+ Chọn Cell cần soạn thảo.
+ Soạn thảo trực tiếp tại Cell hiện hành hóy bấm đỳp vào Cell hiện hành đú hay bấm chuột vào thanh cụng thức để soạn thảo hoặc chọn Cell hiện hành và nhập dữ liệu vào, Excel tự động chốn dữ liệu đú tạo vị trớ Cell hiện hành.
b.Nhập dữ liệu vào từ bàn phớm
- Trong một Cell bạn cú thể nhập nhiều từ một cỏch liờn tục và bỡnh thường. Excel sẽ tự động che lấp cỏc Cell khỏc.
- Nhập một cõu quỏ dài muốn xuống hàng trong một Cell, hóy bấm tổ phớm
Alt+Enter để ngắt dũng trong một Cell.
- Để chuyển sang nhập dữ liệu cho Cell khỏc. Bấm chuột vào Cell muốn soạn thảo tiếp theo, nhấn phớm Enter để nhập Cell kế dưới, hay bấm cỏc mũi tờn để di chuyển qua lại lờn xuống.
c.
Chỉnh sửa nội dung của Cell
Để thay đổi hay chỉnh sửa nội dung trong một ụ nào đú, hóy chọn ụ cần chỉnh sửa và kớch kộp chuột vào ụ đú. Sử dụng cỏc phớm mũi tờn để di chuyển con trỏ qua lại, đến đỳng chỗ cần thay đổi.
Nếu khụng làm xuất hiện con trỏ trong ụ, khi bạn gừ nhập dữ liệu vào thỡ nội dung cũ bị mất hũan tũan và thay thế vào là nội dung mới.
Một cỏch khỏc là bạn chọn Cell cần chỉnh sửa nội dung bấm F2.
d. Xúa nội dung trong Cell
- Chọn một hoặc nhiều Cell cần xúa.
- Nhấn phớm Delete trờn bàn phớm để xúa tất cả nội dung trong những Cell được chọn.
e. Thay đổi nội dung Cell
- Chọn Cell cần thay đổi.
- Kớch kộp chuột vào ụ cần thay đổi để chốn con trỏ văn bản, dựng cỏc phớm mũi tờn để di chuyển con trỏ văn bản đến nơi cần thay đổi trong ụ.
- Nhập thờm hay nhấn Delete để xúa ký tự đứng sau con trỏ văn bản, nhấn phớm
BackSpace cú hỡnh mũi tờn nằm trờn phớm Enter để xúa ký tự đứng trước con trỏ văn
bản.
- Thay đổi tũan bộ nội dung của Cell bằng một nội dung mới, bụi đen tũan bộ nội dung của Cell đú và nhập nội dung khỏc, tự động nội dung cũ sẽ bị xúa (Chỳ ý: khi cú con trỏ văn bản thỡ bụi đen mới được)
5.2.3. Sao chộp và di chuyển dữ liệu
a. Sao chộp dữ liệu* Sử dụng lệnh Copy * Sử dụng lệnh Copy
- Chọn (đỏnh dấu) một ụ hay một khối ụ cần sao chộp. - Thực hiện lệnh Copy, chọn một trong những cỏch sau: + Từ thanh Menu Bar vào Edit\Copy
+ Bấm vào biểu tượng Copy trờn thanh cụng cụ
+ Di chuyển chuột đến ụ hay khối ụ được chọn, bấm chuột phải chọn lệnh Copy. + Nhấn phớm tắt Ctrl+C.
Khi thực hiện lệnh Copy thỡ ụ hay khối ụ được chọn sẽ cú viền đen trắng chạy bao quanh.
* Sử dụng lệnh dỏn
- Di chuyển con trỏ (khung hỡnh chữ nhật cú viền đen đậm) đến nơi cần dỏn. - Thực hiện dỏn, chọn một trong những cỏch sau :
+ Từ thanh Menu Bar vào Edit\Paste.
+ Bấm vào biểu tượng Paste trờn thanh cụng cụ.
+ Di chuyển chuột đến ụ cần dỏn, bấm chuột phải chọn lệnh Paste. + Bấm phớm tắt Ctrl+V.
b. Di chuyển dữ liệu
* Sử dụng lệnh cắt (Cut)
- Chọn một ụ hay một khối cỏc ụ cần di chuyển.
- Thực hiện lệnh Cut, chọn một trong những cỏch sau : + Từ thanh Menu Bar vào Edit\Cut
+ Bấm chuột vào biểu tượng Cut trờn thanh cụng cụ.
+ Di chuyển chuột đến ụ hay khối ụ được chọn, bấm chuột phải để chọn lệnh Cut. + Nhấn phớm Ctrl + X
Khi thực hiện lệnh Cut thỡ ụ hay khối ụ được chọn cú viền đen trắng chạy xung quanh, đến khi bạn thực hiện dỏn thỡ nội dung trong ụ hay khối ụ gốc bị xúa đi.
Lệnh Copy và Cut sẽ khụng tỏc dụng với cỏch chọn từng ụ hay khối riờng lẻ.
c . Điền nội dung:* Sử dụng Fillhand * Sử dụng Fillhand
Điền dữ liệu tự động là bạn sao chộp những dữ liệu giống nhau hay sắp số thứ tự tăng dần. Điều này giỳp bạn ớt tốn thời gian hơn khi nhập một số lượng dữ liệu giống nhau, hay đỏnh số thứ tự cho hàng ngàn người.
- Nhập vào một số để kộo điền cỏc số tiếp theo.
- Di chuyển con trỏ đến chấm hỡnh vuụng nhỏ ở gúc dưới bờn phải của khung hỡnh chữ nhật đậm.
- Bấm chuột trỏi và kộo (xuống hay ngang) đến nơi cần thiết thả chuột ra.
- Lỳc này xuất hiện biểu tượng Fillhand di chuyển chuột đến biểu tượng, bấm vào mũi tờn để danh sỏch của biểu tượng điền hiện lờn màn hỡnh và chọn một kiểu điền thớch hợp.
Copy calls: Điền cỏc số như sau:
Fill series: Điền số thứ tự tăng dần
Chọn chức năng Fill Series để điền và sắp xếp số thứ tự tăng dần.
Chọn chức năng Copy Cells để điền tự động cỏc số giống nhau.
- Bạn cũng cú thể điền một nội dung khỏc tương tự như trờn. Chọn nội dung bất kỳ và đặt con trỏ ở vị trớ điểm hỡnh vuụng nhỏ ở gúc dưới bờn phải của khung chọn và kộo xuống hay kộo ngang, chọn một và điền dữ liệu thớch hợp.
d . Thay đổi trật tự cỏc vựng
Để thay đổi dũng thành cột thực hiện theo cỏc bước sau: - Chọn (đỏnh dấu) khối muốn chuyển dũng thành cột - Thực hiện lệnh Copy để sao chộp ra một vựng khỏc. - Di chuyển con trỏ đến nơi thớch hợp
- Từ thanh Menu Bar vào Edit\Paste Special
- Trong hộp thoại Paste Special chọn chức năng Transpose và bấm OK để thay đổi.
- Bật trong hộp thoại Paste Special từ Menu Edit và chọn chức năng Transpose và bấm OK.
5.2.4. Chốn ký tự đặc biệt vào bảng tớnh
Bấm chuột vào vị trớ muốn chốn ký tự
Từ Menu Bar vào Insert\Symbol… chọn Symbol.
Tại khung Font: bấm vào mũi tờn hỡnh tam giỏc để bật danh sỏch, từ danh sỏch này chọn một Font thớch hợp.
Bấm chọn một ký hiệu thớch hợp trong bảng cỏc ký hiệu, ký hiệu đú đổi màu.
Bấm Insert để đưa ký hiệu đú ra bảng tớnh. Bạn cũng cú thể đưa ký hiệu đú ra bằng cỏch bấm đụi ký hiệu đú.
5.3. Kiểu dữ liệu trong Excel
5.3.1. Kiểu chuỗi
Kiểu dữ liệu này bao gồm cỏc ký hiệu từ a đến z, từ A đến Z và cỏc phớm số trờn bàn phớm ngũai ra nú cũn cú một số cỏc ký hiệu trờn bàn phớm.
Dữ liệu loại chuỗi thường được dựng để mụ tả, giải thớch cỏc thành phần cho rừ ràng nú khụng dựng trong tớnh toỏn.
Nếu cỏc kiểu dữ liệu đuợc nhập vào khụng hợp lệ thỡ Excel tự động chuyển cỏc dữ liệu này thành dữ liệu loại chuỗi.
Dữ liệu loại chuỗi khi đứng trong cụng thức phải được rào trong cặp dấu ngoặc kộp (“”).
Mặc định của Excel là dữ liệu loại chuỗi canh trỏi
5.3.2. Kiểu số học
Kiểu dữ liệu này bao gồm cỏc phớm số từ 0 đến 9 và cỏc ký hiệu như: +, -, *, (), . , =, $, %.
Dữ liệu kiểu số mặc nhiờn được canh phải trong ụ, nếu độ dài của số lớn hơn độ rộng của ụ thỡ nú tự động chuyển sang hiển thị kiểu khoa học(số mũ) hoặc hiển thị trờn cỏc ụ ký tự (###), lỳc này bạn chỉ cần nới rộng ụ.
5.3.3. Kiểu ngày thỏng, thời gian
Kiểu dữ liệu ngày thỏng được thể hiện ngày thỏng năm giờ phỳt giõy hay thỏng ngày năm… cỏch thể hiện ngày thỏng tuỳ theo sự lựa chọn của chỳng ta.
a. Chọn cỏch thể hiện n gày thỏng
Chọn ụ cần thao tỏc.
Trong khung Category chọn chức năng Date
Bấm vào mũi tờn trong khung Locale, để hiện lờn danh sỏch và chọn Vietnamese ở cuối danh sỏch hay một kiểu khỏc.
Chọn kiểu hiển thị trong khung Type.
b. Chọn cỏch thể hiện giờ
Bấm vào chức năng Time trong khung Category và chọn tương tự như chọn ngày thỏng.
c. Một số dạng thể hiện
* Thể hiện của ngày thỏng m/d/yy
d-mmm-yy d-mmmm mmm-yy
* Thể hiện của giờ phỳt giõy h: mm AM/PM h: mm:ss AM/PM h: mm
h: mm:ss m/d/yy h:mm
5.3.4. Kiểu dữ liệu Formula
Kiểu dữ liệu dạng cụng thức bắt buộc đầu tiờn phải là dấu bằng (=), tiếp theo sau là cỏc hằng, biến, hàm và kết hợp với cỏc toỏn tử(số học, logic, quan hệ).
Trong ụ cú kiểu dữ liệu dạng cụng thức, sau khi chuyển con trỏ qua ụ khỏc thỡ
Excel chỉ hiển thị kết quả tớnh toỏn cảu cụng thức chứ khụng hiển thị cụng thức.
5.3.5. Mảng trong Excel
Bạn cú thể sử dụng cụng thức mảng (Array formula) để thiết kế cụng thức vốn cho ra nhiều kết quả.
Cụng thức mảng làm việc với hai hoặc nhiều tập hợp giỏ trị khỏc nhau gọi là đối số của mảng, nú sẽ cho ra một hay nhiều kết quả khỏc nhau.
Nội dung của mảng cú thể chứa giỏ trị số, chuỗi, cỏc giỏ trị logic hoặc giỏ trị lỗi. - Giỏ trị số trong mảng bao gồm cỏc giỏ trị số nguyờn, số thập phõn hay số kỹ thuật. - Chuỗi trong mảng phải nằm trong cặp dấu nhỏy kộp.
- Giỏ trị logic là TRUE hoặc FALSE.
Trong mảng khụng cú những ký hiệu đặc biệt như %, $...
Mảng thể hiện theo nhiều cỏch khỏc nhau, vớ dụ: Một ma trận hàng thể hiện qua mảng như sau: (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9)
5.4. Tớnh toỏn trong bảng tớnh
5.4.1. Cỏc phộp toỏn đối với từng loại dữ liệu
a. Với dữ liệu chuỗi
Dữ liệu chuỗi cho phộp bạn thực hiện được trờn cỏc phộp toỏn quan hệ và phộp toỏn nối chuỗi.
* Toỏn tử quan hệ: = Bằng < Nhỏ hơn <= Nhỏ hơn hoặc bằng > Lớn hơn >= Lớn hơn hoặc bằng <> Khỏc nhau
Thực hiện phộp so sỏnh, kết quả sẽ là: Nếu đỳng cho ra giỏ trị TRUE, ngược lại sai cho ra giỏ trị FALSE.
Vớ dụ: So sỏnh sự lớn hơn giữa hai ký tự A và B Excel sẽ cho kết quả FALSE vỡ trong quỏ trỡnh so sỏnh Excel sẽ chuyển hai ký tự này sang dang ASCII trong đú A=55, B=56, do đú nếu ta đặt A>B là sai.
* Toỏn tử chuỗi
& Nối chuỗi:
Vớ dụ: Trong ụ B4 nhập: Cộng, B5 nhập: hoà, B6 nhập: Xó, B7 nhập: Hội
Bấm chọn ụ C4 trờn thanh cụng thức nhập: = B4&B5&B6&B7 và bấm Enter ta được kết quả như sau: CộnghũaXóHội
b. Với dữ liệu số học
Dữ liệu cho phộp bạn thực hiện được trờn cỏc phộp toỏn: Toỏn học, Logic và quan hệ. * Toỏn tử số học cú cỏc ký hiệu: + Phộp cộng - Phộp trừ * Phộp nhõn / Phộp chia % Phần trăm ^ Số mũ Vớ dụ:
Trờn thanh cụng thức ta nhập: = 7+4 thỡ cú kết quả là 11. Cũn nếu ta nhập =2^3 thỡ ta sẽ cú kết quả là : 8
* Toỏn tử logic cú cỏc ký hiệu (trả về giỏ trị là TRUE và FALSE):
Số 0 mang giỏ trị TRUE và cỏc số khỏc 0 mang giỏ trị False. Tại ụ A5 bạn nhập 0, ụ A6 bạn nhập 1. Tại ụ B5 bạn gừ cụng thức: NOT(A5) rồi ấn Enter bạn kộo Fillhand cho ụ cũn lại, kết quả:
1 FALSE
0 TRUE
* Toỏn tử AND: và
Bạn nhập lại giỏ trị vào ụ B5 là 1, ụ B6 là 1, di chuyển tới ụ C5 và gừ vào cụng thức =IF(AND(A5=1,B5=1),TRUE,FALSE), sau đú bạn bấm Enter, rồi kộo Fillhand cho ụ cũn lại, kết quả:
1 1 TRUE
1 0 FALSE
* Toỏn tử OR
Với bảng dữ liệu như hai vớ dụ trờn, bạn di chuyển chuột tới ụ C5 và nhập lại cụng thức sau: =IF(OR(A5=1,B5=1,TRUE,FALSE), nhập xong nhấn Enter, ta được kết quả như sau:
1 1 TRUE
1 0 TRUE
* Toỏn tử quan hệ cú cỏc ký hiệu:
= Bằng < Nhỏ hơn. <= Nhỏ hơn hoặc bằng > Lớn hơn >= Lớn hơn hoặc bằng <> Khỏc nhau
* Độ ưu tiờn của cỏc toỏn tử.
Trong cụng thức toỏn tử nào cú độ ưu tiờn cao, được thực hiện trước. Cỏc toỏn tử cú độ ưu tiờn bằng nhau, Excel tự động thực hiện từ trỏi qua phải.
Toỏn tử Độ ưu tiờn
() 1(cao nhất) ^ 2 * và / 3 + và - 4 =, <, <=, >, >=, <> và NOT, AND, OR 5(thấp nhất) 5.4.2. Cụng thức trong Excel
Một cụng thức luụn cú dạng tổng quỏt như sau:
=<Cụng thức>
Loại cụng thức này gồm cỏc toỏn tử và toỏn hạng Vớ dụ: = 22 +2*15
= (8+9)/3
- Cụng thức chỉ cú cỏc địa chỉ ụ
Loại cụng thức này gồm cỏc toỏn tử và cỏc địa chỉ ụ hoặc địa chỉ cỏc vựng Vớ dụ: = A1+A2-A3
= B1: A2+C1
- Cụng thức vừa cú địa chỉ ụ vừa cú số.
Loại cụng thức này gồm cỏc toỏn tử, cỏc địa chỉ ụ hoặc địa chỉ cỏc vựng và cỏc con số.
Vớ dụ: = (B1+A2)*2+8
- Cụng thức chỉ cú cỏc hàm
Loại cụng thức này sử dụng cỏc hàm trong Excel Vớ dụ: = MAX(B1:B2)
- Cụng thức tổng quỏt
Thành phần của cỏc loại cụng thức này bao gồm cỏc hàm, cỏc phộp toỏn, số, ký tự, ụ địa chỉ.
5.4.3 Địa chỉ ụ
a. Địa chỉ tương đối
Ta gọi A1 là địa chỉ tương đối của ụ A1, A1:B3 là địa chỉ tương đối của vựng dữ liệu từ ụ A1 đến ụ A3. Được sử dụng khi chỳng ta tham chiếu tới một ụ hay một vựng dữ liệu nào đú. Khi ta kộo Fillhand cho cỏc ụ khỏc địa chỉ sẽ thay đổi chỉ số hàng cột theo.
b. Địa chỉ tuyệt đối
Cú dạng: $Cột$Dũng
Là loại địa chỉ khi đứng trong cụng thức tớnh toỏn, sao chộp cụng thức đi nơi khỏc, nú khụng thay đổi địa chỉ.
Vớ dụ: ta cú bảng tớnh sau nhưng nhập cụng thức cho ụ D1 là: =$B&1, thỡ khi Copy cụng thức đến bất kỳ ụ nào trong bảng tớnh, địa chỉ này khụng thay đổi và cho kết quả luụn giống nhau.
c. Địa chỉ hỗn hợp
Địa chỉ hỗn hợp cú hai loại:
Loại 1: Địa chỉ tuyệt đối cột, tương đối dũng, cú dạng: $Cột Dũng
Là loại địa chỉ mà khi ta đứng trong cụng thức tớnh toỏn sao chộp cụng thức đi nơi khỏc nú khụng bị thay đổi địa chỉ cột mà chỉ thay đổi địa chỉ dũng.
Loại 2: Địa chỉ tương đối cột, tuyệt đối dũng, cú dạng: Cột$Dũng
Là loại địa chỉ mà khi ta đứng trong cụng thức tớnh toỏn, sao chộp cụng thức đi nơi khỏc nú khụng bị thay đổi địa chỉ dũng mà chỉ thay đổi địa chỉ cột.
5.4.4. Gắn tờn cho ụ hay khối ụ
Để đặt tờn cho ụ hay khối ụ thực hiện theo cỏch sau: - Đỏnh dấu ụ hay khối ụ cần đặt tờn.
- Bấm chuột vào khung Name Box trờn thanh cụng thức. - Nhập tờn cho ụ hay khối ụ
- Đặt tờn xong, nhấn Enter để chấp nhận.
Vớ dụ: Đỏnh dấu khối ụ từ A1 đến C5, bấm chuột vào khung Name Box và nhập tờn: ABC, sau đú nhấn Enter.
Bạn cú thể truy cập địa chỉ của khối ụ từ A1 đến C5 bằng tờn thay thế của nú là
ABC.
5.5. Định dạng bảng tớnh
Nội dung dữ liệu luụn phải chung thực chớnh xỏc, đõy là vấn đề đầu tiờn khi làm việc với cơ sở dữ liệu nhưng nú cũng khụng thể thiếu đi cỏch trỡnh bày cỏch thể hiện chỳng. Chỳng ta sẽ bắt gặp những mẫu văn bản, chứng từ được quy định nghiờm ngặt về mặt bố cục, việc đưa ra những quy phạm đú để đảm bảo tớnh truyền thống về cỏch trỡnh bày cơ sở dữ liệu. Excel sẽ cung cấp cho chỳng ta những cụng cụ hữu dụng để bạn cú thể định dạng bất cứ loại văn bản nào.
5.5.1. Thao tỏc với cột
a. Điều chỉnh bằng chuột
- Di chuyển chuột đến hàng chứa cỏc chữ A,B…(hàng trờn cựng của cửa sổ bảng tớnh và nằm dưới thanh cụng thức).
- Khi thấy xuất hiện dấu mũi tờn hai đầu, bấm chuột trỏi và rờ qua phải để tăng kớch thước cột hoặc rờ qua trỏi để giảm kớch thước cột. Khi đạt độ rộng vừa ý thỡ thả chuột ra. Trong khi rờ chuột, giỏ trị độ rộng cột xuất hiện ở phớa trờn với khung màu vàng.