3.2.2.1 Về cách thức triệu tập Đại hội đồng cổ đông
Cũng xuất phát từ sự không rõ ràng và đôi khi có sự mâu thuãn trong Luật và các văn bản dưới luật quy định về vấn đề triệu tập Đại hội đồng cổ đông nói riêng và các vấn đề khác nói chung nên thường dẫn đến thực tế là các thành viên công ty đã lợi dụng kẽ hở đó và không tuân thủ đúng luật.
Thứ nhất, về trình tự và thủ tục triệu tập Đại hội đồng cổ đông cần phải được tuân thủ đúng quy định. Có thể lấy ví dụ như: Đầu tiên, theo quy định của Luật Doanh nghiệp,
http://svnckh.com.vn 72
phải có sự chính xác về cách sử dụng từ, đó là luôn luôn phải thêm từ cuộc họp hoặc từ khác tương đương vào cụm từ "Đại hội đổng cổ đông" để chỉ một cuộc họp.
Thứ hai, thông báo mời họp phải gửi đúng thời hạn quy định, đó là "đến tất cả cổ đông chậm nhất là bảy ngày làm việc trước ngày khai mạc". Việc gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông hiện nay cũng gặp nhiều khó khăn do việc ghi địa chỉ của cổ đông không được chính xác, vì thế các công ty có thể định kỳ gửi thông báo đến cho các cổ đông, một mặt là cung cấp thông tin về tình hình hoạt động, mặt khác là để xác định xem cổ đông đó có thay đổi địa chỉ hay không. Hơn nữa, cũng cần quy định rõ trong điều lệ đó là nếu cổ đông tự ý thay đổi địa chỉ mà không thông báo cho công ty thì việc không nhận được thông tin cũng như giấy thông báo mời họp công ty sẽ không chịu trách nhiệm.
Thứ ba, trong nội dung thông báo mời họp, các công ty cần chú ý không chỉ gửi một thông báo mời họp mà còn gửi tài liệu kèm theo như: Chương trình họp, phiếu biểu quyết, dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp.
Những nội dung phải được ghi trong Biên bản cũng được Luật Doanh nghiệp bắt buộc một cách cụ thể, chặt chẽ. Tiếp đó, biên bản họp Đại hội đổng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày bế mạc cuộc họp. Trên thực tế rất ít công ty thực hiện quy định về việc gửi Biên bản này hoặc nếu có gửi thì lại là gửi Nghị quyết chứ không phải là Biên bản và thường cũng không đúng thời hạn 15 ngày. Vì vậy, cần chú ý để không nhầm lẫn hai loại văn bản.
Thủ tục là điều kiện cần thiết để bảo đảm giải quyết đúng đắn về nội dung. Nếu không thực hiện đúng những quy định về trình tự, thủ tục liên quan đến việc họp Đại hội đồng cổ đông, thì có thể dẫn đến hậu quả là quyết định của Đại hội đổng cổ đông bị huỷ bỏ theo yêu cầu của các bên liên quan.
Những nhầm lẫn, sai sót như trên, ngoài việc do chưa hiểu rõ quy định của Luật còn là ý thức không muốn tuân thủ nghiêm chỉnh và một điều không kém phần quan trọng là do những quy định bất cập, thiếu thực tế, thiếu thuyết phục của Luật. Do vậy, ngoài việc đào tạo, giúp các công ty tăng cường hiểu biết về Luật doanh nghiệp và có những biện pháp xử lý với các trường hợp vi phạm thì quan trọng hơn, cần có sự xem xét, bổ sung và điều chỉnh những quy định trong Luật cho rõ ràng và chính xác. Không thể có sự mập mờ, không rõ nghĩa vì nó có thể dẫn đến sự hiểu sai hay cố tình lợi dụng lỗ hổng của Luật để trục lợi.
http://svnckh.com.vn 73
3.2.2.2 Về quyền dự họp Đại hội cổ đông của cổ đông nhỏ
Về vấn đề quyền dự họp đại hội cổ đông của cổ đông nhỏ, Luật Doanh nghiệp đã có quy định để bảo vệ quyền lợi của các cổ đông thiểu số, theo đó tất cả các cổ đông, không phụ thuộc tỉ lệ sở hữu cổ phần đều có quyền tham dự đại hội đồng cổ đông. Tuy nhiên, quyền này thường bị các công ty hạn chế bằng việc quy định tỉ lệ sở hữu nhất định mới được tham dự đại hội đồng cổ đông.
Quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông của cổ đông nhỏ phải được đảm bảo bằng những biện pháp khác nhau, trong đó có biện pháp tư pháp. Bộ luật Tố tụng dân sự 2003 quy định: Cổ đông có quyền yêu cầu toà án hoặc Trọng tài xem xét, huỷ bỏ quyết định của Đại hội đồng cổ đông trong các trường hợp
(1) Trình tự và thủ tục triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông không thực hiện đúng theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty
(2) Trình tự, thủ tục ra quyết định và nội dung quyết định vi phạm pháp luật hoặc Điều lệ công ty. Cổ đông nhỏ sẽ khởi kiện đến Toà án có thẩm quyền nếu Hội đồng quản trị không triệu tập họ dự họp. Nhưng các cơ quan có thẩm quyền phải hướng dẫn cụ thể để Các cơ quan tiến hành tố tụng thực thi quyền của cổ đông nhỏ.
Thực tế, các cổ đông được quy định trong khoản 2 điều 79 có rất nhiều quyền hạn nhưng thực tế ở Việt Nam do không nắm được rõ luật như trên đã phân tích nên họ dễ bị hạn chế những quyền lợi chính đáng của mình. Do đó, các cổ đông nhỏ tham gia công ty cổ phần với vốn góp ít phải nghiên cứu kỹ càng về công ty, Bản điều lệ công ty và xác định mục đích của mình (cổ tức và lãi vốn chẳng hạn). Cổ đông nhỏ được luật pháp trao cho quyền nhất định để tự bảo vệ mình, nhưng cũng đừng quên quyền chỉ giới hạn trong số vốn góp.
Hơn nữa, các cổ đông nhỏ có thể liên kết với nhau thành lập một tổ chức bảo vệ quyền lợi của mình như tổ chức Bảo vệ cho cổ đông thiểu số của Pháp. Nhờ vào sự hoạt động của tổ chức này, các cổ đông nhỏ có thể nắm bắt nhanh chóng các quyền lợi của mình khi tham gia đầu tư, đồng thời tổ chức cũng có thể đứng ra làm người đại diện bảo vê cho quyền lơi của thành viên trong trường hợp quyền của cổ đông bị vi phạm.
3.2.2.3 Về vai trò, chức năng và trách nhiệm của Ban kiểm soát
Thứ nhất, nếu như theo luật, Ban kiểm soát phải có ít nhất một thành viên là
http://svnckh.com.vn 74
hợp pháp, tính trung thực trong việc quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính. Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm và 6 tháng một lần của công ty nhưng tại Việt Nam hầu hết thành viên Ban kiểm soát đó lại nằm trong phòng kế toán tài chính. Người lập ra báo cáo quyết toán hàng năm của công ty song đồng thời cũng là người kiểm tra, người giám sát nên việc giám sát, kiểm tra của công ty không được minh bạch và chính xác. Do đó, thiết nghĩ luật nên quy định thành viên Ban kiểm soát, người được giao nhiệm vụ thống kê, lập báo cáo tài chính phải là người có nghiệp vụ kế toán nhưng không được nằm trong phòng kế toán. Có như thế, mới đảm bảo được lợi ích hợp pháp tối đa của công ty và các cổ đông của công ty.
Thứ hai, lại nhắc đến một vấn đề hiện đang tồn tại , đó là một trong những
đặc điểm của các công ty cổ phần Việt Nam là quyền lực rất lớn tập trung vào tay các thành viên hội đồng quản trị chính vì thế quyền lực trong các doanh nghiệp đang bị lạm dụng dưới nhiều hình thức để phục vụ cho lợi ích riêng của một số người. Như vậy, trong các công ty cổ phần, vai trò của Ban kiểm soát là thực sự quan trọng. Họ không chỉ giám sát hoạt động của hội đồng quản trị , tổng giám đốc/giám đốc , nhằm ngăn chặn và phát hiện những trường hợp sai phạm, thiếu sót, bất minh, bất hợp lý, xung đột lợi ích… trong việc quản lý, điều hành công ty; mà Ban kiểm soát còn đóng vai trò quan trọng trong việc đề xuất các biện pháp, giải pháp khắc phục, cải tiến để hoạt động quản lý, điều hành công ty đạt được hiệu quả cao nhất. Vì thế, chính Ban kiểm soát phải hiểu rõ hơn ai hết vai trò, trách nhiệm cũng như nghĩa vụ của mình thì hoạt động quản lý điều hành công ty mới thực sự có hiệu quả. Do đó, có lẽ cũng nên có những lớp tập huấn, đào tạo hay thông tin cho thành viên Ban kiểm soát để họ nhận biết và phát huy tốt nhất vai trò của mình.
3.2.2.4 Về sự minh bạch trong công bố thông tin
Thứ nhất, nếu xét về quyền được công bố thông tin của các cổ đông, khoản 2
điều 79 Luật doanh nghiệp ghi rất rõ quyền của các cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ thông trong thời hạn liên tục ít nhất sáu tháng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty có quyền xem xét và trích
http://svnckh.com.vn 75
lục sổ biên bản và các nghị quyết của Hội đồng quản trị, báo cáo tài chính giữa năm và hằng năm theo mẫu của hệ thống kế toán Việt Nam và các báo cáo của Ban kiểm soát; họ cũng có quyền yêu cầu Ban kiểm soát kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động của công ty nếu xét thấy cần thiết. Tại Việt Nam, rất ít các công ty làm được việc đó vì Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát không sẵn sàng minh bạch hoá các thông tin cho các cổ đông. Thiết nghĩ nguyên nhân của vấn đề trên là quyền lực của những người được giao trách nhiệm quản lý rất lớn, họ có thể gây cản trở cho các cổ đông không được đảm bảo các quyền lợi như luật định.
Mặt khác, sự minh bạch hoá thông tin của công ty cổ phần còn liên quan chặt chẽ đến việc tách bạch giữa quản lý và sở hữu trong công ty cổ phần. Một bên các cổ đông và cả các nhà đầu tư luôn luôn muốn thông tin về tình hình hoạt động của công ty, họ muốn biết xem đồng vốn họ bỏ ra đã được sử dụng như thế nào và hiệu quả ra sao. Nhưng khi đồng vốn đó đến tay các nhà quản lý, họ kinh doanh trên số tiền mà các cổ đông bỏ ra. Thực tế, nếu tình hình kinh doanh khả quan thì không sao nhưng nếu việc kinh doanh gặp khó khăn thì các nhà quản lý lại không muốn công bố thông tin cho các cổ đông vì nếu biết hoạt động của công ty bất lợi, cổ đông có thể bán cổ phần công ty để hạn chế tối đa các thiệt hại cho mình. Các nhà quản lý trong trường hợp nào cũng không muốn điều đó. Vì thế, thực tế là các cổ đông có nguy cơ là người cuối cùng biết thông tin khi công ty bị phá sản. Do đó, các cổ đông cần chính bản thân họ tự bảo vệ quyền lợi cho chính mình bằng cách yêu cầu công ty minh bạch hoá thông tin.
Thứ hai, minh bạch và công bố thông tin dựa trên quản lý và kiểm soát bên trong và đồng thời là việc có thể để thúc đẩy việc cải thiện quản lý và kiểm soát bên trong. Doanh nghiệp nhà nước cần đưa thêm các nỗ lực trong quản lý bên trong và kiểm soát để nâng cao tính minh bạch và chất lượng công bố thông tin. Cần chú ý là phải chú ý đến các lĩnh vực. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Một là, tiêu chuẩn hóa quản trị nội bộ và thực hiện nghiêm chỉnh hệ thống. Thiết lập cơ cấu quản trị mà các trung tâm về Hội đồng quản trị và tăng cường trách nhiệm của Hội đồng quản trị với việc giám sát và kiểm soát rủi ro và kiểm soát nghiêm ngặt quản lý và hệ thống nội bộ được thực hiện.
Hai là, việc kiến nghị sửa đổi Luật Doanh nghiệp là khá khó khăn và mất nhiều thời gian, chính vì vậy các công ty có thể quy định rõ về việc công bố thông tin trong điều lệ công ty.
http://svnckh.com.vn 76
Ba là, Hội đồng quản trị là cơ quan chính chịu trách nhiệm về tính minh bạch và công bố thông tin.
Bốn là, tăng cường đào tạo nhân viên, cán bộ nhằm trau dồi nhận thức của họ về rủi ro, kiểm soát và lưu lượng, và do đó để tạo thành một văn hóa doanh nghiệp của minh bạch và thiện ý.