Trongquy trình xử lý thông tin thì sưu tầm tài liệu địa chí là khâu đầu tiên đặc biệt quan trọng. Muốn thực hiện tốt khâu đó, cán bộ thư viện phải nắm rõ và hiểu đúng đắn các khái niệm trong các khâu công tác địa chí như: Tài liệu địa chí, sự kiện địa phương, xuất bản phẩm địa phương, nhân vật địa phương… Đồng thời, thư viện cần bám sát và tuân thủ theo những nguyên tắc và phương nhất định về công tác bổ sung vốn tài liệu, đặc biệt là tài liệu địa chí. Có như vậy, cán bộ thư viện mới có thể tiến hành công tác bổ sung một cách hệ thống và khoa học, tránh trùng lặp, tốn kém, mất thời gian, công sức.
Một số khái niệm cơ bản
Tài liệu địa chí
Giáo trình “Công tác địa chí của thư viện tỉnh” của Trịnh Thị Hà trường Đại học thành phố Hồ Chí Minh đã đưa ra khái niệm “tài liệu địa chí” với nghĩa là “những tài liệu có nội dung liên quan đến địa phương trên bất kỳ lĩnh vực nào của đời sống xã hội, tự nhiên, không phân biệt thời gian xuất bản, nơi xuất bản và ngôn ngữ” [12, tr.9]
Trong “Cẩm nang nghề thư viện” tiến sĩ Lê Văn Viết đã định nghĩa đầy đủ rõ ràng hơn về tài liệu địa chí: “Tất cả các ấn phẩm, các tài liệu không công bố (viết tay, đánh máy, đồ họa), các tài liệu nghe - nhìn, các vật mang tin đọc bằng máy(băng từ, đĩa compact…) mà nội dung hoàn toàn nói về vùng đó hoặc có nhiều tin tức (theo khối lượng hay giá trị) về nó không phụ thuộc vào loại hình và phương pháp in ấn (sản xuất), số lượng bản, ngôn ngữ nội dung xuất bản hay chế tạo, xu hướng chính trị và tư tưởng”.[22, tr.474]
Sự kiện địa phương là: “Sự kiện được hình thành diễn biến ở địa
phương, có ảnh hưởng đến tài nguyên thiên nhiên hoặc đến đời sống mọi mặt trong phạm vi một địa phương”. [14,tr.82]
Xuất bản phẩm địa phương: “Bao hàm tất cả các ấn phẩm được xuất
bản trên lãnh thổ của địa phương đó, không phụ thuộc vào nội dung, loại hình và phương pháp in ấn, ngôn ngữ; kể cả các ấn phẩm xuất bản ít bản, ấn phẩm nộ bộ ngành diện hẹp, các tài liệu xử lý nhóm; những ấn phẩm được biên soạn ngoài lãnh thổ nhưng được in trong lãnh thổ thì cũng được tính là ấn phẩm địa phương”. [22,tr.475]
Nhân vật địa phương: Vấn đề xác định nhân vật địa phương trong sưu
tầm địa chí cũng có nhiều quan điểm chưa thống nhất. Nếu như thư viện không xác định đúng, sẽ ảnh hưởng đến vốn tài liệu địa chí. Nhân vật địa phương là những nhân vật sinh ra hoặc không sinh ra ở địa phương, nhưng sống ở địa phương một thời gian dài hoặc cả đời, thậm chí sinh ra ở địa phương nhưng sinh sống ở nơi khác, có đóng góp với sự phát triển của địa phương hoặc đất nước về một hay nhiều mặt như: Văn hóa, kinh tế, chính trị, quân sự, âm nhạc…
Khi sưu tầm nhân vật địa phương, ngoài những nhân vật chính diện thư viện cũng cần sưu tập những nhân vật phản diện điển hình ở địa phương để so sánh đối chiếu rút ra kết luận. Có quan điểm lịch sử rõ ràng để đánh giá nhân vật và lựa chọn tài liệu và phản ánh nhân vật đó. Có như vậy mới bảo đảm tính khách quan về nội dung cần phản ánh.