Hệ thống thư mục: Là yếu tố đầu tiên khi nói đến bộ máy tra cứu của
thư viện. Trước đây, khi chưa ứng dụng tin học vào thư viện, hệ thống mục lục là phương tiện chính để phục vụ độc giả tra tìm tài liệu thuận lợi, dễ dàng. Ngày nay, cùng với hình thức tra cứu tài liệu hiện đại (tra cứu tìm tin trên máy tính), tủ mục lục với tư cách là bộ phận của bộ máy tra cứu truyền thống vẫn song song tồn tại và phát triển.
Trong hệ thống mục lục của thư viện Hà Nam được xây dựng năm 1997 với ba tủ mục lục: Mục lục phòng mượn, mục lục phòng đọc và mục lục công vụ.
Thư viện Hà Nam được nhận một tủ mục lục phòng mượn với ba hệ thống; mục lục môn loại, mục lục chữ cái viết theo tiêu đề mô tả và mục lục chữ cái tên sách. Trong qua trình di chuyển, chia kho, sách bị thất thoát, hư nát nhiều nên sách trong kho không khớp cới phích mô tả trong tủ mục lục. Do đó, thư viện đã tiến hành rà soát lại hoàn toàn số phích trên tủ mục lục với sách trong kho mượn. Sau một thời gian rà soát, khớp sách, tủ phích mục lục phòng mượn đã hoàn chỉnh để tránh tình trạng có phích mà không có sách và ngược lại. Để giúp bạn đọc yên tâm khi đưa phiếu yêu cầu nhưng sách đã có người mượn thư viện đã có dự định nghiên cứu cho mỗi cuốn sách có một túi phiếu sách trong đó có những thông tin sách đang cho ai mượn, địa chỉ và thời gian quay về thư viện.
Mục lục phòng đọc tổng hợp,trong hệ thống mục lục phòng đọc cũng còn nhiều bất cập. Ở kho sách phòng đọc hầu hết là những tài liệu quý hiếm có giá trị. Nếu sách có một bản hoặc hai ba bản nhưng giá trị lớn đều được ưu tiên để ở kho đọc. Ngoài các ô phích xếp theo ba hệ thống mục lục (môn loại, chữ cái tên sách và chữ cái tên tác giả) tủ mục lục phòng đọc còn có ba ô phích chuyên về sách thiếu nhi xếp theo chữ cái tên sách và hai ô phích về tài liệu địa chí bao gồm: Ô phích các tài liệu địa phương xếp theo địa danh các huyện trong từng huyện xếp theo từng xã theo vần A,B,C… Những ô phích
này quá ít, chưa khai thác triệt để vốn tài liệu của kho thiếu nhi và địa chí.
Mục lục công vụ được đặt tại phòng nghiệp vụ của thư viện, các ô phích được sắp xếp theo hai hệ thống; chữ cái tên sách và theo nhà xuất bản. Trong mỗi phích ở mục lục công vụ chỉ chỗ tài liệu sắp xếp trong các kho, số bản của từng tên sách trong mỗi kho cũng như giá tiền của từng cuốn sách sau khi mới nhập vào kho. Đặc biệt với cách sắp xếp phích theo nhà xuất bản, cán bộ bổ sung có thể tránh được bổ sung trùng tên, trùng bản, tiết kiệm kinh phí cho thư viện.
Đối với phục vụ công tác địa chí phích mô tả ở cả ba hệ thống mục lục ở ba phòng nói trên đều tuân thủ những quy định chặt chẽ của quy tắc miêu tả ấn phẩm theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD do phòng phân loại biên mục thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn. Do đó, bạn đọc tra tìm tài liệu thuận lợi, nhanh chóng.
Hệ thống mục lục phòng báo, tạp chí có hệ thống riêng, các phích miêu tả theo quy định miêu tả bài trích. Những phiếu tên báo, tạp chí được xếp theo năm chỉ số các số báo, tạp chí hiện có trong thư viện. Do thư viện mới tái lập nên thư viện mới có hai hộp phích mục lục: một hộp phích báo và một hộp phích tạp chí (hiện tại phòng báo, tạp chí chưa xây dựng được tủ mục lục, công việc này đã tiến hành vào năm 2001).
Bên cạnh tủ mục lục thư viện còn biên soạn các bản thư mục giới thiệu sách mới và thư mục chuyên đề tạo điều kiện cho bạn đọc tra cứu tốt hơn. Năm 1997, thư viện đã in các bản thư mục chuyên đề.
Bộ phận máy tính đã tạo lập được CSDL sách thư viện tỉnh với hơn 500 biểu ghi. Nhờ có CSDL trên máy mà cán bộ thư viện tra tìm được tài liệu một cách dễ dàng. Để tiến kịp các thư viện lớn trong nước thư viện còn ứng dụng công nghệ thông tin vào in thư mục, in phích tiến tới tra cứu tin nội bộ theo mạng cục bộ.
Bộ máy tra cứu trên giúp độc giả chọn tài liệu nhanh chóng, tiện lợi, tiết kiệm thời gian, công sức. Đặc biệt nó còn giúp độc giả đọc sách có hệ thống.
Do lực lượng cán bộ ít nên thủ thư phòng đọc kiêm nhiệm quản lý vốn tài liệu địa chí và trục tiếp phục vụ bạn đọc.
Đến nay, thư viện tỉnh Hà Nam đã dần hoàn thiện bộ máy tra cứu địa chí, như sau:
Hệ thống mục lục: Tập hợp các phiếu mục lục được sắp xếp theo một
- Mục lục chữ cái: Các phích được sắp xếp theo chữ cái theo tên tác giả hoăc tên sách với các quy tắc riêng.
- Mục lục phân loại: Được tổ chức theo khung phân loại mà thư viện sử dụng. Hệ thống mục lục địa chí được chia thành các mục lục riêng rẽ dựa vào đặc điểm cấu tạo của loại hình tài liệu (theo kho). Thư viện đã điều chỉnh một số tiểu mục cho phù hợp với tình hình sản xuất của địa phương, thể hiện ở 10 môn loại lớn.
Các tài liệu tra cứu địa chí của thư viện tỉnh Hà Nam:
- Các tài liệu, các tác phẩm, tài liệu chỉ đạo của các lãnh đạo Đảng, Nhà nước về Hà Nam, một số văn kiện của các cấp ủy, chính quyền địa phương, các bách khoa thư, danh mục, sổ tay hướng dẫn về địa phương.
- Các loại từ điển nhân vật, từ điển ngôn ngữ, từ điển có liên quan đến địa phương.
- Các tập bản đồ của địa phương.
Các thư mục địa chí.
- Thư mục địa chí tổng quát: Đây là thư mục được biên soạn rất công phu cung cấp các tài liệu có liên quan về Hà Nam. Loại thư mục này nhằm phục vụ rộng rãi cho mọi đối tượng người đọc ở địa phương trong đó có cán bộ lãnh đạo Đảng và chính quyền, cán bộ quản lý và chỉ đạo trong các cơ quan đầu ngành ở địa phương. Trước đây thư viện Hà Nam đã biên soạn: “Thư mục tổng quát địa chí Hà Nam”. Thư mục có lời nói đầu, lời giới thiệu, phần cuối có bảng tra chỉ dẫn, tra tên sách, tên tác giả, tên địa danh.
- Thư mục chuyên đề: Đây là loại thư mục được biên soạn để phục vụ cho tra cứu theo chuyên đề. Hiện nay, thư viện đã biên soạn được một số thư mục chuyên đề:
- Thư mục trích báo tạp chí: Cùng với việc biên soạn thư mục, ban giám đốc đã thực hiện chế độ bồi dưỡng lao động ngoài giờ, khuyến khích các
cộng tác viên đọc báo chí, đóng góp thông tin cho thư mục. Đây được coi là hoạt động tiêu biểu trong công tác địa chí.
Hộp phích địa chí:
Dựa vào đặc điểm riêng của tỉnh, kho địa chí được sắp xếp theo địa danh 5 huyện và 1 thành phố Phủ Lý. Ở bộ máy tra cứu kho địa chí được ưu tiên bốn ô kéo với ba hình thức tra cứu; ô phích tra cứu theo địa danh các huyện thị, ô phích địa chí xếp theo phân loại địa chí. Trong từng đề mục, tài liệu được sắp xếp theo vần chữ cái tên sách; ô phích địa chí trích báo, tạp chí xếp theo tên tác giả. Ngoài ra phần hương ước được dự kiến lập riêng một ô kéo xếp theo thời gian.