Bước 1: Bấm chuột vào biểu đồ để chọn biểu đồ đú.
Bước 2: Từ Menu Bar vào Chart\Source Data….hộp thoại Source Data xuất
hiện:
* Nhón Data Range
- Khung Data Range: hiển thị dữ liệu cũ tham gia vào lập nờn biểu đồ. Từ khung này bạn cú thể thờm hay bớt vựng dữ liệu tham gia vào để lập nờn biểu đồ, bằng cỏch bấm chuột trỏi vào khung Data Range và nhập lại cỏc địa chỉ ụ.
- Khung Series In: Cho phộp bạn thay đổi cỏch hiển thị dữ liệu theo dũng hay cột.
* Nhón Series:
- Khung Series: Hiển thị cỏc cột dữ liệu chứa số, cú hai nỳt Add và Remove cho phộp bạn thay đổi thờm hay bớt đi cột tham gia vào tớnh toỏn lập nờn biểu đồ.
- Khung Name: Cho phộp bạn thay đổi đầu của cột được chọn ở khung Series, và nội dung của ụ này sẽ hiển thị lờn khung chỳ thớch của biểu đồ.
- Khung Values: cho phộp bạn thay đổi khụi ụ (khối ụ này chứa số tham gia vào tớnh toỏn và lập nờn biểu đồ) của cột được chọn ở khung Series, bạn cú thể giới hạn lại cỏc ụ này.
- Category (X) Axis Labels: Cho phộp bạn thay đổi số thứ tự và chuỗi để hiển thị
lờn biểu đồ để biết cột này là nhón gỡ, bạn cú thể thay đổi để quyết định nhón nào được hiển thị lờn biểu đồ.
Bước 3: Bấm OK để chấp nhận những thay đổi. n. Thờm một số chi tiết vào biểu đồ
Bước 1: Bấm chọn biểu đồ cần thờm chi tiết.
Bước 2: Từ Menu Bar vào Chart\Char Options… Hộp thoại Char Options hiện
lờn màn hỡnh như sau:
Bước 3: Thay đổi cỏc chức năng xong, bấm OK để chấp nhận. o. Xoỏ biểu đồ
Ta cú cỏc bước để xoỏ biểu đồ như sau:
Bước 1: Bấm chọn biểu đồ.
Bước 2: Cú hai cỏch để xoỏ biểu đồ như sau:
- Bấm phớm Delete để xoỏ
- Bấm chuột phải vào nền ngoài của biểu đồ và chọn lệnh Clear để xoỏ.
5.11.10. Làm việc với hỡnh ảnh
Trước khi làm việc với thanh cụng cụ, bạn kiểm tra lại xem cú thanh cụng cụ
Drawing trờn màn hỡnh chưa? nếu chưa hóy bật thanh cụng cụ Drawing.
- Draw: Bấm lờn biểu tượng này, một Menu hiển thị, cỏc lệnh trong Menu này dựng để xử lý cỏc tuỳ chọn cho cỏc đối tượng hỡnh ảnh mà bạn đó tạo ra trờn trang bảng tớnh.
- Select Objects: Khi bấm vào biểu tượng này thỡ con trỏ trở thành cụng cụ để chọn đối tượng đồ họa.
- AutoShapes: Bấm vào nỳt này để bật Menu, trong menu hiện thị cỏc Menu con. Cỏc Menu con này chứa đựng cỏc hỡnh dạng vẽ cú sẵn:
+ Line: Dựng để vẽ một đường thẳng.
+ Arrow: Dựng để vẽ một đường thẳng cú mũi tờn và đầu mũi tờn xuất hiện ở điểm cuối của con chuột trong khi vẽ.
+ Rectangle: Dựng để vẽ một hỡnh chữ nhật, hỡnh vuụng. + Oval: Dựng để vẽ một hỡnh Elip hay hỡnh trũn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Text Box: Dựng để tạo khung chữ tự do, bạn cú thể đặt khung này bất kỳ nơi đõu trong bảng tớnh.
- Word Art: Bấm vào biểu tượng này để bật hộp thoại Word Art. Trong hộp thoại cú cỏc kiểu chữ cú sẵn, bạn cú thể chọn cho mỡnh một kiểu chữ thớch hợp để trang trớ cho bảng tớnh.
- Insert Diagram: Dựng để vẽ lưu đồ, bấm vào biểu tượng này để bật hộp thoại
Diagram Gallery, trong hộp thoại này hóy chọn một kiểu lưu đồ thớch hợp để đưa ra
bảng tớnh.
- Clip Art: Cho phộp bạn chốn hỡnh ảnh cú sẵn vào bảng tớnh. Bấm vào biểu tượng để bật thư viện chứa hỡnh ảnhđồ hoạ, bấm đụi vào hỡnh thớch hợp để đưa ra bảng tớnh.
- Insert Picture: Tương tự như biểu tượng Clip Art, nhưng ở đõy lấy hỡnh ảnh từ bất kỳ nơi nào trong mỏy tớnh của bạn vào bảng tớnh.
- Fill Color: Dựng để tụ màu cho đối tượng đồ hoạ, bấm vào biểu tượng để bật bảng màu, chọn một màu hay chọn màu bằng hiệu ứng khỏc trong bảng màu.
- Line Color: Cho phộp bạn tụ màu cho đối tượng là đường được tạo bởi cụng cụ vẽ, chẳng hạn như cỏc đường bao quanh. Bấm vào biểu tượng để bật bảng màu, chọn một màu hay chọn bằng hiệu ứng khỏc trong bảng màu.
- Font Color: Cho phộp tụ màu cho đối tượng dạng chữ. Bấm vào biểu tượng này để bật bảng màu, chọn một mày thớch hợp.
- Line Style: Biểu tượng này cho phộp bạn chọn kiểu và độ dày cho đối tượng vẽ
cỏc đường cong hay đường thẳng.
- Dash Style: Bấm vào biểu tượng này ta cú thể chọn cỏc kiểu đường gạch chấm cho đối tượng vẽ.
- ArRow Style: Biểu tượng này cho phộp bạn chọn cỏc kiểu mũi tờn cho đối tượng vẽ cỏc đường thẳng.
- Shadow Style: Biểu tượng này cho phộp bạn tạo ra búng đổ cho đối tượng vẽ. Bấm vào biểu tượng để bật danh sỏch cỏc kiểu búng đổ, chọn kiểu búng đổ trực tiếp hay tuỳ biến búng đổ bằng cỏch bấm vào Sharow Setting để điều chỉnh búng đổ.
- 3-D Style: Biểu tượng này cho phộp tạo dạng khụng gian 3 chiều cho đối tượng.
5.12. In ấn trong Excel
5.12.1. Thiết lập trang in
a. Định dạng trang giấy để in
Trước khi in bảng tớnh ra giấy, chỳng ta cần phải định dạng lại trang giấy.
Bước 1: Từ Menu Bar vào File\Page Setup…Hộp thoại Page Setup hiện lờn màn
- Khung Orientation: Khung này cho phộp bạn xỏc định hướng trang giấy để in dữ liệu. Cú hai chức năng cho bạn chọn như sau:
+ Chức năng Portrait: Cho phộp in dữ liệu ra theo chiều dọc của trang giấy. + Chức năng Landscape: Cho phộp in dữ liệu ra theo chiều ngang của trang giấy. - Khung Scaling: Khung này cho phộp bạn xỏc định tỷ lệ dữ liệu in ra giấy và thay đổi in ra khớt với chiều ngang hay chiều dọc của giấy. Cú cỏc chức năng cho bạn chọn như sau:
+ Chức năng Adjust to: cho phộp bạn thay đổi tỷ lệ của dữ liệu khi in ra giấy, giỏ trị này nằm trong khoảng từ 10% đến 400 %, mặc định là 100%.
+ Chức năng Fit to: Cho phộp bạn thay đổi vừa khớt theo chiều ngang của giấy. + Chức năng Wide by: cho phộp bạn thay đổi vừa khớt theo chiều dọc của trang giấy.
- Hộp Pager Size: Cho phộp bạn lựa chọn cỏc khổ giấy. Bấm vào mũi tờn hỡnh tam giỏc để bật danh sỏch cỏc khổ giấy và chọn một khổ giấy thớch hợp.
- Hộp Print Quality: Cho phộp bạn lựa chọn chất lượng in(chất lượng in cú nghĩa là số chấm điểm trờn một Inch, số này càng lớn thỡ khi in ra dữ liệu sẽ mịn hơn), bấm vào mũi tờn hỡnh tam giỏc để chọn số của chất lượng in. Thụng thường người ta chọn 600dpi.
- Hộp Fist Page Number: Cho phộp bạn chỉ định đỏnh số trang đầu tiờn cho bảng tớnh cú nhiều số trang.
- Bấm nỳt Print, Print Preview và Option để in bảng tớnh, xem bảng tớnh trước khi in và cỏc tuỳ chọn trong khi in.
Bước 2: Chọn lựa cỏc định dạng trong hộp thoại cho thớch hợp với từng tài liệu. Bước 3: Chọn xong bấm OK. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
b. Căn lề giấy cho trang in
Bước 1: Từ menu Bar vào File\Page Setup… hộp thoại Page Setup hiện lờn màn
- Hộp Top: Cho phộp bạn định khoảng cỏch từ mộp trờn của trang giấy đến nội dung dữ liệu cần in. trong Excel mặc định cho khoảng cỏch là 1 Inch.
- Hộp Header: Cho phộp bạn định khoảng cỏch của tiờu đề đầu trang. Trong Excel mặc định cho khoảng cỏch này là 0.5 Inch.
- Hộp Left: Cho phộp bạn định khoảng cỏch từ mộp trỏi của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. trong Excel mặc định cho khoảng cỏch này là 0.75 Inch.
- Hộp Right: Cho phộp bạn định khoảng cỏch từ mộp phải của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cỏch này là 0.75 Inch.
- Hộp Bottom: Cho phộp bạn định khoảng cỏch từ mộp dưới của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cỏch này là 1 Inch.
- Hộp Footer: Cho phộp bạn định khoảng cỏch của tiều đề cuối trang. Trong Excel mặc định cho khoảng cỏch này là 0.5 Inch.
- Chức năng Horizontally: Nếu bấm chọn chức năng này thỡ Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều ngang, ngược lại khụng chọn thỡ Excel sẽ in dữ liệu bờn trỏi tờ giấy.
- Chức năng Vertically: Nếu bấm chọn chức năng này thỡ Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều dọc, ngược lại khụng chọn thỡ Excel sẽ in dữ liệu bờn trỏi tờ giấy.
- Bấm nỳt Print, Print Preview và Option để in bảng tớnh, xem bảng tớnh trước khi in và cỏc tuỳ chọn trong khi in.
Bước 2: Điều chỉnh cỏc chức năng trong hộp thoại cho thớch hợp với từng tài liệu. Bước 3: Chọn xong bấm OK để ỏp dụng.
c. In cỏc tiờu đề đầu và cuối trang
Bước 1: Từ Menu Bar vào File\Page Setup…Hộp thoại Page Setup hiện lờn màn
- Khung Header và Footer: Excel đề nghị sử dụng mục cú sẵn dựng để làm tiờu đề đầu hay cuối trang. Bấm vào mũi tờn hỡnh tam giỏc để bật danh sỏch, chọn trong danh sỏch này một mục để dựng làm tiờu đề đầu hay cuối trang.
- Nỳt Custom Header: cho phộp bạn tạo tiờu đề đầu trang tuỳ ý. Bấm vào nỳt
Custom Header hộp thoại sau hiện lờn màn hỡnh như sau:
Cỏc biểu tượng trong hộp thoại: Biểu tượng Cụng dụng
Biểu tượng này dựng để định dạng Font chữ cho tiờu đề In số trang hiện hành
In tổng số trang của bảng tớnh Hiển thị ngày hiện hành Hiển thị giờ hiện hành
Hiển thị tờn ổ đĩa chứa tập tin bảng tớnh và tờn tập tin bảng tớnh đang sử dụng
Hiển thị tờn tập tin bảng tớnh đang sử dụng Hiển thị tờn bảng tớnh hiện hành
Cú tỏc dụng lấy hỡnh ảnh từ bờn ngoài vào
Cú tỏc dụng chỉnh sửa hỡnh ảnh được đưa vào ở bước trờn
- Khung Left Section: Khung này cho phộp bạn nhập dữ liệu bất kỳ (chữ, số…) và nú sẽ hiển thị nội dung trong khung này lờn gúc trờn bờn trỏi của trang giấy.
- Khung Center Section: Khung này cho phộp bạn nhập dữ liệu bất kỳ (chữ, số…) và nú sẽ hiển thị nội dung trong khung này lờn giữa trang giấy.
- Khung Right Section: Khung này cho phộp bạn nhập dữ liệu bất kỳ (chữ, số…) và nú sẽ hiển thị nội dung trong khung này lờn gúc trờn bờn phải của trang giấy.
- Nỳt Custom Footer: Tương tự nỳt Costom Header.
- Bấm cỏc nỳt Print Preview và Option để in bảng tớnh, xem bảng tớnh trước khi in và cỏc tuỳ chọn trong khi in.
Bước 2: Lựa chọn cỏc chức năng trong hộp thoại cho thớch hợp với từng tài liệu. Bước 3: Chọn xong bấm OK để ỏp dụng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
d. Chọn bảng tớnh trước khi in
Bước 1: Chọn bảng tớnh cần xem trước.
Bước 2: Chọn một trong những cỏch sau để thể hiện việc xem trước khi in bảng
tớnh.
- Từ Menu Bar vào File\Print Preview.
- Nhập vào biểu tượng Print Preview trờn thanh cụng cụ Standard. - Chọn nỳt Print Preview trong hộp thoại Print và Page Setup. Sau khi chọn lệnh Print Preview thỡ màn hỡnh cú dạng:
- Next: Bấm vào nỳt này để xem trang kế sau trang hiện hành. - Previous: Bấm vào nỳt này để xem trang kế trước trang hiện hành. - Zoom: Phúng to hay thu nhỏ trang in trờn màn hỡnh.
- Print: Dựng để in bảng tớnh ra giấy.
- Setup: Bấm vào nỳt này sẽ hiển thị hộp thoại Page Setup.
- Margins: Hiển thị cỏc đường kẻ của cỏc lề và cỏc cột để bạn chỉnh cỏc lề, chiều rộng cỏc cột bằng cỏch bấm chuột kộo rờ tại lề hay cỏc cột.
- Page Break Preview: Bấm vào nỳt này thỡ toàn bộ dữ liệu sẽ được phõn trang và hiển thị ở chế độ soạn thảo bỡnh thường. Để bỏ chế độ này: vào lại chế độ xem bảng tớnh trước khi in (Print Preview) và bấm vào nỳt Normal View.
- Close: Dựng màn hỡnh xem bảng tớnh trước khi in và trở về màn hỡnh trang bảng tớnh.
- Help: Hướng dẫn về cỏc nỳt lệnh trong màn hỡnh xem bảng tớnh trước khi in.
5.12.2. In bảng tớnh
a. In bảng tớnh ra giấy
Bước 1: Kớch hoạt bảng tớnh cần in.
Bước 2: Bật hộp thoại Print chọn một trong những bước sau:
- Từ menu Bar vào File\Print…
- In khụng định dạng: Bấm vào biểu tượng Print trờn thanh cụng cụ Standard - Bấm Ctrl +P
- Khung Printer: cú hai chức năng
- Hộp Name: cho phộp bạn lựa chọn mỏy in bảng tớnh ra giấy. Bấm vào mũi tờn hỡnh tam giỏc để bật danh sỏch cỏc loại mỏy in và chọn một loại mỏy in thớch hợp để in.
Nếu bạn chỉ cú một mỏy in và khi đó mặc định sẵn, thỡ khụng cần chọn trong mục này.
- Nỳt Properties: Nỳt này dựng để điều chỉnh cỏc thụng số cho mỏy in.
- Chức năng Print to File: Cho phộp bạn in dữ liệu vào một File khỏc. Khi chọn chức năng này và bấm OK thỡ xuất hiện hộp thoại Print to File, trong hộp thoại này bạn hóy đặt tờn và định vị nơi để lưu tập tin mới, chọn xong nhấn OK để in dữ liệu tập File mới.
- Khung Print Range: Cú cỏc chức năng sau:
- Chức năng All: Cho phộp bạn in tất cả cỏc trang cú trong bảng tớnh và bắt đầu từ trang đầu tiờn của bảng tớnh.
- Chức năng Pages: Cho phộp bạn in theo số trang được chỉ định sẵn trong hai hộp sau:
+ Hộp From: Chứa trang bắt đầu được in ra, bấm chuột vào hai mũi tờn trong hộp
From để xỏc định số trang đầu hoặc bạn chốn con trỏ văn bản vào hộp và nhập vào số
trang đầu từ bàn phớm. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Hộp To: Chứa trang bắt đầu được in ra, bấm chuột vào hai mũi tờn trong hộp To để xỏc định số trang cuối hoặc bạn chốn con trỏ văn bản vào hộp và nhập vào số trang cuối từ bàn phớm.
- Khung Print What: cú cỏc chức năng sau:
- Chức năng Selection: Cho phộp in theo khối đó chọn.
- Chức năng Active Sheet: Cho phộp in theo bảng tớnh đó chọn.
- Khung Copies: Cú cỏc thành phần sau:
- Hộp Number of Copies: Cú tỏc dụng in nhiều bảng như nhau. Bấm chuột vào hai mũi tờn trong hộp Number of Copies để xỏc định số bản in hoặc bạn chốn con trỏ văn bản vào hộp và nhập vào số bản in từ bàn phớm.
- Chức năng Collate: Chức năng này hỗ trợ cho việc in nhiều bản sao. Nếu bấm chọn chức năng này cú nghĩa là in toàn bộ dữ liệu trong bảng tớnh rồi mới lặp lại và in bản sao thứ nhất của tài liệu cũng từ trang đầu đến trang cuối, tiếp tục in cho cỏc bản sao tiếp theo. Ngược lại khụng chọn chức năng này thỡ Excel điều khiển in trang đầu tiờn của tài liệu với tất cả số bản sao của trang đầu, in xong trang đầu và bản sao của trang đầu rồi mới in tới trang thứ hai và số bản sao của trang thứ hai, tiếp tục đến trang thứ ba…
- Nỳt Preview: Cho phộp bạn xem bảng tớnh trước khi in.
Bước 3: Chọn cỏc chức năng trong hộp thoại xong, bấm OK để in bảng tớnh ra giấy, bấm Cancel để huỷ bỏ lệnh.
b. Thiết lập cỏc thụng số cho mỏy in
Bước 1: Từ hộp thoại Print bấm vào nỳt Properties hộp thoại chứa cỏc thụng số
mỏy in hiện lờn màn hỡnh như sau:
- Nhón Page Setup: trong nhón này cho phộp bạn chọn khổ giấy chứa nội dung in