II. Những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả quy trình đấu thầu quốc tế mua sắm thiết bị ở Tổng công ty DKVN
4.Bảo đảm điều kiện thông tin và mở rộng mối quan hệ đối ngoại 1 Bảo đảm điều kiện thông tin
4.1. Bảo đảm điều kiện thông tin
Thông tin có một ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong tổ chức đấu thầu nói chung và mua sắm thiết bị chuyên ngành dầu khí nói riêng. Việc nắm bắt đợc thông tin đầy đủ về các nhà cung ứng tiềm năng có thể hạn chế đợc rất nhiều thời gian và công sức trong xét chọn thầu và vì thế đấu thầu có hiệu quả cao hơn, tránh tình trạng chịu thiệt thòi về mức giá thầu, đảm bảo thời gian thực hiện hợp đồng nh đã đề cập đến ở phần "những tồn tại trong quy trình đấu thầu". Nhng thông tin lấy ở đâu? Nh thế nào? Xử lý nh thế nào?
Trong công tác đấu thầu mua sắm thiết bị ngành dầu khí, TCT cũng phải tiến hành nghiên cứu thị trờng thông qua nghiên cứu bạn hàng về khả năng tài chính, kinh nghiệm, thời hạn chuyển giao... nhằm khắc phục những tồn tại nêu ở phần trên và do đó:
+Chọn đợc đúng thiết bị vì chuyên ngành dầu khí đòi hỏi độ chính xác cao, khả năng xử lý, công nghệ hiện đại và độ an toàn cao.
+Vận chuyển thiết bị đúng thời hạn quy định và đúng tiến độ công trình.
+Chọn đúng ứng thầu tiềm năng.
+Mua đúng giá và điều kiện tận dụng phù hợp hơn.
Tổng công ty DKVN cần xây dựng một bộ phận cung cấp thông tin về hoạt động mua sắm quốc tế, đặc biệt là việc mua sắm thiết bị chuyên ngành dầu khí. Việc có đủ các thông tin về nhà cung cấp tiềm năng tạo ra nhiều thuận lợi cho công tác tổ chức đấu thầu, xét thầu, lựa chọn các nhà ứng thầu đủ năng lực.
Các thông tin sau khi đợc thu thập cần đợc xử lý theo từng mục tiêu khác nhau: xử lý thông tin để lập kế hoạch NK thiết bị, xử lý theo đơn đặt hàng...
Thực tế, TCT thờng áp dụng cách thức thu thập thông tin nh: trực tiếp mua lại các thông tin đã thu thập và xử lý từ các ứng thầu tiềm năng hoặc tổ chức khai thác thông tin trên báo, tạp chí và các phơng tiện thông tin đại chúng, thông qua các cuộc hội chợ triển lãm về các thiết bị chuyên ngành dầu khí do đội ngũ cán bộ, phòng ban chuyên trách. Thông qua việc thu thập thông tin thì tăng cờng sức mạnh trong vòng đàm phán, tiết kiệm đợc chi phí cho việc tổ chức đấu thầu, xét thầu có hiệu quả, đón đầu đợc các cơ hội phát triển trong tơng lai nhờ việc kiểm soát đợc hệ thống thông tin.
4.2. Mở rộng quan hệ đối ngoại
Quan hệ đối ngoại gồm: quan hệ tới ngời cấp vốn, quan hệ với các cơ quan Nhà nớc đặc biệt là quan hệ với các nhà thầu. Danh sách các nhà thầu đ- ợc mời tham dự sơ tuyển dựa trên 3 nguồn chủ yếu: nguồn tự có hay các công ty vốn sẵn quan tâm đến dự án, danh sách từ công ty t vấn và hiểu biết từ các thành viên trong Văn phòng Thẩm định thầu, trong Tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu. Trong tơng lai, các bên mời thầu sẽ cần quan tâm đến các công ty lớn trong ngành dầu khí trên khắp thế giới. Qua việc theo dõi hoạt động của mỗi công ty mới có thể có một danh sách mời thầu toàn diện, phong phú, an toàn và khách quan. Từ đó sẽ tránh đợc tình trạng bị động trong thời gian xét thầu. Đồng thời để giải quyết tình trạng kết quả bị bóp méo, chỉ đạo từ trên xuống, các cơ quan làm công tác đấu thầu quốc tế cần có quan hệ tốt với các tổ chức cung cấp nguồn vốn để loại bỏ các trung gian gây lãng phí tiền của.
Song song với việc mở rộng quan hệ ngoại giao thì chúng ta đón đợc các nguồn vốn đầu t trực tiếp từ nớc ngoài ngày càng nhiều. Với các nguồn viện trợ từ nớc ngoài thì khi thực hiện đấu thầu các nhà thầu Việt Nam khó có thể tham gia. Do đó, khi hợp tác với nớc ngoài ta cần tăng cờng sự làm chủ của mình, tăng cờng hoạt động đấu thầu với nguồn vốn nớc ngoài.
Để tăng khả năng thực tế của các nhà thầu Việt Nam trong lĩnh vực dầu khí ngoài những chính sách u tiên của Nhà nớc, TCT đã thu hút đầu t, lập các
liên doanh với nớc ngoài nhằm cung cấp các dịch vụ chất lợng cao, chuyển giao công nghệ. Từ năm 1991 đến nay TCT đã liên doanh trên rất nhiều lĩnh vực nh: liên doanh xử lý số liệu địa chấn Petrovietnam- Golden, liên doanh VLG hoá chất, liên doanh nhựa và hoá chất Phú Mỹ, liên doanh dầu khí Mê Kông, liên doanh Barit-Tuyên Quang-DMC, liên doanh sản xuất- sửa chữa cần khoan ống chống Viettubes...