II. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BẢO HIỂM HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU CHUYấN CHỞ BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHễNG TẠI BẢO VIỆT
2.1.Cụng tỏc khai thỏc bảo hiểm hàng hoỏ xuất nhập khẩu chuyờn chở bằng đường hàng khụng tại Bảo Việt
2. Tỡnh hỡnh triển khai nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoỏ xuất nhập khẩu chuyờn chở bằng đường hàng khụng tại Bảo Việt
2.1.Cụng tỏc khai thỏc bảo hiểm hàng hoỏ xuất nhập khẩu chuyờn chở bằng đường hàng khụng tại Bảo Việt
khõu chớnh :
- Khai thỏc bảo hiểm - Giỏm định tổn thất
- Giải quyết khiếu nại, bồi thường - Đề phũng và hạn chế tổn thất
Việc phõn chia nội dung cụ thể như vậy giỳp cụng ty cú thể đỏnh giỏ hiệu quả từng khõu để từ đú tỡm ra cỏc biện phỏp thớch hợp nhằm khắc phục những tồn tại của nghiệp vụ, hoàn thiện hơn nữa nghiệp vụ này.
Mỗi khõu trờn đúng vai trũ nhất định trong toàn bộ quỏ trỡnh kinh doanh bảo hiểm, được thực hiện theo quy trỡnh riờng. Nhưng giữa cỏc khõu cú quan hệ trực tiếp lẫn nhau, chất lượng hoạt động của từng khõu đều cú ảnh huởng đến cỏc khõu cũn lại, cũng như ảnh hưởng đến toàn bộ quỏ trỡnh kinh doanh của nghiệp vụ. Trong 3 khõu trờn thỡ khai thỏc bảo hiểm là khõu đầu tiờn của nghiệp vụ.
2.1. Cụng tỏc khai thỏc bảo hiểm hàng hoỏ xuất nhập khẩu chuyờn chở bằng đường hàng khụng tại Bảo Việt đường hàng khụng tại Bảo Việt
Khai thỏc là khõu đầu tiờn, cú ý nghĩa quyết định cho việc thực hiện cỏc khõu tiếp theo. Khai thỏc bảo hiểm trong nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoỏ xuất nhập khẩu núi chung là việc tỡm kiếm chủ hàng bảo hiểm hàng hoỏ của họ tại Bảo Việt. Một doanh nghiệp núi chung và doanh nghiệp bảo hiểm núi riờng sẽ khụng thể tồn tại được nếu khụng cú khỏch hàng và cỏc mối quan hệ với khỏch hàng. Khai thỏc bảo hiểm của Bảo Việt khụng chỉ dừng lại ở việc tiến hành kớ kết hợp đồng với khỏch hàng cú nhu cầu bảo hiểm ở cụng ty mà Bảo Việt cũn phải tự tỡm đến với khỏch hàng, thuyết phục họ tham gia mua bảo hiểm của cụng ty mỡnh. Tuy nhiờn với bảo hiểm hàng hoỏ xuất nhập khẩu chuyờn chở bằng đường hàng khụng thỡ điều này càng khú khăn hơn.
Khai thỏc tốt sẽ giỳp cho Bảo Việt xõy dựng được một hệ thống khỏch hàng phong phỳ, mở rộng thị phần, tăng doanh thu, nõng cao uy tớn trờn thị trường. Hoạt động khai thỏc của cụng ty luụn cú kế hoạch và chiến lược hết sức cụ thể và chặt chẽ. Hàng năm, Bảo Việt đều phõn tớch tỡnh hỡnh doanh thu phớ cỏc năm trước, khả năng cạnh tranh của cụng ty và khả năng triển khai của thị trường bảo hiểm hàng hoỏ xuất nhập khẩu. Từ đú Bảo Việt lập ra một kế hoạch khai thỏc cho toàn bộ cụng ty và giao chỉ tiờu kế hoạch khai thỏc cụ thể cho từng phũng. Đồng thời cụng ty cũn luụn chỳ trọng tới cỏc biện phỏp hỗ trợ cho cụng tỏc khai thỏc bảo hiểm, cũng như luụn luụn đổi mới, hoàn thiện quy trỡnh khai thỏc cho phự hợp với tỡnh hỡnh hiện tại.
Hiện nay Bảo Việt đang tiến hành khai thỏc bảo hiểm hàng hoỏ theo sơ đồ sau :
Sơ đồ khai thỏc bảo hiểm hàng hoỏ xuất nhập khẩu :
Nguyễn Thị Thanh Xuân A3 - K37 - 48 -
Phõn tớch đỏnh giỏ rủi ro cung cấp thụng tin cho khỏch h ngà Ch o phớ bà ảo hiểm , cấp giấy yờu cầu Xem xột đề nghị v chà ấp nhận bảo hiểm Cấp đơn bảo hiểm Tỡm hiểu nhu cầu bảo hiểm, thu thập thụng tin
2.1.1. Thu thập thụng tin, tỡm hiểu nhu cầu bảo hiểm
Trong quỏ trỡnh này, nhiệm vụ của cỏn bộ khai thỏc bảo hiểm rất quan trọng bởi muốn kớ kết được hợp đồng bảo hiểm thỡ trước hết cần cú thụng tin về nhu cầu bảo hiểm : bao gồm chủ yếu là xỏc định thời gian phỏt sinh nhu cầu bảo hiểm, kim ngạch xuất nhập khẩu, hàng hoỏ xuất nhập khẩu, đũi hỏi của người được bảo hiểm, rủi ro bảo hiểm … Để thu nhận được những thụng tin này, mỗi khai thỏc viờn của Bảo Việt đó tự tỡm cho mỡnh cỏch tiếp cận thụng tin khỏc nhau. Cú thể họ chủ động khai thỏc nguồn tin từ cỏc khỏch hàng quen biết, thường xuyờn tiếp xỳc với khỏch hàng để kịp thời nắm bắt những thay đổi và biến động trong hoạt động kinh doanh của khỏch hàng để tư vấn, giới thiệu sản phẩm bảo hiểm hoặc cú thay đổi phự hợp. Hoặc họ cú thể tiếp cận với thụng tin qua cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng như phỏt thanh, truyền hỡnh, cỏc thụng bỏo Chớnh phủ về hạn ngạch xuất nhập khẩu … Đặc biệt cỏn bộ khai thỏc của Bảo Việt đó nhanh chúng thớch ứng với việc sử dụng Internet để phục vụ cho việc tỡm kiếm và trao đổi thụng tin, giới thiệu về hoạt động bảo hiểm của mỡnh trờn mạng. Hiện nay, Bảo Việt đó cú riờng cho mỡnh một trang Web (http://www.baoviet.com.vn), tuy cũn chưa đầy đủ nhưng đó bước đầu phỏt huy hiệu quả trong việc tỡm kiếm khỏch hàng tiềm năng.
Khi cỏn bộ khai thỏc bảo hiểm đó nắm bắt được thụng tin và tỡm hiểu nhu cầu khỏch hàng, việc quan trọng nhất là tiếp cận khỏch hàng và thực hiện cỏc biện phỏp tuyờn truyền quảng cỏo; bằng sự hiểu biết nghiệp vụ, sự mềm mỏng khụn khộo, để thuyết phục khỏch hàng mua bảo hiểm tại Bảo Việt. Cỏc cỏn bộ khai thỏc của Bảo Việt luụn luụn xỏc định rằng quỏ trỡnh tạo dựng mối quan hệ với khỏch hàng đũi
hỏi một thời gian dài và phải bằng chớnh sự cụng phu, nhiệt tỡnh của mỡnh trong quỏ trỡnh theo đuổi khỏch hàng mới đem lại kết quả.
Khỏch hàng trờn thị trường rất phong phỳ và đa dạng. Bảo Việt trong quỏ trỡnh hoạt động triển khai nghiệp vụ đó phõn tớch và phõn loại khỏch hàng cụ thể để với mỗi đối tượng khỏch hàng khỏc nhau cỏn bộ khai thỏc của Bảo Việt cú những biện phỏp cụ thể thớch hợp để thu hỳt khỏch hàng. Cỏc khỏch hàng của Bảo Việt được chia làm 4 loại đối tượng sau :
+ Đối với khỏch hàng truyền thống
Bảo Việt luụn duy trỡ mối quan hệ tốt đẹp với họ. Với khỏch hàng thường xuyờn cú hàng hoỏ xuất nhập khẩu thỡ cụng ty vận động họ mua hợp đồng bao, vừa tiện lợi cho cụng ty trong việc quản lý cũng như khai thỏc triệt để kim ngạch xuất nhập khẩu của họ. Đồng thời Bảo Việt cũn giành nhiều chớnh sỏch ưu đói và hơn thế nữa, để gúp phần phục vụ khỏch hàng tốt hơn, hàng năm cụng ty đều tổ chức hội nghị khỏch hàng với sự tham gia của cỏc bờn liờn quan, để khỏch hàng cú thể gúp ý về những điểm được và chưa được của cụng ty nhằm hoàn thiện hơn nữa chất lượng dịch vụ bảo hiểm.
+ Khỏch hàng là người đang tham gia bảo hiểm ở cỏc cụng ty khỏc trong nước nhưng chưa tham gia bảo hiểm tại Bảo Việt
Đối với những khỏch hàng này thỡ cỏn bộ khai thỏc của Bảo Việt phải giới thiệu về cỏc dịch vụ bảo hiểm, sự phục vụ hoàn hảo, khả năng đảm bảo chi trả bồi thường khi cú tổn thất xảy ra và uy tớn lõu năm trờn thị trường của Bảo Việt trờn thị trường bảo hiểm núi chung và bảo hiểm hàng hoỏ xuất nhập khẩu chuyờn chở bằng đường hàng khụng núi riờng. Tất cả điều đú đều toỏt lờn được ưu thế vượt trội hơn hẳn của Bảo Việt so với cỏc cụng ty khỏc. Như vậy sẽ lụi kộo được khỏch hàng về phớa mỡnh và mua sản phẩm của cụng ty.
+ Khỏch hàng chưa bao giờ tham gia bảo hiểm hàng hoỏ xuất nhập khẩu ở trong nước (chỉ tham gia ở cụng ty nước ngoài)
Cỏc khỏch hàng này thường cú tõm lý là ngại nhiều giấy tờ, thủ tục rườm rà, phạm vi bảo hiểm khụng đầy đủ, khụng tin tưởng vào cỏc cụng ty bảo hiểm trong nước. Nắm bắt được tõm lý này, cỏn bộ khai thỏc của Bảo Việt chủ động giới thiệu với cỏc khỏch hàng về điều kiện bảo hiểm, cỏc lợi thế khi tham gia bảo hiểm trong nước. Ngoài ra cỏn bộ khai thỏc sẽ giải thớch cho khỏch hàng thấy việc mua bảo hiểm trong nước mà cụ thể mua bảo hiểm ở Bảo Việt thỡ khi tổn thất xảy ra việc tiến hành bồi thường giữa hai cụng ty trong nước tiện hơn, nhanh hơn, đồng thời cũn gúp phần giảm chi ngoại tệ, tăng nguồn thu cho đất nước, tạo điều kiện cho thị trường bảo hiểm Việt Nam phỏt triển.
+ Khỏch hàng là người chưa bao giờ mua bảo hiểm cả
Với đối tượng này, cỏn bộ khai thỏc của Bảo Việt ỏp dụng biện phỏp thu hỳt khỏch hàng là thường đến tận nơi trao đổi, giải thớch cho khỏch hàng biết về vai trũ, tỏc dụng của bảo hiểm hàng hoỏ xuất nhập khẩu. Mục đớch của họ là làm sao để cho khỏch hàng hiểu và tin tưởng vào lợi ớch của bảo hiểm, vào việc Bảo Việt là người bạn đồng hành trong hoạt động kinh doanh, sẵn sàng chia sẻ và giỳp đỡ khắc phục tỡnh hỡnh tài chớnh khú khăn khi cú rủi ro xảy ra. Để từ đú khỏch hàng sẽ cú nhu cầu tham gia bảo hiểm tại Bảo Việt cho lụ hàng xuất nhập khẩu của mỡnh.
Phõn khỏch hàng thành 4 đối tượng như trờn, cỏc cỏn bộ khai thỏc của Bảo Việt tuỳ từng đối tượng mà cú những biện phỏp thớch hợp nhằm thu hỳt ngày càng nhiều khỏch hàng tham gia bảo hiểm.
2.1.2. Phõn tớch, tỡm hiểu và đỏnh giỏ rủi ro
Khi nhận được cỏc thụng tin từ khỏch hàng, cỏn bộ khai thỏc của Bảo Việt tiếp xỳc, giới thiệu, tuyờn truyền về sản phẩm bảo hiểm và cụng ty nhằm tạo ấn tượng tốt với khỏch hàng. Đồng thời cỏn bộ khai thỏc phải căn cứ vào cỏc thụng tin được cung cấp hoặc trực tiếp tiếp xỳc với đối tượng bảo hiểm (hàng hoỏ) để tự đỏnh giỏ rủi ro. Những trường hợp đặc biệt, yờu cầu kỹ thuật chuyờn mụn cao, giỏ
trị bảo hiểm lớn thỡ Bảo Việt sẽ thuờ cỏc giỏm định viờn đỏnh giỏ rủi ro của cỏc cơ quan chuyờn mụn khỏc hoặc của tổ chức nước ngoài.
Ngoài ra cũn nghiờn cứu về hành trỡnh sõn bay đi, sõn bay đến, khả năng tài chớnh của khỏch hàng. Để từ đú cỏn bộ khai thỏc Bảo Việt đỏnh giỏ mức độ rủi ro xảy ra, kết hợp với bộ phận bồi thường để tớnh toỏn đến hiệu quả bảo hiểm, dự kiến đưa ra tỷ lệ phớ tạm thời. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.1.3. Chào phớ, cấp giấy yờu cầu bảo hiểm cho khỏch hàng.
Trờn cơ sở cỏc thụng tin khỏch hàng cung cấp, kết hợp với bỏo cỏo đỏnh giỏ rủi ro và chớnh sỏch khỏch hàng, cỏn bộ khai thỏc sẽ đưa ra tỷ lệ phớ bảo hiểm dự kiến với đối tượng bảo hiểm này. Từ đú lập một bản chào phớ gửi tới khỏch hàng. Bản chào phớ phải rừ ràng, đầy đủ cỏc chi tiết mà khỏch hàng muốn biết : tỷ lệ phớ, với mức phớ đú thỡ quyền lợi bảo hiểm sẽ được nhận ra sao, … Thụng thường khỏch hàng hay chỳ ý đến mức phớ cao hay thấp nờn cỏn bộ khai thỏc thường hay dẫn ý, rồi để cho khỏch hàng tự so sỏnh thấy mức phớ mà Bảo Việt đưa ra với mức phớ chung trờn thị trường là ngang nhau, thậm chớ cũn thấp hơn phớ của một số cụng ty khỏc. Qua đú khỏch hàng cảm thấy mức giỏ đú phải chăng, phự hợp với yờu cầu và khả năng của họ.
Sau khi nhận được bản chào phớ, khỏch hàng quyết định chọn mua bảo hiểm tại Bảo Việt, cỏn bộ khai thỏc viờn cũn cú nhiệm vụ tiếp theo là cung cấp giấy yờu cầu bảo hiểm mà Bảo Việt đó in sẵn, rồi hướng dẫn khỏch hàng kờ khai một cỏch đầy đủ và hợp lệ, sau đú xem xột, kiểm tra đỏnh giỏ lại tớnh chớnh xỏc của giấy yờu cầu bảo hiểm.
2.1.4. Xem xột đề nghị bảo hiểm và chấp nhận bảo hiểm
Khi cú được giấy yờu cầu bảo hiểm của khỏch hàng, cỏn bộ khai thỏc của Bảo Việt tiến hành xem xột, kiểm tra, đỏnh giỏ lại cỏc thụng tin mà khỏch hàng vừa cung cấp, xem xột đó đầy đủ và chớnh xỏc chưa. Nếu khai thiếu một trong cỏc đề
mục cơ bản như : tờn hàng, số tiền bảo hiểm, số hợp đồng hoặc số L/C, … thỡ phải yờu cầu khỏch hàng điền đủ mới chấp nhận bảo hiểm được.
Bờn cạnh giấy yờu cầu bảo hiểm, cỏn bộ khai thỏc cũn phải xem xột đến cỏc chứng từ khỏc cú liờn quan như :
+ vận đơn hàng khụng (airway bill) + hoỏ đơn thương mại
+ thư tớn dụng (nếu việc mua hàng thanh toỏn bằng tớn dụng) …v.v..
Sau khi kiểm tra, nếu thấy giấy yờu cầu bảo hiểm và cỏc chứng từ khỏc khụng hợp lệ, khụng thể căn cứ vào đú để cấp đơn bảo hiểm, thỡ Bảo Việt sẽ từ chối ngay bằng cỏch lập cụng văn từ chối và gửi fax qua đường bưu điện kốm theo là lời giải thớch đầy đủ và cặn kẽ. Cũn nếu sau khi kiểm tra giấy yờu cầu bảo hiểm, chứng từ cú liờn quan thấy đó đầy đủ hợp lệ, và đạt yờu cầu, thỡ Bảo Việt sẽ tiến hành cấp đơn và kớ kết hợp đồng bảo hiểm với khỏch hàng ngay lập tức.
2.1.5. Cấp đơn bảo hiểm
Khi đó chấp nhận bảo hiểm thỡ quy trỡnh cấp đơn bảo hiểm ở Bảo Việt sẽ diễn ra như sau :
a) Vào sổ cấp đơn, lấy số đơn
Trước khi cấp đơn bảo hiểm phải tiến hành lấy số đơn bảo hiểm theo quy định về phõn nhúm và mó nghiệp vụ. Số đơn bảo hiểm lấy theo số thứ tự tăng dần trong sổ cập nhật chi tiết bảo hiểm của phũng bảo hiểm hàng hoỏ và từng loại hàng hoỏ xuất hay nhập khẩu.
b) Tớnh phớ bảo hiểm
Trước khi tớnh phớ bảo hiểm phải xỏc định số tiền bảo hiểm. Hiện nay tỷ lệ phớ mà Bảo Việt cung cấp cho khỏch hàng thường xờ dịch từ mức 0,32% ữ 0,4%. Tuy nhiờn tỷ lệ phớ này cũng cú thể giảm xuống mức 0,3% đối với khỏch hàng truyền thống hay khỏch hàng tham gia với giỏ trị bảo hiểm lớn; hay cú thể tăng tới
mức 0,5% và thậm chớ cú đơn hàng tỷ lệ phớ 2% (rất ớt) đối với những đơn hàng mà hàng hoỏ dễ bị tổn thất.
c) Lập và cấp đơn bảo hiểm.
Khi tớnh được số tiền bảo hiểm, phớ bảo hiểm, tỷ lệ phớ thỡ cỏn bộ khai thỏc sẽ tiến hành lập đơn bảo hiểm cho khỏch hàng của mỡnh. Nội dung của đơn bảo hiểm hàng hoỏ xuất nhập khẩu chuyờn chở bằng đường hàng khụng.
Chi tiết của đơn bảo hiểm gồm cú:
- Tờn người được bảo hiểm (Name of isured) - Tờn mỏy bay (Name of Plane)
- Số L/C (L/C No)
- Số vận đơn (AWB No) - Hợp đồng số (Contract No)
- Từ sõn bay ... đến sõn bay (From … to …) - Ngày khởi hành (Date of departure)
- Ngày dự tớnh đến (Estimate date of arrival). - Đối tượng bảo hiểm (subject- matter Insured) - Tổng số tiền bảo hiểm (Sum insure)
- Tỷ lệ phớ (Rate)
- Phớ bảo hiểm (Premium) - Thuế giỏ trị gia tăng (VAT)
- Tổng số tiền thanh toỏn (Total Amount)
- Điều kiện bảo hiểm (Condition or Special Coverage) - Nơi và cơ quan giỏm định tổn thất (Apply for Survey to) - Nơi thanh toỏn bồi thường (Claims payable at)
- Thời gian cấp đơn : ngày…thỏng…năm (date on…) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi lập xong đơn bảo hiểm cho khỏch hàng, cỏn bộ khai thỏc trỡnh lónh đạo kớ duyệt rồi tiến hành kớ kết hợp đồng bảo hiểm với khỏch hàng. Hiện nay, Bảo Việt đang ỏp dụng hai loại hợp đồng : hợp đồng bảo hiểm chuyến và hợp đồng bảo hiểm bao.
Đối với hợp đồng bảo hiểm bao, cụng ty đang ỏp dụng nhiều biện phỏp khuyến khớch đối với cỏc khỏch hàng thường xuyờn mua bảo hiểm và ớt xảy ra tổn thất. Một trong cỏc biện phỏp đú là cụng ty giảm phớ, đưa ra tỷ lệ chiết khấu phự hợp theo thoả thuận. Việc làm này ngày càng tạo ra mối quan hệ chặt chẽ giữa khỏch hàng với Bảo Việt.
Như vậy, tuỳ từng khỏch hàng, tuỳ từng điều kiện cụ thể mà Bảo Việt phỏt hành hợp đồng bảo hiểm chuyến hay bảo hiểm bao. Với loại hợp đồng nào thỡ cụng ty đều lập và cấp đơn cho khỏch hàng. Khi đó cấp xong đơn, kớ kết xong hợp đồng bảo hiểm thỡ bước tiếp trong quy trỡnh khai thỏc đú là theo dừi thu phớ và tiếp nhận giải quyết mới phỏt sinh.
2.1.6. Theo dừi thu phớ và tiếp nhận giải quyết mới
Thu phớ bảo hiểm là một việc rất quan trọng đối với cỏn bộ khai thỏc, bởi nú cú tỏc động trực tiếp đến kế hoạch thu phớ, tiến độ khai thỏc, doanh thu, hiệu quả hoạt động kinh doanh. Nú phụ thuộc nhiều vào khả năng tài chớnh của khỏch hàng