Bạn cú thể bảo vệ cỏc file làm việc bằng cỏch sử dụng tớnh năng AutoRecover để lưu bản sao tài liệu tạm thời theo định kỳ bạn đang làm việc .
đó mở đặc tớnh AutoRecover trước khi vấn đề xảy ra. Bạn cú thể cài đặt khoảng cỏch lưu tài liệu xảy ra thường xuyờn hơn cứ 10 phỳt một lần theo cài đặt mặc định của nú. Chẳng hạn bạn cài đặt nú để lưu cứ 5 phỳt một lần, bạn sẽ phục hồi được nhiều thụng tin hơn nếu cài đặt nú lưu cứ mỗi 10 phỳt.
Cỏch thực hiện:
Chọn Tool > Option > Save
Chọn hộp Save AutoRecover into every
Trong hộp minutes: chỉ định khoảng cỏch bao lõu bạn muốn Word lưu cỏc file Để xỏc định một vị trớ dành cho cỏc file phục hồi tự động
Chọn Tool > Option > File Locations Trong hộp Files type , chọn AutoRecover
Chọn Modify > chọn một folder khỏc với folder mặc định
4.8.12. Chốn ảnh và tạo Auto Shape
a.
Chốn ảnh
Word cung cấp cho người dựng một thư viện đồ hoạ (Clip Gallery) chia làm cỏc nhúm, từ con người (People), nhà cửa (Building) đến động, thực vật...để chốn một ảnh, trỏ vào Picture trờn Insert, nhấn Clip Art, chọn ảnh cần chốn.
Cú thể dựng lệnh Find để tỡm ảnh cần thiết.
Chốn ảnh từ Clip Art
Đặt con trỏ tại vị trớ cần chốn ảnh Chọn Insert > Picture > Clip Art Chọn phiếu Clip Art hay Pictures
Chọn nhúm ảnh mong muốn, sau đú nhấn kộp lờn ảnh muốn chốn
Sau khi chốn chỳng ta cú thể chuyển đổi ảnh thành hỡnh vẽ và sau đú sử dụng cỏc cụng cụ trờn thanh Drawing để hiệu chỉnh ảnh.
Chốn ảnh từ một file ảnh
Đặt con trỏ đến vị trớ cần chốn ảnh Chọn Insert > Picture > From File. Tỡm tệp ảnh cần chốn.
Kớch vào ảnh cần chốn.
Nếu muốn chốn ảnh dưới dạng trụi nổi để cú thể dễ dàng kộo ảnh đến mọi chỗ cũng như đưa ảnh ra đằng trước hay đằng sau lớp văn bản hoặc cỏc đối tượng khỏc chọn hộp Float over text.
Để chốn ảnh trực tiếp vào lớp văn bản, xoỏ chọn hộp Float over text.
Thờm ảnh vào Clip Gallery
Chọn Insert > Picture > Clip Art.
Trờn phiếu Clip Art, nhấn Import Clips.
Chọn ảnh, nhấn nỳt Open
Thờm cỏc từ khoỏ (keywords) nếu cần, chọn categories hay tạo category mới để lưu giữ ảnh, sau đú nhấn OK.
Phõn ró và sửa cỏc ảnh Clip Art
Chọn ảnh Clip Art cần sửa.
Trờn thanh Drawing, nhấn Draw, sau đú chọn Ungroup.
Để sửa từng đối tượng đó phõn ró của ảnh tiếp tục chọn cỏc đối tượng đú và phõn ró tiếp cho đến khi cú cỏc đối tượng nguyờn thuỷ cú thể hiệu chỉnh được.
Sử dụng cỏc cụng cụ trờn thanh Drawing để hiệu chỉnh ảnh. Vớ dụ sẵp xếp lại cỏc phần, nhúm cỏc phần, tụ mầu khỏc,...
Để phục hồi cỏc đối tượng lại thành ảnh cũ, chọn tất cả cỏc nhúm sau đú nhấn Group.
b.
Tạo một AutoShape
AutoShape là cỏc mẫu hỡnh vẽ cú sẵn trong Word để trang trớ trờn văn bản. Mỗi mẫu hỡnh vẽ gọi là một đối tượng vẽ. Cỏc đối tượng vẽ cú thể nằm chồng lờn nhau, cú thể nằm trờn hoặc nằm dưới văn bản.
Để vẽ hỡnh, ta phải bật thanh cụng cụ Drawing bằng lệnh View Tooalbars
Drawing, hoặc kớch chuột tại nỳt trờn thanh cụng cụ. Khi đú thanh cụng cụ Drawing sẽ xuất hiện:
Muốn vẽ một hỡnh, ta kớch chuột tại nỳt AutoShape chọn nhúm hỡnh cần vẽ
chọn hỡnh cần vẽ đưa con trỏ chuột vào vựng văn bản muốn vẽ hỡnh rờ chuột cho đến khi kớch thước hỡnh vẽ vừa ý.
Điều chỉnh AutoShape bằng thanh cụng cụ Drawing
Chọn đối tượng cần điều chỉnh.
Chọn Line Style: để chọn độ đậm nhạt của nột vẽ.
Chọn Dash Style: để chọn kiểu của nột vẽ (nột liền, nột đứt,...). Chọn Arrow Style: để chọn kiểu của đường mũi tờn.
Chọn Fill Color: để tụ màu cho đồi tượng.
Chọn Line Color: để chọn màu cho đường viền của đối tượng. Chọn Shadow Style: để chọn kiểu búng cho đối tượng.
Chọn 3-D Style: để chuyển một hỡnh phẳng thành hỡnh nổi 3 chiều.
Điều chỉnh AutoShape bằng menu
Chọn đối tượng cần điều chỉnh
Thực hiện lệnh Format AutoShape, xuất hiện hộp thoại Format AutoShape
Chỳ ý: với một số hỡnh cơ bản như: đường
thẳng, mũi tờn, hỡnh vuụng/hỡnh chữ nhật, hỡnh trũn/hỡnh oval, cú thể kớch chuột tại cỏc nỳt tương ứng trờn thanh cụng cụ Drawing.
Chọn Color and Lines để:
+ Tụ màu nền cho đối tượng + Chọn kiểu kiểu và màu cho đường viền
Nhúm cỏc đối tượng
Để tạo một được một hỡnh vẽ hoàn chỉnh cú thể cần tạo nhiều đối tượng. Vỡ vậy, sau khi vẽ xong, ta nờn nhúm cỏc đối tượng này thành một hỡnh duy nhất để dễ cho việc quản lý.
Muốn tỏch nhúm cỏc đối tượng, ta chọn chức năng Ungroup.
Tạo Text Box
Text Box là một loại AutoShape đặc biệt, cho phộp người sử dụng đặt một khung văn bản vào vị trớ bất kỳ trong văn bản.
Để tạo một Text Box, ta làm như sau:
Chọn Size để thay đổi kớch thước cho đối tượng.
Chọn Layout để:
+ Chọn cỏch dồn văn bản xung quanh đối tượng
+ Chọn cỏch căn lề cho đối tượng.
Để nhúm cỏc đối tượng, ta làm như sau: Chọn cỏc đối tượng cần nhúm
Kớch chuột tại nỳt Draw Chọn Group
Thực hiện lệnh Insert Text Box, hoặc kớch chuột tại biểu tượng trờn thanh cụng cụ Drawing.
Rờ chuột để xỏc định kớch thước của Text Box. Nhập nội dung vào Text Box.
Để điều chỉnh Text Box, thực hiện lệnh Format Text Box và thực hiện tương tự như điều chỉnh AutoShape.
Cụng cụ Word Art
Word Art là cụng cụ chuyờn dụng để tạo cỏc hiệu ứng đặc biệt đối với văn bản. Vớ dụ:
Để tạo một Word Art, ta làm như sau:
Đặt con trỏ tại vị trớ muốn chốn một Word Art Thực hiện lệnh Insert Picture Word Art,
hoặc kớch chuột tại biểu tượng trờn thanh cụng cụ Drawing Trờn bảng chọn Word Art Gallery, chọn một mẫu Word Art OK
Nhập nội dung văn bản và định dạng font, kiểu và cỡ chữ theo ý muốn OK Muốn điều chỉnh đối tượng Word Art, ta làm như sau:
Chọn đối tượng
Thực hiện lệnh View Tools Bar Word Art để xuất hiện thanh cụng cụ Word Art và sử dụng thanh cụng cụ này để chỉnh sửa.
Muốn chỉnh sửa chi tiết hơn thỡ thực hiện lệnh Format Word Art, xuất hiện hộp thoại Format Word Art. Hộp thoại này tương tự như cỏc hộp thoại Format AutoShape và Format Text Box ở trờn.
PHẦN V - MICROSOFT EXCEL XP 5.1. Làm việc với bảng tớnh
5.1.1. Cửa sổ bảng tớnh
Cửa sổ bảng tớnh được tạo bằng lệnh New cú tờn Book1, book2. Trong một cửa sổ bảng tớnh chứa một tập bảng tớnh Sheet1, sheet2.
5.1.2. Tạo một cửa sổ bảng tớnh mới
- Bấm biểu tượng New
- Bấm chọn Blank Worbook để tạo một cửa sổ bảng tớnh mới. Ngoài ra bạn cú thể tạo nhanh một cửa sổ bảng tớnh mới mà khụng cần đến bảng tỏc vụ, chọn một trong hai cỏch sau :
- Từ thanh Menu Bar vào File\New... - Nhấn phớm Ctrl + N
- Sau khi tạo một cửa sổ bảng tớnh thỡ cửa sổ bảng tớnh đú cú tờn mặc định là
Book1.
5.1.3.Thờm mới, xúa, bật và đặt tờn cho bảng tớnh
a. Thờm mới một bảng tớnh
Muốn tạo thờm bảng tớnh trong cửa sổ bảng tớnh hóy kớch hoạt cửa sổ bảng tớnh đú. - Từ thanh Menu Bar vào Insert\Worksheet
- Bạn cũng cú thể thờm mới một bảng tớnh bằng cỏch bấm chuột phải trờn thanh
Sheet Tab chọn Insert.
Nếu tạo nhiều Sheet trờn nhón Sheet, cú thể một số bảng tớnh bị che khuất. Để xem tờn cỏc bảng tớnh hóy bấm vào mũi tờn màu đen kế bờn trỏi của nhón Sheet Tab.
b. Xúa một bảng tớnh
- Xúa bằng lệnh:
+ Chọn bảng tớnh cần xúa.
+ Từ thanh Menu Bar vào Edit\Delete Sheet. + Bấm Delete để chấp nhận xúa.
- Xúa bằng chuột phải.
+ Di chuyển chuột đến Tab Sheet chọn bảng tớnh cần xúa bấm chuột phải và chọn
Delete.
c. Bật và đặt tờn cho bảng tớnh
- Bấm chọn cho từng Sheet trờn nhón Sheet Tab nội dung bảng tớnh đú sẽ hiển thị trờn màn hỡnh.
- Để đặt tờn cho bảng tớnh, bấm đỳp vào bảng tớnh cần đặt tờn khi thấy tờn cũ được tụ đen, lỳc này hóy nhập tờn mới cho bảng tớnh. Bạn cũng cú thể đổi tờn cho Sheet bằng cỏch bấm chuột phải tại Sheet cần đổi tờn trờn thanh Sheet Tab sau đú chọn Rename.
Khi đặt tờn cho Sheet bạn nờn đặt tờn gợi bật cho từng Sheet để dễ dàng tỡm kiếm và quản lý sau này khi trong một File chỳng ta cú quỏ nhiều Sheet khỏc nhau.
5.1.4. Một số tớnh chất của bảng tớnh
- Tập bảng tớnh Sheet1, sheet2... trong một cửa sổ cú tối đa 225 bảng tớnh.
Một bảng tớnh là một tập hợp cỏc ụ (cell). Trong một cell độ rộng được mặc định 9 ký tự vào chiều dài tối đa trong một ụ là 256 ký tự.
- Tập hợp cỏc ụ theo chiều dọc xuống gọi là cột (Column). Cú tất cả 256 cột, được ký hiệu từ A đến IV.
- Tập hợp cỏc ụ theo chiều ngang gọi là dũng (Row). Cú tất cả 16.384 dũng. Chiều rộng của một dũng tối thiểu là 0 cm và tối đa là 16.36cm và chiều rộng mặc định của một dũng là 0,68 cm.
5.1.5. Lưu và đặt tờn cho cửa sổ bảng tớnh
Tờn mặc định của cửa sổ bảng tớnh mới được tạo là Book1 ta nờn thay tờn đú bằng tờn gợi nhớ cho cửa sổ bảng tớnh để sau này sử dụng nhanh và chớnh xỏc với tờn gợi nhớ này.
- Từ thanh Menu Bar vào File\Save as.
Trong mục File name bạn nhập vào tờn cho Sheet, bạn trỏnh đặt tờn cú dấu, hoặc dấu cỏch.
Định vị để lưu bảng tớnh trong khung Save as type.
Sau khi đặt tờn và định vị cho bảng tớnh xong hay bấm nỳt Save để chấp nhận lưu cửa sổ bảng tớnh với tờn mà bạn đó quyết định đặt.
Bạn vẫn cũn cú thể lưu những thay đổi trờn bảng tớnh mới vừa đặt tờn một cỏch nhanh nhất là: Mỗi lần cú sự thay đổi hóy nhấn phớm Ctrl + S.
Bạn nờn đặt thời gian mặc định để mỏy tớnh tự động lưu lại thụng tin để đề phũng mất điện đột ngột hoặc do bạn đóng trớ khụng lưu hay chẳng may mỏy của bạn bị sự cố.
Bạn bấm Menu Tool\Options, hộp thoại Options xuất hiện bạn bấm chọn Tab
Save
Trong ụ Minutes bạn nhập vào số phỳt mà mỏy sẽ tự động lưu, bạn nờn đặt là 10 phỳt, như vậy bạn sẽ khụng phải lỳc nào cũng phải nhớ lưu File mà mỡnh đang làm việc.
5.2 Soạn thảo trong bảng tớnh
5.2.1. Chọn ụ trong bảng tớnh
a.
Chọn một Cell
Di chuyển chuột đến Cell muốn chọn bấm chuột trỏi, bạn cũng cú thể chọn từ bàn phớm, dựng cỏc phớm mũi tờn để di chuyển Cell chọn đến nơi cần chọn. Cell được chọn gọi là Cell hiện hành. Cell hiện hành cú viền đậm.
b.
Chọn một khối cỏc Cell
- Dựng chuột :
+ Trỏ vào Cell đầu của vựng muốn chọn.
+ Bấm chuột trỏi vào Cell đầu và kộo đến Cell cuối cựng của vựng chọn.
- Dựng bàn phớm để chọn : Trỏ vào Cell đầu của vựng muốn chọn, nhấn giữ phớm
c.
Chọn cỏc khối khụng liền nhau :
- Nhấn giữ Ctrl, di chuyển chuột đến Cell đầu của khối thứ hai bấm chuột trỏi rờ đến cuối khối thứ hai thả chuột ra.
Tiếp tục chọn cho cỏc khối khỏc tương tự như trờn.
5.2.2. Cỏc bước cơ bản trong soạn thảo
Soạn thảo nội dung cho một Cell, Cell đú phải là Cell hiện hành, khi bạn nhập nội dung cho Cell hiện hành thỡ trờn thanh cụng thức sẽ hiển thị nội dung của Cell đú. Bạn cũng cú thể thờm bớt nội dung cho Cell đang chọn bằng cỏch bấm chuột để đặt điểm chốm vào nơi cần thờm, bớt trờn thanh cụng thức từ đú bạn cú thể thờm hoặc bớt nội dung cho ụ hiện hành.
Một cỏch khỏc là bạn trỏ chuột tới ụ cần chỉnh sửa nội dung bấm phớm F2 dấu nhỏy sẽ tự động nhảy xuống cuối Cell cho bạn thực hiện chỉnh sửa.
a. Bắt đầu soạn thảo cho Cell đầu tiờn
+ Chọn Cell cần soạn thảo.
+ Soạn thảo trực tiếp tại Cell hiện hành hóy bấm đỳp vào Cell hiện hành đú hay bấm chuột vào thanh cụng thức để soạn thảo hoặc chọn Cell hiện hành và nhập dữ liệu vào, Excel tự động chốn dữ liệu đú tạo vị trớ Cell hiện hành.
b.Nhập dữ liệu vào từ bàn phớm
- Trong một Cell bạn cú thể nhập nhiều từ một cỏch liờn tục và bỡnh thường. Excel sẽ tự động che lấp cỏc Cell khỏc.
- Nhập một cõu quỏ dài muốn xuống hàng trong một Cell, hóy bấm tổ phớm
Alt+Enter để ngắt dũng trong một Cell.
- Để chuyển sang nhập dữ liệu cho Cell khỏc. Bấm chuột vào Cell muốn soạn thảo tiếp theo, nhấn phớm Enter để nhập Cell kế dưới, hay bấm cỏc mũi tờn để di chuyển qua lại lờn xuống.
c.
Chỉnh sửa nội dung của Cell
Để thay đổi hay chỉnh sửa nội dung trong một ụ nào đú, hóy chọn ụ cần chỉnh sửa và kớch kộp chuột vào ụ đú. Sử dụng cỏc phớm mũi tờn để di chuyển con trỏ qua lại, đến đỳng chỗ cần thay đổi.
Nếu khụng làm xuất hiện con trỏ trong ụ, khi bạn gừ nhập dữ liệu vào thỡ nội dung cũ bị mất hũan tũan và thay thế vào là nội dung mới.
Một cỏch khỏc là bạn chọn Cell cần chỉnh sửa nội dung bấm F2.
d. Xúa nội dung trong Cell
- Chọn một hoặc nhiều Cell cần xúa.
- Nhấn phớm Delete trờn bàn phớm để xúa tất cả nội dung trong những Cell được chọn.
e. Thay đổi nội dung Cell
- Chọn Cell cần thay đổi.
- Kớch kộp chuột vào ụ cần thay đổi để chốn con trỏ văn bản, dựng cỏc phớm mũi tờn để di chuyển con trỏ văn bản đến nơi cần thay đổi trong ụ.
- Nhập thờm hay nhấn Delete để xúa ký tự đứng sau con trỏ văn bản, nhấn phớm
BackSpace cú hỡnh mũi tờn nằm trờn phớm Enter để xúa ký tự đứng trước con trỏ văn
bản.
- Thay đổi tũan bộ nội dung của Cell bằng một nội dung mới, bụi đen tũan bộ nội dung của Cell đú và nhập nội dung khỏc, tự động nội dung cũ sẽ bị xúa (Chỳ ý: khi cú con trỏ văn bản thỡ bụi đen mới được)
5.2.3. Sao chộp và di chuyển dữ liệu
a. Sao chộp dữ liệu* Sử dụng lệnh Copy * Sử dụng lệnh Copy
- Chọn (đỏnh dấu) một ụ hay một khối ụ cần sao chộp. - Thực hiện lệnh Copy, chọn một trong những cỏch sau: + Từ thanh Menu Bar vào Edit\Copy
+ Bấm vào biểu tượng Copy trờn thanh cụng cụ
+ Di chuyển chuột đến ụ hay khối ụ được chọn, bấm chuột phải chọn lệnh Copy. + Nhấn phớm tắt Ctrl+C.
Khi thực hiện lệnh Copy thỡ ụ hay khối ụ được chọn sẽ cú viền đen trắng chạy bao quanh.
* Sử dụng lệnh dỏn
- Di chuyển con trỏ (khung hỡnh chữ nhật cú viền đen đậm) đến nơi cần dỏn. - Thực hiện dỏn, chọn một trong những cỏch sau :
+ Từ thanh Menu Bar vào Edit\Paste.
+ Bấm vào biểu tượng Paste trờn thanh cụng cụ.
+ Di chuyển chuột đến ụ cần dỏn, bấm chuột phải chọn lệnh Paste. + Bấm phớm tắt Ctrl+V.
b. Di chuyển dữ liệu
* Sử dụng lệnh cắt (Cut)
- Chọn một ụ hay một khối cỏc ụ cần di chuyển.
- Thực hiện lệnh Cut, chọn một trong những cỏch sau : + Từ thanh Menu Bar vào Edit\Cut
+ Bấm chuột vào biểu tượng Cut trờn thanh cụng cụ.
+ Di chuyển chuột đến ụ hay khối ụ được chọn, bấm chuột phải để chọn lệnh Cut. + Nhấn phớm Ctrl + X
Khi thực hiện lệnh Cut thỡ ụ hay khối ụ được chọn cú viền đen trắng chạy xung quanh, đến khi bạn thực hiện dỏn thỡ nội dung trong ụ hay khối ụ gốc bị xúa đi.