Thư viện tỉnh Hà Nam với chức năng một thư viện công cộng đầu ngành của tỉnh, thư viện đang thực hiện hai nhiệm vụ, vừa bổ sung, thu thập đầy đủ nhiều môn loại tài liệu phục vụ cho học tập, nghiên cứu, giải trí, mặt khác phải đáp ứng yêu cầu thông tin ngày càng tăng của người đọc. Vì thế, thư viện được ví như một cơ thể sống, nó đòi hỏi sự trao đổi chất. Tuy nhiên để cơ thể khỏe mạnh cần gạn đục khơi trong và bổ sung những chất có ích, và việc bổ sung tài liệu yêu cầu phải có một kinh phí tương đối, nhưng với số kinh phí ít ỏi, hàng năm thư viện chỉ giành 17% cho việc bổ sung tài liệu địa chí.
Trong khi, thư viện tỉnh Hà Nam: Bổ sung báo, tạp chí: 100 loại/quý
Bổ sung sách cho các kho thư viện tỉnh: 861 tên (2.475 bản sách) 2.2.Quy trình tổ chức và xử lý tài liệu địa chí
Dựa vào đặc điểm riêng của thư viện mình, thư viện tỉnh Hà Nam luôn vận dụng linh hoạt, sáng tạo các nguyên tắc bổ sung, quản lý, tổ chức và bảo quản tài liệu địa chí…trên nguyên tắc chung của hệ thống thư viện công cộng vào hoạt động của thư viện mình.
Thư viện tỉnh Hà Nam đã nhận thức đúng đắn: Muốn tiến hành tốt công tác phục vụ thì trước tiên phải quan tâm đến việc tổ chức các hoạt động trước khi đưa ra phục vụ bạn đọc, với hoạt động tổ chức kho địa chí cần phải nhấn mạnh ý nghĩa của việc tổ chức kho trong toàn bộ hoạt động của thư viện. Bởi vì, nếu tổ chức kho hợp lý, khoa học sẽ góp phần thực hiện tốt các hoạt động
tiếp theo, tạo ra một trật tự trong kho tài liệu, bảo quản chúng tốt hơn, tạo thuận lợi cho việc sử dụng và nâng cao hiệu quả vốn tài liệu. Cũng giống như một cỗ máy, nếu mắc xích đầu tiên hoạt động tốt, đồng thời kéo theo các mắc xích sau cũng hoạt động đều đặn và hài hòa.
Trong công tác thư viện, với chu trình đường đi của tài liệu, từ khâu nhập tài liệu vào kho rồi xử lý nghiệp vụ; đăng ký tổng quát, phân loại, mô tả, đóng dấu, dán nhãn, sắp xếp lên giá… Các khâu đó tạo thành chu trình. Đó là một chu trình kỹ thuật quan trọng có mối quan hệ tác động hỗ trợ lẫn nhau ảnh hưởng trực tiếp lớn đến công tác tổ chức, sắp xếp kho, xây dựng hệ thống tra cứu và thực hiện mục đích cuối cùng là khai thác phục vụ ban đọc. Bên cạnh kỹ thuật thủ công mang tính truyền thống thì thư viện tỉnh Hà Nam đang dần từng bước tin học hóa tài liệu nói chung và tài liệu địa chí nói riêng, khi đó tài liệu điạ chí được xử lý nhanh rồi làm biểu ghi, sau đó nhập máy nhằm công tác quản lý và phục vụ tra cứu đạt hiệu quả tối ưu, nhanh chóng.
Trước đây, dựa vào đặc điểm riêng của tỉnh, kho địa chí được sắp xếp theo địa danh 5 huyện và 1 thị xã Phủ Lý. Ở bộ máy tra cứu kho địa chí được ưu tiên bốn ô kéo với ba hình thức tra cứu; ô phích tra cứu theo địa danh các huyện thị, ô phích địa chí xếp theo phân loại địa chí. Trong từng đề mục, tài liệu được sắp xếp theo vần chữ cái tên sách; ô phích địa chí trích báo, tạp chí xếp theo tên tác giả. Ngoài ra phần hương ước được dự kiến lập riêng một ô kéo xếp theo thời gian.
Thư viện tỉnh Hà Nam là một thư viện đang phát triển lại chưa có trụ sở riêng, nên hoạt động của thư viện còn khó khăn về mọi mặt, từ việc sắp xếp tài liệu trong thời gian trước cũng chưa được khoa học, do nhận thấy được nhược điểm của cách sắp xếp tài liệu theo môn loại: tốn diện tích kho, tốn công sức cuả cán bộ thư viện, thiếu khoa học… Vì thế, hiện nay thư viện tỉnh Hà Nam đã chuyển sang xếp theo số đăng ký cá biệt với nhiều ưu điểm như
tiết kiệm diện tích kho và giá, dễ kiểm kê và bảo quản tài liệu, hình thức đẹp, gọn gàng. Phòng địa chí được tổ chức theo hình thức kho đóng có mục lục tra cứu riêng.
Dựa vào một số tiêu chí nhất định để sắp xếp tài liệu:
Theo mục đích và đối tượng sử dụng:
+ Tài liệu địa chí mang tính chất chỉ đạo đối tượng sử dụng chính là những cán bộ làm công tác lãnh đạo quản lý ở địa phương.
+ Tài liệu khoa học phổ thông: Phục vụ cho bạn đọc trực tiếp làm sản xuất, khách tham quan du lịch.
Theo nội dung phản ánh:
+ Sách quốc chí: Sách có nội dung phản ánh các địa phương trong cả nước.
+ Sách tỉnh chí: Sách có nội dung nói về 1 tỉnh cụ thể chẳng hạn như: "Địa chí Hà Nam”
+ Sách huyện chí, xã chí: Loại này có khả năng đi sâu về một địa phương bổ sung cho sách tỉnh chí, nội dung phong phú đa dạng có ích cho người nghiên cứu.
Theo hình thức xuất bản: Báo, tạp chí, tranh ảnh, luận án… Theo loại hình tài liệu:
+ Sách địa chí
+ Gia phả, hương ước, thành tích, thần sắc + Nghị định, nghị quyết, sắc lệnh
+ Các vật mạng tin khác: Băng từ, đĩa từ, vi phim + Báo chí địa phương.
Theo thời gian xuất bản:
+ Tài liệu điạ chí trước cách mạng tháng 8 đến năm 1975 + Từ năm 1975 đến nay.