Bên mời thầu sẽ ký hợp đồng với nhà thầu đợc coi là đáp ứng về cơ bản các yêu cầu của bên mời thầu, giá bỏ thầu hợp lý.
Sau khi có quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, bên mời thầu phải gửi thông báo trúng thầu bằng văn bản tới ngời trúng thầu kèm theo dự thảo hợp đồng có lu ý tới những điểm cần bổ sung. Bên mời thầu gửi cho nhà thầu lịch biểu nêu rõ yêu cầu về thời gian thơng thảo, nộp bảo lãnh hợp đồng và ký kết hợp đồng.
Khi nhận đợc thông báo trúng thầu, trong khoảng thời gian đã quy định trong tài liệu đấu thầu mà nhà thầu không gửi chấp nhận tới bên mời thầu thì coi nh nhà thầu không chấp nhận ký và thực hiện hợp đồng. Trong trờng hợp này, bên mời thầu tịch thu bảo lãnh dự thầu và có thể trao hợp đồng cho nhà thầu có giá bỏ thầu đợc đánh giá là thấp nhất tiếp theo hoặc thông báo đấu thầu lại.
Theo lịch biểu đã thống nhất, hai bên sẽ tiến hành thơng thảo hợp đồng và ký kết hợp đồng chính thức. Đối với các hợp đồng nhỏ, đơn giản, khi nhận đợc thông báo trúng thầu và dự thảo hợp đồng, nhà thầu và chủ đầu t có thể ký ngay hợp đồng để có thể triển khai thực hiện.
Trong đấu thầu mua sắm thiết bị, bên mời thầu có quyền tại thời điểm trao hợp đồng tăng hoặc giảm, theo tỷ lệ phần trăm đã đa ra trong bảng dự liệu đấu thầu, khối lợng các thiết bị hàng hoá và dịch vụ đã đợc quy định trớc trong bảng lịch biểu các yêu cầu nhng không có bất kỳ sự thay đổi nào.
Cùng với việc đàm phán ký hợp đồng, nhà dự thầu phải nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng tại một ngân hàng. Trị giá của khoản tiền này dao động từ 10- 15% trị giá của hợp đồng.
Công tác đấu thầu là một lĩnh vực phức tạp và rất nhậy cảm, nhằm khắc phục những vớng mắc cũng nh những tồn tại trong công tác đấu thầu, Chính phủ đã ban hành Quy chế đấu thầu kèm theo Nghị định 88/1999/ NĐ-CP ngày
1/9/1999 và Nghị định 14/2000/NĐ-CP sửa đổi một số điều của quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định 88/CP ngày 5/5/2000 thay thế cho quy chế cũ để phù hợp hơn với tình hình thực tế của hoạt động đấu thầu.
Tổng công ty DKVN trên tinh thần quán triệt các văn bản pháp lý của Nhà nớc, đã ban hành một số văn bản nhằm cụ thể hoá đờng lối chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nớc trong các hoạt động mua sắm thiết bị cho ngành dầu khí.
Tuy nhiên, do năng lực, trình độ còn một số hạn chế nhất định, vai trò quản lý Nhà nớc còn cha đợc phát huy đúng mức, thể hiện việc ban hành các văn bản pháp quy hớng dẫn cụ thể của ngành còn thiếu tính hệ thống, còn nhiều thiếu sót và thay đổi thờng xuyên khiến cho việc thực hiện gặp nhiều khó khăn.
Chơng II
quy trình đấu thầu quốc tế mua sắm thiết bị ở Tổng công ty DKVN