*Sơ đồ mụ tả ban đầu: (cấp 0)
Trong sơ đồ hệ thống, sơ đồ dũng dữ liệu được dần mụ tả chi tiết. Ban đầu người thiết kế phỏc thảo sơ đồ dũng dữ liệu tổng quỏt hay cũn gọi là sơ đồ mụ tả ban đầu:
Là một sơ đồ cấp cao nhất mụ tả khỏi quỏt những hoạt động của hệ thống dưới dạng một ký hiệu hỡnh trũn đơn lẻ và cho thấy cỏc luồn dữ liệu đi ra và đi vào hệ thống và cỏc thực thể bờn ngoài hệ thống.
c Thực thể: cỏc đối tượng thực hiện hoặc điều khiển cỏc hoạt động (người, nơi chốn, vật).
v Thực thể bờn ngoài hệ thống: là những thực thể chỉ cho hoặc nhận dữ liệu của hệ thống (khụng xử lý dữ liệu).
* Sơ đồ khỏi quỏt * Hệ thống này là gỡ
* Làm cỏi gỡ
* Dữ liệu bắt đầu từ đõu
* Kết thỳc tại đõu
Vớ dụ với quỏ trỡnh xử lý tiền lương của một doanh nghiệp, ta cú thể theo cỏc bước như hướng đẫn từ bước 1 – 5:
Bước 1: Mụ tả hệ thống hiện hành bằng đoạn văn mụ tả:
Hệ thống thụng tin về tiền lương của một doanh nghiệp sẽ được tạo ra và cung cấp thụng tin cho cỏc thực thể: Người lao động, bộ phận chấm cụng, nhõn sự, nhà quản lý, cơ quan thuế
Thực thể Hoạt động liờn quan
Chấm cụng Thời gian lao động
Nguồn nhõn lực Dữ liệu thay đổi bảng lương
Người lao động Thanh toỏn tiền
Cơ quan thuế Thụng tin thuế
Nhà quản lý Bảng lương tổng hợp
Bước 3: Đỏnh dấu cỏc hoạt động xử lý dữ liệu
Bước 4: Xỏc định thực thể bờn trong và bờn ngoài hệ thống: (người lao động, cơ quan thuế, nhà quản lý, nhõn sự, chấm cụng).
Bước 5: Vẽ sơ đồ dũng dữ liệu: (chỳ ý chiều đi của cỏc dũng dữ liệu: Đi vào đối với hoạt động lưu trữ, cập nhật, đi ra đối với hoạt động tiếp nhận thụng tin).
*Sơ đồ dòng dữ liệu vật lý:
* Biểu diễn bằng hỡnh vẽ bao gồm cỏc thực thể bờn trong, bờn ngoài hệ thống (tất cả cỏc thực thể liờn quan) và dũng dữ liệu giữa cỏc thực thể đú.
c Thực thể bờn trong: là cỏc thực thể làm nhiệm vụ chuyển húa dữ liệu
c DFD vật lý cho chỳng ta biết được dữ liệu truyền đi dưới hỡnh thức gỡ, từ ai, cho ai, lưu trữ ở đõu.
l DFD vật lý khụng thể hiện dữ liệu được xử lý chi tiết qua cỏc quỏ trỡnh gỡ
Tiếp theo ví dụ trên: (bớc 6 – 8)
Đầu tiên ta xác định các bộ phận xử lý dữ liệu trong hệ thống là những bộ phận nào?
Dữ liệu trả lư ơng hàng tuần & thay đổi Nguồn nhân lực
Chấm công
Bộ phận chấm
công Tập tin trả lư
ơng chính Bộ phận thanh toán lư Nhà quản lý
Cơ quan thuế
Chấm công Thay đổi bảng lương Lưu trữ Dữ liệu bảng lương Trả lư ơng Dữ liệu bảng lư ơng tổng hợp
Thông tin thuế thu nhập Người lao động B.C quá trình thanh toán lương Bảng lương tổng hợp
Cơ quan thuế
Dữ liệu thời
gian Người lao động
Nhà quản lý Doanh nghiệp Chấm công Nguồn nhân lực Hệ thống thanh toán lương
Thanh toán tiền
Dữ liệu thay đổi bảng lư ơng
*Sơ đồ dũng dữ liệu logic (luận lý):
Biểu diễn bằng hỡnh vẽ bao gồm cỏc hoạt động xử lý, dũng dữ liệu đi vào, đi ra cỏc hoạt động xử lý đú.
c DFD luận lý cho chỳng ta biết được dữ liệu được xử lý qua cỏc quỏ trỡnh như thế nào mà khụng quan tõm đến do ai làm, dưới hisnh thức gỡ và ở đõu.
n DFD luận lý chỳ trọng đến cỏc chức năng mà hệ thống thực hiện
Bài tập:
Khỏch hàng trả tiền cho nhõn viờn bỏn hàng kốm theo thụng bỏo trả tiền của cụng ty. Nhõn viờn bỏn hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liờn và ghi số tiền thanh toỏn, số phiếu thu vào thụng bỏo trả tiền kốm theo. Nhõn viờn bỏn hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thụng bỏo trả tiền cho kế toỏn phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trờn phiếu thu và đúng dấu xỏc nhận. Sau đú chuyển 1 phiếu thu cho kế toỏn phải thu, phiếu cũn lại dựng để ghi sổ quỹ và lưu theo số thứ tự Kế toỏn phải thu nhận thụng bỏo trả tiền do nhõn viờn bỏn hàng chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ khỏch hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toỏn kiểm tra, đối chiếu với thụng bỏo trả tiền,
Người lao động Phiếu chấm công, thẻ từ Tổng hợp bảng chấm công Lập bảng lư ơng Tập tin trả lư ơng chính Thanh toán lư ơng
Nhà quản lý Cơ quan thuế
Thông tin chấm công
Thông tin lao động Bảng chấm công Dữ liệu bảng lương Dữ liệu bảng lương Trả lương Dữ liệu bảng lư
sau đú nhập vào phần mềm quản lý nợ phải thu. Phần mềm kiểm tra mó khỏch hàng, số húa đơn cũn chưa trả. Nếu đỳng, phần mềm sẽ cho phộp ghi nhận nghiệp vụ thanh toỏn làm giảm nợ phải thu của từng khỏch hàng theo từng húa đơn. Định kỳ, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toỏn và chuyển cho kế toỏn tổng hợp để ghi sổ cỏi. Định kỳ, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngõn hàng sau đú chuyển tiền cho ngõn
hàng.
Bài tập:
Cụng ty Kim Hưng sử dụng hệ thống thủ cụng xử lý đơn đặt hàng của khỏch hàng. Lệnh bỏn hàng (3 liờn) được lập bởi bộ phận bỏn hàng và chuyển sang bộ phận tớn dụng để xột duyệt. Lệnh bỏn hàng sau khi xột duyệt được chuyển cho phũng kế toỏn để lập hoỏ đơn (3 liờn) và phiếu xuất kho (4 liờn). Một liờn của lệnh bỏn hàng được gửi cho khỏch hàng để hồi bỏo. Kế toỏn ghi nhận doanh thu và số phải thu chi tiết cho khỏch hàng. Bộ phận ghi sổ cỏi cập nhật số tổng hợp trờn cỏc sổ nhật ký lờn sổ tổng hợp. Yờu cầu: Lập sơ đồ dũng dữ liệu cho hệ thống trờn.