Trước khi in bảng tớnh ra giấy, chỳng ta cần phải định dạng lại trang giấy.
Bước 1: Từ Menu Bar vào File\Page Setup…Hộp thoại Page Setup hiện lờn màn
- Khung Orientation: Khung này cho phộp bạn xỏc định hướng trang giấy để in dữ liệu. Cú hai chức năng cho bạn chọn như sau:
+ Chức năng Portrait: Cho phộp in dữ liệu ra theo chiều dọc của trang giấy. + Chức năng Landscape: Cho phộp in dữ liệu ra theo chiều ngang của trang giấy. - Khung Scaling: Khung này cho phộp bạn xỏc định tỷ lệ dữ liệu in ra giấy và thay đổi in ra khớt với chiều ngang hay chiều dọc của giấy. Cú cỏc chức năng cho bạn chọn như sau:
+ Chức năng Adjust to: cho phộp bạn thay đổi tỷ lệ của dữ liệu khi in ra giấy, giỏ trị này nằm trong khoảng từ 10% đến 400 %, mặc định là 100%.
+ Chức năng Fit to: Cho phộp bạn thay đổi vừa khớt theo chiều ngang của giấy. + Chức năng Wide by: cho phộp bạn thay đổi vừa khớt theo chiều dọc của trang giấy.
- Hộp Pager Size: Cho phộp bạn lựa chọn cỏc khổ giấy. Bấm vào mũi tờn hỡnh tam giỏc để bật danh sỏch cỏc khổ giấy và chọn một khổ giấy thớch hợp.
- Hộp Print Quality: Cho phộp bạn lựa chọn chất lượng in(chất lượng in cú nghĩa là số chấm điểm trờn một Inch, số này càng lớn thỡ khi in ra dữ liệu sẽ mịn hơn), bấm vào mũi tờn hỡnh tam giỏc để chọn số của chất lượng in. Thụng thường người ta chọn 600dpi.
- Hộp Fist Page Number: Cho phộp bạn chỉ định đỏnh số trang đầu tiờn cho bảng tớnh cú nhiều số trang.
- Bấm nỳt Print, Print Preview và Option để in bảng tớnh, xem bảng tớnh trước khi in và cỏc tuỳ chọn trong khi in.
Bước 2: Chọn lựa cỏc định dạng trong hộp thoại cho thớch hợp với từng tài liệu. Bước 3: Chọn xong bấm OK.