* Trong quá trình thực hiện tuyển dụng, Công ty Cổ phần Đầu tƣ Phi Nam thƣờng tập trung vào các nội dung sau:
Thu hút người xin việc, để thu hút người xin việc Công ty thường đăng thông tin tuyển dụng trên các trang web về tuyển dụng như các trang mạng xã hội như: Facebook, Zalo, trang timviecnhanh.vn, tuyendung.com,….và các hội nhóm tìm việc làm, đây là những trang tuyển dụng có số lượng người truy cập đông, lại miễn phí vừa giúp Công ty tiết kiệm được chi phí tuyển dụng vừa thu hút được nhiều ứng viên nộp hồ sơ.
Hình 4.3: Thông báo tuyển dụng của Công ty Cổ phần Đầu tƣ Phi Nam
45
Thông báo tuyển dụng của Công ty thường bao gồm: Thông tin khái quát về công ty, vị trí TD, số lượng cần tuyển, mô tả công việc, yêu cầu đối với vị trí ứng tuyển, khái quát về nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc, yêu cầu hồ sơ, thời gian và địa điểm thu nhận hồ sơ.
Trong bản thông báo tuyển dụng này cũng nêu rõ vị trí và mô tả công việc của vị trí đó, nêu rõ yêu cầu, quyền lợi và cách thức nộp hồ sơ giúp cho ứng viên dễ dàng ứng tuyển vào các vị trí của Công ty.
Nhìn chung, đối với công tác thu hút người xin việc thì hiện nay do quy mô của Công ty Cổ phần Đầu tư Phi Nam còn nhỏ, nhu cầu tuyển dụng ít nên chưa thực sự chú trọng vào công tác này. Việc tìm kiếm của Công ty chỉ thực hiện thông qua việc đăng quảng cáo trên các trang tuyển dụng nhưng những quảng cáo này chưa nổi bật thông tin; Tham gia một số sàn giao dịch việc làm miễn phí nhưng hiệu quả cũng chưa cao; Các biện pháp như tham gia hội chợ việc làm; Tiếp cận các cơ sở đào tạo; Chọn từ nguồn dữ liệu ứng viên của doanh nghiệp tuyển dụng trực tiếp tại các trường đại học, cao đẳng thì công ty vẫn chưa thực hiện được.
Bảng 4.7: Số lƣợng hồ sơ ứng tuyển vào Công ty Cổ phần Đầu tƣ Phi Nam giai đoạn 2017 – 2019
Năm
Nhu cầu tuyển Số lƣợng hồ sơ xin việc Nguồn nội bộ Nguồn ngoài Kế hoạch Thực hiện Nguồn nội bộ Nguồn ngoài Nguồn nội bộ Nguồn ngoài 2017 12 23 15 40 16 42 2018 15 40 20 60 20 65 2019 14 36 18 58 20 58
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ phòng Hành chính – Nhân sự)
* Nhận xét:
Nhìn vào bảng 4.7 ta thấy, nguồn tuyển dụng từ nội bộ chiếm phần ít hơn nguồn từ bên ngoài, do phần lớn là điều động để làm những vị trí công việc có chức danh cao hơn so với vị trí làm việc ban đầu. Còn nguồn bên ngoài chủ yếu là các ứng viên tự nộp hồ sơ xin việc vào công ty, chủ yếu là ở vị trí Nhân viên Kinh doanh, lễ tân, nhân viên văn phòng. Trong năm 2017 số
46
lượng được thuyên chuyển, đề bạt từ nguồn nội bộ là 12 người, số lượng thực hiện là 16 người nhiều hơn 1 người so với kế hoạch đề ra. Năm 2018 số lượng được thuyên chuyển, đề bạt là 15 người số lượng thực hiện là 20 người đáp ứng đúng với chỉ tiêu kế hoạch đề ra là 20 người. Trong năm 2019 số lượng được thuyên chuyển, đề bạt từ nguồn nội bộ là 14 người, số lượng thực hiện là 20 người nhiều hơn 2 người so với kế hoạch đề ra. Điều này là do Công ty phải tuyển thêm người để phù hợp với vị trí từng công việc.
Vì nguồn nội bộ chủ yếu được đề bạt để làm chức vụ cao hơn là chủ yếu. Đa số các nhân viên từ nguồn ngoài trong công ty muốn được thăng tiến lên vị trí cao cũng phải cần trải qua một quá trình làm việc lâu dài và thật sự giỏi mới được thăng chức. Đây cũng là điều hạn chế trong công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty.
Qua bảng trên ta thấy được, số lượng hồ sơ ứng tuyển vào các vị trí ngày càng nhiều, vừa đủ để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của Công ty. Nhưng bên cạnh đó các chế độ thăng tiến, phúc lợi chưa thực sự thu hút được nguồn lao động tài năng.
* Phân tích và đánh giá quy trình tuyển chọn nhân viên tại công ty tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ Phi Nam gồm các bƣớc sau:
Sơ đồ 4.2: Quy trình tuyển chọn nhân viên tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ Phi Nam
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
Bƣớc 1: Thu nhận, sàn lọc và xem xét hồ sơ xin việc
Trước khi xem xét hồ sơ phòng Hành chính – Nhân sự sẽ thu nhận hồ sơ. Thời gian thu nhận hồ sơ tùy vào tính chất công việc tuyển dụng và số lượng nhân viên cần tuyển, trung bình khoảng thời gian này kéo dào từ 15 ngày đến 30 ngày. Thu nhận, sàn lọc và xem xét hồ sơ Trả lời các câu hỏi vào giấy ứng viên Phỏng vấn sơ bộ Phỏng vấn sâu Thử việc Quyết định tuyển chọn, ký hợp đồng
47
Sau khi thu nhận hồ sơ phòng Hành chính – Nhân sự sẽ sàn lọc hết sức thận trọng. Căn cứ vào yêu cầu công việc cần tuyển và phẩm chất cá nhân từng ứng viên mà hồ sơ của ứng viên đó có được lựa chọn hay không. Các tiêu chí chọn hồ sơ căn cứ vào: Cách thức trình bày hồ sơ chữ viết, tài liệu ứng viên cung cấp, trình độ, kinh ghiệm,...Các yêu cầu trên sẽ khắc khe hơn đối với các vị trí tuyển dụng yêu cầu trình độ cao và tương đối khoáng hơn đối với các vị trí như Nhân viên kinh doanh.
Bước đầu tiên trong tiến trình tuyển chọn nhân viên tại công ty bao gồm việc xem xét hồ sơ xin việc do chính ứng viên tự thiết kế hoặc theo mẫu có sẵn. Nhân viên bộ phận nhân sự sẽ đối chiếu so sánh với bản mô tả công việc và bản mô tả tiêu chuẩn công việc để đánh giá xem ứng viên có phù hợp với yêu cầu công việc của công ty hay không, công việc này cũng có nghĩa là công ty cũng sẽ đánh giá về hình thức và nội dung đơn xin việc của ứng viên.
Quá trình xem xét hồ sơ việc này mang lại cho công ty nhiều điểm lợi, như rất ít phí tổn, không đòi hỏi phải nhiều người lựa chọn hồ sơ và thời gian là tương đối ngắn (thường là trong vòng từ 2 đến 3 ngày), nó còn giúp công ty giảm thiểu một số ứng viên không đủ tiêu chuẩn và vì thế một số người được làm trắc nghiệm, phỏng vấn ít hơn, đã được qua xem xét sơ bộ và tất nhiên sẽ bớt tốn kém cho công ty. Mặc dù vậy, quá trình này cũng gây ảnh hưởng đến người xem xét hồ sơ xin việc, bởi không phải điều gì trong nội dung của hồ sơ cũng là chính xác, các ứng viên có thể nói về mình với các thế cạnh hào quang tích cực hoặc không thực tế.
Tuy nhiên, công ty vẫn còn hạn chế trong việc cho điểm hồ sơ đó là hồ sơ có xây dựng từng vị trí ứng tuyển khác nhau nhưng các chỉ tiêu chấm điểm lại giống nhau, điều này làm cho quá trình cho điểm hồ sơ ở các vị trí thiếu sự công bằng. Công ty nên đưa ra các chỉ tiêu chấm điểm hồ sơ cụ thể hơn cho từng vị trí.
Bƣớc 2: Trả lời các câu hỏi vào giấy ứng viên
Công ty đã áp dụng các câu hỏi vào hồ bộ hồ sơ cho ứng viên trả lời các câu hỏi liên quan vào trong quá trình tuyển chọn như một công cụ cần thiết để phối hợp với các phương pháp khác như phỏng vấn, góp phần cho quá trình tuyển chọn được nhanh hơn và chính xác hơn.
Công ty đã đưa ra phương pháp bút vấn trả lời các câu hỏi liên quan đến vị trí mà ứng viên ứng tuyển, để các ứng viên trả lời và hoàn thành các câu
48
hỏi trong bài thi này tùy theo từng loại công việc mà công ty tuyển dụng có thể là thay thế các câu hỏi kiểm tra kiến thức tổng quát khác nhau và ứng viên phải hoàn thành bài thi trắc nghiệm này trong thời gian nhất định từ 20 đến 25 phút sau đó thì ứng viên nộp lại cho bộ phận nhân sự của công ty.
Sau khi bài thi được chuyển đến bộ phận nhân sự thì trưởng phỏng hoặc phó phòng nhân sự sẽ xem xét và cho điểm sơ bộ các câu trả lời trên bộ hồ sơ ứng viên.
Nhận thấy, việc tổ chức các bài thi vào quá trình tuyển chọn của công ty khá tốt, có sự chuẩn bị một cách rõ ràng. Đặc biệt, các câu hỏi liên quan đến vị trí ứng tuyển.
Tuy nhiên, nội dung của đề thi đại đa số là câu hỏi mở, làm cho bài thi trở nên cứng nhắc. Công ty nên sử dụng thêm một số câu hỏi trắc nghiệm đan xen vào đề thi để kiểm tra các kỹ năng và trình độ của ứng viên một cách toàn diện và thu về kết quả chính xác nhất.
Bƣớc 3: Phỏng vấn sơ bộ
Sau khi xem xét hồ sơ xin việc và làm bài thi tổng quát thì ứng viên được mời đến phòng phỏng vấn sơ bộ.
Nếu tuyển chọn các chức vụ như trưởng các bộ phận của công ty thì đích thân phó giám đốc trực tiếp phụ trách. Nếu tuyển chọn các chức vụ khác thấp hơn như nhân viên kế toán, nhân viên kinh doanh, nhân viên lễ tân... thì sẽ do bộ phận nhân sự đảm nhận công việc này. Họ có thể đảm nhận tốt công việc này trong cuộc phỏng vấn sơ bộ vì trong cuộc phỏng vấn này phỏng vấn viên chỉ chú trọng đến đến cá tính và nhân cách của nhân viên. Nếu có đòi hỏi về chuyên môn thì phỏng vấn viên chỉ hỏi một cách tổng quát và công ty đã sử dụng phương pháp phỏng vấn phổ biến đó là phương pháp phỏng vấn cá nhân là chỉ có một người phỏng vấn một người. Về thời gian phỏng vấn, phỏng vấn viên của công ty đã có sự uyển chuyển về thời gian cần thiết cho quá trình phỏng vấn với những ứng viên kém thì sau 15 đến 20 phút phỏng vấn có thể bị loại bỏ. Tuy nhiên, đối với những ứng viên có khả năng và nhận thấy phù hợp với công việc công ty cần tuyển chọn thì thời gian phỏng vấn dài hơn, có thể là từ 40 đến 45 phút để có thời gian đánh giá chính xác cũng như có một ý niệm chắc chắn về ứng viên này, nhưng thời gian phỏng vấn cũng không kéo dài hơn nữa để tránh sự nhàm chán cho cả hai bên phỏng vấn viên và ứng viên.
49
Bƣớc 4: Phỏng vấn sâu
Ứng viên được phỏng vấn sâu là những người đã qua cuộc phỏng vấn sơ bộ và quá trình phỏng vấn sâu do chính Giám đốc công ty trực tiếp phỏng vấn đối với chức vụ như là trưởng phòng, còn đối với nhân viên thì sẽ được các quản lý cấp cao ở các phòng ban phỏng vấn. Cuộc phỏng vấn này rất quan trọng vì nó có tính quyết định ứng viên nào được tuyển chọn và ai sẽ bị loại nên Giám đốc, quản lí cấp cao đã có sự chuẩn bị sẵn sàng những câu hỏi để phỏng vấn cho phù hợp với vị trí mà ứng viên đó ứng tuyển.
Trong quá trình phỏng vấn nếu phát hiện ra những người có tài năng, phù hợp với công việc hoặc phù hợp với những công việc khác của công ty thì sẽ chọn ứng viên đó.
Bảng 4.8: Mẫu phiếu cho điểm phỏng vấn ứng viên của Công ty Cổ phần Đầu tƣ Phi Nam
PHIẾU CHO ĐIỂM PHỎNG VẤN ỨNG VIÊN
Họ và tên ứng viên Các tiêu chí Ghi chú Kỹ năng mềm (Giao tiếp, tự tin, sáng tạo,...) Trình độ bằng cấp Kinh nghiệm Thể lực (Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
Phiếu cho điểm ứng viên là cơ sở để hội đồng tuyển dụng xem xét, đánh giá ứng viên bằng cách tổng hợp số điểm và nhận xét về ứng viên đó. Tùy vào cách đánh giá của mỗi thành viên trong ban phỏng vấn về ứng viên mà có cách cho điểm khác nhau. Trên cơ sở đó đưa ra quyết định chọn vào thử việc hay không.
Bƣớc 5: Thử việc
Sau khi xem xét và kiểm tra lý lịch của ứng viên, nếu ứng viên nào thỏa mãn được yêu cầu của công ty thì sẽ được tuyển chọn vào thử việc.
Đối với các bộ phận thông thường như nhân viên kinh doanh thì thời gian thử việc của ứng viên sẽ là 1 tháng, còn lại với các chức vụ cao như trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng Hành chính – Nhân sự,... thì thời gian thử việc của ứng viên sẽ trong vòng 2 tháng. Đây là khoảng thời gian mà
50
ứng viên sẽ được tiếp xúc thực tế với công việc và là cơ hội để thể hiện hết khả năng, trình độ của mình có được để đáp ứng yêu cầu công việc được giao. Trong quá trình thử việc nếu ứng viên vi phạm một trong ba nguyên tắc sau thì công ty sẽ ngưng hợp đồng thỏa thuận thử việc với ứng viên đó: Có thái độ làm việc không tốt; Năng lực làm việc kém hiệu quả; Nghỉ việc quá 2 ngày trong 1 tháng nếu không có lý do chính đáng.
Bƣớc 6: Quyết định tuyển chọn và ký hợp đồng chính thức
Trong quá trình thử việc nếu quản lý không phàn nàn bất cứ lí do gì thì khi kết thúc quá trình 2 tháng thử việc, nhân viên đó sẽ được ký hợp đồng lao động chính thức và trở thành thành viên chính thức của công ty. Khi đó phòng Hành chính – Nhân sự sẽ ký hợp đồng lao động dài hạn hoặc ngắn hạn tùy theo yêu cầu của người lao động.
Trong quá trình làm việc nếu nhân viên đó có tinh thần làm việc tốt hơn hoặc tay nghề cao hơn những người khác khi đó quản lý sẽ cân nhắc tăng lương hoặc đưa lên vị trí cao hơn. Quản lý sẽ thông báo đến phòng nhân sự để điều chỉnh mức lương, vị trí sao cho phù hợp.
Tóm lại, tiến trình tuyển mộ nhân viên tại công ty diễn ra 6 giai đoạn chính là xem xét hồ sơ xin việc, làm trắc nghiệm, phỏng vấn sơ bộ, phỏng vấn sâu, thử việc và quyết định tuyển chọn, ký hợp đồng chính thức. Công ty đã có sự kết hợp giữa phương pháp trắc nghiệm và phương pháp phỏng vấn, không có phương pháp nào mang tính tuyệt đối hoàn toàn mỗi phương pháp đều có mặt ưu điểm và nhược điểm khác nhau. Vì vậy, việc kết hợp hai phương pháp này với nhau trong quá trình tuyển mộ là một việc làm rất đúng đắn của công ty, để có thể hỗ trợ tốt nhất cho quá trình tuyển chọn nhân viên đạt hiệu quả, có nhiều khả năng tuyển chọn đúng người hơn, và tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong công tác đào tạo nhân sự của công ty sau này hơn.