II. Quy trình đấu thầu quốc tế mua sắm thiết bị ở tổng công ty DKVn
3. Quy trình thực hiện đấu thầu quốc tế mua sắm thiết bị của Tổng công ty DKVN
3.2- Lập kế hoạch đấu thầu và chuẩn bị tài liệu đấu thầu
a. Lập kế hoạch đấu thầu
Văn phòng thẩm định thầu cùng với Tổ chuyên gia giúp việc sẽ tiến hành lập kế hoạch đấu thầu theo các công việc sau:
1-Phân chia dự án thành các gói thầu
Hầu hết đấu thầu mua sắm thiết bị ở Tổng công ty DKVN là mua sắm thiết bị toàn bộ song trên thực tế thì rất ít nhà thầu có thể cung cấp toàn bộ thiết bị. Vì vậy, khi thực hiện đấu thầu hoặc các nhà thầu liên doanh với nhau hoặc Tổng công ty DKVN phân chia gói thầu ra thành nhiều gói thầu nhỏ và tiến hành gọi thầu nhiều cuộc. Thực tế, khi gọi thầu mua sắm thiết bị toàn bộ TCT thờng hay cho phép các nhà thầu liên doanh để vừa bảo đảm theo quy chế đấu thầu vừa đỡ tốn thời gian nếu phải phân lô hàng ra thành nhiều gói thầu nhỏ.
Văn phòng Thẩm định thầu và Tổ chuyên gia giúp việc phân chia dự án thành các gói thầu theo các nguyên tắc:
+ Phù hợp với tính chất, công nghệ hoặc trình tự thực hiện dự án + Có quy mô hợp lý và đảm bảo tính đồng bộ của dự án.
Trong lô gọi thầu mua tàu cho chiến dịch khoan 1 giếng chắc chắn và một giếng lựa chọn năm 2000, Tổng công ty DKVN đã chia làm hai lô nhỏ gọi thầu theo 2 loại thầu: tàu kéo 14.000 mã lực và tàu dịch vụ dự phòng 12500
Đề án LPG (công trình khí) chia làm hai gói thầu lớn:
+ Gói 1 (do nhà thầu Samsung thực hiện) về cơ bản đã hoàn thành, tháng 7/2000 nhà máy đã đi vào hoạt động.
+ Gói 2 (do PVECC làm tổng thầu): Trong số 9 gói thầu nhỏ có tổng trị giá 27.219.000 USD, Văn phòng Thẩm định thầu đã phối hợp với các phòng ban chức năng của TCT chỉ đạo Petechim/ PVECC ký kết đợc 8 gói thầu.
2- Ước tính giá của từng gói thầu dựa trên giá cả thị trờng (tuỳ theo phạm vi đấu thầu, chủng loại hàng hoá và dịch vụ mà giá tham khảo là giá trong nớc hay quốc tế).
Trong lô gọi thầu trên đợc chia thành 2 gói thầu với giá ớc tính: + 2 tàu kéo 14.000 mã lực ớc tổng giá trị 800.000 USD
+ Tàu dự phòng ớc tổng giá trị 200.000 USD
Sau khi gọi thầu tháng 12/2000 thì 6 trong 8 công ty mời thầu đã nộp hồ sơ dự thầu và kết quả thu đợc.
Giá mua tàu
Bảng 7
Tên tàu Giá mua tàu (tr USD) Xếp hạng về giá
Redrooster 1,456 1
Lady Andrey 1,565 2
Pacific Frontier 2,687 3
Maersk Bonavister 4,795 4
Salvana 5,564 5
(Nguồn: tài liệu Văn phòng Thẩm định thầu về xét gói thầu mua tàu tháng 12/2000).
3-Xác định hình thức và ph ơng thức đấu thầu
Hình thức đấu thầu: trớc đây, lựa chọn hình thức đấu thầu chỉ căn cứ vào sự phê duyệt của chủ đầu t. Hiện nay, Văn phòng Thẩm định thầu có thể trình bày ý kiến của mình và trình chủ đầu t phê duyệt. Văn phòng Thẩm định thầu sẽ cân nhắc hình thức đấu thầu mở rộng hay hạn chế, đấu thầu trong nớc hay đấu thầu quốc tế dựa trên những nguyên tắc:
+ Chất lợng công nghệ hiện có.
+ Số lợng các công ty có khả năng cung ứng đợc thiết bị công nghệ phù hợp hoặc đáp ứng đợc yêu cầu kỹ thuật của gói thầu.
+ Khả năng và trình độ nghiệp vụ thực tế của các cán bộ phụ trách đấu thầu.
Trên thực tế, đấu thầu ở Tổng công ty DKVN chủ yếu đấu thầu hạn chế và tổ chức đấu thầu quốc tế. Điều này là do tính chất, đặc điểm riêng của ngành dầu khí, các thiết bị vật t đòi hỏi có kỹ thuật cao và các nhà thầu trong nớc cung ứng về ngành dầu khí cha phát triển, đặc biệt là với các dự án mua sắm thiết bị, vật t phục vụ trực tiếp cho SX-KD của ngành dầu khí. Khoảng 90% thiết bị nhập từ các nớc phát triển đặc biệt là từ Mỹ và các nớc Tây Âu.
Petrofina muốn thuê dàn khoan, công ty đã gửi th mời thầu tới 9 công ty kinh doanh trong lĩnh vực chuyên ngành này là: Pedco, Atwood, Jet Drilling, Odfjell, Santafe, Sedo Foex, Canmar, Stena Drilling và Foramex. Vào ngày 9/10/2000 thì có 5 công ty có Hồ sơ dự thầu.
Phơng thức đấu thầu:
Cũng nh thông lệ ở Việt Nam, phần lớn các cuộc đấu thầu ở Tổng công ty DKVN đều dới hình thức đấu thầu một túi hồ sơ (một phong bì). Nhng đối với các dự án lớn nh đấu thầu xây lắp nhà máy LPG hay t vấn quản lý dự án nhà máy lọc dầu số 1 thì gọi thầu theo phơng thức đấu thầu 2 giai đoạn.
4- Lựa chọn các ứng thầu viên
Để đa ra đợc danh sách các ứng thầu viên có khả năng dự thầu trong đấu thầu hạn chế, Văn phòng Thẩm định thầu phải dựa vào các căn cứ sau:
+ Có đủ các điều kiện pháp lý để cung cấp hàng hoá dịch vụ. + Có khả năng cung cấp và bảo hành hàng hoá dịch vụ.
+ Có uy tín trong lĩnh vực kinh doanh, cung ứng hàng hoá dịch vụ. + Ưu tiên đối với những công ty trực tiếp SXKD trang thiết bị, phụ tùng, hàng hoá dịch vụ hoặc đại lý của những công ty này.
Chẳng hạn để chuẩn bị gọi thầu mua thiết bị cho mỏ Rạng Đông, công ty JVPC (Japan Vietnam Petroleum Co.Ltd đã xem xét và chọn ra các ứng thầu sau: Mitsubishi Heavy Industries, Bluewater Offshore Production System Ltd, Brown & Root Energy Services, MODEC, McDermott Marine Contruction Limited. Đây đều là các công ty có uy tín trong lĩnh vực cung cấp thiết bị cho giàn khoan và đã từng có quan hệ với công ty.
Văn phòng Thẩm định thầu quy định càng chi tiết càng dễ đánh giá và loại bỏ các nhà thầu không đủ khả năng cung ứng hàng hoá có kỹ thuật theo yêu cầu của chủ đầu t. Đối với lô thầu mua sắm thiết bị ở Tổng công ty DKVN thì hầu hết phải đặt tính năng lên hàng đầu, vì vậy vấn đề lựa chọn nhà thầu đảm bảo yêu cầu kỹ thuật là rất quan trọng.
6-Thời gian gửi th mời thầu
Văn phòng Thẩm định thầu thờng xác định thời gian gửi th mời thầu trong vòng 7 ngày kể từ khi cấp có thẩm quyền phê duyệt danh sách các ứng thầu viên.
7-Thời gian xây dựng thang điểm đánh giá và mức giá trần
Nhằm bảo đảm tính khách quan, Văn phòng Thẩm định thầu xây dựng thang điểm đánh giá mức giá trần sau khi đã hết hạn nộp hồ sơ và trớc khi mở thầu.
8-Thời gian mở thầu
Thời hạn mở thầu là 30 ngày sau khi gửi th mời thầu và không quá 48 giờ sau khi kết thúc quá trình nhận hồ sơ dự thầu theo đúng quy định của quy chế đấu thầu.
9- Thời hạn xét thầu
Trong vòng 10 ngày sau khi mở thầu, Văn phòng Thẩm định thầu sẽ họp để xem xét và gửi kết quả đấu thầu đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định đầu t phê duyệt.
10- Ph ơng thức thực hiện hợp đồng
Do gói thầu của Tổng công ty DKVN có thể xác định rõ về số lợng, chất lợng, thời gian.. cho nên phơng thức thực hiện hợp đồng chủ yếu là phơng thức hợp đồng trọn gói với giá trúng thầu là giá thanh toán hợp đồng.
11- Thời gian thực hiện hợp đồng
Tuỳ theo từng cuộc đấu thầu, phạm vi đấu thầu cũng nh các thiết bị và dịch vụ mua sắm, Tổng công ty DKVN sẽ quyết định thời hạn thực hiện hợp đồng cho hợp lý khi đàm phán hợp đồng với đơn vị trúng thầu.
Văn phòng Thẩm định thầu xem xét thực hiện một số nội dung chủ yếu trên khi lập kế hoạch đấu thầu cho bất cứ cuộc đấu thầu nào. Ngoài ra trong cuộc họp đầu tiên lên kế hoạch của Văn phòng Thẩm định thầu và Tổ chuyên
gia giúp việc, nhiệm vụ của từng thành viên phải đợc thông qua. Cuộc họp phải lập biên bản báo cáo trình chủ đầu t phê duyệt.
b. Chuẩn bị tài liệu mời thầu
Căn cứ vào kế hoạch của từng gói thầu và nhiệm vụ đợc giao, Tổng công ty DKVN sẽ chuẩn bị hồ sơ và văn kiện đấu thầu. Văn phòng Thẩm định thầu dự thảo hồ sơ mời thầu trớc rồi trình TCT phê duyệt trớc khi gửi tới các ứng thầu viên. Tài liệu mời thầu cho phép các ứng thầu tiềm năng dựa trên nội dung của các hồ sơ mà quyết định xem có nên tham gia hay không. Mục tiêu của thông báo mời thầu là tạo ra sự cạnh tranh và cơ hội công bằng cho các nhà ứng thầu.
Hồ sơ mời thầu bao gồm:
• Th mời thầu (invitation for bids) phải nêu rõ: + Mục đích mời thầu
+ Nguồn vốn của dự án ( chủ yếu là nguồn vốn tự bổ sung) + Nhận dạng cơ quan chủ đầu t, địa chỉ nhận hồ sơ mời thầu.
+ Lệ phí mua hồ sơ dự thầu: đợc xác định trên các chi phí mà Văn phòng Thẩm định thầu bỏ ra để soạn thảo hồ sơ dự thầu. Có trờng hợp các nhà thầu đợc nhận bộ hồ sơ dự thầu miễn phí.
+ Quy định số tiền bảo đảm chung cho tất cả các nhà thầu. + Ngày giờ mở thầu
+ Chữ ký đại diện bên mời thầu
• Chỉ dẫn đối với nhà thầu (instruction to bidder for the bidding documents)
• Thuyết minh đặc tính kỹ thuật (technical specification) bao gồm: danh mục, số lợng, quy cách thiết bị...
• Mẫu đơn dự thầu (bid form)
• Mẫu giá thiết bị (price schedue)
• Mẫu bảo hành dự thầu (bid bond form)
• Mẫu bảo hành thực hiện hợp đồng (performance bond form)
• Dự thảo hợp đồng cung cấp thiết bị (contract form)
Mẫu hồ sơ dự thầu đợc áp dụng thống nhất cho tất cả các cuộc đấu thầu trong TCT, trong trờng hợp có sự thay đổi lớn mới thay đổi hồ sơ đấu thầu.
3.3- Thông báo mời thầu
Do đặc điểm của ngành dầu khí nên thông báo mời thầu chỉ gửi cho một số hạn chế các nhà thầu dới hình thức chỉ định thầu.
Thông báo mời thầu của Tổng công ty DKVN
Tổng công ty Dầu khí Việt Nam Địa chỉ: 22- Ngô Quyền- Hà Nội
Tel: 84- 4- 8252526 Fax: 84- 4- 8265942
Tên công ty:(đợc mời thầu) Địa chỉ:
Ngày... tháng.... năm ...
Chủ đề: Mời thầu cung cấp tàu dịch vụ dầu khí.
Với sự tham gia của Ngài... - Chức danh: Tha Ngài,
Tổng công ty Dầu khí Việt Nam xin mời ngài tham dự thầu cho việc cung cấp tàu ở trên. Tài liệu đấu thầu đợc kèm dới đây.
Xin hãy trả lời bằng Fax hoặc điện thoại tới văn phòng Tổng công ty Dầu khí Việt Nam (với bản copy có ký ở dới), đảm bảo những tài liệu về đấu thầu và cho biết công ty của quý ngài có tham dự thầu hay không?
Kính th
Tổng giám đốc Tổng công ty Dầu khí Việt Nam
(ký tên và đóng dấu)