Hiện tại, công tác tuyển dụng nhân lực của công ty được phòng Hành chính – Nhân sự đảm nhiệm. Công tác tuyển dụng là một trong những nhiệm vụ quan trọng cần thực hiện của phòng, tuy nhiên, do số lượng nhân sự trong phòng ban còn ít, mà khối lượng công việc của phòng Hành chính – Nhân sự tương đối lớn nên chưa phân công được nhân viên chuyên trách về tuyển dụng. Khi có các đợt tuyển dụng thì trong phòng cân đối công việc và triển khai, chủ yếu là trưởng phòng Nhân sự đứng ra đảm nhiệm công tác tuyển dụng. Các nhân sự trong phòng ban thực hiện tuyển dụng song song với các công việc về nghiệp vụ chuyên môn khác, do đó chất lượng công tác tuyển dụng cũng chưa thực sự đạt được hiệu quả tối đa.
Phòng Hành chính – Nhân sự của công ty Cổ phần Đầu tư Phi Nam gồm có 3 người, sau đâu là bảng cơ cấu phòng Hành chính – Nhân sự
Bảng 4.4: Cơ cấu nhân sự phòng Hành chính – Nhân sự của công ty Cổ phần Đầu tƣ Phi Nam
(Đơn vị: Người)
STT Vị trí Trình độ Số
lƣợng Kinh nghiệm
1 Trưởng phòng Cử nhân Đại học 1 4 năm
2 Phó phòng Cao đẳng 1 2,5 năm
3 Nhân viên Trung cấp 1 1 – 2 năm
(Nguồn: Tổng hợp từ Phòng Hành chính – Nhân sự)
Qua bảng trên, ta có thể thấy trình độ và kinh nghiệm làm việc của phòng Hành chính – Nhân sự khá cao đều tốt nghiệp tử trung cấp trở lên, riêng trưởng phòng có trình độ cao nhất là cử nhân Đại học. Đây là tiền đề rất lớn trong việc giải quyết các nghiệp vụ chuyên môn. Các cán bộ nhân viên trong phòng hầu hết là những cán bộ trẻ tuổi, năng động, nhiệt tình và đam mê công việc, họ được đào tạo bài bản, đa số được làm việc đúng chuyên ngành đào tạo trong các trường Đại học. Bên cạnh đó, nhân viên nhân sự cũng
38
đã có kinh nghiệm trong công tác tuyển dụng ít nhất là 1 năm. Đặc biệt, Trưởng phòng đã có 4 kinh nghiệm trong công tác nhân sự, nên có thể điều hành và dẫn dắt đội ngũ nhân viên của mình hoàn thành tốt các công tác liên quan.
Là một công ty có quy mô vừa và hoạt động trong lĩnh vực đầu tư địa ốc và bất động sản, Phi Nam Land luôn chú trọng đến yếu tố con người và trong các thành tựu của công ty đã đạt được luôn có công sức của các nhân viên và ban lãnh đạo cùng hợp sức thực hiện vì vậy tuyển dụng nhân sự luôn được công ty chú trọng. Ngoài việc tuyển dụng các nhân viên chính thức công ty còn tiến hành tuyển các cộng tác viên bên ngoài.
Căn cứ vào mục tiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty, hàng năm Công ty thực hiện công tác hoạch định nhân lực, tính toán định biên để đáp ứng yêu cầu đặt ra. Nhu cầu tuyển dụng được xác định thông qua kế hoạch định biên nhân sự và nhân sự thực tế tại thời điểm lập kế hoạch nhân sự cho công ty. Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phi Nam việc xác định nhu cầu nhân lực chính là khi các bộ phận có yêu cầu về nhân lực, họ sẽ gửi phiếu yêu cầu về nhân lực lên phòng Hành chính – Nhân sự. Để xác định được nhu cầu tuyển dụng một cách hiệu quả cần thực hiện phân tích công việc. Hoạt động phân tích công việc có liên quan và là cơ sở cho tất cả các hoạt động quản trị nhân lực khác.
Đối với công tác tuyển dụng, phân tích công việc mà cụ thể là bản mô tả công việc chính là căn cứ cơ bản để thực hiện công tác tuyển dụng: sử dụng trong việc đăng tuyển, đưa ra yêu cầu đối với người thực hiện công việc thuận lợi cho cả ứng viên và người đánh giá.
Tuy nhiên, công tác phân tích công việc ở Công ty Cổ phần Đầu tư Phi Nam chỉ dừng lại ở việc trưởng các bộ phận phân tích, tổng hợp và nhân viên thực hiện theo, chưa được sự thống nhất từ bộ phận quản lý. Công tác phân tích công việc chưa thực sự bài bản và chưa có cơ sở chính xác để phục vụ cho công tác tuyển dụng.
a) Về công tác tổ chức, nhân sự:
- Xây dựng tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty theo quy định của Nhà nước, phù hợp với tình hình phát triển chung của doanh nghiệp;
39
- Quản lý nhân sự toàn Công ty, sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ, công nhân viên phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng bộ phận.
- Xây dựng quy hoạch phát triển nhân lực toàn Công ty. - Quản lý thực hiện công tác tuyển dụng.
- Xây dựng, quản lý và thực hiện đánh giá lao động.
- Xây dựng, quản lý, thực hiện chế độ tiền lương, thu nhập, các chính sách, cơ chế, đòn bẩy, khuyến khích thu hút lao động.
- Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, phòng, ban.
- Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ Bảo hiểm xã hội của cán bộ, viên chức và hợp đồng lao động.
- Thực hiện chế độ chính sách cho người lao động như Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, độc hại, nghỉ ốm, thai sản và phụ cấp khác theo qui định của Nhà nước. Thống kê và báo cáo về công tác tổ chức nhân sự theo định kỳ và đột xuất.
b) Công tác hành chính, tổng hợp:
- Xây dựng chương trình, lập kế hoạch công tác của cơ quan theo từng giai đoạn: tháng, quý, năm.
- Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu. Soạn thảo, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trữ. Chỉ đạo nghiệp vụ hành chính, văn thư lưu trữ đối với cán bộ làm công tác văn thư, văn phòng các đơn vị trực thuộc.
- Thẩm định thể thức văn bản của các đơn vị soạn thảo trước khi trình lãnh đạo ký.
- Điều hành và quản lý phương tiện đi lại phục vụ các hoạt động của cơ quan.
c) Công tác thi đua, khen thƣởng:
- Thực hiện và quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể và cá nhân theo quy định hiện hành.
- Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực hiện tốt công tác thi đua, khen thưởng cho từng giai đoạn.
40
* Tiền lƣơng và phụ cấp đối với nhân viên chính thức:
Bảng 4.5: Lƣơng cơ bản và tiền phụ cấp đối với nhân viên chính thức tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ Phi Nam
(Đơn vị: VNĐ) Nhân viên chính thức Lương cơ bản 5,000,000 Phụ cấp Xăng xe 150,000 Card ĐT 150,000 Chuyên cần 200,000 Bán hàng 500,000 Tổng 6,000,000 (Nguồn : Tổng hợp từ Phòng Hành chính - Nhân sự)
Thu nhập bình quân của nhân viên công ty đạt 6.000.000 đồng/người/tháng. Đây là mức thu nhập khá, đảm bảo cho nhân viên công ty có một cuộc sống ổn định. Ngoài ra, Công ty còn có các biện pháp khuyến khích bằng vật chất khác nhằm tạo sự yêu nghề, gắn bó với nghề để nâng cao chất lượng lao động.
* Tiền hoa hồng khi bán đƣợc sản phẩm:
Đối với nhân viên kinh doanh sẽ được hưởng hoa hồng trong các trường hợp sau:
+ Lô thường khoảng 20 – 25 triệu/lô. + Lô góc từ 40 – 45 triệu/lô.
4.2.2.2 Xác định nhu cầu tuyển dụng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phi Nam
Căn cứ vào mục tiêu, kế hoạch kinh doanh của Công ty, hàng năm Công ty thực hiện công tác hoạch định nhân lực, tính toán định biên và thực hiện điều chuyển nhân viên trong nội bộ các phòng, các phân xưởng vận hành để đáp ứng yêu cầu đặt ra.
Nhu cầu tuyển dụng được xác định thông qua kế hoạch định biên nhân sự và nhân sự thực tế tại thời điểm lập kế hoạch nhân sự cho công ty.
41
Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phi Nam việc xác định nhu cầu nhân lực chính là khi các bộ phận có yêu cầu về nhân lực, họ sẽ gửi phiếu yêu cầu về nhân lực lên phòng Hành chính – Nhân sự. Để xác định được nhu cầu tuyển dụng một cách hiệu quả cần thực hiện phân tích công việc. Hoạt động phân tích công việc có liên quan và là cơ sở cho tất cả các hoạt động quản trị nhân lực khác.
Đối với công tác tuyển dụng, phân tích công việc mà cụ thể là bản mô tả công việc chính là căn cứ cơ bản để thực hiện công tác tuyển dụng: sử dụng trong việc đăng tuyển, đưa ra yêu cầu đối với người thực hiện công việc thuận lợi cho cả ứng viên và người đánh giá.
Tuy nhiên, công tác phân tích công việc ở Công ty Cổ phần Đầu tư Phi Nam chỉ dừng lại ở việc trưởng các bộ phận phân tích, tổng hợp và nhân viên thực hiện theo. Công tác phân tích công việc chưa thực sự bài bản và chưa có cơ sở chính xác để phục vụ cho công tác tuyển dụng.
Bảng 4.6: Nhu cầu tuyển dung nhân lực của Công ty Cổ phần Đầu tƣ Phi Nam trong giai đoạn 2017 – 2019
Chỉ tiêu
Năm
2017 2018 2019
Số NV % Số NV % Số NV % I.Tổng số nhân viên công ty 20 100 52 100 121 100
II. Nhu cầu tuyển dụng 35 100 55 100 50 100
1. Theo tính chất công việc
+ Trực tiếp 20 57,1 29 57,7 30 60
+ Gián tiếp 15 42,9 26 47,3 20 40
2. Theo giới tính
+ Nam 19 54,3 33 60 28 56
+ Nữ 16 45,7 22 40 22 44
3. Theo trình độ chuyên môn
42
+ Cao đẳng 9 25,7 15 27,3 11 22
+ THPT 18 51,4 30 54,5 32 64
4. Theo vị trí công việc
+ Quản lý dự án 6 17,1 10 18,2 10 20
+ Nhân viên kinh doanh 24 68,6 39 71 35 70
+ Hành chính nhân sự 1 2,9 2 3,6 1 2
+ Kế toán 1 2,9 1 1,8 2 4
+ Pháp lý 1 2,9 1 1,8 1 2
+ Marketing 2 5,6 2 3,6 1 2
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ phòng Hành chính – Nhân sự)
* Nhận xét:
Qua bảng nhu cầu tuyển dụng nhân lực của Công ty Cổ phần Đầu tư Phi Nam tác giả nhận thấy nhu cầu tuyển dụng nhân lực của công ty có chiều hướng tăng lên hàng năm. Cụ thể vào năm 2018 nhu cầu tuyển dụng tăng 20 nhân viên so với năm 2017. Đến năm 2019, do nhân lực của công ty dần ổn định nên có xu hướng giảm nhẹ, nhu cầu tuyển dụng giảm 5 nhân viên so với năm 2018.
Theo tính chất công việc, nguồn lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng cao hơn so với nguồn lao động gián tiếp. Cụ thể qua các năm nguồn lao động trực tiếp chiếm 57,1% - 57,7% – 60%, nguồn lao động gián tiếp chiếm 42,9% - 47,3% - 40%. Do tính đặc thù của công việc phải ra ngoài thị trường khảo sát khách hàng, bán sản phẩm nên nguồn lao động gián tiếp chiếm một tỷ lệ không nhỏ hơn nhiều so với nguồn lao động trực tiếp.
Do đặc thù của công ty là làm về Bất Động Sản nên yêu cầu công việc chủ yếu liên quan đến xây dựng, giám sát dự án, công trình, bán sản phẩm,... Do vậy nhu cầu tuyển dụng nhân lực của công ty đại đa số là nam giới. Cụ thể nhu cầu nhân lực nam chiếm tỷ lệ qua các năm như sau 54,3% – 60% - 56%, điều này hoàn toàn phù hợp với nhu cầu phát triển, định hướng kinh doanh của công ty.
43
Yêu cầu về trình độ chuyên môn: số lượng nhu cầu tuyển nhân lực trình độ THPT chiếm đa số liên tiếp các năm mặc dù tăng không đáng kể từ 51,4% năm 2017, đến năm 2018 tăng 3,1% so với năm 2017 và đến năm 2019 tăng 10,1% so với năm 2018. Đây là nguồn tuyển dụng nhân lực chính của công ty. Mặt khác, số người có trình độ đại học, cao đẳng cũng chiếm tỷ lệ không nhỏ năm 2017 chiếm 48,6% so với tổng nhu cầu tuyển dụng là 35 người , đến năm 2018 chiếm 45,5% so với tổng nhu cầu tuyển dụng là 55 người, đến năm 2019 chiếm 36% so với tổng nhu cầu tuyển dụng 50 người. Mặc dù năm 2019 số lương nhân sự có trình độ đại học, cao đẳng chiếm tỉ lệ ít hơn so với các năm trước giảm nhưng điều đó chứng tỏ công ty đã có một đội ngũ cán bộ lãnh đạo vững mạnh và đang tập trung vào đào tạo nhân viên chưa có trình độ cao. Công ty cũng đã bắt đầu chú ý đến cán bộ lãnh đạo có chuyên môn và quan tâm đến nguồn lực phổ thông tạo điều kiện làm việc cho họ.
Nhìn chung, quy mô nhân sự của công ty ngày càng tăng biểu thị qua tổng số nhân viên năm 2017 là 20 người, năm 2018 là 52 người, năm 2019 là 121 người và nhu cầu tuyển dụng nhân lực của công ty ngày càng tăng theo. Lý giải điều này là do trong những năm gần đây thị trường Bất Động Sản có chiều hướng phát triển mạnh nên công ty ngày càng mở rộng quy mô để phát triển do vậy nhu cầu tuyển tuyển dụng cũng tăng theo.
4.2.2.3 Lập kế hoạch tuyển dụng cụ thể tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phi Nam
Để tránh việc thu động trong quá trình tuyển dụng cũng như khó khăn trong công việc sắp xếp nhân sự để đáp ứng được yêu cầu về tính chất và khối lượng công việc thì hàng năm, phòng Hành chính – Nhân sự sẽ tổng hợp lại nhu cầu tuyển dụng của các phòng ban và soạn thảo trình lên Tổng Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo, phê duyệt.
Sau khi xác định được nhu cầu tuyển dụng và được Ban giám đốc Công ty phê duyệt, Phòng Hành chính nhân sự sẽ lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cụ thể. Trong kế hoạch này sẽ thể hiện các nội dung cụ thể về công tác tuyển dụng, gồm:
- Xác định nguồn tuyển dụng, bên trong hay bên ngoài, hoặc cả hai nguồn. Để tuyển dụng được nhân lực có trình độ cao, đáp ứng được nhu cầu công việc, Công ty mở rộng nguồn tuyển dụng từ bên trong ra bên ngoài. Vừa nhằm khai thác tối đa nguồn nhân lực hiện có trong công ty cho những vị trí quản lý, cần nhiều kinh nghiệm và quen với cách thức làm việc trong công ty,
44
đồng thời mở rộng nguồn tuyển bên ngoài để có thể tuyển dụng được nhân lực mới, nhằm mang luồng gió mới trong hoạt động của công ty.
- Khi sử dụng nguồn nội bộ thì công tác tuyển dụng được rút ngắn lại. Nếu trong quá trình làm việc phát sinh nhân sự cần phải có thì trưởng bộ phận đó tiến hành thông báo lên phòng Hành chính nhân sự. Cùng với bộ phận chuyên môn, phòng Hành chính nhân sự lập phiếu đề xuất trình Ban lãnh đạo công ty, khi được Tổng giám đốc ký quyết định yêu cầu trưởng bộ phận, phòng ban xem xét đánh giá nhân viên của mình. Phòng Hành chính nhân sự đăng tải thông báo tuyển mộ lên trang báo điện tử của Công ty, các trang mạng xã hội như Facebook, Zalo,...
- Sau khi xác định nguồn tuyển dụng, phương pháp tuyển dụng và thời gian tuyển dụng. Phòng Hành chính – Nhân sự sẽ thực hiện theo đúng quy trình tuyển dụng của công ty, đó là: quy trình tuyển mộ, quy trình tuyển chọn và hội nhập nhân viên mới.
4.2.3 Tình hình thực hiện các bƣớc trong quy trình tuyển dụng tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ Phi Nam ty Cổ phần Đầu tƣ Phi Nam
* Trong quá trình thực hiện tuyển dụng, Công ty Cổ phần Đầu tƣ Phi Nam thƣờng tập trung vào các nội dung sau:
Thu hút người xin việc, để thu hút người xin việc Công ty thường đăng thông tin tuyển dụng trên các trang web về tuyển dụng như các trang mạng xã hội như: Facebook, Zalo, trang timviecnhanh.vn, tuyendung.com,….và các hội nhóm tìm việc làm, đây là những trang tuyển dụng có số lượng người truy cập đông, lại miễn phí vừa giúp Công ty tiết kiệm được chi phí tuyển dụng vừa thu hút được nhiều ứng viên nộp hồ sơ.