4Chiến lược chăm sĩc khách hàng
4.5.2Viết thư quan hệ thương mại/ Viết báo cáo
– Viết rõ ràng, ngắn gọn thể hiện rõ tính chất cơng việc của bức thư. – Tránh viết những bức thư khĩ hiểu, quá dài và khơng cĩ tiêu điểm. – Thư phải lịch sự, nhẹ nhàng, khơng nghi thức quá.
– Khơng dùng từ ngữ kể cả.
– Viết rành mạnh, mục đích rõ ràng. – Viết nhằm trao đổi thơng tin.
Hình thức bức thư rất quan trọng, phải : Chính xác – Gọn gàng- Tuân thủ kiểu cách trình bày chuẩn nào đĩ
PHÂN LOẠI CÁC BÁO CÁO:
– Báo cáo thường kỳ (báo cáo tuần/tháng/ báo cáo chuyến bay…) – Báo cáo tiến độ
– Báo cáo nghiên cứu khoa học – Báo cáo khuyến nghị
– Báo cáo kiểm tra
CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH VIẾT BÁO CÁO Bước 1: Chuẩn bị
– Đặt câu hỏi để xác định trước khi viết báo cáo – Mục đích của báo cáo là gì?
– Cĩ cần báo cáo bằng văn bản khơng?
– Nếu những khuyến nghị được chấp nhận thì dự báo kết quả ra sao? – Ai sẽ đọc bản báo cáo này?
Bước 2: Tổ chức bài báo cáo
– Ghi thơng tin lên mẫu/ phiếu, mỗi đoạn/ ơ chỉ ghi 1 thơng tin.
– Chia mẫu báo cáo thành từng mục thơng tin , sắp xếp các nhĩm thơng tin liên quan nhau theo trật tự logic.
– Phải cĩ dàn bài, thân bài giải quyết vấn đề gì, kết thúc ra sao ? Bước 3: Viết và đọc lại
– Viết như trình bày bằng miệng
– Trích dẫn những điều người khác gĩp ý – Đặt vấn đề và đưa ra phương án
– Báo cáo phải cụ thể: Sử dụng minh họa và ví dụ – Dùng ngơn từ đơn giản
– Viết xong, đọc lại và hồn thiện báo cáo
MẪU BÁO CÁO CHUYẾN BAY (GIÁO VIÊN TỰ ĐƯA VÍ DỤ) MẪU THƯ QUAN HỆ THƯƠNG MẠI (GIÁO VIÊN TỰ ĐƯA VÍ DỤ)
4.5.3Viết thư trả lời than phiền/ khiếu nại