II. Quy trình đấu thầu quốc tế mua sắm thiết bị ở tổng công ty DKVn
3. Quy trình thực hiện đấu thầu quốc tế mua sắm thiết bị của Tổng công ty DKVN
3.4- Nhận đơn thầu
Các ứng thầu phải nộp đầy đủ hồ sơ dự thầu theo địa điểm và đúng thời hạn đấu thầu đã đợc quy định sẵn trong thông báo mời thầu. Hồ sơ dự thầu phải đợc hoàn chỉnh theo các nội dung sau:
1- Thủ tục hồ sơ
Đơn xin dự thầu và hồ sơ tham gia dự thầu phải đợc viết bằng tiếng Anh. Nhà thầu phải nộp đủ các giấy tờ sau:
+ Đơn dự thầu,
+ Giấy uỷ quyền của nhà sản xuất cho phép nhà thầu cung cấp loại thiết bị dự thầu tại Việt Nam (trờng hợp nhà dự thầu với t cách là đại lý hoặc nhà phân phối chính thức) hoặc giấy uỷ quyền của nhà sản xuất cho phép thay mặt tham gia dự thầu (trờng hợp nhà thầu là tổ chức thơng mại XNK),
+ Tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu.
Năng lực kỹ thuật: sản phẩm kinh doanh chính của nhà thầu, số lợng và trình độ cán bộ chuyên môn.
Năng lực tài chính và kinh doanh: vốn pháp định, doanh số, lợi nhuận...của nhà thầu.
Kinh nghiệm thực hiện hợp đồng tơng tự ở Việt Nam + Bảng trả giá thiết bị
+ Bảo lãnh tham gia dự thầu
+ Tài liệu kỹ thuật: mô tả chi tiết đặc trng về kỹ thuật và chất lợng hàng hoá. Tài liệu kỹ thuật cần đầy đủ các thông tin sau:
• Thiết bị phải đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật chi tiết nêu trong hồ sơ mời thầu,
• Giới thiệu tên thiết bị, mã hiệu, tên hãng, nớc sản xuất, năm sản xuất, hình ảnh, kích thớc, khối lợng..của thiết bị dự thầu,
• Giới thiệu tính năng, tác dụng, nguyên lý làm việc của thiết bị (có sơ đồ kèm theo),
• Đặc tính kỹ thuật của thiết bị,
• Các thông số kỹ thuật chung và chi tiết,
• Giải trình tính hợp lý, hiệu quả kinh tế của giải pháp kỹ thuật, biện pháp cung ứng thiết bị, khả năng lắp đặt thiết bị, năng lực cán bộ và các vấn đề khác có liên quan...
2- T cách ng ời tham gia dự thầu
Ngời tham gia dự thầu phải trung thực trong việc cung cấp các thông tin chứng minh năng lực của mình. Tuỳ theo từng dự án cụ thể mà chủ đầu t quy định t cách của ngời dự thầu. Chỉ chấp nhận ngời dự thầu là: trực tiếp sản xuất; là đại lý cung ứng chính thức; các tổ chức thơng mại XNK...Trong hồ sơ dự thầu dù là liên danh hay đơn phơng cũng chỉ đợc 1 đơn dự thầu.
3- Giá đấu thầu, điều kiện giao hàng và ph ơng thức thanh toán
Giá dự thầu: các ứng cử viên phải hoàn chỉnh biểu giá thích hợp, liệt kê chi tiết giá từng đơn vị thiết bị và giá dự thầu toàn bộ hàng hoá cùng chi phí có liên quan: vận chuyển, bảo hiểm, lắp đặt.. Đối với hàng hoá đến từ bên ngoài nớc ngời mua, giá hàng tính theo giá CIF cảng đích. Đây là giá cố định cho đến khi hoàn thành hợp đồng mà không phụ thuộc vào sự thay đổi nào nhằm đảm bảo tính công bằng trong đấu thầu và tránh tình trạng phát sinh thêm chi phí đầu t trong quá trình thực hiện hợp đồng do các nhà thầu bỏ giá quá thấp để trúng thầu.
• Đồng tiền đợc sử dụng là ngoại tệ mạnh, thờng là USD
• Điều kiện giao hàng: các điều kiện giao hàng sẽ tuân theo Incoterms 2000 do ICC ấn hành.
• Điều kiện thanh toán: các ứng thầu đa ra điều kiện thanh toán của mình với mức độ u đãi khác nhau thì sẽ đợc u tiên khác nhau trong khi xét chọn thầu. Nhng phải tuân thủ các điều kiện sau:
+Khoản tiền đặt cọc: không có khoản đặt cọc trớc
+Phơng thức thanh toán: có thể thanh toán một hay nhiều lần. Đối với nhà thầu cung ứng trong nớc thì thanh toán bằng VNĐ (theo tỷ giá bán ra của ngân hàng ngoại thơng VN tại thời điểm thanh toán) và chuyển khoản vào tài khoản đợc mở tại ngân hàng trong nớc. Đối với các nhà thầu nớc ngoài thanh toán bằng L/C hoặc chuyển trả trực tiếp.
+Thời gian thực hiện hợp đồng và bàn giao thiết bị cho bên mời thầu. Thời gian thực hiện nhanh cũng là một yếu tố đánh giá mức độ u tiên cho nhà thầu.
+Các điều kiện thơng mại, tín dụng khác nh: huấn luyện, đào tạo cán bộ, lắp đặt bảo hành, bảo trì... do các ứng thầu cung cấp.
4- Bảo lãnh dự thầu và bảo lãnh thực hiện hợp đồng
Bảo lãnh dự thầu: nhà thầu phải nộp bảo lãnh dự thầu cùng với hồ sơ dự thầu, coi nó nh một bộ phận của hồ sơ dự thầu. Để bảo đảm bí mật về mức giá dự thầu cho các nhà thầu, bên mời thầu quy định mức bảo lãnh dự thầu chung cho tất cả các ứng thầu. Tại Tổng công ty DKVN mức bảo lãnh dự thầu là 3%, đồng tiền bảo lãnh dự thầu là USD và đợc chấp nhận dới hình thức sau:
+ Bảo lãnh của ngân hàng Việt Nam nh ngân hàng Nhà nớc Việt Nam hoặc ngân hàng nớc ngoài đợc phép hoạt động tại Việt Nam
+ Tiền mặt hoặc séc bảo lãnh dự thầu có hiệu lực từ khi nhà thầu gửi hồ sơ trúng thầu. Đến ngày mở thầu, bảo lãnh sẽ hết hiệu lực nếu nhà thầu không trúng thầu. Nếu nhà thầu trúng thầu thì thời hạn của bảo lãnh sẽ kéo dài 30 ngày kể từ ngày trúng thầu và sẽ hết hiệu lực nếu nhà thầu cam kết ký hợp đồng kèm theo bảo lãnh thực hiện hợp đồng.
Bảo lãnh thực hiện hợp đồng có những hình thức đợc chấp nhận:
+ Bảo lãnh của các ngân hàng Việt Nam và các ngân hàng nớc ngoài đ- ợc phép hoạt động tại Việt Nam.
+ Tiền bảo lãnh bằng USD (có thể là tiền mặt hoặc séc)
Bảo lãnh thực hiện hợp đồng phải đợc mở muộn nhất là 30 ngày kể từ khi nhà thầu trúng thầu. Bảo lãnh này sẽ bị tịch thu trong các trờng hợp theo quy định của quy chế đấu thầu.
5- Thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu
+ Các hồ sơ dự thầu có hiệu lực 30 ngày kể từ ngày mở thầu, hồ sơ nào có hiệu lực thời hạn ngắn hơn sẽ bị loại bỏ.
+ Trong những trờng hợp đặc biệt, bên mời thầu có thể yêu cầu gia hạn hiệu lực dự thầu. Yêu cầu và phúc đáp này phải đa ra bằng văn bản (điện tín, fax, điện báo). Bảo lãnh dự thầu cũng phải gia hạn tơng ứng. Nhà thầu có thể từ chối yêu cầu mà không bị tớc thu bảo lãnh dự thầu.
6- Quy cách về hồ sơ thầu và chữ ký
+ Nhà thầu phải chuẩn bị 5 bộ hồ sơ (1 bộ gốc và 4 bộ sao) ghi rõ bản sao và bản gốc (tài liệu chuẩn). Bản gốc và bản sao phải đợc đánh máy và có chữ ký của bên dự thầu hoặc ngời đợc uỷ quyền. Tất cả các trang của hồ sơ phải có chữ ký của ngời ký đơn dự thầu hoặc đóng dấu của nhà thầu.
+ Hồ sơ không đợc có những dòng chen giữa, tẩy xoá hoặc viết đè. Khi sửa phải có chữ ký tắt và dấu của ngời ký tên vào hồ sơ.
7- Gửi hồ sơ
Mỗi bản gốc và bản sao của hồ sơ dự thầu phải cho vào một phong bì riêng, có niêm phong, sau đó bỏ chung vào một phong bì có niêm phong, các phong bì trong và ngoài ghi rõ:
+ Tên và địa chỉ của bên mời thầu: Văn phòng Thẩm định thầu, Tổng công ty dầu khí Việt Nam. Tel: 844- 4- 8252526 Fax: 84- 4- 8265942
+ Tên gói thầu
+ Tên và địa chỉ nhà thầu
+ Phải ghi rõ không đợc mở trớc ngày mở thầu
Bên mời thầu không chịu trách nhiệm về việc gửi nhầm địa chỉ và không nhận các hồ sơ không đợc niêm phong và đánh dấu theo quy định trên.
8- Hạn nộp hồ sơ
Đợc ghi theo địa chỉ và thời hạn trong thông báo mời thầu. Bên mời thầu có thể gia hạn kéo dài thêm hạn của việc nộp hồ sơ dự thầu khi có những nhu cầu điều chỉnh, bổ sung do yêu cầu phát sinh và phải thông báo kịp thời cho các ứng thầu. Các đơn thầu nộp muộn sẽ không đợc chấp nhận theo quy định của quy chế đấu thầu.
9- Thay đổi và rút hồ sơ dự thầu
Mọi thay đổi và thủ tục rút hồ sơ dự thầu chỉ thực hiện trớc thời hạn kết thúc nhận hồ sơ dự thầu.
10- Giải thích hồ sơ mời thầu
Mọi thắc mắc của các ứng thầu về hồ sơ mời thầu sẽ đợc Văn phòng Thẩm định thầu giải thích tại văn phòng của Tổng công ty DKVN - 22 Ngô Quyền -Hà Nội.
3.5- Mở thầu
Việc mở thầu tiến hành công khai sau khi hết hạn nộp thầu (tuy nhiên không đợc quá 48 giờ kể từ thời điểm hết hạn nộp hồ sơ) và đợc xem xét, đánh giá tại TCT- DKVN với sự chứng kiến của đại diện các công ty dự thầu tham dự. Chuẩn bị mở thầu và trình tự mở thầu nh trong quy chế đấu thầu. Các cuộc họp mở thầu đều thông qua một số nội dung cơ bản sau đây:
• Tình hình thu nhận hồ sơ dự thầu + Số công ty đã gửi th mời thầu
+ Tình trạng bên ngoài của Hồ sơ mời thầu
+ Việc thực hiện bảo lãnh của các công ty dự thầu
+Tên công ty dự thầu
+ Giá cả chủng loại hàng hoá
+ Hồ sơ dự thầu có đầy đủ hay không
Biên bản mở thầu của Tổng công ty DKVN.
Munite of bid opening For(...)
Biên bản mở thầu cho (cung cấp thiết bị đầu giếng)
Today (Date/Month/Year) at... Hôm nay (ngày...tháng...năm..) tại We are bidding council including Hội đồng chúng tôi gồm
Opening bid and confirming that: Mở thầu và khẳng định rằng: All the bidding evelopes sealed before opening
(Tất cả các phong bì thầu bảo đảm trớc khi mở)
Bảng 8
Names of bidder Submitted (Tên nhà thầu)
Units price (USD)
(Giá đơn vị) Sets of Documents(Loại tài liệu) Completed
(Đầy đủ) Missing(Thiếu) ABB SG-5 MS- 700 349.244 399.528 x DRIL-QUIP SS-10 349.160 x COOPER STC-10 435.152 x HUNTING SM-10 339.717 x
Sau cùng là chữ ký của các bên tham gia mời thầu (Văn phòng Thẩm định thầu và đại diện các công ty dự thầu)
3.6- Đánh giá hồ sơ dự thầu
Bên mời thầu sẽ tiến hành đánh giá và so sánh các hồ sơ dự thầu đã đợc xác định trớc là đáp ứng về cơ bản yêu cầu của tài liệu thầu. Văn phòng Thẩm định thầu cùng với Tổ chuyên gia giúp việc sẽ là những ngời tham gia đánh giá, so sánh, xếp hạng các đơn thầu theo thứ tự sau:
Bớc 2: Đánh giá chi tiết, xếp hạng các hồ sơ dự thầu
Bớc 1-Tổ chức đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu
Trong bớc này bên mời thầu sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu và tổng hợp số liệu chủ yếu trong một bảng đánh giá. Những hồ sơ dự thầu nào không bảo đảm tính hợp lệ nh: không nộp bảo lãnh dự thầu theo yêu cầu, không đủ chữ ký trong hồ sơ theo quy định ... đều bị loại bỏ. Những hồ sơ dự thầu đạt đợc yêu cầu về việc đảm bảo tính hợp lệ sẽ đợc đa vào đánh giá chi tiết.
Bớc 2- Tổ chức đánh giá chi tiết, xếp hạng các hồ sơ dự thầu dựa trên các chỉ tiêu sau:
• Năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu
+ Năng lực kỹ thuật: sản phẩm kinh doanh chủ yếu, số lợng và trình độ cán bộ chuyên môn, khả năng chế tạo...
+ Năng lực về tài chính và kinh doanh: tổng tài sản hiện có, doanh thu và lợi nhuận trong những năm gần đây nhất.
+ Kinh nghiệm: năm thành lập, số hợp đồng tơng tự đã thực hiện.
• Kỹ thuật
+ Khả năng đáp ứng các yêu cầu về công nghệ, chất lợng thiết bị và tính năng kỹ thuật đã nêu trong hồ sơ thầu.
+ Đặc tính kinh tế kỹ thuật, mã hiệu của thiết bị đợc chào, tên hãng và nớc sản xuất.
+ Tính hợp lý và hiệu quả kinh tế của các giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức cung ứng thiết bị.
+ Khả năng lắp đặt thiết bị, năng lực cán bộ kỹ thuật.
+ Khả năng thích ứng về mặt địa lý, tác động đối với môi trờng và biện pháp giải quyết.
Ví dụ 1: Công ty MJC (thuộc TCT-DKVN) muốn đấu thầu mua tàu dịch vụ phục vụ việc khai thác ở lô 05-1b giếng Thanh Long.
Nội dung yêu cầu kỹ thuật đối với tàu dịch vụ
Dự án: Mua tàu dịch vụ dầu khí phục vụ giếng khoan Thanh Long bắc-1X, lô 05- 1b.
Chủ đầu t: công ty MJC, trụ sở 21 Lê Quý Đôn, quận 3 Thành phố Hồ Chí Minh.
* Số lợng, nguồn gốc:
+ Số lợng: 2 tàu chở dầu. + Nớc sản xuất: Tây Âu, Mỹ. * Chất lợng, năm sản xuất, công nghệ:
+ Chất lợng: nêu rõ tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lợng đã đăng ký. + Năm sản xuất: 1997 đến nay.
+ Công nghệ: Tàu phải sản xuất theo công nghệ mới, có bản chứng nhận cụ thể.
* Các yêu cầu kỹ thuật
Do đặc điểm về thời tiết ngoài khơi Việt Nam có gió mạnh nên công ty MJC yêu cầu tàu dịch vụ phải có những tiêu chuẩn sau:
+ Một tàu có sức kéo 140 MT và một tàu có sức kéo 125 MT. + Phải có ít nhất 1 chân vịt trớc và 1 chân vịt sau hoạt động. * Các điều kiện khác
+ Phải đảm bảo công tác hớng dẫn vận hành, bảo trì, bảo dỡng và sửa chữa sự cố đơn giản cho tối thiểu 5 nhân viên trong thời gian tối thiểu 5 ngày. Sau khoá hớng dẫn phải có chứng chỉ của Nhà nớc cấp đối với học viên.
+ Cung cấp đủ phụ tùng thay thế theo yêu cầu. + Dụng cụ sửa chữa cần thiết đi kèm.
Giám đốc công ty MJC
(ký và đóng dấu)
Công ty MJC đã gửi th mời thầu dến 15 công ty nhng chỉ có 9 công ty đồng ý tham gia dự thầu và gửi hồ sơ dự thầu để công ty tiến hành xem xét hồ sơ chi tiết kỹ thuật trớc. Đây đều là những công ty có tên tuổi trên thị trờng tàu dịch vụ và công ty MJC có thể yên tâm.
Xem bảng 9 trang sau.
Bảng 9
Tên tàu Tên công ty Sức kéo ( BP) Chân vịt trớc (BT) Chân vịt sau (ST) Lý do từ chối
Maersk Bonavista Maersk 125 1x800 2x800
Maersk Chignecto Maersk Không có số liệu
Red Rooster Marine 125 2x800 1x800
VTP 01 PTSC 150 2x800 1x800
Salvana Semco 146 2x600 1x600
Salviceroy 125 1x800 Không ST
Smit Lloyd 121 Smit 118 1x800 Không BP/ST
Pacific Frontier Swire 147 1x800
1x600
1x800
Pacific Champion Swire 100 1x800 Không BP/ST
Oil Vibrant OSA/(PTSC) 110 1x800 Không BP/ST
Lady Audrey P&O (IOS) 147 2x800 1x800 Lady Elaine P&O (IOS) 119 1x800
1x500
1x800 BP
Pacific Centurion Swire 100 1x840 Không BP/ST
Invincible Tide Tidewater 100 1x840 Không BP/ST
Brute Tide Tidewater 115 1x815 Không BP/ST
(Nguồn: Th xin ý kiến của công ty MJC gửi TCT-DKVN)
Theo bảng trên, trong 15 tàu đợc chào hàng, công ty Maersk không cung cấp dữ liệu kỹ thuật của tàu "Maersk Chignecto" vì vậy tàu bị loại đầu tiên. Trong 14 tàu có dữ liệu để xem xét, có 7 tàu không đạt tiêu chuẩn về sức kéo tối thiểu là 125 MT, 7 tàu không có chân vịt sau vì vậy cũng bị loại. Theo yêu cầu của công ty MJC chỉ có 6 tàu đáp ứng đợc, đó là các tàu: Red Rooster, VTP 01, Lady Audrey, Pacific Frontier, Maersk Bonavista, Salvana.
Mặc dù tàu VTP 01 đáp ứng các điều kiện kỹ thuật nhng trớc đây hai tàu của công ty PTSC phục vụ cho công ty ở giếng TL-2X với chất lợng không tốt, nên công ty loại tàu VTP 01 khỏi danh sách. Vậy chỉ có 5 tàu đạt tiêu chuẩn của công ty đa ra, đây cũng là thiệt thòi vì nếu giá chào thầu ở túi hồ sơ
thứ hai của các nhà thầu đợc lựa chọn mà cao thì công ty phải chịu giá cao hoặc phải tổ chức đấu thầu khác rất tốn kém và mất thời gian.
Ví dụ 2: Công ty JVPC (thành viên của Tổng công ty DKVN) mở thầu mua sắm thiết bị cho dự án phát triển mỏ Rạng Đông. Qua sơ tuyển còn lại 3 công ty sau: J.Ray McDermott, Nippon Steel Corporation và