Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán CaoTrung bìnhThấp
1.2.1. Chức năng, vai trò của chu trình bán hàng – thu tiền với kiểm toán
Bán hàng – thu tiền là quá trình chuyển giao quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng – tiền giữa khách thể kiểm toán với khách hàng của họ. Với ý nghĩa đó, quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng trên đơn đặt hàng hay hợp đồng bán hàng và kết thúc bằng việc hàng hóa được chuyển đổi thành tiền.
Các chức năng của chu trình bán hàng-thu tiền bao gồm: xem xét nhu cầu và quyết định tiêu thụ, xem xét khả năng của khách hàng và quyết định bán chịu, vận chuyển và bốc xếp hàng, lập hóa đơn bán hàng, ghi sổ hàng bán, doanh thu, phải thu, thu tiền và trích lập dự phòng khi có dấu hiệu phải thu khó đòi. Căn cứ vào chức năng của chu trình, mục tiêu kiểm toán cụ thể được đặt ra với từng chức năng. Hiểu được các chức năng, các chứng từ được sử dụng và quá trình luân chuyển chứng từ trong từng bước mới có thể đưa ra những quyết định đún đắn trong kiểm toán.
Nằm trong hệ thống các thông tin phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp, doanh thu và các khoản phải thu là những chỉ tiêu quan trọng phản ánh kết quả kinh doanh cũng như tình hình thanh toán của doanh nghiệp. Với các nhà lãnh
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán
đạo doanh nghiệp, có nhiều chỉ tiêu quan tâm nhưng điều thiết thực nhất chính là doanh thu đạt được, với các nhà đầu tư thì chỉ tiêu doanh thu cũng là chỉ tiêu thể hiện kết quả đầu tư của họ, nó sẽ cho thấy việc đầu tư có đạt hiệu quả hay không. Tóm lại với mọi đối tượng thì doanh thu luôn là chỉ tiêu quan trọng. Nhưng doanh thu cao là chưa đủ bởi nếu doanh nghiệp theo đuổi một chính sách mạo hiểm, chính sách tín dụng nới lỏng, doanh thu có thể cao nhưng con đường đến bờ vực phá sản cũng sẽ rất ngắn vì mất khả năng thanh toán. Chính vì vậy mà doanh thu luôn được xem xét trong mối quan hệ với khoản phải thu khách hàng. Với ý nghĩa đó, kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền nhận được nhiều sự quan tâm của những người thực hiện kiểm toán khi đặt trong mối liên hệ với các phần hành khác.
Một điểm khiến vai trò của kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền quan trọng là kết quả kiểm toán của chu trình này có ảnh hưởng đến một loạt các chỉ tiêu khác trên BCTC. Khi doanh thu bị ghi nhận sai (hay khoản mục phải thu không được đánh giá đúng giá trị thì sẽ ảnh hưởng đến tổng doanh thu (hay chi phí quản lý doanh nghiệp) do đó lợi nhuận trước thuế bị ghi nhận sai và các khoản nghĩa vụ với nhà nước cũng bị ghi nhận sai.
1.2.2. Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền với đánh giá trọng yếu, rủi ro
Trong qui trình đánh giá trọng yếu, với bất cứ chu trình nào, điều đầu tiên mà KTV quan tâm chính là bản chất vốn có của chu trình đó mà chưa xét đến bất kỳ một thủ tục kiểm soát nào từ phía khách hàng, có những chu trình mà ngay tên gọi đã hàm chứa tính trọng yếu. Bản chất của chu trình được cấu thành bởi chức năng của chu trình, kết quả đầu ra của chu trình và bản chất của các khoản mục trong chu trình đó.
Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất, song phương thức để thực hiện mục đích này rất đa dạng. Ví dụ, xét theo phương thức thanh toán có thể có mua hàng thanh toán ngay, mua hàng trả góp, mua hàng trả tiền sau, việc thanh toán có thể bằng tiền mặt hay chuyển khoản. Xét theo phương thức giao hàng, có thể bán hàng giao trực tiếp cho khách, hoặc vận chuyển theo yêu cầu của khách hàng về địa điểm, thời gian hay hàng gửi bán chờ khách hàng chấp nhận… Xét theo cách thức bán hàng, mỗi hàng hóa hay dịch vụ hoàn thành đều có thể bán cho người tiêu dùng một
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán
cách trực tiếp hay thông qua các đại lý bán lẻ, bán buôn. Với mỗi cách thức đều có thể có các phương thức thanh toán như: thanh toán ngay, trả góp, trả chậm, trình tự bán hàng diễn ra khác nhau với các thủ tục đặt hàng, giao nhận, vận chuyển khác nhau, thủ tục kiểm soát và hạch toán được thiết kế khác nhau. Do đó, trong quá trình kiểm toán phải dựa vào đặc điểm của chu trình, hệ thống kiểm soát nội bộ đối cho chu trình với từng khách hàng cụ thể để nhận biết yếu tố chính trong chu trình và đưa ra đánh giá về trọng yếu, rủi ro thích hợp.
Ngoài ra, để đánh giá trọng yếu, rủi ro xảy ra với chu trình này KTV cũng quan tâm tới mục tiêu kiểm toán chu trình. Chức năng kiểm toán của chu trình đã cụ thể hóa thành các mục tiêu kiểm toán. Do chu trình bán hàng – thu tiền được cấu thành bởi các nghiệp vụ cụ thể và từ đó hình thành các khoản mục trên BCTC nên mục tiêu kiểm toán chu trình cụ thể hóa cả mục tiêu kiểm toán tài chính và mục tiên kiểm toán nghiệp vụ phù hợp với đặc điểm của chu trình.
Bảng 1.2: Mục tiêu đặc thù của kiểm toán nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền(6,192)
Mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ bán hàng
Mục tiêu kiểm toán chung Mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ thu tiền
Các nghiệp vụ bán hàng đều có căn cứ
I - Mục tiêu hợp lý chung Các khoản thu tiền đều đảm bảo hợp lý chung Các mục tiêu khác
Hàng bán vận chuyển đến khách hàng là có thật
Hiệu lực Các khoản phải thu ở khách hàng là có thật
Mọi nghiệp vụ bán hàng đều được ghi sổ
Trọn vẹn Mọi khoản phải thu ở khách hàng đều được ghi sổ
Hàng đã bán thuộc sở hữu của đơn vị
Quyền và nghĩa vụ Khoản phải thu phải có người sở hữu
Hàng đã vận chuyển và có hóa đơn ghi giá bán được thỏa thuận
Định giá Các khoản phải thu được đánh giá đúng
Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại thích hợp
Phân loại
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán
Các nghiệp vụ ghi vào sổ tổng hợp, chi tiết thích hợp và khớp đúng
Chính xác số học Các khoản phải thu được tính toán đúng
II – Các mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ Các nghiệp vụ bán hàng
đều được phê duyệt
Cho phép Những thay đổi về thể thức, thời gian, thủ tục thanh toán tiền hàng đều được phê duyệt Các khoản bán hàng được
ghi sổ đúng thời gian
Kịp thời Các nghiệp vụ phải thu được ghi sổ đúng kỳ
Các gian lận sai sót xảy ra được đánh giá cho từng mục tiêu kiểm toán.
Dưới góc độ các khoản mục hoặc nghiệp vụ, khi xem xét chu trình bán hàng – thu tiền, KTV xem xét mối quan hệ giữa các khoản mục, nghiệp vụ chính trong chu trình bao gồm: doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, các khoản phải thu khách hàng, phải thu nội, các khoản dự phòng phải thu khó đòi; nghiệp vụ thu tiền. Trong nghiệp vụ thu tiền thì phương thức thanh toán ảnh hưởng rất lớn đến rủi ro có thể xảy ra trong nghiệp vụ.
Nằm trong chu trình bán hàng – thu tiền, doanh thu chính là một trong những chỉ tiêu quan trọng hàng đầu thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh của mọi tổ chức hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận, doanh thu luôn gắn liền với phải thu thông qua chính sách tín dụng trong bán hàng. Với một số doanh nghiệp, có thể doanh thu và lợi nhuận rất cao trong nhiều năm liên tiếp nhưng vẫn rơi vào tình trạng phá sản do mất khả năng thanh toán. Với những người sử dụng BCTC thì đây cũng là chỉ tiêu họ quan tâm trước tiên. Chính vì vậy, việc thực hiện đánh giá đúng đắn trọng yếu, rủi ro của khoản mục doanh thu và phải thu khách hàng sẽ tạo ra cơ sở cho đánh giá của KTV về chu trình này một cách hiệu quả..
Về bản chất đây là một khoản mục trọng yếu. Khả năng xảy ra gian lận hay sai sót với khoản mục doanh thu tương đối cao.
Thứ nhất: Trong rất nhiều doanh nghiệp, tùy thuộc vào động cơ của doanh nghiệp muốn giảm thuế thu nhập phải nộp hay muốn thu hút đầu tư mà doanh nghiệp có thể khai tăng hoặc khai giảm doanh thu. Đối với các doanh nghiệp đã niêm yết
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán
trên thị trường chứng khoán hay có BCTC được công bố rộng rãi cho các đối tượng quan tâm, doanh thu thường được cố ý khai tăng để làm đẹp tình hình tài chính. Với một số doanh nghiệp khác, để giảm số thuế thu nhập phải nộp đã không những khai tăng các khoản chi phí mà còn khai giảm số doanh thu thực nhận.
Thứ hai: Đây cũng là một khoản mà thời điểm ghi nhận rất nhạy cảm. Kế toán trưởng hay kế toán phụ trách doanh thu nếu không nắm vững về thời điểm doanh thu được coi là thực hiện thì rất dễ nhầm lẫn thời điểm ghi nhận đặc biệt là vào giai đoạn cuối năm. Cũng ở giai đoạn chuyển giao này, nếu kế toán cố ý làm cho doanh thu bị ghi nhận sai thì các nghiệp vụ sai sẽ thường xảy ra ở giai đoạn này. Đặc biệt với doanh thu của hàng xuất khẩu thời điểm ghi nhận doanh thu sai sẽ ảnh hưởng cả đến tỷ giá được sử dụng và do đó làm ảnh hưởng đến doanh thu hay chi phí tài chính có được từ qui đổi tỉ giá. Qui mô của sai phạm này có thể không lớn nhưng nếu như nghiệp vụ này lặp lại nhiều thì ảnh hưởng lũy kế là tương đối đáng kể.
Gắn liền với doanh thu trong chu trình bán hàng – thu tiền là khoản phải thu. Việc kiểm soát tốt khoản phải thu có một ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp trong việc kiểm soát khả năng thanh toán, phần doanh thu thực tế có thể thực hiện được. Đây là khoản mục có ý nghĩa với hầu hết các doanh nghiệp cả sản xuất, thương mại (ngoại trừ kinh doanh dưới hình thức siêu thị bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt). Hơn nữa trong thực tế việc kiểm soát được khoản mục này cũng gặp rất nhiều khó khăn và rủi ro bởi nó phụ thuộc tương đối nhiều vào khách hàng, sự hiểu biết của doanh nghiệp về khách hàng, tình trạng tài chính của khách hàng, mối quan hệ của doanh nghiêp với khách hàng, làm sao có thể đảm bảo duy trì một mối quan hệ tốt nhưng vẫn phải đảm bảo khả năng thanh toán, thu hồi vốn, đảm bảo an toàn về tài chính cho doanh nghiệp. Vì vậy, trong kiểm toán, khoản mục này cũng được quan tâm đặc biệt và nó có ý nghĩa rất lớn đối với quá trình kiểm toán.
Như đã trình bày ở trên, khi doanh nghiệp muốn gia tăng doanh thu để cải thiện tình hình tài chính, thu hút nhà đầu tư, doanh nghiệp có thể cố ý tạo ra các sai phạm trong việc ghi nhận doanh thu; đồng thời với đó, chính sách tín dụng của doanh nghiệp cũng có thể được nới lỏng hoặc nhân viên bán hàng muốn nâng cao thành tích mà thực hiện không đúng qui định về tín dụng của công ty khiến cho khả năng thu tiền hàng bán chịu bị hạn chế. Điều đó dẫn đến rủi ro khoản phải thu khách
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán
hàng không phản ánh đúng quyền lợi của doanh nghiệp. Mặt khác, doanh nghiệp nhiều khi lại không để ý đến việc trích lập dự phòng cho các khoản này nên rủi ro càng cao. Với bản thân các khoản dự phòng phải thu khó đòi cũng có rủi ro tiềm tàng được đánh giá là cao, vì để đưa ra con số cần trích lập dự phòng đúng đòi hỏi kế toán phải là người hiểu được bản chất của khoản mục, nắm được lý thuyết có liên quan, có kinh nghiệm và khả năng phán xét tốt, xử lý thông tin từ khách nợ nhanh chóng.
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán
PHẦN 2