Lọc tự động là cỏch lọc đơn giản và nhanh nhất. Trong đú bạn cú thể chọn những tiờu chuẩn do Excel phỏt hiện thấy cú trong trường dữ liệu hoặc bạn cũng cú thể sử dụng cỏc cõu lệnh đi theo nú. Thực hiện lọc bằng cỏch:
Bước 1: Bật và kớch hoạt tập tin CSDL cần lọc cỏc mẫu tin.
Bước 2: Từ Menu Bar vào Data\Filter\AutoFilter. Khi thực hiện lệnh này thỡ cỏc
hỡnh vuụng chứa mũi thờn hỡnh tam giỏc hiện lờn ở phớa phải trong hàng đầu của mỗi trường.
Bước 3:
* Lọc tự động cỏc điều kiện cú sẵn:
Bấm vào mũi tờn hỡnh tam giỏc của trường cần lọc để hiện lờn danh sỏch, từ danh sỏch này hóy bấm chọn một mẫu tin cú sẵn để lọc và lấy ra cỏc thành phần của nú.
Sử dụng điều kiện khi lọc.
Bấm vào mũi tờn hỡnh tam giỏc trong trường cần lọc, xuất hiện danh sỏch, trong danh sỏch này ngoài cỏc mẫu tin cú sẵn và nú cú chứa cỏc lệnh để ta lọc theo điều kiện.
- Lệnh All: Dựng để hiển thị lại danh sỏch sau khi lọc.
- Lệnh Top 10: Lệnh này dựng để lọc cỏc mẫu tin lớn nhất và nhỏ nhất. Cỏc tựy chọn của hộp thoại:
- ễ trỏi: Bấm vào mũi tờn để bật danh sỏch trong danh sỏch này cú hai tựy chọn: + Top: Lọc những cỏc mẫu tin từ lớn đến nhỏ.
+ Bottom: Lọc cỏc mẫu tin từ nhỏ đến lớn.
- ễ giữa: Cho phộp bạn chọn số mẫu tin. Để thay đổi số này cú hai cỏch: bấm vào mũi tờn lờn để tăng, mũi tờn xuống để giảm, bạn cũng cú thể nhập số này trực tiếp từ bàn phớm.
- ễ bờn phải: Dựng để chọn mẫu tin, cú hai chức năng: Items và Percent. Với chức năng Items: Cho phộp bạn chọn cỏc mẫu tin, với Percent: Cho phộp bạn lọc cỏc mẫu tin trờn cựng hay dưới cựng theo phần trăm.
Lệnh này chỉ cú tỏc dụng với dữ liệu kiểu số, ngũai ra khụng cú tỏc dụng với cỏc dữ liệu khỏc.
- Bấm OK để lọc, bấm nỳt Cancel để hủy chế độ lọc.
- Lệnh Custom: Lệnh này dựng để lọc cỏc mẫu tin cú điều kiện. Bấm chọn lệnh
Cỏc tựy chọn của hộp thoại:
- Hàng thứ nhất, khung bờn trỏi: Khung này cho phộp bạn chọn điều kiện để lọc cỏc mẫu tin, bấm vào mũi tờn để bật danh sỏch chứa những điều kiện.
+ Equals: Cho phộp bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong CSDL bằng với mẫu tin ở khung bờn phải.
+ Does not Equals: Cho phộp bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong CSDL khỏc với mẫu tin ở khung bờn phải.
+ Contains: Cho phộp bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong CSDL bằng với mẫu tin ở khung bờn phải.
+ Does not Contains: Cho phộp bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong CSDL khỏc với mẫu tin ở khung bờn phải.
+ Is Greater than: Cho phộp bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong bảng tớnh lớn hơn so với mẫu tin ở khung bờn phải.
+ Is Greater than or Equal to: Cho phộp bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong CSDL lớn hơn hoặc bằng so với mẫu tin ở khung bờn phải.
+ Is less than: Cho phộp bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong bảng tớnh nhỏ hơn so với mẫu tin ở khung bờn phải.
+ Is less than or Equal to: cho phộp bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong bảng tớnh nhỏ hơn hoặc bằng so với mẫu tin ở khung bờn phải.
+ Begin With: Dựng để lọc phần đầu của chuỗi Text.
+ Does not Begins With: Dựng để bỏ lọc phần đầu của chuỗi Text. + Ends With: Dựng để lọc phần cuối của chuỗi Text.
+ Does not Ends With: Dựng để bỏ lọc phần đầu của chuỗi Text.
- Hàng thứ nhất, khung bờn phải: Dựng để nhập Text hay số từ bàn phớm, bạn cú thể bấm vào mũi tờn kế bờn để chọn trong danh sỏch này cỏc khúa dựng để so sỏnh.
+ And: Nếu chọn chức năng này thỡ Excel thực hiện: với hàng trờn và hàng dưới cựng thỏa món điều kiện thỡ in mẫu tin đú ra, ngược lại chỉ cần một cỏi sai thỡ khụng in gỡ cả (tương tự hàm AND).
+ Or: Nếu chọn chức năng này thỡ Excel thực hiện: với hàng trờn hoặc hàng dưới thỏa món điều kiện thỡ in mẫu tin đú ra, ngược lại hai cỏi đều sai thỡ khụng in gỡ cả (tương tự hàm OR).
- Cỏc khung trong hàng thứ hai tương tự cỏc khung trong hàng thứ nhất. - Bấm OK để lọc, bấm nỳt Cancel hủy bỏ chế độ lọc.
b. Lọc cao cấp bằng Advanced Filter
Lọc dữ liệu với cơ chế lọc tự động bằng AutoFilter chỉ cú thể tiến hành trờn một trường dữ liệu nào đú nờn cũn rất nhiều hạn chế. Cơ chế lọc cao cấp bằng AdvancedFilter sẽ cho phộp lọc trờn nhiều trường khỏc nhau gọi là vựng tiờu chuẩn lọc (Criteria Range), nú tạo điều kiện cho việc lọc dữ liệu đa dạng hơn. Lọc cao cấp bằng Advanced Filter hóy thực hiện như sau:
Trước khi ỏp dụng lọc cao cấp bằng Advanced Filter cho CSDL, bạn phải tạo điều kiện lọc tại cỏc ụ ngay trờn CSDL cần lọc. Vỡ trong hộp thoại Advanced Filter tạo khung Criteria Range (vựng tiờu chuẩn) khụng cho phộp ta nhập trực tiếp điều kiện mà chỉ cho phộp truy cập địa chỉ ụ. Bạn cú thể nhập điều kiện này ở bấy kỳ nơi đõu trong CSDL cần ỏp dụng trừ khu vực chứa dữ liệu. Bạn phải tạo khoảng trống giữa CSDL với cỏc ụ chứa điều kiện, vỡ làm như vậy để Excel phõn biệt đõu là vựng chứa dữ liệu và đõu là vựng chứa cỏc điều kiện (Excel phõn biệt một CSDL chỉ chứa cỏc ụ liờn tiếp nhau khụng cú khoảng trống trong cỏc hàng và cột, nếu cú khoảng trống thỡ Excel xem đú là hai CSDL)
Bước 2: Khi tạo điều kiện xong, di chuyển và bấm chuột vào một ụ bất kỳ bờn
trong CSDL cần lọc.
Bước 3: Từ Menu Bar vào Data\Filter\AdvancedFilter….hộp thoại Advanced
Filter xuất hiện:
Cỏc tựy chọn trong hộp thoại:
- Action: Trong khung này cú hai tựy chọn để lựa:
+ Tựy chọn Filter the List, In – Place: Cho phộp bạn đặt cỏc mẫu tin được lọc (cỏc mẫu tin thỏa món điều kiện) ngay trờn CSDL cũ, và tạm thời che cỏc mẫu tin khỏc khụng thỏa điều kiện trong CSDL cũ.
+ Tựy chọn Copy to Another Location: Cho phộp đặt cỏc mẫu tin được lọc (cỏc mẫu tin thỏa điều kiện) ở một nơi khỏc và nơi này được chỉ định trong hộp Copy to.
- Hộp List Range: Chứa vựng dữ liệu tham gia vào để lọc trong CSDL.
Bạn cú thể điều chỉnh địa chỉ ụ trong hộp này để giới hạn cỏc mẫu tin tham gia vào để lọc bằng hai cỏch sau:
+ Bấm chuột vào hộp List Range để chốn con trỏ văn bản và nhập địa chỉ tuyệt đối ụ vào khung từ bàn phớm.
+ Bấm chuột vào hộp List Range để chốn con trỏ văn bản, di chuyển chuột đến gúc trờn bờn trỏi của mẫu tin đầu tham gia vào để lọc, bấm chuột trỏi rờ xuống gúc dưới bờn phải của mẫu tin cuối tham gia vào để lọc trong CSDL, thả chuột. Vựng được chọn sẽ cú viền đen trắng chạy xung quanh.
- Hộp Criteria Range: Chứa địa chỉ tuyệt đối ụ của vựng tiờu chuẩn hay cũn gọi là vựng chứa cỏc điều kiện. Bạn cần phải điền rừ địa chỉ khối ụ nào chứa điều kiện để Excel căn cứ vào cỏc điều kiện đú mà lọc ra những mẫu tin theo đỳng yờu cầu.
+ Bấm chuột vào hộp Criteria Range để chốn con trỏ văn bản và nhập địa chỉ tuyệt đối ụ chứa điều kiện vào khung từ bàn phớm.
+ Bấm chuột vào hộp Criteria Range để chốn con trỏ văn bản, di chuyển chuột đến gúc trờn bờn trỏi của đầu khối ụ chứa điều kiện, bấm chuột trỏi rờ xuống gúc dưới bờn phải của cuối khối ụ chứa điều kiện trong CSDL, thả chuột. Vựng được chọn cú viền đen trắng chạy xung quanh.
- Hộp Copy to: Nếu chọn chức năng Copy to Anther Location ở phần trờn, thỡ hộp Copy to cho phộp bạn chỉ định địa chỉ ụ để chứa cỏc mẫu tin được lọc.
- Hộp kiểm Unique Records Only: Nếu chọn hộp kiểm này thỡ Excel cho phộp hiển thị một mẫu tin duy nhất trong cỏc mẫu tin giống nhau. Ngược lại khụng chọn thỡ
Excel cho hiển thị hết tất cả cỏc mẫu tin giống nhau.
Bước 4: Lựa chọn cỏc chức năng trong hộp thoại xong, bấm OK để ỏp dụng.
Để hiển thị cỏc mẫu tin bị che do việc lọc gõy ra hóy vào Menu bar vào
Data\Filter\Show all
5.10.5. Sử dụng chức năng Subtotals để tớnh tổng
Chức năng Subtotals cho phộp bạn thực hiện việc thống kờ, tớnh toỏn ở những nhúm dữ liệu khỏc nhau trờn những cột dữ liệu khỏc nhau trong CSDL. Excel sẽ tự động chốn vào cuối hay đầu mỗi nhúm những dũng thống kờ tớnh toỏn riờng nhúm đú, và ở cuối hay đầu CSDL sẽ là một dũng thống kờ chung cho toàn bộ CSDL. Bạn cú thể cho hiển thị toàn bộ dữ liệu và cỏc tổng của nú, hoặc hiển thị tổng chớnh và tổng con, hoặc hiển thị tổng chớnh.
a. Tạo tổng chớnh và tổng con:
Tạo tổng chớnh và tổng con hóy thực hiện theo cỏc bước sau:
Bước 1: Sắp xếp bảng tớnh theo cột cần tớnh tổng con (Total), xem phần sắp xếp
trong CSDL.
Bước 2: Bấm chuột vào bảng tớnh tại một ụ bất kỳ.
Bước 3: Từ Menu Bar vào Data\Subtotals...để gọi hộp thoại Subtotals
- Hộp At Each change In: Bấm chuột vào mũi tờn hỡnh tam giỏc để bật danh sỏch chứa tiờu đề cỏc cột, bấm chọn một tiờu đề trong danh sỏch này để thực hiện tớnh tổng con theo từng nhúm của cột được chọn.
- Hộp Use Function: Cho phộp tớnh toỏn thực hiện hàm hiện hành. Bấm chuột vào mũi tờn hỡnh tam giỏc để bật danh sỏch cỏc hàm, sau đõy là tờn cỏc hàm và cụng dụng của nú.
SUM: tớnh tổng cho từng nhúm con và cho toàn cột đó được chỉ định. COUNT: Đếm tổng số cỏc ụ chứa dữ liệu cho từng nhúm và toàn cột.
AVERAGE: Tớnh trung bỡnh cộng cho từng nhúm và trong toàn cột đó được chỉ
định.
MAX: Tỡm giỏ trị lớn nhất cho từng nhúm và trong toàn cột đó được chỉ định. MIN: Tỡm giỏ trị nhỏ nhất cho từng nhúm và trong toàn cột đó được chỉ định. PRODUCT: Tớnh tớch (nhõn) cho từng nhúm và cho toàn cột đó được chỉ định. COUNT NUM: Đếm tổng số cỏc bản ghi (hàng) chứa dữ liệu cho từng nhúm và
toàn cột chứa dữ liệu số được chỉ định.
STDDEV: dự đoỏn độ lệch chuẩn về mật độ dựa trờn một mẫu nhúm
STDDEVP: Độ lệch chuẩn về mất độ ở nơi mà nhúm tổng con là toàn bộ mật độ.
- Hộp Add Subtotals to: Cho phộp bạn chọn một hoặc nhiều cột để tớnh tổng con và tổng chớnh, tức là Excel dựa vào dữ liệu của cột này để tớnh toỏn cho ra kết quả. Khung
Add Subtotals to khỏc với khung At Each Change In, khung At Each Change In cho
phộp bạn chọn cột để Excel dựa vào cột đú phõn thành từng nhúm và dựa trờn cỏc nhúm đú để tớnh cỏc tổng con, tức là khung này chỉ cú tỏc dụng phõn dữ liệu thành nhiều nhúm.
- Tựy chọn Replace Current Subtotals: Bấm chọn chức năng này cú nghĩa là thay thế cỏc tổng con bằng tổng phụ. Nếu khụng chọn chức năng này cú nghĩa là giữ lại tổng con hiện cú và chốn thờm cỏc tổng phụ mới.
- Tựy chọn Page Break Between Groups: Cho phộp bạn ngắt trang của cỏc tổng, nếu chọn chức năng này thỡ mỗi tổng con sẽ được thể hiện trờn một trang riờng.
- Tựy chọn Summary Below Data: Nếu chọn chức năng này thỡ kết quả cỏc tổng sẽ hiển thị bờn dưới dữ liệu, ngược lại khụng chọn thỡ kết quả cỏc tổng sẽ hiển thị trờn dữ liệu.
Bước 4: Chọn xong cỏc chức năng, bấm OK để hoàn tất quỏ trỡnh. b. Xúa tổng chớnh và tổng con
Bước 1: Chọn bảng tớnh cần xúa cỏc tổng, và bấm vào bảng tớnh tại một ụ bất kỳ. Bước 2: Từ Menu Bar vào Data\Subtotals...hộp thoại Subtotals hiển thị . Bước 3: Bấm vào nỳt Remove All để ỏp dụng xúa.
5.10.6. Tớnh năng Pivot Table và PivotChart Report
a. Tạo Pivot Table
Tớnh năng của Pivot Table rất hữu dụng khi chỳng ta cần xem từng phũng, bạn cú bao nhiờu người hay tổng lương cỏc phũng ban và tổng lương trong toàn đơn vị... một cỏch nhanh chúng. Để tạo Pivot Table bạn làm như sau:
Bước 1: Bấm chuột vào một ụ bất kỳ trong bảng tớnh.
Bước 2: Từ Menu Bar vào Data\Pivot Table and Pivot Chart Report. Hộp
thoại Pivot Table and PivotChart Wizart- Step 1 of 3 xuất hiện.
Cỏc thành phần của hộp thoại:
- Where is the Data that want to analyze cú chức năng sau:
+ Chức năng Microsoft Excel List or Database: Danh sỏch hoặc CSDL của
Microsoft.
+ Chức năng Enternal Data Source: Sử dụng nguồn dữ liệu khỏc.
+ Chức năng Multiple Consolidation Ranges: Hợp nhất cỏc vựng dự liệu lại. + Chức năng Another Pivot Table Report of PivotChart Report: Từ một Pivot
Table hay từ một PivotChart Report khỏc.
+ What kind of Report do you want to Creat cú cỏc chức năng sau: + Chức năng Pivot Table: Tạo một Pivot Table.
+ Chức năng PivotChart Report ( with Pivot Table Report): Tạo một biểu đồ cựng với một Pivot Table.
- Bấm Cancel để hủy bỏ cụng việc tạo Pivot Table.
- Bấm Finish để thực hiện tạo Pivot Table nhanh và khụng cú lựa chọn.
Bước 3: Chọn xong cỏc chức năng trong hộp thoại Pivot Table and PivotChart
Wizard - Step 1 of 3, bấm vào nỳt Next hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard - Step 2 of 3 hiện lờn màn hỡnh.
- Khung Range: Cho phộp bạn chọn vựng dữ liệu trong bảng tớnh để tạo nờn Pivot
Table. Thụng thường Excel tự động chọn vựng dữ liệu, nếu thấy thớch hợp bạn nờn chọn
vựng dữ liệu này.
Bước 4: Chọn vựng dữ liệu cho hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard –
Step 2 of 3 hóy bấm Next để bật hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard – Step 3 of 3.
Cỏc chức năng trong hộp thoại:
- Chức năng Net Worksheet: Nếu chọn chức năng này thỡ Pivot Table được tạo trờn một Sheet mới.
- Chức năng Existing: Nếu chọn chức năng này thỡ Pivot Table được tạo ngay trong bảng tớnh chứa dữ liệu, và ụ bắt đầu của Pivot Table được chỉ ra trong khung kế dưới.
- Nỳt LayOut: Bấm vào nỳt Layout để bật hộp thoại Pivot Table and
PivotChart Wizard – Layout.
PAGE: Hiển thị theo từng trang (nhúm)- Cỏc nhón: Là tờn cỏc nhúm trong trường
mà bạn muốn tạo Pivot Table, bạn cú thể chỉ định vị trớ hiển thị cỏc nhón này bằng cỏch: Bấm chuột vào một nhón và rờ đến một trong cỏc vị trớ của số, COLUMN: Hiển thị theo cột, ROW: Hiển thị theo dũng, , DATA: hiển thị dữ liệu.
- Đưa cỏc nhón ở vị trớ số (1) vào cỏc khung ở vị trớ số (2) xong, bấm OK để trở về
hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard – Step 3 of 3.
- Nỳt Option: Bấm nỳt Option để bật hộp thoại Pivot Table Options, bạn cú thể chọn cỏc chức năng trong hộp thoại này và bấm OK để trở về hộp thoại Pivot Table and
PivotChart Wizard – Step 3 of 3.
Bước 5:
Sau khi chọn cỏc chức năng PivotChart Wizard – Step 3 of 3 xong, bấm Finish để tạo Pivot Table.
b. Chỉnh sửa Pivot Table
Sau khi tạo được một Pivot Table, bạn cú thể chỉnh sửa và thay đổi cỏc trường trờn hay cỏch thể hiển cỏc trường trờn Pivot Table đó tạo này.
Chỉnh sửa bằng hộp thoại.
Bước 1: Bấm chuột vào một ụ bất kỳ trong Pivot Table cần chỉnh sửa.
Bước 2: Từ Menu Bar vào Data\Pivot Table and PivotChart Report. Excel sẽ
chuyển thẳng vào hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard – Step 3 of 3, từ đõy bạn cú thể chỉnh sửa hay thay đổi cỏch thể hiện cỏc trường trong hộp thoại này, những thay đổi sẽ được ỏp dụng cho Pivot Table đó tạo ngay sau khi bấm Finish trong hộp thoại.
c. Tạo biểu đồ từ dữ liệu trong Pivot Table
Bước 1: Bấm chuột vào một ụ bất kỳ trong bảng tớnh cần tạo biểu đồ.