II. Những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả quy trình đấu thầu quốc tế mua sắm thiết bị ở Tổng công ty DKVN
1.Cải tiến quy trình đấu thầu quốc tế 1 Rút ngắn thời gian phê duyệt dự án
1.1- Rút ngắn thời gian phê duyệt dự án
Nh trong phần trên đã nói tới việc thời gian phê duyệt dự án ở TCT thờng dài gây ảnh hởng tới hoạt động sản xuất- kinh doanh nói chung. Để khắc phục tình trạng này TCT cần xem xét và có giải pháp để hỗ trợ các công ty thành viên giảm các thủ tục không cần thiết, đặc biệt trong cơ chế chỉ định thầu. Cụ thể, TCT nâng hạn mức phê duyệt đối với các hợp đồng trong và ngoài nớc để giảm bớt thời gian phê duyệt không cần thiết đồng thời nâng cao vai trò tự quyết định và chịu trách nhiệm của các đơn vị thành viên, góp phần tăng cờng hiệu quả công tác thơng mại của các công ty. Trong quyết định số 4917/QĐ-VPTĐ quy định vê việc thực hiện quy chế đấu thầu, TCT đã nâng hạn mức giá trị hợp đồng xí nghiệp liên doanh phải trình TCT phê duyệt từ 300.000 USD lên 500.000 USD đối với hợp đồng NK.
Một điều nữa khiến cho thời gian phê duyệt dự án bị kéo dài là do hồ sơ dự thầu không đợc chuẩn bị tốt khiến việc đánh giá hồ sơ gặp nhiều khó khăn (do các tiêu chuẩn đa ra không rõ ràng dẫn tới việc hồ sơ dự thầu cha đạt tiêu chuẩn nh mong đợi của các chủ đầu t). Do vậy, TCT cần chú trọng vào việc chuẩn bị hồ sơ mời thầu, nếu thấy cần thiết có thể mời thêm chuyên gia giúp việc đề ra các tiêu chuẩn cho phù hợp với yêu cầu của công việc. TCT cần chỉ đạo các công ty thành viên của mình chuẩn bị hồ sơ mời thầu, kế hoạch đấu thầu để trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt trớc khi triển khai đấu thầu các đề án lớn nh tổ hợp công nghệ công trình khí trị giá 163.000.000 USD. Việc thông qua ý kiến của TCT trớc khi đấu thầu có thể rút ngắn thời gian phê duyệt dự án do tránh đợc sự bất đồng quan điểm với TCT về các chỉ tiêu xét thầu, việc cho điểm....
1.2-Thực hiện tốt các bớc cơ bản trong quá trình đấu thầu
1.2.1- Bớc lập hồ sơ mời thầu
Đây là một bớc rất quan trọng của quy trình đấu thầu quốc tế. Thực hiện tốt bớc này sẽ tạo điều kiện cho việc thực hiện các bớc sau. Khi lập hồ sơ, bên mời thầu phải xem xét cân nhắc chặt chẽ việc lựa chọn hình thức đấu thầu hợp lý, các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu phải đầy đủ, hợp lý để khi mời các nhà thầu tránh đợc sai sót đáng tiếc. Chẳng hạn nh do hồ sơ mời thầu quá chung chung, mập mờ gây khó hiểu cho nhà thầu, gây khó khăn cho quá trình đánh giá; khối lợng đa ra trong hồ sơ mời thầu sai lệch so với thiết kế. Phải nói rằng, chất lợng của hồ sơ mời thầu là một trong những nguyên nhân làm cho quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu kéo dài, thiếu cơ sở tin cậy để ra quyết định kết quả đấu thầu. Nguyên nhân chính do cán bộ chuyên gia trong một số trờng hợp còn cha đáp ứng năng lực, thiếu kinh nghiệm, TCT thiếu kiểm tra kỹ lỡng trớc khi phê duyệt.
Việc lựa chọn hình thức đấu thầu không phù hợp gây mất thời gian, tốn kém và không đạt hiệu quả cao. Để lựa chọn một cách đúng nhất, ta phải nắm rõ u nhợc điểm của từng hình thức, mục đích cần đạt đợc trong từng cuộc đấu thầu.
Đấu thầu cạnh tranh quốc tế có các nhà thầu nớc ngoài có trình độ kỹ thuật, năng lực đấu thầu cao, chọn đợc công nghệ tiên tiến nhng Văn phòng Thẩm định thầu phải có trình độ cao trong nghiệp vụ đấu thầu nếu không dễ bị ép giá, đàm phán ký kết hợp đồng mất nhiều thời gian. Dựa vào u nhợc điểm của các hình thức đấu thầu mà có sự lựa chọn hình thức cho phù hợp. Trong đấu thầu mua sắm thiết bị phục vụ chuyên ngành, Tổng công ty DKVN nên duy trì áp dụng các hình thức thờng làm là đấu thầu quốc tế, phạm vi hạn chế vì các thiết bị đòi hỏi trình độ công nghệ cao, giá trị lớn và TCT có khả năng xác định đợc các nhà cung cấp có uy tín. Điều này giúp cho TCT tiết kiệm đợc thời gian và chi phí khi lập hồ sơ mời thầu cũng nh quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu. Tuy nhiên cũng nên áp dụng các phơng thức đấu thầu một cách linh hoạt phù hợp với từng mục đích cụ thể để tìm kiếm những đối tác mới, tạo thị trờng mới dễ dàng so sánh trong các cuộc đấu thầu tiếp theo.
Lập th mời thầu phải đầy đủ, chặt chẽ và hợp lý với yêu cầu của dự án đầu t. Trong hồ sơ mời thầu của bên mời thầu gửi đến các nhà thầu nêu chi tiết các vấn đề có liên quan tới yếu tố kỹ thuật, ngôn ngữ, đồng tiền thanh toán, thời gian bảo lãnh thực hiện dự án, nêu ra mức đặt cọc. Khi trong hồ sơ mời thầu nêu rõ những yêu cầu của bên mời thầu thì các nhà thầu sẽ nắm bắt đợc các yêu cầu của chủ đầu t. Quyết định có tham dự hay không? Điều đó giúp cho cả hai bên tiết kiệm thời gian, công sức.
1.2.2- Thu nhận, đánh giá và xét duyệt hồ sơ dự thầu
Ngoài những nguyên tắc phải thực hiện trong thu nhận, đánh giá hồ sơ dự thầu nh bảo đảm tính công khai, không mở phong bì... thì việc thực hiện tốt các vấn đề khác có liên quan cũng cần thiết. Bớc này đóng vai trò quan trọng, mang tính quyết định cho kết quả đấu thầu. Khi thực hiện tốt bớc này mới giúp ta lựa chọn đợc nhà thầu tốt nhất.
1-Xây dựng chỉ tiêu xét thầu cho phù hợp
Việc xây dựng các chỉ tiêu xét thầu là cần thiết, có ý nghĩa hết sức quan trọng trong công tác đấu thầu mua sắm thiết bị. Căn cứ để xác định hệ thống chỉ tiêu xét thầu gồm: yêu cầu lựa chọn đúng thiết bị mua sắm và đảm bảo công bằng. Việc mở gói thầu liên quan đến 3 nội dung thẩm định tài chính, kỹ thuật, thời gian. Khi xây dựng tiêu chuẩn chỉ tiêu xét thầu cần lu ý một số điểm sau:
+ Các yếu tố cân nhắc phải đợc lợng hoá chẳng hạn nh yếu tố bạn hàng lâu năm, công ty thành viên. Nếu nh ban tổ chức quyết định u tiên cho bạn hàng quen thì sẽ u tiên bằng cách cộng thêm một số điểm nhất định nào đó. Nh vậy, kết quả cuối cùng sẽ đảm bảo tính công bằng, đảm bảo tính u tiên. Chẳng hạn trong ví dụ ở phần thực trạng, nhà thầu VSP/B&R (liên doanh với công ty thành viên của TCT) nên khi xét thầu đợc cộng thêm 20 điểm u tiên.
+ Chỉ tiêu xét thầu đợc xây dựng cho từng dự án là khác nhau. Bởi vậy, hệ thống thang điểm phải đợc xây dựng cho những nhóm dự án riêng biệt. TCT cần xây dựng hệ thống thang điểm cho những nhóm dự án có những điểm tơng đồng nh dự án về thiết bị cho công tác khai thác giếng khoan, dự án về thuê tàu, dự án về mua thiết bị cho công tác dịch vụ...
- Tổng công ty có văn bản hớng dẫn lập một hệ thống chỉ tiêu xét thầu chung cho toàn ngành.
- Tập huấn cán bộ làm công tác xét thầu
- Các đơn vị lên kế hoạch NK từ đó có thể lựa chọn các chỉ tiêu và cho điểm trớc khi mở gói thầu.
2- Vấn đề cho điểm
Quy chế đấu thầu chỉ đa ra phơng pháp đánh giá tiêu chuẩn trong hồ sơ dự thầu là cách cho điểm nhng lại không quy định cụ thể cách chấm điểm nh thế nào. Tại Tổng công ty DKVN phơng thức chấm điểm dới hai hình thức: cho điểm bình quân và cho điểm theo thảo luận. Tuy nhiên cả hai hình thức đều có những mặt hạn chế.
+ Hình thức cho điểm bình quân: khoảng cách cho điểm chênh lệch nhau do cách đánh giá của các thành viên khác nhau dẫn đến kết quả chênh lệch rất lớn về tổng số điểm của các thành viên và việc đánh giá cha đợc chính xác.
+ Hình thức cho điểm theo thảo luận: về thực chất, hình thức này có những u điểm nhất định nh tính công khai, tạo điều kiện cho các thành viên của Hội đồng xét thầu nêu các ý kiến của mình và những diễn giải hợp lý sẽ đ- ợc công nhận và nghe theo. Tuy nhiên trên thực tế lại không hoàn toàn đúng nh vậy. Trong các cuộc đấu thầu ở các đơn vị thành viên nếu giá trị đấu thầu lớn và có thành phần đại diện cấp trên tham gia thì việc đánh giá các tiêu chuẩn cũng nh kết quả đấu thầu sau này phụ thuộc vào các ý kiến của cán bộ cấp trên.
Cả hai hình thức này đều có nhợc điểm. Việc tìm ra một hình thức cho điểm phù hợp còn phụ thuộc vào tính chất quan trọng của cuộc đấu thầu, sự cần thiết của dự án.
3- Đánh giá kinh nghiệm của các nhà thầu
Việc đánh giá kinh nghiệm của nhà thầu rất quan trọng bởi không chỉ dựa vào hồ sơ dự thầu mà Hội đồng xét thầu còn dựa vào thực trạng hoạt động tài chính, năng lực chuyên môn hiện tại của nhà thầu. Những thông tin xác thực, cập nhật về nhà thầu có ảnh hởng lớn nh thiết bị của nhà thầu đang phục vụ tốt cho một công ty nào đó và đợc công ty đó đánh giá cao. Nh trong cuộc
đấu thầu cung cấp dung dịch khoan cho công ty MJC Co. Ldt, Dowell là nhà thầu đa ra giá chào thầu thấp nhất (328.239 USD) nhng công ty MJC vẫn quyết định trao thầu cho Baker vì họ thấy rằng Baker đã làm việc tốt cho họ trong chiến dịch khoan trớc đây đồng thời giá chỉ cao hơn giá chào thầu thấp nhất 600 USD. Nếu chỉ dựa trên uy tín của nhà thầu thì khó có thể đánh giá đ- ợc thực trạng hiện nay của nhà thầu nh thế nào, vì đây là chỉ tiêu đánh giá trừu tợng. Nhiều trờng hợp cho thấy danh tiếng của nhà thầu cung cấp nhiều khi không đảm bảo rằng ngời mua có thể tránh đợc rủi ro.