II. HIỆN TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NGOẠI HỐI TẠ
2.4.Quy trình giao dịch và kiểm soát
2. Quy chế hoạt động KDNH tại Techcombank
2.4.Quy trình giao dịch và kiểm soát
Sơ đồ quy trình giao dịch: xem Phụ lục. Các khái niệm trên sơ đồ:
- Khách hàng (Customer):
- Các tổ chức tín dụng, tài chính - Các tổ chức kinh tế
- Các thể nhân
- Các phòng nghiệp vụ khách hàng thuộc Hội sở - Các Chi nhánh Techcombank
- Chuyên viên giao dịch (Dealer):
- Chuyên viên giao dịch tiền tệ và ngoại hối - Chuyên viên thanh khoản
- Chuyên viên giao dịch nội bộ - Chuyên viên kiểm soát rủi ro (Risk officer):
- Chuyên viên của bộ phận Quản trị và Kiểm soát rủi ro, có nhiệm vụ kiểm soát hoạt động giao dịch theo các quy định và hạn mức đã đƣợc Ban Tổng giám đốc phê duyệt
- Chuyên viên kiểm soát rủi ro sẽ kiểm tra trƣớc và sau quá trình giao dịch
- Chuyên viên kiểm soát sau (Back officer): - Kiểm soát về phần thanh toán - Xác nhận giao dịch
- Thực hiện và theo dõi việc thanh toán - Hạch toán
- Ngƣời đƣợc uỷ quyền phê duyệt (Authorizer): - Ban Tổng Giám đốc
- Giám đốc/ Phó Giám đốc Treasury hoặc Trƣởng phòng Dealing room theo mức uỷ quyền của Ban Tổng Giám đốc
- Phiếu giao dịch (Deal slip):
Là chứng từ luân chuyển nội bộ, xác nhận nội dung giao dịch và việc kiểm soát giao dịch tiền tệ ngoại hối
Quy trình giao dịch chia làm hai phần chính theo thời gian:
- Đàm phán giao dịch (Conversation – front): chủ yếu diễn ra giữa Khách hàng và Chuyên viên giao dịch với sự hỗ trợ của Chuyên viên kiểm soát rủi ro nhằm hạn chế đƣợc những rủi ro đơn giản nhất và trong một thời gian ngắn nhất có thể đạt đƣợc thoả thuận giữa Khách hàng với Chuyên viên giao dịch
- Xác nhận giao dịch (Confirm – back): quá trình kiểm soát tham gia của Chuyên viên kiểm soát rủi ro và Chuyên viên kiểm soát sau nhằm hạn chế tối đa rủi ro tác nghiệp và ghi nhận sơ bộ kết quả giao dịch giúp cho Ngƣời đƣợc uỷ quyền phê duyệt có thể thay mặt Techcombank xác nhận giao dịch với Khách hàng bằng văn bản.
Tên khối Đối tượng Diễn giải giao dịch
Order Khách hàng và Chuyên viên giao dịch
Khách hàng có yêu cầu trao đổi với Chuyên viên giao dịch
Contract 1 Chuyên viên giao dịch và Khách hàng
Chuyên viên giao dịch căn cứ vào các hạn mức giao dịch của mình và các quy định của Techcombank, xác định sơ bộ thoả thuận giao dịch với Khách hàng, đáp ứng đƣợc yêu cầu Khách hàng
Check 1 Chuyên viên kiểm soát rủi ro kiểm tra Contract 1
Trao đổi trực tiếp hoặc qua màn hình với Chuyên viên giao dịch xác định đƣợc các trạng thái đƣợc phép:
- Hạn mức tỉ giá/ lãi suất - Hạn mức Khách hàng Contract 2 Chuyên viên giao
dịch và Khách hàng
Hợp đồng đƣợc xác lập thông qua trao đổi
Check 2 Chuyên viên kiểm soát rủi ro
Kiểm tra thoả thuận với Khách hàng của Chuyên viên giao dịch: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Hạn mức giao dịch của Dealer - Hạn mức tỉ giá/ lãi suất
- Hạn mức cho Khách hàng
- Ngày hiệu lực không phải là ngày lễ, ngày nghỉ
- Hiệu quả dự kiến Check 3 Chuyên viên kiểm
soát sau kiểm tra Contract 2
Kiểm tra:
- Cut-off time (thời điểm kết thúc giao dịch) của đồng tiền giao dịch
- Các chỉ dẫn thanh toán Check 4 Ngƣời đƣợc uỷ
quyền phê duyệt
Kiểm tra toàn bộ các thông số trên Deal slip đƣợc điền toàn bộ
Sign 1 Ngƣời đƣợc uỷ quyền phê duyệt
Ký xác nhận giao dịch
Contract 4 Chuyên viên kiểm soát sau
Hợp đồng giao dịch đã có chữ kí của Techcombank, chƣa có chữ kí của Khách hàng Sign 2 Khách hàng và
Chuyên viên kiểm soát sau
Khách hàng kí hợp đồng giao dịch sau khi Chuyên viên kiểm soát sau chuyển cho
Check 5 Chuyên viên kiểm soát sau và Khách hàng
Kiểm tra lại hợp đồng sau khi Khách hàng chuyển trả lại
Thời gian kiểm tra đƣợc xác định trung bình trong một giao dịch thƣờng là: - Chuyên viên kiểm soát rủi ro: 3 phút
- Chuyên viên kiểm soát sau: 3 phút - Ngƣời đƣợc uỷ quyền: 2 phút