Để đưa thư viện thoát khỏi tình trạng lạc hậu, thư viện đã và đang phổ cập tin học cho toàn bộ hoạt động, trong đó có hoạt động địa chí. Thư viện tỉnh Hà Nam đã manh nha xây dựng CSDL địa chí trên cơ sở áp dung phần mềm INFOLIB,tuy nhiên số lượng máy tính phục vụ tra cứu rất ít.
2.5.Khai thác, phục vụ người dùng tin địa chí
Sau nhiều lần chia tách, sát nhập thư viện tỉnh Hà Nam không tránh khỏi những xáo trộn nhất định nhưng đến nay đã dần củng cố từng bước để hoạt động tốt hơn, từ hoạt động khai thác, sưu tầm đến hoạt động cuối cùng là phục vụ người dùng tin của thư viện nói chung và hoạt động địa chí nói riêng, đa dạng với nhiều phương thức phục vụ.
2.5.1. Phục vụ đọc tại thư viện
Phòng đọc trong thư viện là kho tàng trữ nhiều ấn phẩm nhập vào thư viện. Công tác phục vụ tại thư viện giúp giữ gìn tài liệu địa chí ít hư hại, rách nát, tỷ lệ thất thoát thấp, đồng thời vòng quay nhanh. Vì vậy, thường bao gồm nhiều sách địa chí quý hiếm, có giá trị lớn. Để thuận tiện cho việc lấy sách và bổ sung lâu dài, tài liệu được sắp xếp theo hình thức đăng ký cá biệt. Trước
đây, kho địa chí chỉ vẻn vẹn có gần 200 tài liệu nhưng đến năm 2012 kho tài liệu địa chí vơí 1200 tài liệu gồm các lĩnh vực: Lịch sử, chính trị, văn hóa, khoa học kỹ thuật… của tỉnh Hà Nam. Với cách xếp sách địa chí theo số đăng ký cá biệt có nhiều thuận tiện, tiết kiệm giá sách, trông gọn đẹp về hình thức, không phải chừ một khoảng trống để chờ bổ sung sách mới, không phải xê dịch và chuyển giá dựa vào sổ đăng kí cá biệt mà cán bộ thư viện tìm sách phục vụ bạn đọc một cách dễ dàng thuận tiện, đáp ứng theo yêu cầu nhanh nhất, đặc biệt bảo quản tài liệu địa chí tốt.
Thời gian phục vụ tại thư viện, mùa đông buổi sáng từ 7h đến 11h trưa và 1h30 đến 4h30 chiều. Mùa hè mở cửa từ 7h30 đến 11h30 trưa và từ 2h đến 5h chiều. Vì điều kiện trụ sở chật hẹp (kho đọc chỉ với 30m2) nên cán bộ thư viện phải hết sức năng động linh hoạt. Số bạn đọc đến thư viện hầu hết đều có yêu cầu xác định, qua quá trình lấy sách cho bạn đọc thư viện có thể tìm hiểu sâu sắc hứng thú của họ. Từ đó thư viện đánh giá được những tài liệu mà bạn đọc cần để phân loại được đối tượng phục vụ và thuận tiện cho công tác bổ sung tài liệu. Thư viện Hà Nam với đội ngũ cán bộ còn gặp nhiều hạn chế về trình độ chuyên môn nhưng họ có lòng yêu nghề, say mê công tác, nên làm quen với các công việc rất nhanh và thuần thục. Riêng cán bộ thư viện phục vụ người dùng tin địa chí phải có chuyên môn cao, nhanh nhẹn và tận tâm với bạn đọc.
Trên cơ sở học hỏi kinh nghiệm tổ chức phục vụ bạn đọc của các thư viện lớn và phát triển, thư viện tỉnh Hà Nam đã và đang tích cực và cải biến để phục vụ bạn đọc được nhanh, gọn, chính xác hơn.
Phục vụ tại thư viện giúp cán bộ địa chí nắm bắt được kho tài liệu của mình, đồng thời tìm hiểu nhu cầu tài liệu của bạn đọc để có nhu cầu bổ sung những tài liệu cần thiết, phù hợp. Đồng thời do đặc trưng của kho địa chí, là những tài liệu quý, số lượng bản ít thường là một bản, nên thư viện tổ chức
đọc tài chỗ, không cho mượn về nhà, tiến hành phục vụ theo hình thức kho đóng. Vì thế, tài liệu địa chí mới chỉ đáp ứng phần nào nhu cầu của bạn đọc.
Nhược điểm của việc tiến hành phục vụ theo hình thức kho đóng là bạn đọc không thể nhận biết cụ thể từng cuốn sách cũng như không thể nhận biết được toàn bộ thông tin về kho sách một cách dễ dàng. Ngoài ra, để khắc phục khó khăn trên, thư viện còn có dịch vụ sao chụp tài liệu gốc. Với hình thức phục vụ này sẽ tạo thuận lợi giúp cho những bạn đọc không có thời gian, điều kiện trực tiếp đến thư viện cũng như những bạn đọc cần nghiên cứu chuyên sâu về một vấn đề cụ thể nào đó.
Thư viện tỉnh Hà Nam cố gắng hoàn thiện công tác địa chí của mình, làm sao đảm bảo cho tài liệu địa chí quay vòng được nhiều lượt cho bạn đọc. Có như vậy thì nội dung tri thức chứa đựng trong kho tài liệu địa chí của thư viện được bạn đọc địa phương khai thác triệt để.
2.5.2. Phục vụ tra cứu tài liệu địa chí.
Trong thư viện Hà Nam, mọi hoạt động có nhưng phương thức và mục đích hoạt động mang tính riêng của nó. Mục đích cũng như nhiệm vụ của các cán bộ trong hoạt động phục vụ thông tin, đó là giúp người dùng tin thỏa mãn nhu cầu của họ khi đến thư viện tìm và nghiên cứu tài liệu. Hoạt động phục vụ thông tin địa chí trong thư viện tỉnh Hà Nam gồm các quá trình sau: Cán bộ thư viện tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra độ chính xác của chúng, sau đó sử dụng phương tiện tra cứ phù hợp để thỏa mãn những yêu cầu của bạn đọc đưa ra.
Hiện nay, với việc áp dụng các khoa hoc kỹ thuật tiên tiến, hiện đại vào thư viện thì tin học hóa đã làm thay đổi dần từng hoạt động của thư viện tỉnh Hà Nam, tuy chưa đồng đều và phát triển mạnh và nó cũng đã len lỏi vào hoạt động phục vụ tra cứu thông tin địa chí, giúp cho hoạt động này không còn
diễn ra một cách đơn điệu và sơ sài để phục vụ nhiều yêu cầu, đối tượng khác nhau với nhiều hình thức tra cứu đa dạng.
Ngoài ra, hình thức tra cứu câu hỏi theo chuyên đề cũng được áp dụng vào hoạt động phục vụ tra cứu thông tin địa chí của thư viện tỉnh Hà Nam, nhưng vẫn còn chung chung và chưa đạt hiệu quả.
2.5.3. Phục vụ tuyên truyền tài liệu địa chí
Trong thư viện phục vụ người dùng tin là mục đích cuối cùng của hoạt động địa chí. Ngoài hình thức phục vụ đọc tại thư viện và phục vụ tra cứu tài liệu địa chí, thư viện còn có các hình thức bổ trợ cho công tác phục vụ như:
- Tuyên truyền triển lãm sách báo tại thư viện - Điểm, giới thiệu tài liệu địa chí
- Khuyến khích các cuộc thi tìm hiểu về địa phương - Thông tin trên báo chí, đài phát thanh và truyền hình
* Điển hình:
- Trưng bày tài liệu địa chí phục vụ Đại hội Đảng - Kỷ niệm ngày thành lập tỉnh
- Trưng bày kết hợp với báo Xuân, câu đối Tết
- Biên soạn thư mục giới thiệu các tài liệu về danh nhân Hà Nam (Nguyễn Khuyến, Nam Cao…)
- Kết hợp với tổ chức cuộc thi viết nhân dịp kỷ niệm 115 năm thành lập tỉnh Hà Nam.
Ngoài ra, năm 2012 hệ thống thư viện công cộng Hà Nam đã tổ chức thành công Liên hoan tuyên truyền cổ động và giới thiệu sách với chủ đề “Văn hóa giao thông vì sự an toàn của cộng đồng”.
Tuyên truyền triển lãm sách báo tại thư viện
Thư viện Hà Nam tổ chức thường xuyên các tủ trưng bày sách báo. Cùng với việc tổ chức sách mới thường kỳ. Thư viện tỉnh Hà Nam xây dựng
các tủ trưng bày sách theo chuyên đề nhân dịp những ngày kỷ niệm, những ngày lễ lớn. Đặc biệt, trong những năm qua tết nào thư viện cũng tổ chức trưng bày báo xuân phục vụ độc giả. Ngoài báo xuân trung ương, thư viện tỉnh còn trao đổi báo xuân với các tỉnh thành trong cả nước. Có những năm số lượng báo, tạp chí trưng bày lên đến hàng trăm bản, phục vụ hàng nghìn lượt người đến đọc trong và ngoài Tết Nguyên đán.
Điểm, giới thiệu tài liệu địa chí
Giới thiệu tài liệu địa chí là một hoạt động mới mẻ của thư viện Hà Nam. Nhiều năm trước, thư viện tổ chức thường xuyên các cuộc thi kể chuyện sách, báo. Cuộc thi đã thu hút hàng nghìn người xem và tham gia thông qua các vòng thi ở các cấp: Xã, huyện, các nội dung của cuộc thi mang đậm dấu ấn về mảnh đất con người Hà Nam.
Khuyến khích các cuộc thi tìm hiểu về địa phương.
Các cuộc thi tìm hiểu về địa phương, đáng chú ý là các cuộc thi có chủ đề liên quan đến tình yêu và niềm tự hào về quê hương, đất nước được thể hiện dưới hình thức các phong trào đọc và làm theo sách, kể chuyện, đối tượng chủ yếu là các em thiếu nhi nhằm giáo dục cho các em niềm tự hào, tình cảm quê hương, đất nước. Các cuộc thi có ý nghĩa quan trọng trong việc thu hút đông đảo bạn đọc đến thư viện, kích thích phong trào độc và làm theo sách và cũng từ đó đã manh nha xây dựng mạng lưới cộng tác viên từ tỉnh đến cơ sở. Ngoài ra, năm 2000 thư viện tỉnh Hà Nam đã tham mưu cho Sở Văn hóa thông tin tổ chức cuộc thi đọc sách với chủ đề “Đảng Bác Hồ và đất nước”, cuộc thi năm đó đã thu hút 48.227 bài dự thi, huyện Lý Nhân tham gia với 17.655 bài, cuộc thi đã phác họa lên bức tranh thể hiện chân lý “Ý Đảng lòng dân”, dù gặp bao thử thách, thăng trầm nhưng lịch sử Đảng vẫn sáng vẹn niềm tin trong lòng người Hà Nam.
Để góp phần nâng cao hoạt động thông tin tuyên truyền thư viện Hà Nam có các chính sách khuyến khích các phóng viên trong và ngoài ngành viết bài cho thư viện, báo là cơ quan ngôn luận để thông qua đó thư viện muốn gửi gắm thông điệp, tiếng nói giới thiệu về mình, về tài liệu địa chí đến những người đọc chưa có điều kiện tiếp xúc với tài liệu và thư viện, để từ đó học có cái nhìn khái quát về thư viện và bạn đọc có động lực đến thư viện. Đặc biệt, chú trọng các cán bộ nhân viên thư viện. Các số báo Hà Nam, tạp chí “Văn hóa thông tin” tạp chí của Hội văn học nghệ thuật tỉnh xuất hiện. Tiêu biểu là bài báo “Thư viện Hà Nam hướng dẫn phục vụ thiếu nhi đọc sách hè”.
Ngoài ra, thư viện thường xuyên cập nhật thông tin, dữ liệu, giới thiệu những cuốn sách hay cho bạn đọc trên trang thông tin, tra cứu dữ liệu của thư
viện tỉnh tại địa chỉ website http://thuvien.hanam.gov.vn 2.5.4. Biên soạn tài liệu địa chí mới
Trong hàng ngàn năm lịch sử, rất nhiều sách địa chí đã kế tiếp nhau ra đời ở nước ta. So với các loại sách khác ở Việt Nam thì địa chí là loại sách ra đời khá sớm.
Sau thời Bắc thuộc, khi nước nhà được độc lập, trải qua các triều đại: Đinh, Lý, Trần, Lê… Sách vở được biên soạn khá nhiều nhưng do các cuộc chiến tranh liên miên (nhất là sau khi quân Minh sang xâm lược nước ta, chúng đã thiêu hủy hoặc mang về nước), do yếu tố tự nhiên khí hậu đã làm cho không ít di sản văn hóa bị hủy hoại, nhiều bộ sách quý bị tán khuyết, có những sách quý bị tán khuyết, có những sách đến nay chỉ còn tên sách.
Hiện nay, một số tỉnh đã tiến hành biên soạn sách địa chí, nội dung đề cập đến nhiều vấn đề và toàn diện hơn so với sách địa chí được biên soạn trước kia như: Địa chí Hà Bắc, địa chí Hải Dương, Bến Tre…
Việc biên soạn được một cuốn sách địa chí đòi hỏi ở tác giả phải có kiến thức, sự hiểu biết sâu sắc toàn diện về địa phương, thư viện có vai trò quan trọng trong việc cung cấp những tài liệu cần thiết để giúp cho các tác giả biên soạn tài liệu địa chí. Trong nhiều năm qua, ngoài việc xây dựng vốn tài liệu địa chí, tổ chức bộ máy tra cứu, tiến hành các hình thức phục vụ độc giả, thư viện tỉnh Hà Nam, tỉnh Hà Nam còn rất chú trọng việc biên soạn tài liệu địa chí nhằm làm phong phú thêm vốn tài liệu địa chí và khai thác tốt nhất vốn tài liệu của thư viện.
Việc biên soạn tài liệu địa chí và thông tin tuyên truyền tài liệu địa chí ở thư viện Hà Nam đã góp phần giáo dục lòng yêu quê hương đất nước, sự kính trọng, niềm tự hào của bạn đọc và mọi tầng lớp nhân dân trong tỉnh đối với những danh nhân - những người đã làm rạng danh mảnh đất từ xưa đến nay, những di tích mang đậm dấu ấn lịch sử dựng nước và giữ nước.
Thư viện tỉnh Hà Nam mới manh nha xây dựng kho tài liệu địa chí với số tài liệu ít ỏi là chưa đầy 100 cuốn, chủ yếu là các tác phẩm văn học của các tác giả Hà Nam. Đầu những năm 2000, tỉnh ủy, hội đồng nhân dân, UBND tỉnh đã trực tiếp chỉ đạo việc biên soạn cuốn “Địa chí Hà Nam”, giao cho Sở Văn hóa Thông tin (nay là Sở VH, TT&DL) là cơ quan chủ trì thực hiện. Nhưng do nguồn tư liệu tại địa phương qua ít ỏi, cộng với khó khăn về lực lượng các nhà chuyên môn, nghiên cứu trên địa bàn còn quá khiêm tốn và nhu cầu cấp thiết phải hoàn thiện cuốn địa chí trước lễ kỷ niệm 115 năm ngày thành lập tỉnh Hà Nam, nên Sở Văn hóa Thông tin đã hợp tác với Viện Khoa học xã hội Việt Nam để đẩy nhanh tiến độ hoàn thành và Viện Khoa học xã hội đã chịu trách nhiệm biên soạn hầu hết nội dung. Năm 2005, cuốn “Địa chí Hà Nam” đã được hoàn thiện và xuất bản đúng dịp kỷ niệm 115 năm ngày thành lập tỉnh Hà Nam (20/10/1890 - 20/10/2005). Đây là một công trình nghiên cứu công phu nhất, đồ sộ nhất trên moị lĩnh vực về tỉnh Hà Nam có sự
tập trung trí tuệ của nhiều nhà nghiên cứu khoa học có bề dày kinh nghiệm của tỉnh, cuốn sách giới thiệu lịch sử hình thành và phát triển của tỉnh Hà Nam từ thời Hùng Vương dựng nước đến nay - những thành tựu trong công cuộc đổi mới hiện nay. Thư viện tỉnh Hà Nam với chức năng thông tin tuyên truyền đã giúp các tác giả thu thập, xử lý thông tin từ khi biên soạn, giúp các tác giả có những thông tin chính xác. Đồng thời qua các nguồn tài liệu của thư viện, các nhà nghiên cứu kế thừa những tài liệu địa chí của các tác giả trước kia về cách ghi chép, phân tích, nghiên cứu về địa phương. Cuốn sách được lưu hành chắc chắn sẽ đáp ứng bạn đọc một cách đầy đủ hơn về tra cứu, nghiên cứu tìm hiểu lịch sử truyền thống của mảnh đất và con người Hà Nam.
Cũng trong năm 2005, thư viện tỉnh Hà Nam bắt đầu tiến hành biên soạn thư mục toàn văn “Hà Nam qua báo chí trung ương”. Thư viện tỉnh scan lại toàn bộ các bài viết về vùng đất, con người Hà Nam được đăng tải trên các báo trung ương mà thư viện bổ sung, sau đó sắp xếp các bài báo theo từng chủ đề và in ấn, phục vụ bạn đọc. Thư mục đã được bạn đọc quan tâm, sử dụng nhiều, là sản phẩm thông tin không thể thiếu cho công tác quản lý, lãnh đạo, chỉ đạo của UBND tỉnh, ban tuyên giáo tỉnh ủy, công an tỉnh và sở thông tin và truyền thông. Vào thứ 5 hàng tuần, thư viện tỉnh cung cấp thư mục này cho bạn đọc và các cơ quan trên.
Kho tài liệu địa chí Hà Nam hiện nay có khoảng 1.200 tài liệu chủ yếu là dạng in giấy, trong đó sách in là: 495 bản, báo tạp chí địa phương: 130 cuốn; thư mục toàn văn “Hà Nam qua báo chí Trung ương” (đóng quyển/tháng): 72 cuốn; hương ước các làng văn hóa tiêu biểu: 278 cuốn; các tư liệu khác: 222 bản.
Tên Số lượng (cuốn)
Sách in 495
Thư mục toàn văn “Hà Nam qua báo chí Trung ương” 72
Hương ước các làng văn hóa tiêu biểu 278
Các tư liệu khác 222
Trong những nănm qua, thư viện tỉnh Hà Nam cũng thường xuyên có các hình thức tuyên truyền, giới thiệu tư liệu địa chí như: Trưng bày tài liệu