Cỏc thành phần của hệ thống kiểm soỏt nội bộ

- Cỏc hoạt động:

3.1.2. Cỏc thành phần của hệ thống kiểm soỏt nội bộ

Trong bỏo cỏo của COSO 1992 cho rằng việc tỡm ra cỏc thành tố cấu thành nờn hệ thống kiểm soỏt nội bộ là yếu tố cơ bản để nõng cao chất lượng của hệ thống kiểm soỏt. Cũng theo bỏo cỏo này kiểm soỏt cú thể phục vụ nhiều mục đớch, và nhỡn từ gúc độ này thỡ hệ thống kiểm soỏt nội bộ như một giải phỏp của nhiều vấn đề tiềm ẩn (đối phú với sự thay đổi nhanh của mụi trường kinh doanh, đối thủ cạnh tranh...). Theo bỏo cỏo của COSO thỡ hệ thống kiểm soỏt nội bộ gồm năm thành phần: (l) Mụi trường kiểm soỏt, (2) đỏnh giỏ rủi ro, (3) hoạt động kiểm soỏt, (4) thụng tin truyền thụng và (5) giỏm sỏt.



 1. Mụi trường kiểm soỏt (control environment)

 Mụi trường kiểm soỏt được thiết lập trong nội bộ tổ chức và cú ảnh hưởng đến nhận thức kiểm soỏt của tất cả cỏc nhõn viờn trong cụng ty. Đõy là nhõn tố nền tảng chi phối đến cỏc yếu tố khỏc trong hệ thống kiểm soỏt. Cỏc yếu tổ cú ảnh hưởng và tỏc động đến mụi trường kiểm soỏt là:

 Triết lý về quản lý và phong cỏch điều hành

• Cỏc nhà quản lý cú quan tõm đến rủi ro? Cú đỏnh giỏ được rủi ro tiềm tàng trước khi hành động?

• Nhà quản lý cú động cơ “búp mộo” thụng tin?

• Nhà quản lý cú gõy ỏp lực đến nhõn viờn phải thực hiện mục tiờu bằng mọi giỏ? Bất kể phương phỏp nào?

 Tớnh chớnh trực, năng lực và giỏ trị về đạo đức

• Từ CEO đến nhõn viờn thực hiện

• Những chuẩn mực về đạo đức bằng văn bản • Cam kết của nhõn viờn

 Cơ cấu tổ chức

• Tập trung hay phõn tỏn quyền lực • Phõn chia trỏch nhiệm cụ thể

• Quy mụ và đặc điểm kinh doanh...

 Phõn chia trỏch nhiệm và quyền hạn

• Bảng mụ tả cụng việc • Kế hoạch hoạt động • Ngõn sỏch...  Chớch sỏch nguồn nhõn lực • Tuyển dụng • Lương bổng

• Huấn luyện, đào tào • Đỏnh giỏ và thăng tiến • Phạt, sa thải

• Nghỉ phộp,

• Hoỏn đổi cụng việc • Cam kết về bớ mật

Núi đến chớnh sỏch nhõn sự là chỳng ta hỡnh dung đến cụng việc quản lý nguồn nhõn lực. Doanh nghiệp của bạn là một tập hợp cỏc nguồn lực để duy trỡ hoạt động của doanh nghiệp:

- Con người - Tiền

- Mỏy múc, thiết bị, nguyờn, nhiờn vật liệu

- Kiến thức (thụng tin, thời gian, cỏc hệ thống quản lý và sỏng tạo, cỏc quy trỡnh và thủ tục)

Nội dung được trỡnh bày dưới đõy về quản lý nguồn nhõn lực chớnh là nội dung cơ bản giỳp cho những nhà quản trị và cho chớnh doanh nghiệp:

- Con người là tài sản quan trọng nhất mà một doanh nghiệp cú. Sự thành cụng của doanh nghiệp phụ thuộc vào tớnh hiệu quả của cỏch quản lý con người (nhõn viờn cụng ty, khỏch hàng, nhà cung cấp, nhà cho vay, thậm chớ cả ban lónh đạo).

- Cung cỏch quản lý, mụi trường làm việc mà doanh nghiệp đem lại cho nhõn viờn và cỏch truyền đạt những giỏ trị và mục đớch sẽ quyết định sự thành cụng của doanh nghiệp.

- Để đạt được mục tiờu và thực hiện kế hoạch chiến lược cần phải liờn kết chặt chẽ cỏc chớnh sỏch nhõn sự và cỏc thủ tục với mục tiờu kinh doanh. Chẳng hạn doanh nghiệp cần biết rừ khi nào và tại sao phải tuyển dụng nhõn viờn, doanh nghiệp mong đợi gỡ ở họ, doanh nghiệp sẽ khen thưởng, kỷ luật nhõn viờn như thế nào để đạt được mục tiờu kinh doanh.

- Với những doanh nghiệp nhỏ và vừa ban giỏm đốc cú trỏch nhiệm khụng ngừng chỉ rừ và truyền dạt những mục tiờu kinh doanh cho tất cả cỏc nhõn viờn trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải tạo điều kiện để cỏn bộ chuyờn mụn và nhõn viờn làm việc vỡ những mục tiờu này bằng cỏch xõy dựng những hệ thống trong cụng ty: quy tắc làm

việc, hệ thống lương bổng, phương phỏp đỏnh giỏ hiệu quả làm việc, chế độ khen thưởng và kỷ luật.

Quản lý nguồn nhõn lực là gỡ?

- Trước tiờn quản lý nguồn nhõn lực vừa là nghệ thuật vừa là khoa học làm cho những mong muốn của doanh nghiệp và mong muốn của nhõn viờn tương hợp với nhau và cựng đạt đến mục tiờu. Quản lý nguồn nhõn lực là những hoạt động (một quy trỡnh) mà giỏm đốc và nhúm quản lý nhõn sự của doanh nghiệp tiến hành triển khai sắp xếp nhõn lực nhằm đạt được cỏc mục tiờu chiến lược của doanh nghiệp. Quy trỡnh này gồm cỏc bước tuyển dụng, quản lý, trả lương, nõng cao hiệu quả hoạt động, và sa thải nhõn viờn trong doanh nghiệp.

Cú thể khằng định rằng, chớnh sỏch nhõn sự là một bộ phận quan trọng trong tổng thể hệ thống chớnh sỏch của doanh nghiệp. Trong thực tế hoạt động, nhiều doanh nghiệp ý thức được tầm quan trọng của việc xõy dựng hoàn thiện hoỏ hệ thống chớnh sỏch nhõn sự, tạo cơ sở rừ ràng điều chỉnh cỏc hoạt động liờn quan đến quỏ trỡnh quản trị nguồn nhõn lực của doanh nghiệp. Bờn cạnh đú, tại khụng it cỏc doanh nghiệp những chớnh sỏch nhõn sự chưa được hệ thống hoỏ, nhiều chớnh sỏch được ban hành và sửa đổi nhiều lần song chưa được cập nhật và phổ biến tới toàn bộ nhõn viờn. Sự khụng rừ ràng và thiếu tớnh hệ thống là nguyờn nhõn tạo ra tõm lý khụng thoải mỏi cho người lao động, giảm khả năng hoạt dộng của doanh nghiệp.

* Chớnh sỏch nhõn sự của doanh nghiệp cần đỏp ứng cỏc tiờu chớ sau: - Phải được tất cả cỏc nhõn viờn hiểu và thực hiện một cỏch nghiờm chỉnh. - Tuõn thủ cỏc quy định của phỏp luật.

- Được thực hiện một cỏch thống nhất và thường xuyờn. - Thường xuyờn kiểm tra và cập nhật.

- Đỏp ứng với nhu cầu hoạt động đặc thự của doanh nghiệp. *Đối với hệ thống kiểm soỏt nội bộ:

Nhõn sự trong cụng ty là một phần quan trọng trong hệ thống kiểm soỏt nội bộ. Chớnh sỏch nhõn sự và hoạt động của nhõn sự là một phần của kiểm soỏt nội bộ. Một số quy tắc trong chớnh sỏch nhõn sự của một cụng ty:

1. Chi tiết quy trỡnh tuyển dụng và giữ chõn nhõn sự tại cụng ty.

3. Giỏm sỏt tốt cỏc nhõn viờn dựa vào kế hoạch hằng ngày.

4. Cụng bằng và trung thực trong chớnh sỏch lương và thăng tiến.

5. Chuyển đổi nhõn sự ở cỏc bộ phận để huấn luyện nhõn viờn làm quen với sự thay đổi của cụng ty.

6. Khuyến khớch cỏc nhõn viờn cú những kỳ nghỉ trong kế hoạch. 7. Cú cỏc chương trỡnh bảo hiểm cho nhõn viờn và tài sản của cụng ty.

8. Luụn xem xột lại cỏc quy định của cụng ty, đỏnh giỏ hiệu quả hoạt động của nhõn viờn và cú cỏc hoạt động điều chỉnh nhằm đẩy mạnh hiệu quả hoạt động và tiến hành tiờu chuẩn hoỏ trờn phạm vi toàn cụng ty.

 Những ảnh hưởng từ bờn ngoài

• Uỷ ban chứng khoỏn • Ngõn hàng

• Cụng ty bảo hiểm • Cơ quan thuế vụ....

 Cỏc nhà quản lý luụn muốn thiết lập một mụi trường kiểm soỏt hiệu quả và cỏch thức điều hành đỳng theo cỏc chớnh sỏch của cụng ty đặt ra. Điều quan trọng là cỏc nhà quản lý và chủ sở hữu cụng ty luụn cú thỏi đụ lạc quan trong hoạt động kiểm soỏt. Bờn cạnh cỏc chớnh sỏch nhận sự và ỏp dụng trong thực tế cũng phải được xem trọng. Đú là xem xột từ việc tuyển dụng đến quỏ trỡnh đỏnh giỏ, quỏ trỡnh huấn luyện và thụng tin cho cỏc cỏ nhõn về trỏch nhiệm quyền hạn của họ. Trong một số cụng ty cú quy mụ lớn cú thể tự tổ chức ra một ban kiểm soỏt nội bộ nhằm giỳp lónh đạo cụng ty đỏnh giỏ hoạt động tồn tại của hệ thống kiểm soỏt hữu hiệu, cũn đối với cỏc cụng ty vừa và nhỏ cú thể thuờ cỏc tư vấn giỳp đỏnh giỏ cỏch thức điều hành tạm thời.

 Túm lại, mụi trường kiểm soỏt được xem là những yếu tố của cụng ty ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soỏt nội bộ và là cỏc yếu tố tạo ra mụi trường mà trong đú toàn bộ thành viờn của cụng ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soỏt nội bộ. Vớ dụ, nhận thức của cỏc nhà quản lý về liờm chớnh và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ mỏy hợp lý, về việc phõn cụng, uỷ nhiệm rừ ràng, về việc ban hành bằng văn bản cỏc nội quy, quy chế, quy trỡnh kinh doanh... Một mụi trường kiểm soỏt tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soỏt nội bộ.

 2. Đỏnh giỏ rủi ro (Risk Assessment)

 Cỏc cụng ty đều phải đối mặt với những rủi ro đến từ bờn trong và bờn ngoài trong quỏ trỡnh hoạt động. Do đú, mục đớch của việc đỏnh giỏ rủi ro là việc nhận diện cỏc rủi ro, phõn tớch khả năng xảy ra và những thiệt hại cú thể, thiết lập cỏc cơ chế kiểm soỏt những chi phớ và lợi ớch mang lại.

 Để bảo vệ tài sản của cụng ty, cỏc thủ tục kiểm soỏt nờn được thiết lập hợp lý để đảm bảo rằng cỏc nhõn viờn khú cú thể chiếm hữu được. Một ghi nhớ chung trong cỏc hoạt động kiểm soỏt là những tài sản càng cú tớnh thanh khoản cao thỡ càng cú nguy cơ mất cắp cao.

 Hơn thế nữa, khụng lệ thuộc vào quy mụ, cấu trỳc, loại hỡnh hay vị trớ địa lý, bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều bị cỏc rủi ro xuất hiện từ cỏc yếu tố bờn trong hoặc bờn ngoài tỏc động.

 - Cỏc yếu tố bờn trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, khụng coi trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cỏn bộ thấp, sự cố, hỏng húc mỏy múc thiết bị, hạ tầng cơ sở khụng theo kịp sự thay đổi mở rộng sản xuất, chi phớ cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soỏt thớch hợp do cụng ty mẹ thiếu quan tõm…

 - Cỏc yếu tố bờn ngoài: Thay đổi cụng nghệ làm thay đổi quỏ trỡnh vận hành, thay đổi thúi quen của người tiờu dựng làm cỏc sản phẩm hiện hành bị lỗi thời; cỏc yếu tố cạnh tranh khụng mong muốn làm thay đổi giỏ cả và thị phần; thay đổi về chớnh trị xó hội.

 Những rủi ro xả ra đối với cụng ty cần thiết phải được đỏnh giỏ chớnh xỏc, kịp thời để kiểm soỏt hệ thống một cỏch đỳng đắn minh bạch.

 (phõn tớch sõu hơn ở phần 3.2)

 3. Hoạt động kiểm soỏt (control activities)

 Đú là những chớnh sỏch và những thủ tục do cụng ty phỏt triển để giỳp bảo vệ tài sản của cụng ty. Hoạt động kiểm soỏt bao gồm nhiều hoạt động bao quỏt hết cụng ty. Một số vớ dụ cho hoạt động kiểm soỏt là việc xột duyệt, chuẩn y cỏc hoạt động, thẩm tra... Thụng qua cỏc hoạt động kiểm soỏt nhà quản lý sẽ tự tin là tài sản của cụng ty được bảo vệ và bảo cỏo tài chớnh đỏng tin cậy.

 Thật vậy, cú thể mở rộng hơn, hoạt động kiểm soỏt là cỏc biện phỏp, quy trỡnh, thủ tục đảm bảo chỉ thị của ban lao động trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục tiờu đặt ra được thực thi nghiờm tỳc trong toàn tổ chức.

 + Phõn chia trỏch nhiệm đầy đủ:

 Cần cú những quy chế, văn bản phõn cụng cụng việc kốm theo trỏch nhiệm tới từng nhõn viờn của cụng ty

 Phõn chia trỏch nhiệm là một phần trong hoạt động kiểm soỏt của hệ thống kiểm soỏt nội bộ. Hoạt động này tập trung vào việc thiết kế, tổ chức cụng việc giữa cỏc nhõn viờn trong cụng ty để cú thể nhõn viờn này luụn kiểm tra được nhõn viờn khỏc. Khi nhà quản lý thiết kế và ỏp dụng hệ thống kiểm soỏt nội bộ hiệu quả, họ phải luụn xem xột đến việc phõn chia trỏch nhiệm. Phõn chia theo ba chức năng: nghiệp vụ xem xột, nghiệp vụ ghi nhận và nghiệp vụ bảo trỡ tài sản.

 - Nghiệp vụ xem xột là việc ra quyết định chấp thuận cho nghiệp vụ xảy ra (vớ dụ giỏm đốc kinh doanh quyết định hạn mức tớn dụng cho một khỏch hàng).

 - Nghiệp vụ ghi nhận bao gồm chức năng chuẩn bị cỏc chứng từ gốc, nhập vào sổ nhật ký và sổ cỏi, chuẩn bị cỏc bỏo cỏo về hoạt động.

 - Nghiệp vụ bảo quản tài sản như là trực tiếp thu chi tiền, bảo quản hàng tồn kho, kiểm tra sộc của khỏch hàng chuyển qua bưu điện.

 Nếu một nhõn viờn cú thể kiờm nhiệm hai trong ba chức năng trờn cú thể xảy ra cỏc vấn đề gõy thiệt hại cho cụng ty. Tuy nhiờn để giảm thiểu được cỏc nguy cú khụng thể phỏt hiện được, hệ thống kiểm soỏt nội bộ cần tỏch cỏc trỏch nhiệm như sau:

 - Tỏch chức năng bảo quản tài sản với chức năng ghi nhận

 - Tỏch chức năng xem xột với chức năng bảo quản tài sản

 - Tỏch chức năng xem xột với chức năng ghi nhận.

 + Kiểm soỏt quỏ trỡnh xử lý thụng tin:

Kiểm soỏt đối với từng ứng dụng:

+ Kiểm soỏt chứng từ, sổ sỏch

 Chức năng của chứng từ:

 Ghi nhận nghiệp vụ/sự kiện

 Kiểm soỏt, cung cấp thụng tin

 Yờu cầu của chứng từ:

 Lập khi phỏt sinh nghiệp vụ/sự kiện

 Thiết kế đầy đủ, đơn giản rừ ràng

 Đỏnh số trước, liờn tục

 Tham chiếu

 Dấu vết kiểm toỏn

 Luõn chuyển chứng từ

 Chức năng của sổ sỏch:

 Ghi nhận nghiệp vụ/sự kiện

 Kiểm soỏt, xử lý nghiệp vụ, cung cấp thụng tin

 Yờu cầu của sổ sỏch:

 Thiết kế đầy đủ, đơn giản rừ ràng

 Tham chiếu

 Dấu vết kiểm toỏn

 Cỏc dữ liệu cơ bản được nhập liệu vào hệ thống thụng tin kế toỏn đều được đo lường bằng tiền. Khi nhập liệu cỏc tổ chức luụn cần để lại dấu viết kiểm toỏn trong hệ thống thụng tin kế toỏn. Dấu vết kiểm toỏn giỳp cỏc nhà quản lý truy tỡm từ việc ghi nhận cỏc nghiệp vụ đến cỏc chứng từ gốc (hoỏ đơn) và đến cỏc khoản mục được trỡnh bày trờn bỏo cỏo tài chớnh. Hay cỏc nhà quản lý cỏc cỏc kiểm toỏn viờn cú thể truy tỡm lại cỏc nghiệp vụ từ cỏc khoản mục trờn bỏo cỏo tài chớnh truy ngược về cỏc chứng từ cú liờn quan. Trong quỏ trỡnh này, cỏc chứng từ được kiểm tra độ chớnh xỏc về ghi nhận nghiệp vụ.

 Cỏc dấu vết kiểm toỏn cú thể được nhúm lại để cỏc nhà quản lý và cỏc kiểm toỏn biết được việc gỡ đang xảy ra trong suốt quỏ trỡnh xử lý nghiệp vụ. Dựa vào cỏc dấu vết kiểm toỏn, phụ trỏch bộ phận kế toỏn phỏt hiện hay loại trừ cỏc lỗi cỏc nghiệp vụ bất thường. Để thiết lập cỏc dấu vết kiểm toỏn một cụng ty cần xõy dựng cẩm nang về chớnh sỏch và thủ tục kế toỏn. Cẩm nang này bao gồm cỏc mục sau:

 1. Xõy dựng sơ đồ hệ thống tài khoản mụ tả mục đớch sử dụng của từng loại tài khoản trong sổ cỏi, ghi nợ cú cỏc tài khoản kế toỏn, cỏc nghiệp vụ được xử lý và ghi nhận vào cỏc tài khoản đỳng.

 2. Hoàn tất việc mụ tả cỏc chứng từ sử dụng trong mỗi nghiệp vụ, cũng như cỏc phương phỏp chỉnh sửa hay xột duyệt cỏc dữ liệu trờn chứng từ.

 3. Hoàn tất mụ tả quyền và trỏch nhiệm của mỗi cỏ nhõn trong thực hiện nghiệp vụ được thể hiện trờn chứng từ. Vớ dụ quy định ai là người xột duyệt hạn mức tớn dụng cho khỏch hàng.

 Như vậy, cỏc kiểm toỏn viờn sẽ xem xột và đỏnh giỏ một hệ thống để quyết định nú cung cấp cỏc thụng tin cần thiết cho sự chỉ đạo kiểm toỏn khụng. Những thụng tin này bao gồm cả trong những bỏo cỏo do hệ thống cung cấp, được gọi là dấu vết kiểm toỏn.

 Một hệ thống ghi nhận, phõn loại và tổng hợp cỏc nghiệp vụ, và cung cấp bỏo cỏo