Thư viện tỉnh Hà Nam tiến hành bổ sung tài liệu địa chí theo hai hìnhthức: Bổ sung hiện tại và bổ sung hồi cố.
2.1.3.1. Bổ sung hiện tại
Hình thức trả tiền: Với hình thức này, thư viện có thể đặt mua sách tại
các công ty phát hành sách của tư nhân, cơ quan. Hiện nay, thư viện còn thường xuyên liên hệ với các cá nhân, tổ chức xuất bản địa phương, ban tuyên giáo tỉnh ủy, hội khoa học...
Hình thức trích báo, tạp chí, sao chụp tài liệu gốc: Đó là các tài liệu
quan trọng dưới dạng bài trích, báo, tạp chí, những bài có tính văn kiện hồi ký, bút ký về các nhân vật địa phương... Các tài liệu này mang nội dung thông tin lớn, có ý nghĩa trên nhiều lĩnh vực trong đời sống. Trong thư viện, số lượng tài liệu gốc thường chỉ có một vài bản, vì thế thư viện thường tiến hành công việc photo, sao chụp tài liệu gốc thành nhiều bản để phục vụ nhu cầu của nhiều đối tượng người dùng tin.
Hình thức nộp lưu chiểu: Trong kho tài liệu địa chí của thư viện, đa số
các ấn phẩm chứa đựng nội dung địa chí, vì thế mà bổ sung theo chế độ nộp lưu chiểu là nguồn bổ sung được đánh giá cao trong kho tài liệu của thư viện. Nhưng do việc nộp lưu chiểu ở Hà Nam thực hiện còn gặp nhiều khó khăn cùng với những quy định về luật nộp và quy chế lưu chiểu xuất bản phẩm đã làm giảm khả năng thu thập ấn phẩm địa phương tại thư viện tỉnh Hà Nam.
Bên cạnh đó, thư viện tỉnh Hà Nam còn tiến hành thu thập một số tài liệu không công bố: Luận án, các đề tài cấp Nhà nước, cấp tỉnh, các tài liệu liên quan đến hội nghị, hội thảo khoa học. Tuy rằng số lượng các tài liệu này thu thập không được nhiều nhưng nó có giá trị cao và quan trọng.
Ngoài ra, thư viện còn có thể bổ sung qua mạng máy tính, thông qua các trang web, bổ sung liên kết qua việc sưu tầm tài liệu điền dã trong nhân dân…
2.1.3.2. Bổ sung hồi cố
Để góp phần nhằm hoàn thiện và củng cố vốn tài liệu của kho tài liệu địa chí, ngoài hình thức bổ sung hiện tại thư viện còn triển khai theo hình thức
bổ sung hồi cố. Thư viện tỉnh Hà Nam tiến hành sưu tầm bổ sung hồi cố thông qua:
Các nguồn gia phả thần tích, thần sách hương ước, đó là mảng tài liệu có giá trị nghiên cứu lịch sử, địa lý, văn hóa làng xã. Thông qua nguồn tài liệu quý giá này giúp ta hiểu rõ hơn về văn hóa của địa phương, đồng thời nhằm phục vụ các nghiên cứu sâu hơn về văn hóa làng xã địa phương.
Tiếp theo, sưu tầm địa chí thông qua thư mục của các thư viện lớn ở TW. Đó là hình thức bổ sung những tài liệu bị thiếu trong thời gian trước đây. Các yếu tố như: chiến tranh, thiên tai, hoạn nạn… Đó là những nguyên nhân làm xáo mòn, mất mát nhiều tài liệu. Vì vậy, mỗi thư viện cần tiến hành bổ sung hồi cố. Do công tác bổ sung hồi cố không được tiến hành thường xuyên nên gặp nhiều hạn chế. Vì vậy, vấn đề khắc phục những nhược điểm, thiếu sót trong công tác bổ sung này được coi là một điều kiện cần thiết mà mọi thư viện tỉnh cần chú trọng để kho tài liệu địa chí được phong phú và đa dạng phản ánh đầy đủ nhất về mọi mặt của địa phương. Trong hoạt động thư viện, công tác bổ sung không hề đơn giản. Nếu muốn tiết kiệm thời gian và công sức, hiệu quả thì thư viện cần phải có kế hoạch cụ thể, tiếp theo cán bộ thư viện liệt kê các danh mục tài liệu điạ chí hiện có trong kho để thuận tiện cho công việc so sánh, đối chiếu rồi phát hiện ra những tài liệu địa chí nào còn thiếu, sau đó lập kế hoạch bổ sung. Theo cách này thư viện tỉnh Hà Nam đã cử cán bộ có trình độ về các cơ quan lưu trữ TW, viện thông tin khoa hoc xã hội, Thư viện Quốc gia để phát hiện và sưu tầm tài liệu.
Bên cạnh đó, hình thức bổ sung hồi cố còn tiến hành dưới dạng sưu tầm tài liệu địa chí thông qua mang lưới cộng tác viên, đó là những nhà nghiên cứu ở các lĩnh vực khác nhau như văn học, lịch sử, địa lý… Hơn nữa những công tác viên của chúng ta, họ khá am hiểu về địa phương, rất thuận tiện trong công việc sưu tầm, dịch thuật tài liệu, viết sách báo giúp thư viện.
Ngoài ra, trong kho tài liệu địa chí còn có một số tài liệu có giá trị, mang tính chất địa chí có nội dung tổng hợp tổng quát phản ánh mọi hoạt động của địa phương, đáng chú ý như một số tài liệu Hán Nôm, tài liệu tiếng Pháp, sách chép tay... Chẳng hạn địa chí Hà Nam, Hà Nam qua báo chí Trung ương…