a. Ban lãnh đạo:
Là bộ phận có thẩm quyền cao nhất, quản lý ở cấp vĩ mô và hướng dẫn chỉ đạo các chiến lược phát triển của ông ty. Họ đều là những chuyên viên dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực môi giới bất động sản, có trình độ chuyên môn cao, quản lý tốt. Mỗi thành viên trong Ban lãnh đạo đều là người trực tiếp lãnh đạo các bộ phận trọng yếu nhằm đảm bảo mọi thành viên của công ty đều nắm bắt, thấu hiểu và chia sẻ tầm nhìn và mục tiêu của công ty.
b. Phòng kinh tế tài chính:
- Lập kế hoạch tài chính, triển khai và theo dõi các hoạt động tài chính, kiểm soát ngân quỹ.
- Tiến hành phân tích tình hình tài chính của Doanh nghiệp nhằm nhận diện những điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp.
- Hoạch định chiến lược tài chính của Doanh nghiệp. - Xây dựng một chính sách phân chia lợi nhuận hợp lý.
- Đảm bảo rằng các loại tài sản của Công ty được kiểm soát và sử dụng một cách hợp lý và sinh lợi.
- Xem xét, đánh giá, kiểm tra và phân tích dự báo hoạt động tài chính kế toán của các bộ phận, các hợp đồng, dự án.
- Lập kế hoạch và điều hành hoạt động của bộ phận.
- Điều hành các cuộc xem xét của lãnh đạo cấp bộ phận về Hệ thống chất lượng tại bộ phận.
- Lập kế hoạch và triển khai các hoạt động đào tạo cấp bộ phận. - Báo cáo với Giám đốc định kỳ mỗi tháng một lần
- Phối hợp công tác chặt chẽ cùng với các phòng ban Công ty, và sâu sát trong Công ty.
- Thực hiện các công việc được ủy quyền khi Giám đốc vắng mặt.
c. Phòng hành chính nhân sự
- Hỗ Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng.
- Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho công nhân viên công ty.
30
- Xây dựng chính sách thăng tiến, thay thế nhân sự và lập ngân sách nhân sự.
- Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt hoạt động và chiến lược của công ty.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích nhân viên làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
- Tổ chức và thực hiện công tác hành chánh theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện. Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty. Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó.
- Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánh-Nhân sự - Kế toán.
- Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty.
- Tham mưu cho BGĐ về công tác đào tạo tuyển dụng trong công ty. - Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chánh của công ty.
Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ và Người lao động trong Công ty. Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự…
- Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh.
Mỗi phòng trong tổ chức của công ty đều có kinh nghiệm làm việc,có bằng cấp cao đẳng trở lên hoặc có kinh nghiệm tương đương. Có kinh nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh như tìm kiếm khách hàng, tư vấn thuyết phục khách hàng và bán hàng tốt. Nhân viên thì am hiểu về kiến thức bất động sản và các dự án bất động sản tại khu vực Bình Dương và phụ cận, đặc biệt là khu vực Chơn Thành, Bến Cát, Đồng Nai,và các quận Trung tâm.
- Kỹ năng vi tính văn phòng tốt và sử dụng thành thạo Word, Excel, PowerPoint.
- Kỹ năng khai thác thông tin sử dung tốt công cụ Internet để phục vụ mục đích công việc.
31
- Khả năng tiếng Anh giao tiếp tốt có những chức năng nhiệm vụ cụ thể nhưng luôn hỗ trợ nhau trong công việc để phát huy tối đa năng lực của mình.
d. Trƣởng Phòng Marketing:
- Phụ trách việc lập và thực hiện chiến lược và kế hoạch marketing cho văn phòng Bình Dương, tập trung vào mảng môi giới nhà đất. Các công việc cụ thể bao gồm:
- Dựa trên chỉ đạo của Giám Đốc Marketing, lập và thực hiện chiến lược kinh doanh và tiếp thị của công ty tại thị trường miền Nam trong ba năm.
- Lập và thực hiện kế hoạch marketing hàng năm của công ty tại để đạt được những mục tiêu kinh doanh được giao.
- Xem xét và duyệt, đồng thời tổ chức và giám sát việc thực hiện kế hoạch marketing và làm việc của các chuyên viên và các nhân viên hỗ trợ marketing để đạt doanh số và mục tiêu được giao.
- Tham gia vào việc hoạch định chiến lược công ty tại thị trường Bình Dương
- Hướng dẫn, đào tạo và quản lý các Chuyên Viên Địa Ốc và lập kế hoạch quản lý và đào tạo nhân viên trong Bộ Phận Marketing tại văn phòng Phi Nam tại Bình Dương.
- Phối hợp với Trưởng Phòng Marketing tại Bình Dương để thực hiện các chương trình toàn quốc.
- Quản lý chung các hoạt động marketing của công ty tại Bình Dương, bao gồm việc tổ chức các sự kiện của công ty.
- Các công việc khác theo như yêu cầu của Giám Đốc Marketing. Phi Nam có trụ sở tại Bình Dương mong muốn trở thành một công ty hàng đầu về môi giới địa ốc tại Việt Nam.
e. Phòng pháp lý:
Dự đoán về những thay đổi về môi trường kinh tế vĩ mô, về các chính sách của Nhà nước, quy định của pháp luật có thể ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp .
Làm đầu mối giúp Ban Tổng giám đốc ngân hàng chuẩn bị ý kiến bằng văn bản đối với các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước gửi xin ý kiến.
32
Tổng kết, đánh giá những vướng mắc trong quá trình thực hiện pháp luật liên quan đến lĩnh vực hoạt động của đầu tư dịch vụ địa ốc để kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung văn bản quy phạm pháp luật.
Thực hiện tư vấn về mặt pháp lý cho Tổng Giám đốc trong việc soạn thảo, ký kết các văn bản và giải quyết các vụ việc liên quan đến hoạt động của doanh ghiệp.
Phối hợp với các phòng ban chức năng liên quan thực hiện những vấn đề đó để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động và những vấn đề khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh ghiệp.
Tham gia bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trong việc tố tụng giải quyết tranh chấp tại các Tòa án, Trọng tài kinh tế hoặc các cơ quan khác ở trong và ngoài nước trên cơ sở pháp luật.
f. Nhóm trƣởng (Trƣởng phòng):
Quản trị đội ngũ nhân viên kinh doanh, tuyển dụng nhân viên kinh doanh, tiến hành huấn luyện đội ngũ nhân viên kinh doanh trở thành đại diện thong mại của công ty. Thực hiện các nhiệm vụ quản lý đối với đội ngũ nhân viên kinh doanh.
Đảm bảo mục tiêu doanh thu theo chỉ tiêu được giao, giao chỉ tiêu cho nhân viên kinh doanh. Thiết lập kế hoạch thực hiện mục tiêu và triển khai cho nhân viên kinh doanh.
Báo cáo những thông tin phản hồi lại cho cấp trên, thu nhận những thông tin phản hồi từ phía khách hàng, cùng với cấp trên xử lý thông tin.
Phát hiện khách hàng tiềm năng. Trực tiếp giao dịch với khách hàng để giới thiệu và bán sản phẩm. Thực hiện các công việc liên quan đến hợp đồng và thanh lý. Thu thập thông tin về khách hàng và thị trường để xây dựng cơ sở dữ liệu cho phòng. Chăm sóc khách hàng và tìm kiếm khách hàng tìm năng.
g. Nhân viên kinh doanh:
Tìm kiếm đối tác, thiết lập quan hệ với khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng kinh tế, thực hiện các chiến lược phát triển kinh doanh, marketing của ban lãnh đạo, báo cáo số lượng, phản hồi từ khách hàng và tình hình kinh doanh.
33
Lập và triển khai kế hoạch bán hàng, đốc thúc các bộ phận thực hiện theo đúng tiến độ đã cam kết.
Cung cấp thông tin sản phẩm (Lô đất), khuyến mãi, và giá cả qua việc xác định các yêu cầu khách hàng; tư vấn cho khách hàng trong việc tìm địa điểm, ngân sách, tiến độ, chất lượng phù hợp với nhu cầu sử dụng và lựa chọn phương án tối ưu.
Liên lạc thường xuyên, thuyết trình phương án, theo đuổi và thuyết phục khách hàng ký hợp đồng. Phát triển và duy trì mối quan hệ tốt đẹp, bền vững với khách hàng, chủ động tìm kiếm nguồn khách hàng mới…
h. Bộ phận văn phòng:
+ Lễ tân: Tiếp đón khách hàng và hướng dẫn cho khách hàng. Ngoài ra được giao trách nhiệm thay mặt giám đốc hoặc bộ phận kế toán phát lương cho nhân viên.
+ Nhân viên vệ sinh: Vệ sinh phòng họp, phòng làm việc. Vệ sinh tolet, tiền sảnh trước và sau đòi hỏi sự nhanh nhẹn, siêng năng, gọn gàng, sạch sẽ.
+ Trợ lý: chịu sự phân công của giám đốc.
+ Nhân viên kế toán:Là người ghi chép, hệ thống hoá, xử lý và cung cấp
thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của chi nhánh. Làm báo cáo kế toán cho chi nhánh, hoạch toán lương cho nhân viên chi nhánh và trình lên cho giám đốc chi nhánh và sau đó quyết toán lương cho nhân viên.