6. Kết cấu của đề tài
1.3.6. Thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thƣơng đƣợc ký kết, đơn vị kinh doanh xuất khẩu - với tƣ cách là một bên ký kết - phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Đây là một công việc rất phức tạp. Nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đồng thời bảo đảm đƣợc quyền lợi quốc gia và đảm bảo uy tín kinh doanh của đơn vị.
Trình tự thực hiện hợp đồng xuất khẩu bao gồm các bƣớc sau:
Kiểm tra thƣ tín dụng (nếu sử dụng hình thức thanh toán bằng L/C) Nếu trong điều khoản thanh toán của hợp đồng ngoại thƣơng quy định sử dụng phƣơng thức tín dụng chứng từ thì bƣớc đầu tiên đơn vị kinh doanh xuất khẩu cần phải làm đó là đôn đốc ngƣời nhập khẩu ở nƣớc ngoài mở L/C đúng hạn và nội dung nhƣ hợp đồng quy định. Sau khi nhận đƣợc L/C, ngƣời xuất khẩu phải kiểm tra so sánh với nội dung và điều kiện ghi trong hợp đồng, nếu phù hợp ngƣời xuất khẩu mới tiến hành làm những công việc thực hiện hợp đồng còn chƣa phù hợp phải yêu cầu bên nhập khẩu sửa đổi bổ sung bằng văn bản.
Xin giấy phép xuất khẩu
Trƣớc khi tiến hành xuất khẩu, doanh nghiệp phải xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa vì đây là một biện pháp quan trọng để Nhà nƣớc quản lý xuất khẩu. Đơn xin giấy phép phải đƣợc chuyển đến tổ chức cấp phép của Bộ thƣơng mại, sau ba ngày kể từ ngày nhận đƣợc đơn, tổ chức cấp giấy phép sẽ trả lời kết quả. Tùy thuộc vào từng chủng loại mặt hàng và tính chất mặt hàng mà Nhà nƣớc yêu cầu có phải xin giấy phép xuất khẩu hay không.
Chuẩn bị hàng xuất khẩu.
Thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, chủ hàng xuất khẩu phải tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Công việc chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm 3 khâu chủ yếu: thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu, đóng gói bao bì và kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu.
Kiểm tra chất lƣợng hàng hoá.
Trƣớc khi giao hàng, nhà xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra hàng về phẩm chất, trọng lƣợng, bao bì…vì đây là công việc cần thiết quan trọng nhờ có công tác này mà quyền lợi khách hàng đƣợc đảm bảo, ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu, phân định trách nhiệm của các khâu trong sản xuất cũng nhƣ tạo nguồn hàng đảm bảo uy tín cho nhà xuất khẩu và nhà sản xuất trong quan hệ buôn bán. Công tác kiểm tra hàng xuất khẩu đƣợc tiến hành ngay sau khi hàng chuẩn bị đóng gói xuất khẩu tại cơ sở hàng kiểm tra tại cửa khẩu do khách hàng trực tiếp kiểm tra hoặc cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tuỳ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên.
Thuê phƣơng tiện vận tải
Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hoá, việc thuê phƣơng tiện vận tải dựa vào căn cứ sau đây:
- Dựa vào những điều khoản của hợp đồng xuất khẩu hàng hoá: điều kiện cơ sở giao hàng số lƣợng nhiều hay ít.
- Dựa vào đặc điểm hàng hoá xuất khẩu: là loại hàng gì, hàng nhẹ cân hay hàng nặng cân, hàng dài ngày hay hàng ngắn ngày, điều kiện bảo quản đơn giản hay phức tạp…
* Điều kiện vận tải:
Đó là hàng rời hay hàng đóng trong container, là hàng hoá thông dụng hay hàng hoá đặc biệt. Vận chuyển trên tuyến đƣờng bình thƣờng hay tuyến hàng đặc biệt, vận tải một chiều hay vận tải hai chiều, chuyên chở theo chuyến hay chuyên chở liên tục…để có thuê phƣơng tiện đƣờng bộ, đƣờng biển, hay đƣờng hàng không, đƣờng sắt.
Mua bảo hiểm (nếu có)
Trong vận chuyển hàng hóa thƣơng mại quốc tế thƣờng xảy ra rất nhiều rủi ro không lƣờng trƣớc nhƣ bão, đắm tàu, cƣớp biển, ... ảnh hƣởng đến chất lƣợng, tổn thất hàng hóa. Vì vậy, mua bảo hiểm là công việc vô cùng cần thiết giảm thiểu tổn thất xảy ra.
Làm thủ tục hải quan
Đây là quy định bắt buộc đối với bất kì loại hàng hoá nào, công tác này đƣợc tiến hành qua 3 bƣớc:
- Khai báo hải quan: chủ hàng có trách nhiệm kê khai chi tiết đầy đủ về hàng hoá một cách trung thực và chính xác lên một tờ khai để cơ quan kiểm tra. Nội dung bao gồm: loại hàng, tên hàng, số lƣợng, giá trị hàng hoá, phƣơng tiện hàng hoá, nƣớc nhập khẩu. Tờ khai hải quan đƣợc xuất trình cùng một số giấy tờ khác nhƣ: hợp đồng xuất khẩu, giấy phép hoá đơn đóng gói.
- Xuất trình hàng hoá: hàng hoá xuất khẩu phải đƣợc sắp xếp một cách trật tự thuận tiện cho việc kiểm soát.
- Thực hiện các quyết định của hải quan: đây là công việc cuối cùng trong quá trình hoàn thành thủ tục hải quan.
Giao hàng xuất khẩu
Thực hiện điều kiện giao nhận hàng trong hợp đồng xuất khẩu, đến thời gian giao hàng, doanh nghiệp phải làm thủ tục giao nhận hàng, hiện nay phần lớn hàng hoá xuất khẩu của chúng ta vận chuyển bằng đƣờng biển và đƣờng sắt. Doanh nghiệp sau khi đăng kí vị trí xếp container với hãng tàu sẽ tiến hành giao hàng cho hãng tàu chuyên chở hoặc trực tiếp vận chuyển và giao cho nhân viên của cảng xếp hàng vào đúng vị trí nhƣ đã đặt chỗ và lấy vận đơn.
Làm thủ tục thanh toán
Thanh toán là khâu quan trọng và là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh xuất khẩu. Hiện nay có hai phƣơng thức sau đƣợc sử dụng rộng rãi.
- Thanh toán bằng thƣ tín dụng:
Hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng thƣ tín dụng doanh nghiệp xuất khẩu phải đôn đốc ngƣời mua phía nƣớc ngoài mở thƣ tín dụng (L/C) đúng hạn đã thoả thuận, sau khi nhận L/C phải kiểm tra L/C có khả năng thuận tiện trong việc thu tiền hàng xuất khẩu bằng L/C đó.
Nếu L/C không đáp ứng đƣợc những yêu cầu này, cần phải buộc ngƣời mua sửa đổi lại, rồi ta mới giao hàng.
Sau khi giao hàng phải nhanh chóng thu thập bộ chứng từ, chính xác phù hợp với L/C về nội dung và hình thức.
- Thanh toán bằng phƣơng thức nhờ thu:
Hợp đồng xuất khẩu yêu cầu thanh toán bằng phƣơng thức nhờ thu thì ngay sau khi giao hàng đơn vị doanh nghiệp phải hoàn thành việc lập chứng từ và xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng việc thu đòi tiền của đối tác.
Chứng từ thanh toán cần đƣợc lập hợp lệ, chính xác phù hợp với hợp đồng mà hai bên đã lập, nhanh chóng chuyển cho ngân hàng, nhằm chóng thu hồi vốn.
Nếu trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, một trong hai bên xảy ra lỗi, sai sót thì nên cùng hữu nghị đƣa ra phƣơng án bồi thƣờng, hòa giải để giữ gìn mối quan hệ hợp tác lâu dài. Nếu không thể dàn xếp giải quyết hòa giải, có thể đƣa sự việc lên trọng tài, tòa án nhƣ đã quy định trong hợp đồng để giải quyết.