II. Những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả quy trình đấu thầu quốc tế mua sắm thiết bị ở Tổng công ty DKVN
5. Lập kế hoạch mua sắm thiết bị NK.
Tổng công ty DKVN có nhiệm vụ trực tiếp XNK các trang thiết bị trong dây chuyền công nghệ, quản lý khai thác dầu khí và các hoạt động khác có liên quan. Để khắc phục tính thiếu thống nhất của các chỉ tiêu trong mua sắm thiết bị, TCT cần lập kế hoạch mua sắm thiết bị trong dài hạn. Mua sắm thiết bị NK là một hoạt động phức tạp cần làm rõ các nội dung sau:
+ Kế hoạch này đợc xây dựng trong thời gian nào.
+ Những căn cứ để lập kế hoạch: nhu cầu của ngành, sự phát triển công nghệ ngành dầu khí thế giới, khả năng vốn của ngành, khả năng hội nhập quốc tế.
+ Các phơng án thay thế và bổ sung nếu những căn cứ trên thay đổi. + Danh mục thiết bị mua sắm, các nguồn cung cấp thiết bị: uy tín, năng lực của các nhà cung cấp.
+ Dự kiến nhân sự tham gia vào công tác đấu thầu quốc tế ở mỗi dự án. Tổng công ty cũng phải đề ra kế hoạch cụ thể cho từng bớc trong quá trình mua sắm để có thể chủ động giải quyết khi có tình huống bất ngờ xảy ra. Từ yêu cầu chất lợng, số lợng đến việc lựa chọn các nguồn cung cấp, các điều khoản mua và giao hàng, điều khoản mua bán tín dụng, hợp đồng và giám sát thực hiện hợp đồng.
Với yêu cầu về chất lợng: công ty cần đặt ra từng tiêu chuẩn kỹ thuật về mặt lợi ích kinh tế và hiệu quả. Theo đó có thể đa ra một sự đánh giá về các yêu cầu nguyên liệu trên cơ sở giá, khả năng thay thế sẵn có, các đòi hỏi tiêu chuẩn hoá, vận tải quốc tế...
Vấn đề lựa chọn nguồn cung cấp: công ty cần tránh sự lệ thuộc vào một ngời cung cấp độc quyền mà nên mở rộng các nguồn cung ứng cạnh tranh
nhằm bảo đảm các điều kiện có lợi hơn của thơng vụ cũng nh tăng khả năng mặc cả.
Yêu cầu đối với các điều khoản mua và giao hàng: giá là một yếu tố quan trọng nhất. Giá đúng không nhất thiết phải là giá thấp nhất mà là giá hợp lý gắn liền với chất lợng.
Các điều khoản mua bán tín dụng: khi tài chính khan hiếm, các phơng tiện tín dụng có thể là lợi thế. Tuy nhiên việc mua bán dựa trên các điều khoản tín dụng cũng liên quan tới sự tăng chi phí. Do vậy, các lợi thế và bất lợi của các điều kiện tín dụng phải đợc đánh giá cẩn thận.
Trong hoạt động NK, các điều kiện giao hàng có tính chất nhất định. Tính kinh tế của các phơng thức vận tải cũng đợc phân tích.
Yêu cầu với hợp đồng mua sắm thiết bị cần đa vào hợp đồng các điều khoản có đủ hiệu lực pháp lý đối với các nhà cung cấp nớc ngoài nhằm bảo vệ ngời mua trong trờng hợp có tranh chấp.
Việc giám sát và điều hành hợp đồng: các hợp đồng NK yêu cầu có sự giám sát liên tục. Các điều kiện về chất lợng, lịch giao hàng, các yêu cầu về chứng từ... giám sát hợp đồng sẽ liên quan chặt chẽ với các đại lý giao nhận và thanh toán, các bộ phận đặt hàng, cơ quan giám định tài chính và bất cứ cơ quan nào có liên quan tới mua sắm NK.