Khoa học ngày nay đang tiến những bước dài chưa từng thấy và đem lại những biến đổi kỳ diệu trong lịch sử nhân loại, cùng với sự phát triển như vũ bão khoa học công nghệ và những nhu cầu về tinh thần của con người, số lượng sách báo và các loại hình tài liệu khác trên thế giới hang năm được tăng lên rất nhanh chóng, kéo theo nó là sự bùng nổ thông tin và kho tài liệu. Đứng trước tình hình thực tế đó vấn đề đặt ra cho chúng ta là phải xây dựng kho tàng tri thức vô giá của nhân loại như thế nào để phục vụ xã hội một cách tích cực và hiệu quả nhất.
Trong trào lưu chung của thế giới ngành TV-TT, nước ta cũng ngày được mở rộng và hiện đại hóa cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật tăng nhanh chóng theo cấp số nhân của khối lượng tri thức, yêu cầu thông tin ngày càng mở rộng, đa dạng và phong phú, sự phát triển nhanh chóng của các nguồn thông tin làm cho việc lựa chọn, cung cấp và sử dụng thông tin gặp nhiều khó khăn và phức tạp. Nếu không có các biện pháp tổ chức và bảo quản tài liệu một cách khoa học, hợp lý thì việc phục vụ thông tin sẽ kém hiệu quả.
Việt Nam - một đất nước với những đặc trưng riêng biệt về khí hậu nhiệt đới ẩm nóng ẩm, chịu sự tàn phá khốc liệt của chiến tranh và thêm nữa là trình độ về kỹ thuật bảo quản tài liệu còn nhiều hạn chế, yếu tố cơ sở vật chất… dẫn đến tình trạng vốn tài liệu nhanh chóng xuống cấp và lão hóa. Vì thế, bảo quản tài liệu ở các cơ quan thông tin thư viện, lưu trữ nói chung và các trung tâm thông tin thư viện là một vấn đề hết sức cần thiết. Bảo quản vốn tài liệu là những biện pháp bảo đảm sựtoàn vẹn và hiện trạng vật lý bình thường của các tài liệu có trong kho.
Vì thế, thư viện tỉnh Hà Nam đã nhận thức rõ những điều đó nên đã xem công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là một quy trình kỹ thuật quan
trọng, có tác động trực tiếp đến hiệu quả của thư viện, đặc biệt những năm gần đây nhu cầu về tài liệu của người sử dụng ngày càng lớn và đòi hỏi ở mức cao hơn. Chính vì vậy, vấn đề cấp thiết đặt ra hiện nay là: Làm thế nào để có thể tổ chức và bảo quản tốt tài liệu để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc.
Một số nguyên nhân chủ quan và khách quan gây hư hỏng tài liệu địa chí, đó là:
- Ý thức của người dùng tin trong quá trình sử dụng, sự tác động của môi trường, điều kiện lưu trữ tài liệu địa chí...
- Nhà kho và môi trường chứa tài liệu chưa đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật
- Sự xâm hại tài liệu của các loại côn trùng
- Nhiệt độ, độ ẩm chưa phù hợp với yêu cầu bảo quản tài liệu. Nhiệt độ từ 20 - 280C để duy trì tuổi thọ của tài liệu, độ ẩm tốt nhất từ 50- 60%.
- Do bản chất của tài liệu dễ bị lão hoá - Quá trình lưu trữ tài liệu địa chí - Do sự sử dụng quá tải của con người
- Kinh phí đầu tư cho công tác bảo quản quá hạn chế
- Sự quan tâm tới công tác bảo quản của các cấp lãnh đạo còn chưa đúng mức.
Hiện nay, thư viện tỉnh Hà Nam chưa có trụ sở riêng nên tạm thời thư viện ở vị trí tầng hai của nhà Văn hóa tỉnh với diện tích chật hẹp, kho không có gió thông thoáng nên sách nhanh bị hư hại và dễ bám bụi. Do vậy, thư viện cần có những biện pháp để trong việc bảo quản tài liệu địa chí.
Bảo quản vốn tài liệu địa chí tức là bảo quản kho tàng văn hoá của dân tộc, nâng cao hơn nữa chất lượng phục vụ bạn đọc, tăng tuổi thọ của tài liệu,
giữ được giá trị của vốn tài liệu địa chí của dân tộc dù trải qua các thời kì lịch sử khác nhau.
Chính vì vai trò và giá trị của tài liệu điạ chí mà các thư viện luôn phải đầu tư cho công tác bảo quản tài liệu địa chí, thực hiện các nguyên tắc bảo quản vốn tài liệu sau:
- Tổ chức kho tài liệu địa chí thành kho riêng, tức là tổ chức tài liệu địa chí về một chỗ, bảo quản riêng, cẩn thận.
- Với những tài liệu địa chí không còn giá trị sử dụng cần thanh lọc ngay và thế vào đó là những tài liệu có giá trị và thiết thực.
- Với những tài liệu cổ có giá trị thì cần có chế độ bảo quản riêng, cẩn thận.
- Kho tài liệu cần trang bị các thiết bị hiện đại như máy điều hoà, máy hút bụi, nhiệt độ trong phòng luôn thích hợp với bảo quản tài liệu. Thường xuyên khử các loại côn trùng có hại.
- Nhiều tài liệu cần phục chế lại
- Chú trọng công tác phòng cháy, chữa cháy.
Với chủ trương chú trọng xây dựng và phát triển vốn tài liệu địa chí, thư viện tỉnh Hà Nam luôn quan tâm đến công tác bảo quản vốn tài liệu địa chí. Nếu như xây dựng vốn tài liệu địa chí có chất lượng tốt là điều kiện cơ bản và vô cùng quan trọng đối với công tác địa chí thì bảo quản là một khâu quan trọng không kém. Trong quá trình lưu trữ và sử dụng tài liệu địa chí, nếu khâu bảo quản không tốt thì vốn tài liệu địa chí mà chúng ta bỏ nhiều công sức mới sưu tầm được sẽ bị hao hụt dần.
Sau một thời gian sử dụng, sách thường bị hư hỏng, rách nát. Để khắc phục tình trạng này nhằm tăng tuổi thọ cho sách thì ngoài việc đưa ra nội quy, giáo dục bạn đọc về ý thức sử dụng sách, thư viện cũng tiến hành phục chế tài liệu với một số cách như sau:
Đối với những tài liệu có nhiều trang bị tách rời khỏi bìa sách thì dùng băng dính để dán lại. Những tài liệu có nhiều trang bị rách thì buộc phải khâu chúng lại với nhau.
Đóng bìa cứng với những cuốn sách có giá trị và quý hiếm
Công tác tổ chức kho tài liệu địa chí được tuân thủ theo đúng nguyên tắc nhằm tạo ra trật tự cho kho địa chí, giúp bảo quản tốt tài liệu, nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu địa chí…