Sau khi đã xây dựng hoàn chỉnh phương án kinh doanh phù hợp với khả năng của doanh nghiệp cũng như các yêu cầu của đối tác thì hai bên sẽ tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng để chính thức hoá quan hệ hợp tác kinh doanh.
a) Đàm phán
Đàm phán là một khâu quan trọng của hoạt động xuất khẩu, quyết định đến khả năng, điều kiện thực hiện thành công hợp đồng xuất khẩu. Đồng thời nó cũng thể hiện khả năng của doanh nghiệp trong lĩnh vực tìm kiếm bạn hàng và quan hệ bạn hàng tốt. Chính vì vậy mà doanh nghiệp cần phải có những cán bộ có năng lực trong đàm phán để có thể đàm phán thành công.
Năng lực đàm phán là yếu tố có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình và kết quả đàm phán. Nhìn chung nhà đàm phán ít nhất phải có được ba loại năng lực
cơ bản đó là năng lực chuyên môn, năng lực về am hiểu pháp lý và năng lực mạo hiểm.
Các hình thức đàm phán:
• Đàm phán bằng thư, điện tín, điện thoại, fax,…
• Đàm phán bằng trực tiếp gặp gỡ: Hình thức này thường được áp dụng khi có hợp đồng lớn, cần trao đổi cặn kẽ, chi phí nhiều nhưng hiệu quả công việc cao hơn.
b) Ký kết hợp đồng .
Việc giao dịch đàm phán nếu có kết quả sẽ dẫn đến việc ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương. Nội dung hợp đồng phải thể hiện đầy đủ quyền hạn và nghĩa vụ cụ thể của các bên tham gia ký kết. Hình thức văn bản của hợp đồng là bắt buộc đối với các đơn vị xuất nhập khẩu của ta trong quan hệ với nước ngoài.
Một hợp đồng mua bán quốc tế thường gồm hai phần : Những điều trình bày và các điều khoản và điều kiện .