* Bước 1: Mụ tả hệ thống hiện hành bằng cỏc đoạn văn mụ tả
* Bước 2: Lập bảng thực thể và cỏc hoạt động liờn quan đến thực thể đú
Thực thể Hoạt động
Khỏch hàng Trả tiền và giấy đũi nợ
Nhõn viờn bỏn hàng Lập phiếu thu, ghi số tiền, số húa đơn, số phiếu thu vào giấy đũi nợ.
Thủ quỹ Mang tiền nộp ngõn hàng
* Bước 3: Đỏnh dấu cỏc hoạt động xử lý dữ liệu trong cỏc hoạt động ở bảng mụ tả bước 2
+ Hoạt động xử lý dữ liệu gồm: truy xuất, chuyển húa, lưu trữ dữ liệu. Cỏc hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xỏc nhận tớnh toỏn tổng hợp…
+ Cỏc hoạt động chuyển húa và nhận dữ liệu giữa cỏc thực thể khụng phải là hoạt động xử lý dữ liệu.
+ Cỏc hoạt động chức năng: nhập, xuất bỏn hàng, mua hàng… khụng phải là hoạt động xử lý dữ liệu.
VẼ DFD KHÁI QUÁT: (GỒM BƯỚC 4 VÀ 5)
* Bước 4: Nhận diện cỏc thực thể bờn ngoài hệ thống là cỏc thực thể khụng thực hiện cỏc hoạt động xử lý dữ liệu bờn trong hệ thống.
* Bước 5:
+ Vẽ cỏc hỡnh chữ nhật biểu diễn cỏc thực thể bờn ngoài trờn
+ Vẽ 1 vũng trũn biểu diễn nội dung chớnh trong hoạt động xử lý của hệ thống hiện hành.
+ Vẽ cỏc đường nối giữa cỏc ụ
+ Đặt tờn cho cỏc dũng dữ liệu theo cỏc động từ chỉ hành động nhận và gửi dữ liệu. VẼ DFD VẼ DFD VẬT Lí: (GỒM BƯỚC 6 VÀ 7)
* Bước 6: Nhận diện cỏc thực thể bờn trong hệ thống – là cỏc thực thể tham gia thực hiện cỏc hoạt động xử lý dữ liệu bờn trong hệ thống.
* Bước 7:
+ Vẽ cỏc hỡnh chữ nhật biểu diễn cỏc thực thể bờn ngoài hệ thống. + Vẽ cỏc vũng trũn biểu diễn cỏc thực thể bờn trong hệ thống.
+ Đọc lại bảng thực thể và cỏc hoạt động để vẽ cỏc dũng dữ liệu nối lại cỏc vũng trũn và hỡnh chữ nhật.
+ Đặt tờn cho cỏc dũng dữ liệu theo cỏc danh từ chỉ tờn cỏc hệ thống mang dữ liệu. VẼ DFD VẼ DFD LOGIC (LUẬN Lí): (GỒM BƯỚC 8 - 12)
* Bước 8: Liệt kờ cỏc hoạt động xử lý dữ liệu trong bảng theo từng thực thể và trỡnh tự diễn ra cỏc hoạt động đú.
* Bước 9:
+ Cỏch 1: Nhúm cỏc hoạt động xảy ra vào cựng nơi và 1 thời điểm
+ Cỏch 2: Nhúm cỏc hoạt động xảy ra vào cựng 1 thời điểm nhưng khỏc nơi xảy ra + Cỏch 3: Nhúm cỏc hoạt động theo mối quan hệ hợp lý nhau.
* Bước 10: Vẽ hỡnh trũn và đặt tờn chung cho mỗi nhúm hoạt động theo 1 động từ nờu bật nội dung chớnh cỏc hoạt động trong nhúm.
* Bước 11: Đọc lại bảng mụ tả hệ thống và nối cỏc hỡnh trũn với nhau theo mối quan hệ hợp lý
* Bước 12: Bổ sung nơi lưu trữ nếu thấy hợp lý PHÂN CẤP DFD
* Bước 13: Tiếp tục nhúm nhỏ cỏc hoạt động trong mỗi nhúm ở bước 9. Mỗi nhúm nhỏ trong 1 nhúm lớn là cỏc hỡnh trũn xử lý cấp con cho hỡnh trũng lớn. Thực hiện bước 10, 11, 12.
* Một số lưu ý khi vẽ sơ đồ dũng dữ liệu:
Sơ đồ dũng dữ liệu đơn giản hơn lưu đồ và sử dụng ớt biểu tượng hơn.
1. Trỏnh quỏ chi tiết ở cấp độ mụ tả ban đầu (VD: ở cấp độ 1 và 0). Nếu cần thiết phải mụ tả hoạt động diễn ra cựng một thời điểm thỡ phải tỏch ra mụ tả chỳng một cỏc cú logic và cú liờn kết với nhau
2. Một sơ đồ chỉ gồm từ 5 đến 7 biểu tượng hỡnh trũn xử lý. Hướng dẫn này giỳp sơ đồ trở nờn đơn giản, trỏnh sa đà vào quỏ nhiều chi tiết ở cấp độ ban đầu.
3. Đặt những tờn khỏc nhau ở những cụng việc xử lý dữ liệu khỏc nhau. Điều này trỏnh nhầm lẫn về cỏc dũng dữ liệu cần xử lý.
4. Cần chỳ ý xem xột cỏc trường hợp là nếu thực thể khụng phải là yếu tố bờn ngoài thỡ phải luốn cú hai dũng dữ liệu vào và ra, nờu khụng sơ đồ sẽ tạo ra lỗi về mụ tả .
6. Phải phõn loại kỹ đõu là thành phần hay thực thể bờn ngoài (đú là thành phần cuối cựng của hệ thống).
7. Phõn loại, sắp xếp tất cả cỏc nhõn viờn, phũng ban cú liờn quan trong quỏ trỡnh xử lý lập đi lập lại trong lưu đồ. Trỏnh mụ tả cụng việc cỏ biệt hay cụng việc sai.
Nếu trong hệ thống cú nhiều cụng việc xử lý giống nhau thỡ chỉ nờn mụ tả một cụng việc làm đại diện. Điều này cũng ỏp dụng cho trường hợp nhiều nhõn viờn ở cỏc bộ phận khỏc nhau cựng xử lý một cụng việc giống nhau. (VD: ở cỏc phõn xưởng khỏc nhau).