8) Quyết định tuyển dụn g:
3.2.3.2.Đối tượng là nhân viên văn phòng
Nhân viên văn phòng là đối tượng chủ yếu làm việc trong các văn phòng công ty theo chuyên môn và nghiệp vụ riêng. Những nhân viên này được xếp chung vào một
phòng để tác nghiệp với nhau trong cùng lĩnh vực chuyên môn của mình nhằm giải quyết những công việc đòi hỏi nhiều tới chất xám trí tuệ.
Như vậy những đối tượng này lại thiên về hoạt động trí óc chứ không thiên về hoạt động chân tay như đối tượng công nhân lao động, thêm nữa cách thức hành động của họ mang tính chuyên môn cao nên tính khái quát trong công việc cũng không được biểu hiện rõ nét như đối tượng cán bộ quản lý.
Từ những đặc điểm này công ty nên có hướng đào tạo phù hợp như sau: • Tập chung đào tạo chuyên môn sâu
• Tạo lập và nâng cao khả năng làm việc nhóm
Có một cách thức đào tạo khá hiệu quả hiện nay mà các nhà quản lý có thể áp dụng để nâng cao cả hai khả năng trên cho nhân viên đó là: "Giao việc quá khả năng", cụ thể là:
Giao các nhiệm vụ vượt quá khả năng của nhân viên là cách làm đòi hỏi người nhân viên phải vượt ra khỏi những gì đã biết và qua đó học thêm được những kỹ năng mới.
Phương pháp này sẽ giúp những nhân viên nhiều triển vọng phát triển có cơ hội trau dồi thêm kinh nghiệm công tác. Mặt khác trong quá trình làm việc do công việc được giao là quá khả năng của nhân viên đó, điều này sẽ hối thúc sự tương tác giữa các thành viên vì anh ta sẽ cần nhiều hơn sự hỗ trợ từ đồng nghiệp, từ đó mà nâng cao sự gắn kết giữa các thành viên và tăng hiệu quả làm việc nhóm.
Nhà quản lý có thể thực hiện điều này bằng cách yêu cầu người nhân viên phải sử dụng một công nghệ mới, hay nói cách khác là giao cho họ phụ trách một công việc đòi hỏi có trình độ cao hơn. Trên lý thuyết, cả công ty lẫn nhân viên đều có lợi. Công ty sẽ có thêm nhiều nhân viên tài năng. Còn nhân viên sẽ có thêm triển vọng phát triển nghề nghiệp của mình.
Tuy nhiên, trong thực tế cũng cần thận trọng với phương pháp này vì nó hàm chứa nhiều rủi ro và công ty cần tính toán kỹ lưỡng với một vài tiêu chí sau:
Chọn đúng người
Điều đầu tiên cần lưu ý là phải chọn đúng người có khả năng hoàn thành một nhiệm vụ vượt quá năng lực của mình.
Khuyến khích đúng cách
Việc hoàn thành tốt một nhiệm vụ vượt quá khả năng đồng nghĩa với việc họ có thể được đề bạt lên những vị trí có mức lương cao hơn.
Giao đúng việc
Khi đã chọn được ứng viên cho việc giao nhiệm vụ vượt quá khả năng, kế tiếp bạn phải xác định đúng công việc để giao.
Chấp nhận nếu thất bại
Như đã nói ở trên phương pháp này hàm chứa nhiều rủi ro, nghĩa là có thành công cũng có thất bại, do đó nhà quả lý công ty phải chấp nhận nếu điều tồi tệ nhất xảy ra. Quan trọng là phải cho người nhân viên đó biết anh ta vẫn góp phần quan trọng trong sự phát triển của công ty. Có như thế, nhân viên của bạn sẽ không sợ thất bại để rồi một ngày nào đó họ lại tham gia vào các bài tập rèn luyện năng lực.
Như vậy việc giao các nhiệm vụ vượt quá khả năng của nhân viên một cách có khoa học sẽ giúp họ nâng cao năng lực và sẽ mang lại lợi ích cho cả hai bên.
Ngoài ra, còn có một cách nữa để đào tạo nhân viên cũng khá hiệu quả mà nhiều công ty nước ngoài áp dụng thành công đó là : "Luân chuyển nhân viên". Mục đích của phương pháp này là giúp nhân viên học hỏi thêm về các quy trình làm việc của công ty và cảm thấy thích thú hơn với công việc mới. Đây là một chiến lược quản trị nhân sự nhằm giúp cho việc quản lý tốt hơn, tạo môi trường làm việc năng động và sáng tạo.
Các chuyên gia khuyên rằng nên thay đổi vai trò nhân viên của mình 2 năm một lần. Khoảng thời gian này vừa đủ cung cấp cho nhân viên những kinh nghiệm và kiến thức cần thiết để đảm nhận vai trò mới. Cứ như vậy, nhân viên sẽ học hỏi thêm được những kiến thức mới và hoàn thiện kỹ năng giao tiếp nội bộ.
Từ việc luân chuyển này, nhân viên sẽ góp nhặt được những kinh nghiệm vô giá trong lĩnh vực mà họ đã tham gia. Do biết rõ vai trò và chức năng của từng bộ phận khác nhau trong công ty trong những lần luân chuyển, nếu được cân nhắc vào những vị trí mới, những người này thường có những ý tưởng rất mới lạ, và kết quả là công ty đã sở hữu một nguồn cảm hứng sáng tạo.
Cần hiểu rằng việc luân chuyển không giống như việc đào thải một ai đó, nếu như nhân viên đó không tốt hoặc không có khả năng phát triển thì không nên gửi những người này qua các bộ phận khác, điều này chỉ tốn công vô ích thậm chí còn phản tác dụng. Bên cạnh đó phải chắc rằng nhân viên của công ty hiểu rõ việc làm
này và dễ dàng chấp nhận công việc mới trong bất kỳ một bộ phận nào trong công ty của bạn.
Ngoài ra phương pháp này còn có một ưu điểm đáng kể nữa là tiết kiệm được rất nhiều chi phí tuyển dụng cho công ty, đồng thời giúp cho nhân viên của bạn tăng khả năng cạnh tranh trong công việc.