Họp Đại hội đồng cổ đông của phần lớn các công ty cổ phần (khoảng 96%) thường họp thường niên mỗi năm một lần. Khoảng từ 30 đến 40% tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông mỗi quý một lần. Về việc triệu tập họp, đa số các công ty (khoảng 60%) nhìn chung đều tuân thủ đúng trình tự và thủ tục triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông. Tại các cuộc họp thường niên, các thành viên tham gia thường thảo luận và quyết định về ba vấn đề: (i) báo cáo hàng năm tổng kết tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh; (ii) báo cáo kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm tiếp theo; (iii) mức cổ tức được chia. Ngoài ra, một số công ty còn bầu Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát tại Đại hội đồng cổ đông thường niên. Như
http://svnckh.com.vn 31
vậy, Đại hội đồng cổ đông rất ít hoặc không bàn thảo và quyết định về định hướng chiến lược phát triển công ty29
.
Trong phần lớn các công ty cổ phần (khoảng 85%), Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc chuẩn bị chương trình, nội dung họp và tài liệu họp Đại hội đồng cổ đông thường niên; và ở các công ty còn lại, Chủ tịch Hội đồng quản trị, hoặc thành viên thường trực hoặc Giám đốc chuẩn bị. Các cuộc họp thường niên của Đại hội đồng cổ đông thường kéo dài nửa ngày (hơn 52%), hoặc một ngày (khoảng 47%); số còn lại kéo dài hơn một ngày30.
Thực tế cũng cho thấy, ở một số không nhỏ các công ty cổ phần, trình tự và thủ tục triệu tập Đại hội đồng cổ đông vẫn chưa được tuân thủ đúng. Cụ thể có một số sai sót và nhầm lẫn thường gặp phải như sau:
a. Nhầm lẫn về tên gọi cuộc họp
Luật Doanh nghiệp năm 2005 quy định "Đại hội đổng cổ đông gổm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần". Đại hội đổng cổ đông là một cơ cấu tổ chức của công ty, luôn hiện hữu từ khi thành lập công ty cổ phầncho đến khi chấm dứt hoạt động. Mọi cổ đông đều là thành viên đương nhiên cấu thành nên Đại hội đồng cổ đông. Nhưng hầu hết các công ty, các phương tiện báo chí và cơ quan Nhà nước đã sử dụng nhầm lẫn chữ "Đại hội" trong cụm từ này đổng nghĩa với cuộc họp, cho nên viết là "mời dự Đại hội đồng cổ đông Tập đoàn Bảo Việt" hay "Đại hội đồng cổ đông thường niên Ngân hàng TMCP Hàng Hải" hoặc "Đại hội đồng cổ đông lần thứ nhất Ngân hàng TCMP Công thương Việt Nam". Theo đúng ngữ nghĩa cũng như quy định của Luật Doanh nghiệp, luôn luôn phải thêm từ cuộc họp hoặc từ khác tương đương vào cụm từ "Đại hội đồng cổ đông" để chỉ một cuộc họp.
Ngay chính Luật Doanh nghiệp cũng một lần bị nhầm lẫn và đã diễn ra không ít lần nhầm lẫn trong một số văn bản quy phạm pháp luật khác. Gần đây nhất là Công văn số 3069/BKH-PTDN ngày 04-5-2009 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư cũng không chính xác khi viết câu trích yếu: "V/v Tỷ lệ tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên của công ty cổ phần".
b. Nhầm lẫn về thời hạn mời họp
29 Nguyễn Ngọc Bích và Nguyễn Đình Cung, Công ty vốn, quản lý và tranh chấp theo Luật Doanh nghiệp 2005, 2009, Nxb. Tri thức, tr. 312.
30 Nguyễn Ngọc Bích và Nguyễn Đình Cung, Công ty vốn, quản lý và tranh chấp theo Luật Doanh nghiệp 2005, 2009, Nxb. Tri thức, tr. 313.
http://svnckh.com.vn 32
Khoản 2, Điều 97 của Luật Doanh nghiệp quy định Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn bốn tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Tuy nhiên, trên thực tế, rất nhiều công ty đã kéo dài thời hạn họp đến tận tháng 5, tháng 6 năm sau. Ví dụ, đến giữa tháng 6/2009 Ngân hàng TMCP Quân Đội mới tiến hành họp Đại hội đổng cổ đông hay Công ty cổ phầnchứng khoán APEC họp vào cuối tháng 6-2009.
Khoản 1, Điều 100 của Luật Doanh nghiệp đã quy định rõ là thông báo mời họp phải gửi đến tất cả cổ đông chậm nhất là bảy ngày làm việc trước ngày khai mạc. Quy định này nhằm tạo điều kiện cho cổ đông có đủ thời gian bố trí và nghiên cứu tài liệu để tham gia cuộc họp. Tuy nhiên, phổ biến là tình trạng gửi chậm hơn thời hạn luật định. Có thể thông báo mời họp thì ghi đúng thời hạn, nhưng chỉ là thời hạn đối phó, chứ chưa thể gửi đi đúng ngày hoặc gửi trước 7 ngày nhưng tính cả ngày nghỉ hay gửi tài liệu đến tay cổ đông thì chỉ còn 1-2 ngày hoặc thậm chí đã quá ngày họp. Một trong những nguyên nhân là luật không nói rõ thời hạn trên được tính theo ngày gửi "đi" hay ngày gửi "đến", không những thế lại còn cho phép Điều lệ công ty có thể quy định thời hạn ngắn hơn nữa. Ví dụ như trong vụ kiện ông Huỳnh Văn Quảng kiện Công ty cổ phần Từ Liêm (Án kinh tế số 39 ngày 04/03/2005, Tòa phúc thẩm TANDTC tại Hà Nội), một trong những nguyên nhân dẫn đến tranh chấp đó là do giấy mời họp gửi không đúng thời gian theo quy định của pháp luật. Ông Quảng nhận được giấy mời họp chỉ trước ba ngày diễn ra họp Đại hội đồng cổ đông vào ngày 30/12/2003. Việc này đã làm mất quyền lợi của ông Quảng và vi phạm khoản 1 Điều 100 Luật Doanh nghiệp 2005, dẫn đến việc triệu tập Đại hội đồng cổ đông của công ty cũng bị vi phạm Luật Doanh nghiệp 2005.
c. Nhầm lẫn về phƣơng thức gửi thông báo mời họp
Điều 100 của Luật Doanh nghiệp cũng quy định thông báo được gửi bằng phương thức bảo đảm đến được địa chỉ thường trú của cổ đông. Điều đó có nghĩa là phải gửi bằng phương thức mà có thể kiểm soát được kết quả gửi, chứ không thể gửi thư theo cách thức thông thường, không có ký nhận, không có kết quả ảo đảm rằng đến được địa chỉ thường trú của cổ đông.
Ngoài ra, trên thực tế, nhiều khi không thể gửi đúng địa chỉ "thường trú" như quy định của luật mà sẽ gửi sai theo địa chỉ liên lạc do cổ đông đăng ký do các công ty cổ phần lớn có thể lên đến hàng vạn, thậm chí hàng triệu cổ đông. Do đó việc gửi đúng địa chỉ đến tất cả các cổ đông không phải là điều dễ dàng. Thực tế này được rút ra từ nhận định của luật sư dày dạn kinh nghiệm Trương Thanh Đức – Chủ tịch công ty luật BASICO. Luật
http://svnckh.com.vn 33
còn quy định rõ công ty có trang thông tin điện tử thì thông báo mời họp và các tài liệu gửi kèm theo phải được công bố trên trang thông tin điện tử đó đổng thời với việc gửi thông báo cho các cổ đông31. Việc công bố thông báo mời họp trên trang thông tin điện tử chính thức của công ty không phải là việc khó tuy nhiên điều khó khăn ở đây là với một số lượng cổ đông rất lớn thì không phải ai cũng truy cập lên trang thông tin của công ty để cập nhật tình hình.
d. Nhầm lẫn về danh sách cổ đông có quyền dự họp
Khoản 1, Điều 98 của Luật Doanh nghiệp có quy định về danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đổng cổ đông. Việc chốt danh sách này chỉ là để thuận tiện cho yêu cầu phải gửi thông báo mời họp đến địa chỉ của tất cả cổ đông có quyền dự họp. Tuy nhiên, nhiều công ty lại hiểu nhầm rằng, chỉ có những cổ đông có tên tại danh sách cổ đông vào thời điểm lập danh sách mới có quyền dự họp. Đúng ra, thì tất cả cổ đông có tên trong danh sách cổ đông đến ngày khai mạc cuộc họp đều được quyền dự họp. Quyền đương nhiên này của các cổ đông đã được quy định rõ tại khoản 5, Điều 101 của Luật Doanh nghiệp. Chỉ có khác là, công ty không bắt buộc phải gửi thông báo mời họp cho những cổ đông sau thời điểm chốt danh sách mời họp. Tuy nhiên, nếu cổ đông nhận chuyển nhượng cổ phần sau thời điểm này, thì công ty phải có nghĩa vụ thông báo và tạo điều kiện cho họ thực hiện quyền dự họp. Điều này cũng tương tự như việc chia cổ tức, phải thông báo trước để bảo đảm quyền lợi của các cổ đông đã có trong danh sách cổ đông, tránh tình trạng chốt danh sách chia cổ tức lùi lại nhiều tháng, dẫn đến cổ đông đã bán cổ phần gần một năm rổi vẫn được chia cổ tức, trong khi người mua thì lại mất quyền như đã từng xảy ra tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Phương Nam năm 2007-2008.
e. Nhầm lẫn về nội dung thông báo mời họp
Điều 100 của Luật Doanh nghiệp đã quy định rõ về mời họp Đại hội đổng cổ đông. Nhưng còn nhiều công ty chỉ gửi một thông báo mời họp mà không gửi tài liệu kèm theo hoặc chỉ gửi một số ít trong số những tài liệu nói trên, còn lại thì đề nghị xem tài liệu trên trang web hoặc phát tại cuộc họp, thậm chí là không có. Những tài liệu thường hay thiếu phải kể đến là: chương trình họp, phiếu biểu quyết, dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp32. Như trong vụ tranh chấp tại Công ty cổ phần Từ Liêm đã nói ở
31 LS. Trương Thanh Đức, Những nhầm lẫn và bất cập về thủ tục họp Đại hội đồng cổ đông. ULR: http://thongtinphapluatdansu.wordpress.com/2010/02/26/4726-2/
32
http://svnckh.com.vn 34
phần trên, thì các tài liệu gửi kèm theo giấy mời họp chỉ gồm dự kiến các chỉ tiêu kinh tế và tài chính năm 2003 không đúng với quy định. Nếu là báo cáo tài chính thì phải gồm ba tài liệu kèm theo là Báo cáo tài chính, Bảng cân đối tài khoản, Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
f. Nhầm lẫn trong quá trình tiến hành cuộc họp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Về tiến hành cuộc họp Đại hội đổng cổ đông có lẽ cũng hiếm có công ty nào thực hiện theo đúng trình tự biểu quyết. Đó là trường hợp của Công ty cổ phần vận tải hành khách Thanh Xuân (xem thêm tại Phụ lục của đề tài). Ngày 21.4.2004, Đại hội đồng cổ đông thường niên của Công ty lần thứ 4 đã thông qua nghị quyết số 04/Hội đồng quản trị tăng vốn điều lệ từ 5,5 tỷ đồng lên 08 tỷ đồng. Thực hiện nghị quyết nêu trên, cuối năm 2004 đầu năm 2005 Giám đốc Công ty đã quyết định bán 25.000 cổ phần nhưng không thông báo đến tất cả các cổ đông. Ngày 09.11.2006, Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty đã triệu tập Đại hội cổ đông bất thường để xem xét việc bán 25.000 cổ phần do Giám đốc tự ý quyết định. Tại Đại hội này, các cổ đông đã nhất trí ra nghị quyết số 186/Hội đồng quản trị ngày 09.11.2006 huỷ việc bán cổ phần trái quy định. Không đồng ý với nghị quyết 186/Hội đồng quản trị ngày 09.11.2006, ngày 30.11.2006 các nguyên đơn đã có đơn khởi kiện đề nghị Toà án huỷ bỏ nghị quyết số 186/Hội đồng quản trị nêu trên. Trong vụ án này, về trình tự biểu quyết tại cuộc họp phải được tiến hành theo quy định tại khoản 5 Điều 103. Căn cứ theo trình tự được quy định thì Đại hội đồng cổ đông ngày 09.11.2006 của Công ty cổ phần vận tải hành khách Thanh Xuân không phát thẻ biểu quyết cho các cổ đông mà việc bỏ phiếu được thực hiện theo thể thức gạch bỏ chữ tán thành hoặc không tán thành quyết định huỷ bỏ kết quả bán cổ phần năm 2005 trong phiếu biểu quyết. Hội đồng xét xử thấy việc biểu quyết này của Công ty cổ phần vận tải hành khách Thanh Xuân là không thực hiện đúng cách thức đã được Luật Doanh nghiệp quy định.
Nhiều cuộc họp Đại hội đổng cổ đông việc chỉ định số lượng thư ký ghi biên bản cũng còn nhiều sai phạm mặc dù pháp luật cũng đã quy định rõ "Chủ toạ cử một người làm thư ký lập biên bản họp Đại hội đổng cổ đông". Như trong vụ án tại Công ty cổ phần vận tải hành khách Thanh Xuân ở trên theo biên bản Đại hội thì ông Nguyễn Văn Huy - Chủ tịch Hội đồng quản trị - chủ trì cuộc họp đã giới thiệu 2 thư ký ghi biên bản Đại hội là ông ULR: http://thongtinphapluatdansu.wordpress.com/2010/02/26/4726-2/
http://svnckh.com.vn 35
Nguyễn Văn Khúc và bà Phạm Bích Liên. Căn cứ điểm c khoản 2 Điều 103 Luật Doanh nghiệp thì việc cử 2 thư ký ghi biên bản tại cuộc họp ngày 09.11.2006 là không phù hợp. Hơn nữa, tại Điều 14.8 Điều lệ Công ty quy định "… Những người tham gia họp cử một thư ký ghi biên bản họp…". Do đó, Chủ tịch Hội đồng quản trị giới thiệu 2 người ghi biên bản cuộc họp không được Đại hội thông qua là không tuân thủ Điều lệ Công ty và Luật Doanh nghiệp.
g. Sai sót về thủ tục ảnh hƣởng đến nội dung
Thủ tục là điều kiện cần thiết để bảo đảm giải quyết đúng đắn về nội dung. Nếu không thực hiện đúng những quy định về trình tự, thủ tục liên quan đến việc họp Đại hội đồng cổ đông, thì có thể dẫn đến hậu quả là quyết định của Đại hội đổng cổ đông bị Toà án hoặc Trọng tài huỷ bỏ theo yêu cầu của cổ đông, thành viên Hội đồng quản trị , Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Ban kiểm soát theo quy định tại Điều 107 của Luật Doanh nghiệp. Một ví dụ đó là vụ án tại Công ty cổ phần vận tải hành khách Thanh Xuân nói trên, sau những phân tích cụ thể có thể thấy trình tự tiến hành họp và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông ngày 09.11.2006 của công ty không thực hiện đúng theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2005 và Điều lệ Công ty. Vì vậy, Toàn án quyết định cần huỷ bỏ kết quả Đại hội ngày 09.11.2006 của Công ty cổ phần vận tải hành khách Thanh Xuân. Công ty cổ phần vận tải hành khách Thanh Xuân phải chịu án phí theo quy định của pháp luật.
Những nhầm lẫn, sai sót nói trên, ngoài việc do chưa hiểu rõ quy định của luật còn là ý thức không muốn tuân thủ nghiêm chỉnh và một điều không kém phần quan trọng là do những quy định bất cập, thiếu thực tế, thiếu thuyết phục của luật. Đành rằng việc quản trị công ty cổ phần, trong đó có trình tự, thủ tục về cuộc họp Đại hội đổng cổ đông đòi hỏi một sự chuyên nghiệp, bài bản, chặt chẽ, nhưng nếu như hầu như công ty nào cũng vi phạm thì cũng cần xem lại yêu cầu của luật.