Lệnh Replace cho phộp bạn tỡm kiếm và thay thế dữ liệu cũ bằng dữ liệu mới trờn những dữ liệu: Số, chữ, cỏc dấu chấm cõu, cỏc ký tự đại diện hoặc cỏc toỏn tử…trong file của bạn.
- Đưa con trỏ vào bảng tớnh, bấm chọn một ụ trong bảng tớnh hoặc lựa chọn một vựng để giới hạn phạm vi cần tỡm kiếm và thay thế.
- Từ Menu Bar vào Edit\Replace…hoặc nhấn tổ hợp phớm Ctrl + H. Hộp thoại Find and Replace xuất hiện với những tuỳ chọn để bạn xỏc lập.
+ Find What: Để nhập dữ liệu cần tỡm kiếm. + Replace with: Dữ liệu mới dựng để thay thế.
+ Within: Cho phộp bạn tỡm dữ liệu trờn bảng tớnh hay số bảng tớnh.
+ Search: Cú hai chức năng: By Row tỡm theo dũng, By Columns tỡm theo cột. + Look in: cú 3 chức năng sau:
Formalas: chỉ định việc tỡm kiếm trờn thanh cụng thức. Values: Chỉ định việc tỡm kiếm cỏc giỏ trị.
Note: Chỉ định việc tỡm cỏc ghi chỳ trong ụ.
+ Match Case: Nếu chọn chức năng này thỡ việc tỡm kiếm phõn biệt chữ hoa và chữ thường.
+ Format: Dựng để định dạng cho dữ liệu nhập ở khung Find What và khung
Replace with.
+ Replace All: Để thực hiện tỡm kiếm và thay thế tất cả. + Replace: Để thực hiện tỡm kiếm và thay thế từng từ một. + Find All: Tỡm tất cả.
+ Find next: Tỡm từng mục một.
+ Options: Dựng để bật cỏc chức năng định dạng tỡm kiếm và thay thế. - Nhập dữ liệu cần tỡm kiếm và thay thế.
- Bấm Replace All hay Replace để thực hiện tỡm kiếm và thay thế. Từ hộp thoại này bạn cũng cú thể tỡm kiếm mà khụng thay thế dữ liệu mới hóy bấm Find All.
- Bấm Close để đúng hộp thoại.
5.7.6. Sao chộp định dạng văn bản
Excel cung cấp cho bạn tớnh năng Format Painter để cho phộp bạn sao chộp cỏc
định dạng từ ụ này đến ụ khỏc.
- Chọn ụ muốn sao chộp định dạng cho ụ khỏc.
- Bấm vào biểu tượng Format Painter trờn thanh cụng cụ Standard - Di chuyển con trỏ đến ụ cần sao chộp định dạng.
- Bấm vào một ụ để sao chộp định dạng hoặc quột qua những ụ cần sao chộp định dạng này.
5.7.7. Tạo chỳ thớch
Để tạo bảng chỳ thớch cho ụ bạn tiến hàng theo cỏc bước sau: - Chọn ụ cần tạo chỳ thớch.
- Để hiện bảng soạn thảo chỳ thớch, bạn cú thể thao tỏc với nhiều cỏch khỏc nhau:
+ Chọn Insert\Comment.
+ Trờn thanh cụng cụ Formula Auditing bấm vào biểu tượng New Comment.
+ Bấm chuột phải tạo ụ cần tạo chỳ thớch chọn lệnh Insert Comment
- Bật hộp thoại Font để định dạng nội dung chỳ thớch, chọn một trong cỏc cỏch sau:
+ Từ Menu Bar vào Format\Comment…
+ Bấm chọn biểu tượng Format Comment trờn thanh cụng cụ Picture.
+ Bấm chuột phải tại vị trớ bờn trong khung chỳ thớch lệnh Format Comment. - Di chuyển chuột đến viền của khung chỳ thớch khi nào thấy hỡnh mũi tờn bốn đầu xuất hiện thỡ bấm đỳp chuột để hiện hộp thoại Font.
5.7.8. Cụng cụ Formatting
Cụng cụ Formatting chứa cỏc tuỳ chọn cho phộp bạn cú thể định dạng font chữ hiển thị của mỡnh theo cỏch mà bạn muốn.
+ Font: Cho phộp bạn chọn Font chữ. + Font size: Cho phộp bạn chọn cỡ chữ. + Bold: Làm đậm chữ.
+ Italic: Tạo chữ nghiờng.
+ Underline: Tạo gạch dưới cho chữ. + Align Left: Căn trỏi.
+ Center: Căn giữa. + Align Right: Căn phải.
+ Merge and Center: Dựng để canh giữa dữ liệu trờn nhiều ụ. + Currency Style: Dựng để định dạng tiền tệ.
+ Percentage Style: Dựng để định dạng phần trăm. + Comma Style: Dựng dấy phảy để ngăn cỏch 3 số.
+ Increase Decimal: Dựng để tăng số sau dấu chấm thập phõn. Nghĩa là cho hiển thị nhiều số lẻ.
+ Decrease Decimal: Dựng để giảm số sau dấu chấm thập phõn. Nghĩa là cho hiển thị ớt số lẻ.
+ Increase Indent: Dựng để canh dữ liệu với lề trỏi bấm mỗi lần là một Tab. + Decrease Indent: Dựng để canh dữ liệu với lề phải bấm mỗi lần là một Tab. + Borders: Dựng để tạo đường viền cho khung bấm vào hỡnh tam giỏc để cú danh sỏch cỏc đường.
+ Fill Color (Brown): Dựng để tụ màu nền (ụ). + Font Color: Dựng để tụ màu chữ.
+ Format Cells: Dựng để bật hộp thoại Format Cells.
5.8. Bảo mật và che giấu dữ liệu
Tớnh năng này chỉ cú tỏc dụng khi bạn đó sử dụng lệnh Protection trờn Menu
Tools.
5.8.1. Chọn tớnh năng bảo mật và che giấu dữ liệu
- Chọn ụ, vựng cần bảo vệ.
- Chọn Menu\Format Cell… để gọi hộp thoại FormatCell và chọn nhón
+ Locked: Bật/tắt tớnh năng khoỏ dữ liệu. + Hidden: Bật/tắt tớnh năng che giấu dữ liệu. - Bấm OK để chấp nhận.
5.8.2. Thiết lập và bỏ chế độ bảo mật