chức xây dựng kế hoạch chung cho toàn Công ty.
Tổ chức triển khai đào tạo và đào tạo lại. Công ty tổ chức các lớp học tại Công ty do các chuyên gia đánh giá nội bộ giảng dậy (tự đào tạo) và có mời các giáo viên ở trờng chuyên nghiệp về giảng cho cán bộ công nhân viên Công ty cả về nhận thức ISO 9002 và kỹ thuật tay nghề.
Ngoài các lớp học đợc tổ chức tập trung, Công ty thờng xuyên đào tạo công nhân qua làm việc và đột xuất tiến hành đào tạo ngay tại chỗ.
- Tăng cờng công tác đánh giá nội bộ, ít nhất một tháng một lần để kiểm soát sự không phù hợp, tiến hành khắc phục phòng ngừa kịp thời, xác định nguyên nhân chính, loại bỏ sự không phù hợp và ngăn ngừa không để nó xảy ra và tìm cơ hội cải tiến hệ thống quản lý chất lợng ở các đơn vị, các xí nghiệp.
- Hoàn thiện hệ thống văn bản của quản lý chất lợng
Trong quá trình xây dựng hệ thống văn bản của Công ty tuy đã có sự chuẩn bị đầy đủ và cụ thể, nhng sau một thời gian đi vào sử dụng đã bộc lộ nhiều thiếu sót, cha sát với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Có nhiều mẫu biểu không đợc sử dụng và nhiều hoạt động rất cần thiết nhng lại cha có hớng dẫn cụ thể để thực hiện. Khối lợng văn bản lu hồ sơ quá nhiều dẫn đến cồng kềnh, khó truy tìm văn bản cần thiết khi cần. Thêm vào đó có một vài thủ tục cha phản ánh hết các hoạt động ở một số phòng ban nh thủ tục HSTT.4.3 "xem xét hợp đồng". Để hệ thống văn bản thực sự gọn nhẹ và hớng dẫn thực hiện công việc không thừa không thiếu để thực hiện đi vào hiệu quả, các thủ tục chất lợng phản ánh sát với các quá trình và để đánh giá hiệu lực và hiệu quả thì phòng quản lý chất lợng sẽ tiến hành rà soát lại toàn bộ hệ thống văn bản có hiện có để loại bỏ những mẫu biểu không đợc sử dụng hoặc sử dụng bị chống chéo với các hớng dẫn, các thủ tục và các mẫu biểu khác. Kết hợp với các phòng ban, các đơn vị, các xí nghiệp thống kê kiểm tra lại còn những hoạt động nào còn bị sót mà cha có hớng dẫn kịp thời đa vào quản lý chặt chẽ và bổ sung sửa đổi một số các thủ tục cho đầy đủ, phản ánh tính lozic và thống nhất, khẳng định cái làm đợc, cái không làm đợc và cái không làm.
- Chuyển sang phiên bản ISO 9000: 2002
Bộ tiêu chuẩn quốc tế về quản lý chất lợng ISO 9000 đã đợc công bố lần đầu tiên vào năm 1987, đợc soát xét bổ sung lần thứ nhất năm 1997 và lần thứ hai là năm 2002. Lần xem xét lại lần thứ hai này, của bộ tiêu chuẩn ISO 9000: 2002 có những thay đổi cơ bản so với ISO 900: 1994. Toàn bộ các tiêu chuẩn khác trong bộ ISO 9000 sẽ rút lại còn 4 tiêu chuẩn khác tuỳ theo nội dung của tiêu chuẩn, thậm chí có thể thay đổi nếu cần. Nhng thay đổi chủ yếu của cặp tiêu chuẩn mới là:
+ Cấu trúc đợc định hớng theo quá trình và các nội dung đợc sắp xếp hợp lý hơn.
+ Quá trình cải tiến liên tục đợc coi là bớc quan trọng để cải tiến hệ thống quản lý chất lợng.
+ Nhấn mạnh hơn đến vai trò của lãnh đạo, quản lý cấp cao, bao gồm cả sự cam kết đối với xây dựng và cải tiến hệ thống quản lý chất lợng, xem xét các yêu cầu chế định và luật pháp và lập các mục tiêu có đợc tại các bộ phận chức năng và các cấp thích hợp.
+ Việc cho phép những điều có thể loại bỏ đáp ứng đợc một diện rộng các tổ chức và các hoạt động.
+ Yêu cầu các tổ chức phải theo dõi thông tin về sự thoả mãn của khách hàng và coi đó là một phép đo về chất lợng hoạt động của tổ chức.
+ Giảm đáng kể số lợng các thủ tục đòi hỏi, thay đổi các thuật ngữ cho dễ hiểu hơn và áp dụng chặt chẽ các nguyên tắc quản lý chất lợng.
Mặc dù lần xem xét này đã đợc thông qua và ban hành tháng 12/2002 nhng cha phải đa vào thực hiện ngay mà sẽ có một giai đoạn "gối đầu" trong 3 năm cho các tổ chức đã đợc cấp chứng nhận theo phiên bản năm 1994 chuyển sang phiên bản năm 2002.
Đứng trớc yêu cầu của sự thay đổi và thời gian 3 năm cho sự chuyển đổi đó không phải là lâu dài. Cho nên Công ty Da - Giầy Hà Nội đang chuẩn bị xây dựng kế hoạch và lịch trình thực hiện chuyển đổi thành công sang phiên bản 2002 của bộ tiêu chuẩn ISO 9000.
II. Một số kiến nghị nhằm duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9002 tại Công ty Da - Giầy Hà