Dựng chuột:
Loại khối Thao tỏc
Khối văn bản bất kỳ Rờ chuột trờn khối văn bản muốn chọn Một từ Kớch kộp chuột vào từ đú
Một dũng Đưa con trỏ về bờn trỏi dũng cho đến khi con trỏ cú dạng , kớch chuột trỏi
Một cõu Nhấn phớm Ctrl + Kớch vào vị trớ bất kỳ trong cõu
Một đoạn Đưa con trỏ về bờn trỏi dũng cho đến khi con trỏ cú dạng , kớch kộp chuột hoặc kớch 3 lần vào vị trớ bất kỳ trong đoạn
Cả văn bản Đưa con trỏ về bờn trỏi dũng nào đú trong đoạn cho đến khi con trỏ cú dạng , kớch chuột trỏi 3 lần
Một khối hộp Nhấn phớm Alt rồi rờ chuột
Dựng bàn phớm Phớm Cụng dụng Shift + Mở rộng vựng đỏnh dấu sang trỏi một ký tự Shift + Mở rộng vựng đỏnh dấu sang phải một ký tự Ctrl + Shift + Đỏnh dấu ngược về đầu
từ đang đứng
Ctrl + Shift + Đỏnh dấu về cuối từ đang đứng
Shift + End Đỏnh dấu tới cuối dũng hiện tại
Shift + Home Đỏnh dấu tới đầu dũng hiện tại Shift + Mở rộng vựng đỏnh dấu xuống 1 dũng Shift + Mở rộng vựng đỏnh dấu lờn 1 dũng Phớm Cụng dụng
Ctrl + Shift + Đỏnh dấu tới đầu đoạn văn hiện hành
Ctrl + Shift + Đỏnh dấu tới cuối đoạn văn hiện hành
Shift + PgUp Đỏnh dấu tới cuối màn hỡnh Shift + PgDn Đỏnh dấu tới đầu màn hỡnh Ctrl + Shift +
Home Đỏnh dấu tới đầu văn bản đang soạn thảo Ctrl + Shift +
End
Đỏnh dấu tới cuối văn bản đang soạn thảo
Ctrl + A Chọn toàn bộ văn bản ([Menu] Edit > Select All) F8 + phớm mũi tờn Bật tắt chế độ EXT ở thanh trạng thỏi 4.3.4. Sửa và xoỏ Phớm Cụng dụng
Backspace hoặc Delete hoặc kớch vào nỳt
Xoỏ đi vựng văn bản đang được đỏnh dấu
Backspace Xoỏ ký tự đằng trước dấu nhắc Delete Xoỏ ký tự đằng sau dấu nhắc
Ctrl + Backspace Xoỏ cả từ phớa trước dấu chốn (phớm Num Lock phải tắt) Ctrl + Delete Xoỏ cả từ phớa sau dấu chốn (phớm Num Lock phải tắt) Ctrl + Z hoặc [Menu] > Edit >
Undo hoặc kớch vào nỳt
Khụi phục lại đoạn văn vừa xoỏ/ huỷ hành động vừa thực hiện, bạn cú thể undo nhiều cấp
4.3.5. Chuyển chữ hoa, chữ thường
Sử dụng chức năng: Format > Change Case, sau đú lựa chọn cỏc tuỳ chọn như sau: Sentence Case : Chữ hoa đầu cõu
lowercase: chuyển thành chữ thường UPPERCASE: chuyển thành chữ hoa Title Case: Chữ Hoa Cỏc Ký Tự Đầu
tOGGLE cASE: đổi ngược thường thành hoa và ngược lại
4.3.6. Chốn cỏc ký tự đặc biệt
Khi cần chốn cỏc ký tự đặc biệt (khụng cú trờn bàn phớm), bạn cú thể tỡm chỳng ở Symbol. Bạn thực hiện như sau:
1. Đưa dấu nhắc đến vị trớ bạn định chốn ký tự đặc biệt 2. Chọn lệnh [Menu] Insert > Symbol..., xuất hiện một bảng
3. Chọn Symbols, trong hộp Font bạn chọn Font chứa ký tự cần chốn (thường là Windings hoặc Winding 2 là 2 font cú nhiều ký tự đặc biệt)
1. Chọn ký tự bạn định chốn, nhấn nỳt Insert, lặp lại nếu bạn muốn chốn thờm cỏc ký tự khỏc
2. Chọn Close để kết thỳc quỏ trỡnh chốn Vớ dụ như: ϖωψαβ°∑...
Gỏn một tổ hợp phớm gừ tắt cho ký tự đặc biệt.
Nếu phải thường xuyờn chốn một ký tự đặc biệt, bạn cú thể gỏn cho nú một tổ hợp cỏc phớm gừ tắt. Để gỏn bạn thực hiện
Thực hiện [Menu] Insert > Symbol như trờn.
Trong bảng Symbol như trờn bạn chọn ký tự cần chốn, chọn nỳt Shortcut Key, xuất hiện hộp hội thoại Customize.
Con trỏ tự chuyển vào hộp Press New Shortcut Key, nhấn tổ hợp phớm mà bạn muốn gỏn, chọn nỳt Assign, chọn Close để quay trở lại bảng Symbol
Lặp lại bước 2 và 3 cho việc gỏn cỏc ký tự tiếp theo Chọn nỳt Close để kết thỳc
4.3.7. Chốn cỏc cụng thức toỏn học
1. Trờn menu Insert, chọn Object, Create new, Microsoft Equation…
2. Sử dụng thanh cụng cụ Equation để soạn cỏc cụng thức toỏn theo yờu cầu
kớch hoạt thanh cụng cụ Equation lờn thanh cụng cụ bằng cỏch: 1. Trờn menu View, chọn Toolbar, Customs…
2. Chọn tab Command
3. Trong hộp Catagories chọn Insert
4. Trong hộp Commands chọn Equation Editor và kộo biểu tượng lờn thanh cụng cụ.
4.3.8. Tỡm kiếm và thay thế* *
Tỡm kiếm
Để tỡm kiếm bạn theo cỏc bước sau:
+ Chọn [Menu] Edit > Find hoặc Ctrl + F, xuất hiện hộp hội thoại Find
+ Trong mục Find What bạn gừ vào văn bản hoặc bạn cú thể cắt dỏn đoạn văn cần tỡm
+ Nếu cần tỡm cỏc văn bản cú định dạng bạn chọn nỳt Format để đặt cỏc định dạng như Font, Paragraph, Langue hoặc Style
+ Lỳc bạn chọn định dạng cho đoạn văn bản cần tỡm thỡ nỳt No Formatting sẽ bật sỏng cho phộp bạn chọn, chọn nỳt này thỡ lỳc đú bạn sẽ tỡm một đoạn khụng kể định dạng
+ Nếu chỉ tỡm định dạng thỡ bạn bỏ trống hộp Find What, chọn nỳt Format rồi chọn cỏc Format mà bạn cần tỡm Font, Paragraph, Langue hoặc Style
Lựa cỏc tuỳ chọn bạn cần gồm
Match Case: Cú sự phõn biệt chữ hoa, chữ thường
Find Whole Word Only : Tỡm chớnh xỏc văn bản chỉ định
Sound Like: Tỡm những từ cú phỏt õm tương tự (tiếng Anh) như “Kathy” và “Cathy”, “Colour” và “Color”
+ Trong hộp hội thoại Search: Phạm vi tỡm cú: All : Tỡm toàn bộ văn bản
Down: Tỡm từ vị trớ con trỏ bàn phớm về văn bản.
+ Nếu tỡm thấy một đoạn văn bản bạn chọn nỳt Find Next để tỡm tiếp + Để kết thỳc tỡm kiếm chọn <Cancel> hoặc nhấn phớm ESC
*
Tỡm kiếm và thay thế
Bạn cú thể muốn thay thế nhiều từ hoặc đoạn văn cũ bằng những nội dung mới, khi đú bạn thực hiện
+ Chọn [Menu] Edit > Replace hoặc nhấn Ctrl + H, xuất hiện hộp hội thoại Replace
+ Trong hộp Find What bạn nhập văn bản hoặc định dạng tương tự phần Find nờu trờn
+ Trong hộp Replace bạn gừ vào văn bản thay thế, định dạng cũng như trờn Cỏc tuỳ chọn giống như mục Find
Chọn nỳt Find Next, nếu Word tỡm thấy đoạn văn bản cần thay thế thỡ bạn cú thể chọn cỏc tuỳ chọn sau
Tuỳ theo yờu cầu mà bạn chọn một trong cỏc thao tỏc sau
Replace Thay thế văn bản/định dạng vừa tỡm thấy và tiếp tục tỡm Replace All Thay thế tất cả
Find Next Khụng thay thế, tiếp tục tỡm + Chọn nỳt Close để kết thỳc
4.3.9. Chức năng tự sửa lỗi Autocorrect
Trong khi soạn thảo văn bản bạn thường hay gừ nhầm hoặc hay sai lỗi chớnh tả, bạn cú thể dựng tớnh năng AutoCorrect để bắt Winword tự sửa cho bạn. Bạn cũng cú thể dựng chức năng này để tạo cỏc ký tự gừ tắt cho một cụm từ hay lặp lại trong văn bản.
Tạo một mục để sửa lỗi tự động/gừ tắt
Hóy gừ một lần từ/cụm từ cần sửa lỗi hoặc gừ tắt, sau đú bạn chọn phần văn bản đú Chọn [Menu] Tools, AutoCorrect
Hộp hội thoại AutoCorrect xuất hiện, đoạn văn bản bạn đỏnh dấu sẽ tự động hiển thị trong mục With
Trong hộp hội thoại Replace, gừ vào nhúm ký tự tắt mà bạn định dựng để khi bạn gừ nhúm đú ra thỡ nhúm đú sẽ tự thay thế bởi phần văn bạn đỏnh dấu
Để Word tự thay thế ngay thỡ bạn phải đỏnh dấu vào hộp: Replace Text as You Type
Chọn nỳt Add, chọn OK
Sửa đổi, xoỏ, tắt chức năng AutoCorrect Sửa đổi
Thực hiện lệnh [Menu] Tools > AutoCorrect xuất hiện hộp hội thoại AutoCorrect
Lựa chọn một trong cỏc việc:
Thay đổi tờn: lựa tờn trong hộp Replace xoỏ tờn cũ, gừ tờn mới, chọn nỳt Add Sửa nội dung văn bản thay thế: chỉ việc chọn đoạn văn rồi sửa, chọn nỳt Replace
khi kết thỳc
Xoỏ một mục AutoCorrect
Khi khụng dựng đến AutoCorrect bạn xoỏ đi bằng cỏch
Chọn [Menu] Tools > AutoCorrect xuất hiện hộp hội thoại AutoCorrect Lựa mục muốn xoỏ, chọn Delete, chọn OK
Tắt chức năng AutoCorrect
Bỏ dấu chọn mục Replace Text as You Type trong hộp thoại AutoCorrect
4.3.10. Chức năng nhập văn bản tự động Autotext
Một chức năng hỗ trợ cho người dựng khụng phải gừ đi gừ lại một phần văn bản hoặc đồ hoạ nhiều lần đú là chức năng Autotext. Với chức năng này bạn gỏn cho đối tượng một tờn, khi cần bạn chỉ cần gọi tờn đú ra và thụng bỏo đú là Autotext (nhấn F3 hoặc kớch vào nỳt Autotext trờn thanh cụng cụ)
Tạo một Autotext
1. Chọn đoạn văn bản hoặc đối tượng đồ hoạ 2. Lờn menu Insert, chọn Autotext
3. Nhập tờn tắt cho mục Autotext trong hộp hội thoại Enter AutoText entries here (tối đa 32 ký tự, cú thể cú khoảng trống)
Trọng mục Lookin: bạn cú thể chọn hiệu lực của Autotext cho cỏc văn bản đang mở hay cho toàn bộ (Normal.dot)
Chọn nỳt Add Sử dụng Autotext
Gừ vào tờn của Autotext Nhấn F3 hoặc Alt+Ctrl+V
Thay đổi một mục nhập văn bản tự động + Sửa nội dung
+ Nhập lại đoạn văn bản tự động + Thay đổi nội dung
+ Chọn lại đoạn văn bản vừa sửa
+ Kớch vào nỳt Autotext hoặc chọn [Menu] Tool > Autocorrect... > chọn phiếu Autotext
+ Chọn hoặc nhập vào tờn cũ
+ Chọn Add, Word hỏi bản cú ghi đố Autotext cũ hay khụng + Chọn Yes
Xoỏ một AutoText
+ Khi khụng dựng đến một AutoText bạn cú thể xoỏ chỳng đi + Chọn Tool, Autocorrect... ,chọn phiếu Autotext
+ Chọn tờn AutoText bạn muốn xoỏ + Chọn Delete
4.4. Định dạng văn bản
Định dạng (formatting) văn bản tức là dựng cỏc kiểu dỏng để làm cho văn bản rừ ràng mạch lạc và thống nhất trong toàn bộ tài liệu.
Định dạng ký tự (Font) bao gồm: kiểu font, kớch cỡ font, màu sắc,...
Định dạng đoạn (paragraph) bao gồm: định khoảng cỏch giữa cỏc dũng, khoảng cỏch giữa cỏc đoạn, căn lề trỏi, phải hay căn đều 2 bờn, lựi vào đầu dũng...
Định dạng ký tự được ỏp dụng cho đơn vị nhỏ nhất là ký tự. Nếu bạn muốn định dạng ký tự cho một phần văn bản nào đú, bạn phải bụi đen.
Định dạng đoạn ỏp dụng cho đơn vị nhỏ nhất là một đoạn văn bản. Nếu bạn muốn định dạng đoạn cho nhiều đoạn văn bản, bạn phải bụi đen cỏc đoạn đú.
4.4.1 .Định dạng ký tự
1. Chọn phần văn bản cần định dạng ký tự
2. Chọn [Menu] Format Font, xuất hiện hộp hội thoại Font gồm 3 mục: Font, Character Spacing và Text Effects.
Mục Font, bao gồm cỏc lựa chọn: Font: chọn font.
Size: chọn cỡ chữ
Font Style: chọn kiểu chữ, gồm: + Regular: chữ bỡnh thường + Italic: chữ nghiờng
+ Bold: chữ đậm
+ Bold Italic: chữ vừa đậm, vừa nghiờng Font Color: chọn màu chữ
Underline style: chọn kiểu chữ gạch chõn Underline Color: màu đường gạch chõn. Effect: một số kiểu chữ đặc biệt
Mục Character Spacing, bao gồm cỏc lựa chọn:
Scale: quy định tỷ lệ co gión bề ngang của ký tự Spacing: quy định khoảng cỏch giữa cỏc ký tự + Normal: bỡnh thường
+ Expanded: cỏc ký tự cỏch nhau xa hơn bỡnh thường + Condensed: cỏc ký tự gần nhau hơn bỡnh thường + By: quy định khoảng cỏch dón ra hoặc sỏt lại
Position: quy định cỏc ký tự cao lờn hay thấp hơn so với bỡnh thường
Mục Text Effect: quy định hiệu ứng động của cỏc ký tự, chỉ cú tỏc dụng trờn màn hỡnh, khụng cú tỏc dụng khi in.
Bao gồm cỏc lựa chọn:
None: chữ bỡnh thường
Blinking Background: chữ trờn nền nhấp nhỏy
Las Vegas Lights: chữ cú những ngụi sao màu chạy xung quanh ...
văn bản đang soạn thảo:
Kớch chuột ở nỳt (tờn phụng chữ). Chỳng ta sẽ nhận được danh sỏch cỏc font chữ đó được cài đặt, kớch chuột để chọn font chữ thớch hợp
Kớch chuột ở nỳt (cỡ chữ) để chọn cỡ chữ.
Kớch chuột ở cỏc nỳt để chọn cỏc kiểu chữ đậm, nghiờng, gạch chõn
4.4.2. Định dạng đoạn văn bản:
1. Chọn cỏc đoạn văn bản cần định dạng đoạn (nếu chỉ định dạng một đoạn thỡ khụng cần bụi đen mà chỉ đặt con trỏ bàn phớm tại đoạn đú)
2. Chọn [Menu] Format Paragraph, xuất hiện hộp thoại Paragraph gồm 2 mục: Indents and Spacing và Line and Page Breaks.
Mục Indents and Spacing, gồm cỏc lựa chọn: Alignment: chọn cỏch căn lề cho đoạn
+ Left : căn theo lề trỏi + Right : căn theo lề phải
+ Centered : căn thẳng giữa + Justified : căn theo cả hai lề
Cú thể sử dụng cỏc nỳt lệnh trờn thanh cụng cụ để chọn cỏch căn lề cho đoạn.
Indentation: chỉnh vị trớ lề cho đoạn (so với lề trang) + Left: chỉnh lề trỏi của đoạn
+ Right: chỉnh lề phải của đoạn
(Cú thể sử dụng cỏc nỳt lệnh trờn thanh cụng cụ để thực hiện nhanh 2 thao tỏc này)
+ Special: chỉnh lề đặc biệt: • None: bỡnh thường
• First line: khoảng cỏch từ lề trỏi đến dũng đầu của đoạn
• Hanging: khoảng cỏch từ lề trỏi đến cỏc dũng sau của đoạn, trừ dũng đầu tiờn (Cú thể sử dụng cỏc nỳt lệnh:
trờn thước kẻ ngang để thực hiện nhanh cỏc thao tỏc này)
Spacing: quy định khoảng cỏch giữa cỏc đoạn và khoảng cỏch giữa cỏc dũng trong đoạn
+ Before: Khoảng cỏch đến đoạn văn bản trờn + After: Khoảng cỏch đến đoạn văn bản dưới
+ Line spacing: Khoảng cỏch giữa cỏc dũng trong đoạn (dón dũng)
• Single: dón dũng đơn (khoảng cỏch giữa cỏc dũng bỡnh thường, tự động thay đổi theo kớch thước chữ).
• Double: Dón dũng gấp đụi (bằng 2 lần khoảng cỏch dũng bỡnh thường). • 1.5 line: Dón dũng gấp rưỡi (bằng 1,5 lần khoảng cỏch dũng bỡnh thường). • Exactly: Quy định chớnh xỏc khoảng cỏch giữa cỏc dũng, tớnh bằng point (1pt :
1/72 inch)
• Multiple: Quy định chớnh xỏc khoảng cỏch giữa cỏc dũng, tớnh theo dũng.
Mục Line and Page Breaks quy định cỏch ngắt dũng và ngắt trang trong đoạn, gồm cỏc lựa chọn:
Widow/Orphan Control: trỏnh hiện tượng dũng đầu tiờn của đoạn ở cuối trang và dũng cuối cựng của đoạn ở đầu trang.
Keep line together: trỏnh ngắt trang giữa đoạn.
Keep with next: trỏnh ngắt trang ở giữa đoạn đang chọn và đoạn kế tiếp. Pager break before: chốn dấu ngắt trang vào đầu đoạn đang chọn.
Suppress line before: khụng in con số chỉ dũng trong đoạn. (Chỉ cú tỏc dụng khi đỏnh dấu dũng tự động)
Don't Hephenate: khụng dựng dấu nối khi ngắt dũng trong một đoạn.
4.4.3. Bullets và Numbering
Đối với những phần văn bản cú tớnh chất liệt kờ dưới dạng danh sỏch cỏc khoản mục, ta cú thể tạo danh sỏch khoản mục dạng ký hiệu và số thứ tự.
Chọn [Menu] Format > Bullets và Numbering, xuất hiện hộp hội thoại Bullets and Numbering với cỏc mục:
Ngoài ra, ta cũn cú thể chọn cỏc mẫu khỏc bằng cỏch chọn Customize/Character hoặc Picture để vào bảng chọn 1 kiểu bullet mới. Chỳ ý Indent At là vị trớ thụt vào từ lề trỏi.
Numbered: đỏnh số thứ tự cho cỏc đoạn với cỏc kiểu Number cú sẵn để chọn.
Chỳ ý: bạn cũn cú thể chọn cỏc kiểu đỏnh số khỏc bằng cỏch chọn Customize. Number Format: định dạng lại cỏch đỏnh số 1.; (1); 1)...
Number Style: kiểu số, la mó, abc,... Start At: bắt đầu đỏnh số từ
Outline Numbered: đỏnh số thứ tự cho đoạn theo nhiều lớp.
Ngoài ra, cú thể đỏnh Bullets hoặc Number cho cỏc đoạn theo cỏc lựa chọn mặc định bằng cỏch nhấp chuột vào cỏc biểu tượng trờn thanh cụng cụ.
4.4.4. Định dạng mẫu Style
Style là một bộ cỏc định dạng được tạo sẵn cho một đoạn văn bản (paragraph style) hay cỏc ký tự (character style). Mỗi Style được đặt một tờn riờng.
Khi ỏp dụng Style vào văn bản, văn bản sẽ lập tức cú tất cả cỏc định dạng của Style này. Style giỳp người sử dụng định dạng một cỏch nhanh chúng và thống nhất cho toàn bộ văn bản.
Khi thay đổi định dạng một Style, tất cả cỏc phần văn bản được ỏp dụng Style đú cũng thay đổi theo.
Cú một số Style cú tờn do Word định nghĩa sẵn như Normal, Heading 1… Người sử dụng cú thể chỉnh sửa cỏc style này để phự hợp với cỏc yờu cầu, hoặc tạo thờm cỏc style mới.
Với lệnh Style trờn menu hoặc với hộp Style ta cú thể ỏp dụng cỏc Style cú sẵn hoặc cú thể sử dụng cỏc Style tự tạo
Áp dụng một style
Để ỏp dụng một paragraph style, hóy đặt con trỏ văn bản ở đoạn văn bản cần ỏp dụng.