III- Hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO-9002 của Công ty Da Giầy Hà Nội và một số tồn tại của nó.
2. Một số tồn tại của hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9002 của Công ty Da Giầy Hà Nội.
Việc áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO - 9002 của Công ty Da - Giầy Hà Nội cha phải là dài nhng dã thu đợc một số kết quả bớc đầu quan trọng việc quản lý chất lợng và hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lợng này cũng nh bán thân nó có một số tồn tại ảnh hởng không nhỏ đến chất lợng sản phẩm của Công ty.
2.1. Cơ cấu tổ chức quản lý của các xí nghiệp cồng kềnh, hoạt động không có hiệu quả. không có hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức của các phân xởng, xí nghiệp thành viên Công ty đều đợc tổ chức theo kiểu cơ cấu chức năng, bám sát hoạt động sản xuất kinh doanh của từng bộ phận. Tuy nhiên, kiểu cơ cấu này đòi hỏi cán bộ quản lý phải đủ trình độ và năng lực để đảm bảo tính hiệu lực của quản lý. Đối với các xí nghiệp thành viên của Công ty thì cán bộ vừa thừa lại vừa thiếu. Thừa những cán bộ không đủ trình độ quản lý và chuyên môn để đảm bảo công việc ở các phòng ban và bộ phận mà lại thiếu những cán bộ có năng lực, có chuyên môn giỏi, thông hiểu quá trình sản xuất. Do Công ty vừa mới chuyển từ thuộc da sang sản xuất giầy vải cho nên cơ cấu quản lý khác trớc và Công ty mới chú trọng tuyển dụng cán bộ vào cho đủ để vận hành quá trình sản xuất mà cha chú trọng yếu tố chất lợng và hiệu quả của cán bộ quản lý. Cán bộ quản lý các xí nghiệp cha đáp ứng kịp với quá trình sản xuất nên đôi lúc gây ảnh hởng không nhỏ đến quá trình sản xuất mà nhất là vấn đề chất lợng của sản phẩm không ổn định, gây lãng phí trong sản xuất và chi phí quản lý. Trình độ chuyên môn của cán bộ quản lý bị hạn chế nên số thuộc cấp của mỗi bộ phận tăng lên làm cồng kềnh bộ máy quản lý và hoạt động không hiệu quả. Với đội ngũ cán bộ quản lý và cơ cấu tổ chức ở xí nghiệp hiện nay ảnh hởng không nhỏ đến việc áp dụng hệ thống quản lý chất lợng ISO 9002 về mặt hiệu lực và hiệu quả.
2.2. Hệ thống văn bản của Công ty có mẫu biểu không đợc áp dụng.
Sau 6 tháng đa vào áp dụng, hệ thống văn bản của hệ thống chất lợng bộc lộ rõ một vài điểm cha phù hợp mà đặc biệt là hệ thống mẫu biểu hớng dẫn thực hiện công việc theo các thủ tục chất lợng cha đợc sử dụng hết. Một
số mẫu biểu đợc ban hành nhng không có tác dụng, không áp dụng ttrong thực tế mà vẫn cha đợc sự xem xét của lãnh đạo để chính thức huỷ bỏ để tránh tình trạng cồng kềnh gây ảnh hởng đến việc lu trú và truy xét khi cần thiết. Mặt khác, cũng còn có những mẫu biểu có nội dung gần giống nhau đ- ợc áp dụng tại các quá trình khác nhau gây nhầm lẫn trong việc áp dụng. Trong khi đó vẫn thiếu một vài văn bản hớng dẫn những công việc, nhũng quá trình mới phát sinh, cha kịp thời bổ sung để hoàn thiện hệ thống văn bản. Đối với tồn tại này Công ty cần phải rà soát lại toàn bộ hệ thống văn bản để kiểm tra những mẫu biểu không áp dụng để loại bỏ và bổ sung cho hệ thống văn bản đợc hoàn chỉnh.
2.3. Hệ thống quản lý chất lợng của Công ty cha có mục tiêu và kế hoạch chất lợng cho từng giai đoạn. hoạch chất lợng cho từng giai đoạn.
Trong quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lợng cho ISO 9002 Công ty Da - Giầy Hà Nội đã công bố chính sách chất lợng của Công ty là: " Công ty Da - Giầy Hà Nội cam kết cung cấp cho khách hàng những sản phẩm có chất lợng cao và dịch vụ hoàn hảo, đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng. Nhằm đảm bảo, duy trì và phát triển liên tục về chất lợng, Công ty huy động tất cả các thành viên cùng mọi nguồn lực tham gia xây dựng và áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lợng quốc tế ISO 9002". Theo nh chính sách chất lợng đợc công bố thì sứ mệnh của Công ty trong công tác quản lý chất lợng là đảm bảo, duy trì và phát triển liên tục về chất lợng để cung cấp cho khách hàng những sản phẩm có chất lợng cao và dịch vụ hoàn hảo, đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng, rõ mục tiêu cho giai đoạn này Công ty là xây dựng và áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lợng ISO 9002. Sau khi mục tiêu giai đoạn này đã thực hiện đuợc thì Công ty cha xây dựng cho mình mục tiêu, kế hoạch chất lợng cho các giai đoạn tiếp theo cũng nh từng sản phẩm và đơn đặt hàng cụ thể để tiếp tục thực hiện sứ mệnh của Công ty về chất lợng. Điều này có ý nghĩa là sau khi áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lợng ISO 9002 thì hệ thống chỉ thực hiện kế hoạch đơn thuần của Công ty về số lợng sản xuất hàng năm mà cha xác định trạng thái (mục tiêu, chất lợng) để hệ thống quản lý chất lợng đa Công ty đi theo những quỹ đạo nhất định (kế hoạch chất lợng) đến trạng thái đó(đạt đợc mục tiêu chất l- ợng). Mặt khác mục tiêu kế hoạch chất lợng là nền tảng của công tác quản lý chất lợng (chức năng quan trọng) trong khi đó hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9002 mà cốt lõi là hệ thống văn bản (các thủ tục và hớng dẫn công việc) chỉ là những nguyên tắc và phơng pháp những tiêu chuẩn để đạt đợc mục tiêu và kế hoạch chất lợng. Vì lẽ đó mà việc áp dụng hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9002 của Công ty Da - Giầy Hà Nội mà thiếu vắng mục tiêu và kế hoạch chất lợng không những không thu đợc kết quả nh mong muốn mà còn gặp nhiều khó khăn trong sản xuất kinh doanh của Công ty.
Do sau khi áp dụng thành công, hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9002 của Công ty cha có mục tiêu và các kế hoạch chất lợng nên cha xây dựng đợc các chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả và hiệu lực hệ thống quản lý chất lợng. Thực tế, Công ty cha có các chỉ tiêu, phơng pháp đánh giá hiệu quả hệ thống quản lý chất lợng và đang lúng túng, cha đánh giá hiệu quả sau 6 tháng chính thức đợc công nhận.
Đối với vấn đề này, Công ty nhất thiết phải xây dựng và hoạch định kế hoạch chất lợng từng giai đoạn để tạo nền tảng cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lợng theo ISO 9002 vào quá trình sản xuất kinh doanh đạt đợc kết quả nh mong muốn.
2.4. Cha thực hiện tuyệt đối các thủ tục và các hớng dẫn.
Việc tuân thủ tuyệt đối các thủ tục, các hớng dẫn đã đợc xây dựng của hệ thống quản lý chất lợng là cha đạt yêu cầu. Trong quá trình áp dụng sơ ý hay cố ý một số trờng hợp đó không tuân thủ đúng nh các yêu cầu trong các thủ tục và các hớng dẫn, không thực hiện đúng trách nhiệm của mình khi đã đợc qui định rõ ràng trong các thủ tục và sổ tay chất lợng. Do đó, khi xẩy ra các sai sót, khiếm khuyết ảnh hởng đến chất lợng thì lại đùn đẩy trách nhiệm cho các xí nghiệp, các phân xởng khác, tạo nên các mối quan hệ giữa các phân xởng và các xí nghiệp với nhau không tạo điều kiện tốt cho nhau làm việc ảnh hởng rất lớn đến chất lợng sản phẩm cuối cùng. Với hoạt động sản xuất chung của Công ty phục thuộc rất nhiều các đơn vị thành viên, mỗi đơn vị thành viên thực hiện từ một đến hai ba quá trình. Vấn đề đặt ra cho Công ty là phải nâng cao trách nhiệm của mọi ngời trong việc thực hiện công tác quản lý chất lợng theo hệ thống quản lý chất lợng đã ban hành và giải quyết tốt mối quan hệ giữa các thành viên trong Công ty tạo ra phản ứng đồng thuận để nâng cao chất lợng sản phẩm không ngừng.
2.5. Công ty đang có một số nhận thức sai lầm về ISO 9002 ở một số bộ phận và cá nhân. bộ phận và cá nhân.
Mặc dù đã đợc đào tạo bởi các chuyên gia của S.G.S nhng ở Công ty vẫn còn có nhận thức sai lầm về ISO 9002 nh: ISO 9002 chỉ áp dụng cho sản xuất hàng xuất khẩu còn hàng nội địa Công ty không áp dụng; lấy lý do tính khói và sản xuất của Công ty để biện hộ cho những việc không thực hiện theo các thủ tục, các hớng dẫn và một nhận thức sai lầm khá nghiêm trọng là coi các hệ thống trong Công ty độc lập với hệ thống quản lý chất lợng. Việc thực hiện theo các thủ tục các hớng dẫn ở một vài bộ phận thực hiện cha tốt thậm chí không thực hiện theo nhũng gì đã viết ra. Nếu có thực hiện cũng không đ- ợc ghi lại bằng văn bản để làm bằng chứng chứng minh mình đã thực hiện công việc đó theo hớng dẫn, theo các thủ tục đã xây dựng. Tuy nhiên, có một vài đơn vị thực hiện rất tốt nh: phòng xuất nhập khẩu, trung tâm kỹ thuật mẫu, phòng QC của xí nghiệp giầy vải nh… ng vẫn xẩy ra tình trạng khá phổ
biến là xử lý thông tin nội bộ của các phòng ban trong Công ty chua có hiệu qủa cha thực sự thông suốt đôi lúc làm ngừng trệ hoạt động chung. Hành động khắc phục hậu quả mà cha tìm ra nguyên nhân để loại trừ, ngăn ngừa lặp lại. Tìm kiếm cơ hội cải tiến hệ thống quản lý chất lợng hầu nh cha đợc thực hiện.
Công việc thực hiện hệ thống quản lý chất lợng đều phó mặc cho các xí nghiệp tự quyết định, không có sự chỉ đạo, đôn đốc thực hiện thống nhất trong toàn Công ty bởi một số bộ phận chuyên trách nào đó. Cũng nh giúp đỡ, tham mu cho ban lãnh đạo Công ty.
Ban lãnh đạo Công ty rất quyết tâm thực hiện áp dụng duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lợng nhng lại không tổ chức các cuộc hội nghị xem xét của lãnh đạo thờng xuyên để đánh giá việc thực hiện, hiệu quả và hiệu lực của hệ thống đó, tìm cơ hội cải tiến và đặc biệt là quán triệt tinh thần thực hiện hàng ngày và giám sát thực hiện các thủ tục các hớng dẫn đã đợc xây dựng, sự không phù họp và các hành động khắc phục phòng ngừa ở các đơn vị dẫn đến sự bẻ gẫy các quá trình ảnh hởng đến việc duy trì chứng chỉ ISO 9002 của Công ty
Chơng III
Một số kiến nghị nhằm duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9002 tại Công
ty Da - Giầy Hà Nội
Việc Công ty Da - Giầy Hà Nội đạt đợc chứng nhận ISO 9002 là một kết quả quan trọng đối với Công ty, nó phản ánh, đánh dấu một giai đoạn làm việc trong Công ty. Nó thể hiện uy tín, vị thế của Công ty trên thị trờng trong nớc và thị trờng nớc ngoài. Tuy nhiên, việc áp dụng hệ thống quản lý chất l- ợng theo tiêu chuẩn ISO 9002 không phải việc làm một lần mà nó đòi hỏi mọi thành viên phải nỗ lực không ngừng để duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lợng đã đợc áp dụng và không ngừng thoả mãn nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Duy trì hệ thống quản lý chất lợng đã áp dụng coi nh công việc thờng nhật, nh hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty để giúp cho guồng máy của Công ty thực hiện đợc tốt. Hoàn thiện những công việc cha đợc thực hiện khi áp dụng và có biện pháp duy trì, cải tiến liên tục nó là một tất yếu. Bởi vì, chứng chỉ ISO 9002 của Công ty chỉ có hiệu lực trong ba năm. Sau ba năm đó sẽ đợc xem xét đánh giá lại, nếu vẫn đảm bảo đợc sự phù hợp với các yêu cầu của ISO 9002 thì sẽ đợc cấp lại (ngoài ra còn có các cuộc đánh giá định kỳ 6 tháng một lần của tổ chức chứng nhận) tức là hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9002 thờng xuyên bị kiểm tra.
Sau đây là một vài phơng hớng, biện pháp của Công ty Da - Giầy Hà Nội và một số đề xuất nhằm duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lợng ISO 9002 tại Công ty.