- Tiếp nhận hồ sơ: Đây là bước đầu tiên rất quan trọng trong quy trình tuyển chọn, cho nên công ty không nên lơ là, làm cho có. Nếu làm qua loa, chỉ căn cứ vào thông tin có trong bộ hồ sơ thì có thể dẫn đến thông tin ứng viên thiếu chính xác. Để đảm bảo chính xác thông tin công ty nên thẩm tra thông tin bằng cách kết hợp bước tiếp nhận hồ sơ với việc phỏng vấn sơ bộ. Mục đích của việc này giúp cho chuyên viên tuyển chọn kiểm tra được tính trung thực của ứng viên và độ chính xác của bộ hồ sơ và giúp cho quá trình sàng lọc được nhanh hơn.
Trong quá trình thu nhận hồ sơ công ty nên phân loại hồ sơ và ghi chép chi tiết vào sổ để thuận tiện cho việc sàng lọc hồ sơ. Mỗi bộ hồ sơ gồm có:
+ Đơn xin ứng tuyển: Do công ty biên soạn và các ứng viên tự điền vào. Bao gồm các thông tin về trình độ học vấn, các thành tích đã đạt được trước đây, những điểm mạnh và những điểm yếu của từng ứng viên. Và các biểu mẫu này phải khác nhau cho từng vị trí ứng tuyển, nhằm khai thác hết năng lực của ứng viên.
+ Các văn bằng chứng chỉ liên quan.
+ Sơ yếu lý lịch: Tóm tắt lý lịch, hoàn cảnh cá nhân và gia đình. Ngoài ra sau khi kiểm tra phỏng vấn và khám bệnh sẽ bổ sung thêm vào hồ sơ bảng kết quả phỏng vấn, sở thích, năng khiếu, tri thứ, tìm hiểu về tính cách,... và kết quả khám sức khỏe của ứng viên.
- Sàng lọc hồ sơ: Nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu về ứng viên bao gồm: Học vấn, kinh nghiệm, quá trình công tác; Khả năng tri thức, mức độ tinh thần; Sức khoẻ; Trình độ tay nghề; Tính tình, đạo đức, tình cảm, nguyện vọng.
Trong giai đoạn này có thể loại bớt một số ứng viên không thích hợp với công việc, không cần phải làm tiếp các thủ tục khác trong tuyển dụng. Và việc sàng lọc phải đảm bảo rõ ràng, cụ thể và công ty nên xây dựng các tiêu chí khác nha để đánh giá cho từng vị trí cụ thể, nhằm đảm bảo tính công bằng cho các ứng viên.