II. Một số kiến nghị nhằm duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9002 tại Công ty Da Giầy Hà
2. Xây dựng mục tiêu chất lợng, cụ thể hoá chính sách chất lợng cho từng giai đoạn.
từng giai đoạn.
Trong hoạt động quản lý nói chung và quản lý chất lợng nói riêng, lập kế hoạch chất lợng là chức năng đầu tiên quan trọng nhất và không thể thiếu mà vấn đề cốt yếu là xác định mục tiêu chất lợng và các phơng thức để thực hiện thành công mục tiêu chất lợng đó. Xác định mục tiêu chất lợng cho trong giai đoạn và các bộ phận là yêu cầu cấp quản lý với trách nhiệm điều hành phải xác định và lập thành văn bản. Nhng các mục tiêu chất lợng không đợc định nghĩa ở ISO 8402 và ấn bản năm 1994 yêu cầu tổ chức xác định chính sách chất lợng bao gồm những mục tiêu chất lợng. Nhng nếu một phát biểu riêng về các mục tiêu chất lợng không đợc yêu cầu. Tuy nhiên ISO 9004 mô tả các mục tiêu chất lợng nh các yếu tố quan trọng của chất lợng chẳng hạn nh sự phù họp sử dụng, sự hoạt động an toàn và tin cậy, nó cũng đề cập đến việc tính và đánh giá các chi phí cho mọi mục tiêu chất lợng. Nó tiếp tục đề nghị các mục tiêu chất lợng riêng phải đợc chứng minh bằng các tài liệu và ăn khớp chính sách chất lợng cũng nh các mục tiêu khác của tổ chức. Do đó, những hớng dẫn ở ISO 9004 chỉ ra rằng các mục tiêu chất lợng không
nhằm nêu lên trong phát biểu về chính sách chất lợng. Việc giám sát các bất phù hợp, tiếp cận nhiều hơn phản hôì từ phía khách hàng, giảm chi phí chất l- ợng, chơng trình đúng thời hạn đều là mục tiêu chất lợng. Chúng đều nhằm tới nâng cao khă năng thoả mãn các nhu cầu của khách hàng. Nh vậy, các hoạt động liên quan đến chất lợng sản phẩm và quản lý chất lợng đều cần xác định mục tiêu chất lợng là một trong số các yêu cầu quan trọng nhất.
Không có mục tiêu chất lợng thì không có gì để nhằm tới không có định hớng hệ thống sẽ bị dậm chân tại chỗ, không có sự cải tiến và không có dấu hiệu nhận biết việc thực hiện ra sao. Trong quá trình xây dung và áp dụng hệ thống quản lý chất lợng của Công ty Da - Giầy Hà Nội cha phải là lâu dài nhng việc thực hiện nó đang từng bớc đi vào ổn định. Tuy nhiên, việc thực hiện hệ thống quản lý chất lợng trong thời gian qua cha tập trung đợc sự nỗ lực, phấn đấu ở tất cả các phòng ban, các xí nghiệp, các phân xởng cũng nh sự kết hợp qua các bộ phận đó với nhau để nâng cao hiệu quả và chất lợng sản phẩm phục vụ tốt nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Sở dĩ đang tồn tại vấn đề này là do trong thời gian qua mục tiêu chất lợng cha đợc xác định mục tiêu chất lợng cụ thể hoá chính sách chất lợng cho trong giai đoạn. Và là cơ sở cho việc duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lợng theo vòng tròn (PĐCA)
Duy trì: Xen xét lại mục tiêu chất lợng đang thực hiện và đang xây dựng các mục tiêu chất lợng mới.
Vòng tròn Deming (PĐCA): " Không chỉ giải quyết các trục trặc mà luôn luôn cải tiến"
P: Kế hoạch (Plan): Xác định mục tiêu chất lợng cần phải đạt tới và cụ thể hoá thành văn bản.
D: Thực hiện (Do): Thực hiện đúng những gì đã lập thành văn bản (đã viết), viết lại những gì đã làm.
C: Kiểm tra (Check):So sánh việc thực hiện mục tiêu chất lợng xây dựng mục tiêu chất lợng mới.
A: Hành động (Action): Hành động điều chỉnh cần thiết, sửa chữa và cải tiến liên tục.
Xác định mục tiêu chất lợng cụ thể hoá chính sách chất lợng cho tong giai đoạn là giải pháp là việc làm thờng xuyên, lâu dài, khi mục tiêu này đạt đợc thì mục tiêu khác đợc thiết lập cho tới khi chính sách chất lợng của Công ty đợc thay đổi.
Mục đích của việc xác định mục tiêu chất lợng cho từng giai đoạn: - Định hớng hoạt động quản lý chất lợng phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty trong từng thời kỳ.
- Tập trung nguồn lực cần thiết và sự nỗ lực trong toàn Công ty để thực hiện mục tiêu.
- Xác định mục tiêu chất lợng làm cơ sở cho việc thực hiện duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lợng.
Plan Do Action check Plan Do Action check Cải tiến Cải tiến Tăng mức hoạt động động
Duy trì: Xem xét lại mục tiêu chất lợng đã thực hiện, xác định mục tiêu chất lợng mới
Để đạt đợc mục tiêu đó thì việc xác định mục tiêu chất lợng cho từng giai đoạn phải tuân theo các trình tự theo sơ đồ sau:
1. Khẳng định chính sách chất lợng đã đợc công bố của Công ty để đảm bảo tính thống nhất, tính nhất quán của mục tiêu chất lợng đợc thiết lập. Ngoài ra mục tiêu chất lợng đợc xác định phải ăn khớp với các mục tiêu khác của Công ty, tránh sự chồng chéo gây ảnh hởng rất lớn đến hoạt động của Công ty. Khẳng định lại chính sách chất lợng thể hiện chính sách chất lợng luôn đảm bảo chính sách đó đợc thực hiện đầy đủ trong toàn Công ty.
2. Nghiên cứu và dự báo nhu cầu của thị trờng đối với chất lợng sản phẩm của Công ty.
Khi cuộc cạnh tranh trên thị trờng ngày càng gay gắt, phần thắng sẽ thuộc về ngời xác định đúng đắn nhu cầu, mong muốn và lợi ích của các thị trờng mục tiêu trên cơ sở đó đảm bảo thoả mãn nhu cầu và mong muốn đó một cách hiện hữu và hiệu quả hơn các đối thủ cạnh tranh. Do đó, vấn đề nghiên cú và dự báo nhu cầu và mong muốn của thị trờng ngày càng quan
Nghiên cú và dự báo về khả năng thực hiện của Công ty
Quyết định mục tiêu và cụ thể hoá bằng văn bản Khẳng định chính sách chất lượng đã được công bố
Nghiên cưú và dự báo nhu cầu của khách
hàng Xác định mục tiêu chất lượng Xây dung các PA có thể của mục tiêu Dự báo các kết quả thực hiện Lựa chọn mục tiêu ưu tiên
trọng và trở thành hoạt động không thể thiếu đợc trong hoạt động sản xuất kinh doanh nhất là trong việc xây dựng mục tiêu kinh doanh cũng nh mục tiêu chất lợng của các tổ chức. Vì vậy, xây dựng mục tiêu chất lợng của Công ty Da - Giầy Hà Nội cần phải tập trung vào khâu nghiên cú nhu cầu và mong muốn đó một cách hiệu quả nhất trong khả năng có thể của Công ty. Khi nghiên cú và dự báo nhu cầu và mong muốn của thị trờng Công ty nên tập trung xử lý các thông tin sau:
- Thông tin phản hồi trực tiếp từ khách hàng qua các kênh phân phối, các đơn đặt hàng mà đặc biệt là các khiếu nại của các đơn hàng để nắm bắt và phân tích chính xác nhu cầu và mong muốn của khách hàng hiện có.
- Nhu cầu, mong muốn và lợi ích của thị trờng trong quá khứ, hiện tại và tơng lai để có định hớng chính xác cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Kết quả của việc nghiên cứu và dự báo nhu cầu và mong muốn của thị trờng là trả lời cho hệ thống các câu hỏi về mong muốn của thị trờng đối với Công ty theo từng giai đoạn để xác định nhu cầu cần thay đổi chất lợng sản phẩm của Công ty phụcvụ khách hàng một tốt hơn.
3. Nghiên cứu và dự báo khả năng đáp ứng nhu cầu và mong muốn thị trờng của Công ty.
Kết quả của việc nghiên cứu và dự báo nhu cầu, mong muốn của thị trờng là để xác định sự cần thiết phải có mức chất lợng sản phẩm của Công ty theo yêu cầu từ phía khách hàng. Thì việc nghiên cứu và dự báo khả năng đáp ứng nhu cầu và mong muốn thị trờng của Công ty xác định đợc kết quả chính xác Công ty tập trung phân tích các yếu tố nội bộ sau:
- Kết cấu hạ tầng của Công ty phục vụ cho sản xuất.
- Nguồn nhân lực có thể huy động cả về số lợng lẫn trình độ và năng lực.
- Khả năng đổi mới và phân tích công nghệ.
- Khả năng thiết kế mẫu của trung tâm kỹ thuật mẫu.
- Đảm bảo đầu vào cho quá trình sản xuất cả về số lợng và chất lợng - Năng lực sản xuất của Công ty.
- Hệ thống phân phối sản phẩm và khả năng marketing của Công ty. 4. Xây dựng các phơng án có thể có của mục tiêu chất lợng.
Trên cơ sở nghiên cứu nhu cầu và mong muốn của thị trờng, khả năng thực tế của Công ty xác định sự cần thiết, cần có sự thay đổi về chất lợng sản phẩm của Công ty, khả năng thực hiện sự thay đổi đó và đảm bảo chính sách chất lợng đợc thực hiện. Công ty phải xác định tất cả các mục tiêu có thể và có thể thực hiện đợc để thoả mãn nhu cầu mong muốn của thị trờng hiệu quả hơn các đối thủ cạnh tranh trên cơ sở cân đối các nguồn lực hiện có của Công ty.
5. Dự báo các kết quả thực hiện các mục tiêu chất lợng đã đợc thiết lập ở trên.
Công ty phải tiến hành dự báo kết quả thực hiện các mục tiêu. Tuy nhiên, việc dự báo đòi hỏi nhiều công sức và chỉ phí và kết quả có thể không chính xác nhng nó làm tiền đề quan trọng cho việc lựa chọn mục tiêu chất l- ợng tối u cho từng giai đoạn.
6. Lựa chọn mục tiêu chất lợng u tiên cho từng giai đoạn.
Căn cứ vào các chỉ tiêu kế hoạch chung của Công ty và giai đoạn phân tích của Công ty tiến hành lựa chọn mục tiêu chất lợng cho giai đoạn đó phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty và dự báo kết quả thực hiện mục tiêu chất lợng đợc chọn của bớc trớc mong muốn tập trung về lực của toàn Công ty để thực hiện. Giai đoạn này Công ty phải tập trung đội ngũ chuyên gia của Công ty để đánh giá xem xét lựa chọn phơng án khả thi nhất cho mục tiêu u tiên.
7. Quyết định mục tiêu chất lợng và cụ thể hoá bằng văn bản.
Sau khi đợc các chuyên gia nghiên cứu lập phơng án khả thi nhát phải trải qua 7 giai đoạn trên nhng không thể bỏ qua ba giai đoạn trên nhng không thể bỏ qua giai đoạn đầu mà cần phải tập trung nguồn lực cần thiết để xác định mục tiêu chất lợng khả thi.
Để thực hiện biện pháp này Công ty cần có các điều kiện sau:
- Sự quan tâm và chỉ đạo sát sao của ban lãnh đạo Công ty mà đặc biệt là ngời đại diện của lãnh đạo về chất lợng, coi hoạt động xây dựng mục tiêu chất lợng là hoạt động thờng xuyên và trách nhiệm thuộc về lãnh đạo Công ty.
- Công ty phải đảm bảo đợc đội ngũ cán bộ xây dựng mục tiêu chất l- ợng có đủ trình độ năng lực và kinh nghiệm trong quá trình xây dựng mục tiêu và đánh giá đúng đắn khả năng hiện có của Công ty mà đặc biệt là việc nghiên cứu, dự báo nhu cầu, mong muốn của khách hàng và của thị trờng.
- Công ty phải đảm bảo nguồn kinh phí cho hoạt động xây dựng mục tiêu chất lợng một cách thoả đáng. Kinh phí có thể trích từ lợi nhuận hoặc trích từ quỹ của Công ty. Chỉ có khi đủ kinh phí thì giải pháp này mới thực sự mang lại hiệu quả tối đa.
Không ngừng xây dựng các mục tiêu chất lợng cụ thể hoá chính sách chất lợng của Công ty là biện pháp tạo cơ sở và góp phần quan trọng trong việc duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lợng ISO 9002 mà Công ty đã xây dựng và áp dụng.