II. Một số kiến nghị nhằm duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9002 tại Công ty Da Giầy Hà
1. Tăng cờng việc xem xét của lãnh đạo.
Việc xem xét của lãnh đạo là một trong những yêu cầu của bộ ISO 9002 về trách nhiệm của lãnh đạo và là một yêu cầu quan trọng không những trong áp dụng mà còn đợc xem xét thờng xuyên để duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lợng đã đợc áp dụng. Bởi vì yêu cầu xem xét hệ thống
quản lý chất lợng để đảm bảo nó luôn đợc thích hợp thoả đáng và có hiệu quả cũng nh quyết định mọi vấn đề có liên quan đến chất lợng và hệ thống quản lý chất lợng của Công ty. Nếu không đạt đợc kết quả nh mong muốn mà nó sẽ gây ra những vớng mắc, rắc rối trong việc áp dụng ảnh hởng đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh chung của Công ty. Thực tế cho thấy sau hơn 6 tháng đợc áp dụng chứng chỉ ISO 9002, Công ty Da - Giầy Hà Nội cha tổ chức hội nghị xem xét của lãnh đạo để đánh giá tình hình áp dụng, tính hiệu quả và hiệu lực của hệ thống quản lý chất lợng theo ISO 9002 tại Công ty. Mặcdù Công ty đang gặp rất nhiều khó khăn nhất định cần giải quyết nhng không phải vì thế mà sao nhãn vấn đề này và kết quả lần đánh giá chất lợng nội bộ của Công ty trung tuần tháng 4/2001 cho thấy hậu quả của việc sao nhãn đó. Để duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lợng thờng xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống đó và không ngừng tăng sự thoả mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng thì không có cách nào khác là phải đợc sự quan tâm, động viên và chỉ đạo sát sao của ban lãnh đạo Công ty trong việc thực hiện đầy đủ các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lợng ISO 9002, đặc biệt là tăng cờng xem xét của lãnh đạo để đánh giá tình hình thực hiện hiệu lực và hiệu quả của hệ thống quản lý chất lợng tìm cơ hội để cải tiến và duy trì hệ thống đó. Mục đích của việc tăng cờng xem xét của lãnh đạo có thể có nhiều nhng nhìn chung có một số mục đích sau đợc chú ý nhất:
- Thờng xuyên quán triệt việc thực hiện hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9002 tại các bộ phận trong Công ty.
- Tăng cờng việc giám sát các quá trình, phát hiện sự không phù hợp và cả các hành động khắc phục, nhấn mạnh yếu tố phòng ngừa để đảm bảo tính nhất quán của hệ thống quản lý chất lợng.
- Tăng cờng các cuộc đánh giá chất lợng nội bộ.
- Tìm kiếm cơ hội để cải tiến hệ thống quản lý chất lợng.
Để đạt đợc các mục tiêu này và tránh tình trạng hội họp thờng xuyên nhng không mang lại kết quả, ảnh hởng đến hoạt động sản xuất của Công ty. Hội nghị xem xét của lãnh đạo cần phải đợc tập trung chuẩn bị chu đáo, các báo cáo của các đơn vị thực hiện phải trung thực, khách quan phản ánh đúng tình trạng hiện có của hệ thống quản lý chất lợng để có các biện pháp giải quyết kịp thời. Tránh tình trạng báo cáo chung chung không trung thực, không phản ánh đúng các vấn đề cần giải quyết. Do đó, hội nghị xem xét của lãnh đạo cần tập trung vào các nội dung sau:
- Phân tích đánh giá kết quả của các cuộc đánh giá chất lợng nội bộ. Đây là kết quả phản ánh khá khách quan, tổng quát về tình hình thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lợng cũng nh các tồn tại cần giải quyết. Phân tích kết quả này cho ta thấy bức tranh chung về hệ thống quản lý chất lợng hiện có và đa ra phơng hớng cho việc duy trì và cải tiến nó trong giai đoạn tới.
- Các phản hồi từ phía khách bao gồm các khiếu nại của khách hàng và sự thoả mãn đã đợc thực hiện cũng nh các mong muốn cần đợc thoả mãn trong tơng lai để xác định mục tiêu chất lợng cho tong giai đoạn.
- Kết quả việc thực hiện các quá trình và sự phù hợp của sản phẩm đây là những bằng chứng khách quan cho việc thực hiện theo các hớng dẫn, các thủ tục của hệ thống quản lý chất lợng và xác định nhu cầu thay đổi hệ thống văn bản sao cho phù hợp với điều kiện mới.
- Tình trạng sự không phù hợp, hành động khắc phục và phòng ngừa qua các lần đánh giá chất lợng nội bộ.
- Xem xét việc thực hiện các nghị quyết của các cuộc xem xét của lãnh đạo lần trớc.
- Xem xét của lãnh đạo tập trung đánh giá những thay đổi có thể ảnh hởng đến hệ thống quản lý chất lợng từ đó có các điều chỉnh cần thiết đảm bảo tính nhất quán của hệ thống quản lý chất lợng.
- Các kiến nghị của hội nghị xem xét của lãnh đạo phải phản ánh đợc các vấn đề sau và đa nó vào thực hiện trong toàn Công ty.
- Nâng cao tính hiệu lực hiệu quả của hệ thống quản lý chất lợng và cải tiến các quá trình của hệ thống.
- Cải tiến chất lợng sản phẩm liên quan đến yêu cầu của khách hàng. Nh vậy, tăng cờng xem xét của lãnh đạo để giám sát việc thực hiện hệ thống quản lý chất lợng luôn đợc thích hợp, thoả đáng và có hiệu lực, đánh giá các cơ hội cải tiến và nhu cầu thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lợng của tổ chức kể cả chính sách chất lợng và các mục tiêu chất lợng.