3.1.1. Tận dụng mọi nguồn tài liệu địa chí để sưu tầm, bổ sung đạt hiệu quả
Nhân thức rõ vai trò quan trọng của vốn tài liệu, thư viện tỉnh Hà Nam đã tận dụng mọi nguồn tài liệu địa chí để sưu tầm, bổ sung đặt hiệu quả từ nguồn sưu tầm tài liệu trong và ngoài nước, cụ thể:
- Nguồn sưu tầm tài liệu trong nước bao gồm: Tài liệu công bố, tài liệu không công bố, trao đổi tài liệu với Nhà nước và tư nhân.
- Nguồn tài liệu nước ngoài: Là những tài liệu dịch mà nội dung nói về Hà Nam.
Để đáp ứng nhu cầu đọc và thông tin của bạn đọc, thông qua công tác phục vụ bạn đọc, cán bộ thư viện có thể tìm hiểu và biết được tài liệu và nội dung mà bạn đọc cần, Vì thế, muốn củng cố và tăng cường vốn tài liệu trong kho địa chí trong qua trình sưu tầm, nghiên cứu và chọn lọc thì cần xây dựng một kế hoạch chính sách bổ sung hợp lý, khoa học. Đặc điểm chính trị, kinh tế - xã hội của địa phương là một trong những yếu tố tác động đến công tác sưu tầm và bổ sung tài liệu địa chí.
Để tiến hành tập hợp một kho dữ liệu về các tài liệu địa chí, hoàn thiện bộ sưu tập phản ánh về địa phương xưa và nay, công tác sưu tầm và bổ sung tài liệu địa chí cần chú ý một số nguồn tài liệu khác:
- Đầu tiên, nguồn tài liệu hiện vật: Các tài liệu về các di tích, hiện vật khảo cổ, đền, chùa, miếu mạo…
- Tiếp đó, nguồn tài liệu ngôn ngữ: Các tài liệu phản ánh về các địa danh xưa trong tỉnh Hà Nam. Đồng thời thư viện còn sưu tầm và bổ sung các ngôn ngữ cổ vẫn còn lưu truyền trong dân gian địa phương.
- Cuối cùng, nguồn tài liệu dân gian: Đây là nguồn tài liệu được lưu truyền từ thế hệ trước sang thế hệ sau, nó mang đậm bản sắc văn hóa của mỗi vùng trong địa bàn tỉnh. Trong quá trình sưu tầm và bổ sung nguồn tài liệu này, đòi hỏi tính thống nhất cao.
Bên cạnh công tác sưu tầm và bổ sung nguồn tài liệu cổ đại thì còn phải chú trọng đến tài liệu hiện đại:
- Nguồn tài liệu thành văn: Đó là những tài liệu của Đảng và Nhà nước phản ánh về địa phương, tài liệu của các cơ quan, ban ngành, nghiên cứu về Hà Nam, nội dung tài liệu có vai trò phục vụ trong đời sống thực tiễn của nhân dân: pháp luật, các chủ trương; chính sách của Đảng và Nhà nước. Vì thế, nó là nguồn tài liệu được nhiều bạn đọc chú ý và thư viện Hà Nam đã chú trọng bổ sung dạng tài liệu này.
- Nguồn tài liệu vật chất: Là những tài liệu có ý nghĩa quan trọng trong quá trình nghiên cứu về lịch sử chiến tranh trong thư viện tỉnh Hà Nam (phương tiện và đồ dùng sinh hoạt trong thời kỳ chiến tranh oanh liệt, chỗ ở…), bên cạnh đó phác họa tổng quát bức tranh kinh tế của địa phương giúp người đọc hình dung phần nào sự phát triển của nền kinh tế địa phương lúc bấy giờ.
- Nguồn tài liệu điện tử: Là nguồn tài liệu chiếm tỷ lệ thấp nhất trong cơ cấu vốn tài liệu địa chí. Mặc dù với số lượng ít nhưng loại hình không kém phần đa dạng: Gồm các thước phim thời sự, phim tài liệu cũ, các bài phóng sự của đài truyền hình…Điều đáng chú ý là các thức phim này đều có thể chuyển
sang đĩa CD hoặc Video…Thuận tiện cho việc quản lý, lưu tiện cho việc lưu trữ và phục vụ. Đây là trữ lưu cũng như phục vụ người dùng tin.
Bên cạnh đó, một số nguồn tài liệu chứa đựng nội dung địa chí cần được sưu tầm và bổ sung.
Ví dụ: Nguồn tài liệu ngôn ngữ trong tỉnh…
3.1.2. Phạm vi hành chính sưu tầm tài liệu
Trong quá trình bổ sung tài liệu địa chí, vấn đề mà thư viện quan tâm là xác định địa danh, địa giới. Vì thế, họ đã đặt ra hai vấn đề:
Thứ nhất, khi sưu tầm tài liệu về địa lý tự nhiên phục vụ nhu cầu phát triển kinh tế, sản xuất thì ta chú trọng sưu tầm những tài liệu thuộc phạm vi đơn vị hành chính hiện tại. Khi tiến hành sưu tầm tài liệu có nội dung về lịch sử, văn hóa, khoa hoc xã hội… thì cần sưu tầm tài liệu địa chí ghi chép về sự kiện địa phương, nhân vật địa phương, di tích lịch sử mà thời gian nó diễn ra nằm trên phạm vi địa giới điạ phương mình nhưng nay lại thuộc địa phương khác.
Thứ hai, nếu sưu tầm tài liệu địa chí hay viết sách địa chí về một địa phương nào đó thì chỉ tập hợp những tài liệu địa chí năm trong địa danh hiện nay của địa phương mình.
Ta thấy, trên phương diện lịch sử thì tiến hành sưu tầm tài liệu theo đơn vị hành chính hiện tại mang tính khách quan và logic nên được áp dụng phổ biến trong quá trình sưu tầm và bổ sung tài liệu địa chí.
3.1.3. Nội dung tài liệu địa chí sưu tầm phải phong phú, đa dạng
Tài liệu địa chí là yếu tố đầu tiên và mang tính quyết định đến chất lượng của kho tài liệu địa chí, vì thế tài liệu địa chí phải đảm bảo một số đặc trưng: Tính địa vực, tính cô đọng, cơ bản, khách quan và đặc biệt phong phú về nội dung, đa dạng về loại hình.
Nhằm góp phần củng cố và hoàn thiện bộ sưu tập tài liệu địa chí để quản lý, lưu trữ và phục vụ được tốt hơn, thư viện đã và đang tiến hành các biện pháp tối ưu và hợp lý nhất để thuận tiện cho việc sao chụp, bảo quản tài liệu. Bên cạnh đó, thư viện nên thực hiện ký hợp đồng với các cơ quan TV- TT, trung tâm khoa hoc hoặc các tổ chức, cá nhân trong địa phương để được cung cấp những thông tin về tài liệu địa chí Hà Nam.
Bên cạnh đó, một số thư viện trong và ngoài tỉnh có nhiều nét tương đồng với nhau (vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên, văn hóa, con người…) có thể tiến hành trao đổi tài liệu địa chí để có thể giữ gìn bản sắc riêng của địa phương mình, đồng thời tiếp thu và kế thừa những cái mới hợp lý, mang lại hiệu quả trong việc nâng cao chất lượng nội dung tài liệu địa chí.
Cuối cùng, để nâng cao chất lượng nội dung tài liệu địa chí, thư viện Hà Nam cần triển khai:
Khai thác, sưu tầm triệt để nguồn tài liệu nộp lưu chiểu. Kiểm soát và nắm bắt được danh mục lưu chiểu…
- Nguồn tài liệu từ việc trích bài trên báo, tạp chí:
Trong hoạt động của thư viện, công việc trích báo, tạp chí là nhiệm vụ thường xuyên của cán bộ thư viện. Với công tác địa chí của thư viện, việc điểm qua hết các thể loại báo, với số lượng báo, tạp chí nhập về thư viện lớn, nhất là báo viết về địa phương là một việc làm giúp phát hiện ta những thông tin phán ánh về đời sống của người dân địa phương…Từ đó phát hiện ra những thông tin quan trọng, cán bộ thư viện sẽ tiến hành xử lý và làm phích đưa ra phục vụ bạn đọc.
- Các loại hình tài liệu khác:
Tài liệu sách viết tay, ấn phẩm in, báo, tạp chí Hương ước, thần tích, thần sắc
3.2.Nâng cao chất lượng xử lý tài liệu địa chí
Trong thư viện, cần chú trọng tiến hành xây dựng và quản lý CSDL tài liệu địa chí: Đảm bảo thống nhất từ khóa, trường phân loại…Hiện nay, thư viện đã sưu tầm được khoảng 1200 tài liệu và số lượng sẽ tăng lên trong những năm tới. Do đó, việc tạo lập CSDL địa chí là nhiệm vụ cần thiết để phục vụ công cuộc phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội ở địa phương.
Đồng thời, thư viện tiếp tục không ngừng xây dựng và hoàn thiện bộ máy tra cứu thư mục, bởi vì bộ máy tra cứu thư mục là công cụ chủ yếu để tiến hành phục vụ tra cứu thư mục, tập hợp các tài liệu tra cứu và thư mục, mục lục, hộp phích dành cho việc tìm tin, tuyên truyền các ấn phẩm, hướng dẫn đọc, nó còn là cơ sở cần thiết cho toàn bộ hoạt động thư mục của thư viện, đặc biệt góp phần nâng cao chất lượng xử lý tài liệu địa chí.
3.3.Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, hợp tác và chia sẻ vốn tài liệu địa chí
Các tổ chức hoạt động trong thư viện tỉnh Hà Nam còn quá nặng về truyền thống. Vì vậy, trong thời đại bùng nổ thông tin, thư viện tỉnh nhà cần có những phát triển để thoát khỏi lạc hậu, vươn lên ngang hàng với các thư viện tỉnh bạn. Chính động lực đó đã thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan TV-TT nói chung và thư viện Hà Nam nói riêng đã trở thành điều kiện đầu tiên quyết định sự thay đổi tận rễ quá trình thông tin và phương thức phục vụ người dùng tin.
Với các phương tiện thông tin hiện đại, thư viện tỉnh nên thực hiện các dịch vụ tìm kiếm thông tin trên máy tính; qua mạng cục bộ LAN, mạng Internet; xuất bản các bản điện tử, áp dụng phần mềm ILIB, mục lục công cộng trực tuyến OPAC…Đồng thời phối hợp với Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nam xây dựng trang web về Hà Nam.
Trong thời gian tới, thư viện từng bước xây dựng kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, khai thác vốn tài liệu địa chí, hoàn thiện các loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin đã có nhằm tăng cường khả năng khai thác và tìm kiếm thông tin của người dùng tin, thông qua:
Không ngừng tạo lập CSDL sách địa chí của thư viện Tạo CSDL tác giả văn học địa phương
Tạo lập CSDL xuất bản phẩm địa phương dưới hình thức: mua, tặng, nộp lưu chiểu…
Cung cấp các sản phẩm tài liệu gốc với dịch vụ tốt nhất.
Tiến hành sử dụng phòng đọc tra cứu tìm tin trên máy tính, phòng đọc đa phương tiện, tạo điều kiện tốt nhất cho bạn đọc sử dụng và tìm kiếm tài liệu dễ dàng.
Ngoài ra, để phục vụ tốt hơn trong công tác địa chí, thư viện cần trang bị một số thiết bị khác: máy photocopy, đầu đọc đĩa…
3.4.Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin địa chí
Mục đích chính của hoạt động địa chí mà thư viện hướng tới là sự tác động mạnh mẽ đến sự phát triển về xã hội kinh tế văn hóa của địa phương; bảo vệ và sử dụng hợp lý các tài liệu đó; giáo dục lòng yêu nước, tự hào về quê hương, xứ sở… Vì thế, sản phẩm và dịch vụ thông tin là kết quả của hoạt động thông tin, được coi là cầu nối giữa người dùng tin và tri thức giúp người dùng tin tiếp cận được thông tin của nhân loại một cách nhanh chóng và kịp thời hơn.
Trong thời gian tới, thư viện tỉnh Hà Nam sẽ tiến hành biên soạn hệ thống các thư mục địa chí. Đây là ấn phẩm thông tin truyền thống của thư viện trong đó tập hợp các tài liệu viết về địa phương. Thư viện cũng cần có những đổi mới trong công tác biên soạn thư mục như: Thư mục tài liệu địa chí
mới, thư mục địa chí chuyên ngành, chuyên đề, thư mục nhân vật đia phương. Ngoài ra, nội dung thông tin của thư mục cũng phải hết sức đa dạng và phong phú để đáp ứng được nhu cầu của nhóm đối tượng người dùng tin. Lập kế hoạch phối hợp để giới thiệu với bạn đọc về các vấn đề mang tính thời sự như:
Khai thác các tiềm năng về điều kiện tự nhiên để phát triển các nghành nghề chủ yếu trên địa bàn tỉnh.
Phát huy các thế mạnh của các ngành nghề truyền thống bằng cách áp dụng khoa học công nghệ tiên tiến trong sản xuất và đời sống của nhân dân trong tỉnh.
Chính thông tin đó sẽ giúp ích rất nhiều trong việc nghiên cứu về Hà Nam. Hơn nữa, nó còn góp phần phát triển vốn tài liệu địa chí nói riêng và nâng cao vai trò của thư viện nói chung. Tra cứu thư mục là hoạt động phục vụ không thể tách rời trong các hoạt động của các thư viện tỉnh, thành phố và nó liên quan tới việc giải quyết các vấn đề phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội… Cũng như thỏa mãn các nhu cầu khác nhau của bạn đọc địa chí. Vì thế, nhu cầu về địa chí tăng lên trước hết là phục vụ các nhà lãnh đạo quản lý, các nhà nghiên cứu khoa học hay các cán bộ chuyên môn, văn hóa, đội ngũ giảng viên, sinh viên...
Bên cạnh đó, không chỉ hoàn thiện các sản phẩm thông tin địa chí, việc đa dạng các dịch vụ thông tin địa chí cung rất quan trọng. Ngoài việc phục vụ bạn đọc tại chỗ, thư viện đã thực hiện một số dịch vụ phục vụ ngoài thư viện:
Cán bộ địa chí có thể sao chụp tài liệu gốc cho bạn đọc không có khả năng và điều kiện đến thư viện, hay họ muốn nghiên cứu chuyên sâu về một đề tài nào đó.
Tổ chức các hình thức thông báo tài liệu địa chí mới, tổ chức hộp phích, triển lãm và điểm tài liệu địa chí.
Nhân dịp kỉ niệm các ngày lễ trọng đại của tỉnh, đất nước, hàng năm thư viện tổ chức các cuộc triển lãm theo chuyên đề nhằm giới thiệu tới bạn đọc vốn tài liệu địa chí của thư viện. Hoạt động này giúp bạn đọc hiểu sâu sắc về một vấn đề, thu hút được đông đảo các nhà khoa học, nghiên cứu cũng như toàn thể quần chúng nhân dân tham gia. Đó là biện pháp kích thích nhu cầu của bạn đọc đến với hoạt động thông tin địa chí nói riêng và đến với thư viện nói chung.