Bước 1: Nhận yêu cầu của khách hàng, lập kế hoạch vận chuyển:
- Danh sách chuyển CTN hàng xuất theo từng chuyến tàu do các Đại lý hãng tàu hoặc các depot cung cấp cho TBSX. Trường hợp hãng tàu thỏa thuận cảng tự động chuyển theo packing list thì số liệu được thể hiện trên mạng.
- TBSX thống nhất với GNVT và các depot về kế hoạch vận chuyển ngồi, để thực hiện theo các order, đồng thời triển khai đến các đầu mối liên quan.
- GNVT làm thủ tục hải quan đối với CTN tại các depot thuộc Cty Tân cảng theo qui định, chuyển bản copy Biên bản bàn giao cho Đội QLTH (tại Depot chuyển hàng đi).
Bước 2: Tại depot chuyển hàng đi.
* Tại Tân cảng/ ICD Tân cảng - Sĩng Thần :
- Phát hành EIR:
+ NV chứng từ căn cứ danh sách CTN cần chuyển và Biên bản bàn giao, cập nhật vào hệ thống số hiệu CTN – máy tính sẽ truy cập từ mạng để hiện lên màn hình các dữ liệu như: cỡ, kiểu, trạng thái, số seal, trọng lượng, cảng dỡ, vị trí thực tế, tên tàu/chuyến, hãng tàu, chủ khai thác, nhiệt độ, thơng giĩ cài đặt, IMDG, tình trạng CTN…; sau đĩ NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thơng tin khác (Tên đại lý yêu cầu vận chuyển, ngày yêu cầu, phương án tác nghiệp: ví dụ “Chuyển hàng xuất TC – CL”…), in các phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” (1 CTN cĩ 3 liên). Tồn bộ EIR được chuyển cho Trực ban điều hành. + Trực ban điều hành chuyển Kế hoạch vận chuyển vịng ngồi, danh sách CTN và các EIR cho Điều độ bãi hàng.
- Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi hàng:
+ Sau khi được Trực ban điều hành thơng báo, các xe đầu kéo cĩ mặt tại khu vực làm hàng. (Trực ban điều hành thường xuyên liên lạc với TBSX và các khu hàng để nắm bắt tiến độ vận chuyển, vị trí hoạt động của các phương tiện và vị trí nhận CTN nhằm điều động phương tiện cho phù hợp).
+ Điều độ bãi kiểm tra EIR và tổ chức giao CTN cho xe (Đối với CTN lạnh, Điều độ bãi yêu cầu NV Vận hành rút điện trước khi nâng CTN lên xe); ghi tình trạng CTN (phát sinh - nếu cĩ), thời điểm xếp CTN lên xe; đĩng dấu tên vào mục “Bãi CTN nơi đi” trên liên 1 EIR và giao lại bộ EIR cho Lái xe. Lưu ý: chuyển CTN theo yêu cầu của Bay plan tàu (cảng dỡ, trọng lượng); ưu tiên chuyển hàng cho các tàu dự kiến rời sớm hơn…
+ Lái xe ghi vào mục “nơi đi”: số hiệu đầu kéo, số hiệu phương tiện nângï, số lượng CTN đảo chuyển; ký vào mục “Người giao/ nhận CTN” (ghi rõ họ tên) và cho phương tiện ra cổng cảng.
- Kiểm tra CTN và EIR, bấm giờ rời cảng, tại cổng ra:
+ Lái xe cho xe đi theo luồng qui định trong cổng, dừng tại vạch Stop, trình bộ EIR cho NV Thống kê hiện trường cổng. NV Thống kê hiện trường kiểm tra số xe, số CTN thực tế so với EIR; kiểm tra tính hợp lệ của EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui định, căn cứ ký hiệu của NV Thống kê hiện trường cổng vào để thu đủ số lượng EIR); nhập vào máy tính số hiệu của EIR để kiểm tra nguồn gốc, nếu đúng thì giao bộ EIR cho Hải quan. Sau khi kiểm tra hồn tất thủ tục, Hải quan thơng qua và giữ liên 3 EIR, chuyển trả NV
Thống kê hiện trường các liên cịn lại. NV Thống kê hiện trường bấm giờ (phần “cổng ra nơi đi”); giữ liên 1, giao liên 2 EIR cho Lái xe; bấm mở barie; xe rời khỏi cảng.
+ NV Thống kê hiện trường cổng cập nhật các thơng tin được ghi chép bổ sung bằng tay trên EIR của các bộ phận trước đĩ (NV Giao nhận; Điều độ bãi; Lái xe…) vào máy.
* Tại ICD Transimex/ depot ngồi Tân cảng:
- Theo phân cơng, các xe đầu kéo đến các depot để nhận hàng. (TBSX thường xuyên liên lạc với GNVT và khu hàng để nắm bắt tiến độ vận chuyển và vị trí hoạt động của các phương tiện nhằm điều động phương tiện cho phù hợp).
- Xe đầu kéo thực hiện qui trình nhận CTN theo qui định của depot sở tại. Khi xếp CTN xong, xe đầu kéo nhận các Packing list – cĩ dấu của Đội GNVT. (Đối với CTN lạnh, NV GNVT cĩ trách nhiệm giao nhận tình trạng kỹ thuật của CTN: phần máy, vỏ và các thiết bị liên quan với ICD).
Bước 3: Tại cảng nhận hàng.
Xác định trọng lượng CTN tại trạm cân:
+ Khi phương tiện chở CTN hàng xuất đậu ổn định trên cân, NV trạm cân nhận Packing list từ Lái xe, kiểm tra đúng số CTN thực tế, ghi trọng lượng từng CTN vào Packing list, đĩng dấu “Trạm cân” ở bên cạnh và chuyển
Packing list cho Lái xe.
+ Nếu Lái xe cĩ EIR trước khi qua cân (Lái xe đã làm thủ tục tại các văn phịng phát hành EIR của cảng, NV EIR ghi trọng lượng từ Packing list lên EIR và phải ghi vào phần Remark: “CTN chưa qua cân”) thì NV trạm cân sẽ sửa lại theo số cân thực tế; đĩng dấu “Trạm cân” bên cạnh ơ “Trọng lượng”
và chuyển EIR cho Lái xe.
+ Trường hợp các CTN trên phương tiện đã qua cân của Tân cảng/ Sĩng Thần (cĩ số liệu trên EIR), thì khơng phải qua cân tại Cát Lái.
+ Trường hợp phương tiện chở CTN hàng xuất vào Cảng Cát Lái mà khơng qua cân theo qui định: NV Thống kê hiện trường cổng vào cấp Phiếu ra vào tạm thời để xe quay cổng ra và qua cân theo đúng Qui trình.
+ Trường hợp 1 xe chở 2x20’, thì trọng lượng mỗi CTN xác định như sau:
• Nếu 2 CTN cùng đĩng 1 loại hàng, qui cách như nhau, thì trọng lượng mỗi CTN bằng tổng trọng lượng 2 CTN chia đơi.
• Nếu 2 CTN đĩng 2 loại hàng khác nhau, NV trạm cân dựa vào trọng lượng loại CTN cĩ hàng tương tự/ dựa vào kinh nghiệm/ hoặc dựa vào packing list để quyết định, sao cho tổng trọng lượng 2 CTN đúng phản ánh của cân.
• Các trường hợp khác, lấy trọng lượng của một CTN làm chuẩn để xác định trọng lượng của CTN kia.
- Phát hành EIR tại khu văn phịng thủ tục của cảng:
+ Đối với xe đầu kéo vận chuyển CTN từ Tân cảng đã cĩ liên 2 EIR.
+ Đối với xe đầu kéo vận chuyển CTN từ các depot ngồi, Lái xe nộp
packing list. NV chứng từ kiểm tra tính hợp lệ của packing list và cập nhật các thơng tin vào máy tính (Tên chủ hàng; số hiệu, cơ,õ loại, chủ khai thác (nếu cĩ), trạng thái, trọng lượng CTN, số seal hãng tàu; tàu/chuyến; cảng dơõ/cảng đích - phải được đổi thành “cảng dơõ” theo “Bảng chuyển tải” do Hãng tàu cung cấp, nhiệt độ, thơng giĩ, IMDG, phương án tác nghiệp…); in phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” và giao cho Lái xe (1 bộ gồm 3 liên). Trên phiếu EIR lúc này đã cĩ vị trí dự kiến xếp CTN trong bãi.
- Kiểm tra CTN và EIR, bấm giờ vào cảng, tại cổng vào:
+ Khi vào cổng Lái xe cho xe đi theo luồng qui định, trình bộ EIR cho NV Giao nhận cổng.
+ NV Giao nhận cổng tiến hành:
• Kiểm tra số xe, số seal, cỡ loại CTN thực tế cĩ đúng như đã ghi trên EIR khơng? Nếu sai thì sửa lại và đĩng dấu tên bên cạnh. Nếu số hiệu CTN sai thực tế thì ghi số hiệu thực tế lên EIR, đồng thời yêu cầu Lái xe trở lại bộ phận Phát hành EIR để cấp/ sửa lại EIR (nếu số hiệu thực tế CTN trùng với
Order xin chuyển cảng/ packing list); trường hợp số hiệu thực tế CTN khơng trùng với Order/ packing list, bộ phận Phát hành EIR liên hệ với TBSX và các bộ phận liên quan (tại nơi đi của CTN) kiểm tra lại để cĩ phương án quyết định.
• Kiểm tra tình trạng vỏ ngồi CTN và seal (cĩ bị rách lủng, mĩp méo, thiếu các bộ phận…) khơng? Nếu CTN/ seal hư hỏng, hoặc khơng seal, phải ghi vào mục “Remark”, nêu rõ các hư hỏng phát sinh này xảy ra trước khi nhận hàng vào cảng, lỗi thuộc Depot/ Phương tiện (do khơng phát hiện ra khi giao nhận…) và yêu cầu Lái xe ký (ghi cả họ tên) vào phần “Người giao/ nhận CTN” trên EIR.
• Sau khi kiểm tra và ghi chép xong, đĩng dấu tên lên EIR (phần “Cổng vào”/ “Cổng vào nơi đến”) và chuyển bộ EIR cho Lái xe.
+ Lái xe cho xe dừng tại vạch Stop, trình bộ EIR cho NV Thống kê hiện trường cổng. NV Thống kê hiện trường thực hiện các nhiệm vụ: nhập số hiệu EIR, cho hiện lên màn hình các EIR; nhập số xe (nếu chưa cĩ); kiểm tra chỉnh sửa lại Vị trí hạ dự kiến;bấm giờ (phần “Cổng vào”/ “Cổng vào nơi đến”); chuyển bộ EIR cho Lái xe và mở Barie.
• Lưu ý:
@ Trường hợp xe loại 40’ chỉ giao 1x20’thì NV Thống kê hiện trường cổng ghi thêm ký hiệu “1E”và ký tên ở phần “Cổng vào” trên EIR đĩ.
@ Trường hợp xe vào hạ bãi chờ xuất, sau đĩ đi nhận hàng khác, thì Lái xe tiến hành các thủ tục trên các EIR độc lập theo qui định của các qui trình, ngồi ra NV Thống kê hiện trường cổng sẽ ghi thêm ký hiệu sau và ký tên, ở phần “Cổng vào”, trên các EIR mà xe sẽ nhận hàng, tùy từng trường hợp cụ thể:
Trường hợp cụ thể Ký hiệu cần ghi
Xe giao 1 CTN và nhận 1 hoặc 2 CTN 1E
Xe giao 2 CTN và nhận 1 hoặc 2 CTN 2E
Ký hiệu “1E” (“2E”) cĩ nghĩa là tại cổng ra, Lái xe ngồi việc phải trình các EIR nhận hàng, đồng thời phải trình đủ 1 EIR (hoặc 2 EIR) đã giao hàng cho NV Thống kê hiện trường cổng.
+ Lái xe dựa trên vị trí dự kiến xếp CTN trên bãi để cho xe đi đúng luồng giao thơng trong Cảng.
- Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi hàng:
+ Lái xe cho xe chở CTN vào bãi theo vị trí dự kiến.
+ Khi qua trạm của khu hàng, Lái xe trình EIR cho NV điều độ. NV điều độ kiểm tra lại số hiệu, tình trạng, hiệu chỉnh vị trí thực tế của CTN (nếu cần); ghi thời gian hạ CTN; đĩng dấu tên vào mục “Bãi CTN”/ “Bãi CTN nơi đến” trên EIR và căn cứ nội dung EIR hướng dẫn vị trí hạ; giao lại EIR cho Lái xe (đối với CTN lạnh, Điều độ bãi giữ lại liên 3 EIR – nếu cĩ); đồng thời điều xe nâng/ cẩu khung xếp CTN xuống bãi.
• Lưu ý:
@ NV Điều độ bãi cĩ trách nhiệm điều động phương tiện xếp dỡ linh hoạt, hạ CTN trên bãi theo đúng yêu cầu chuyên mơn (theo cảng - trọng lượng - loại HC…); nếu phát hiện sai lệch giữa thực tế hàng hố và EIR, Điều độ bãi liên hệ các bộ phận liên quan để xác định nguyên nhân và hiệu chỉnh ngay; cĩ biện pháp khắc phục các CTN hư hỏng (che bạt, dán giấy bạc…);
+ Đối với CTN lạnh, trước khi gặp Điều độ bãi, Lái xe trình EIR cho NV kiểm sốt (để kiểm tra tình trạng vỏ ngồi CTN và seal), trình cho NV Vận hành (để kiểm tra tình trạng kỹ thuật của CTN : nhiệt độ, thơng giĩ, các thiết bị và thơng số liên quan). Nếu CTN bị hư hỏng, thiếu các thiết bị đi kèm, mà EIR chưa thể hiện, thì NV Vận hành ghi bổ sung cụ thể, đĩng dấu tên vào bên cạnh ơ đã ghi, nêu rõ trên mục “Remark” lỗi thuộc Cảng (nếu là hàng ICD Transimex, trách nhiệm thuộc NV GNVT). Để phục vụ cơng tác quản lí hàng hố, NV Vận hành liên hệ bộ phận Phát hành EIR để lấy các bản copy Packing list (nếu là hàng chuyển từ depot ngồi).
+ Lái xe ghi vào mục “Nơi đến”: số hiệu đầu kéo, số hiệu phương tiện hạ, sửa vị trí thực tế của CTN (nếu phải thay đổi), số lượng CTN đảo chuyển (nếu cĩ) và ký vào mục “Người giao/ nhận CTN” (ghi rõ họ tên).
- Kiểm tra phương tiện và EIR, bấm giờ rời cảng, tại cổng ra:
+ Lái xe cho xe đi theo luồng qui định trong cổng, dừng tại vạch Stop, trình bộ EIR cho NV Thống kê hiện trường cổng. NV Thống kê hiện trường kiểm tra số xe thực tế so với EIR, kiểm tra tính hợp lệ của EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui định, căn cứ ký hiệu của NV Thống kê hiện trường cổng vào để thu đủ số lượng EIR) và bấm giờ (phần “Cổng ra”/ “Cổng ra nơi đến”), giữ 1 liên EIR, giao các liên cịn lại (nếu cĩ) cho Lái xe và mở barie. Xe rời khỏi Cảng.
+ NV Thống kê hiện trường cổng cập nhật các thơng tin được ghi chép bổ sung bằng tay trên EIR của các bộ phận trước đĩ (NV Giao nhận; Điều độ bãi, Lái xe…) vào máy (xác định rõ lỗi gây hư hỏng do các bộ phận thuộc Cảng/ Depot/ Hãng tàu/ Chủ hàng), giờ ra cổng sẽ được cập nhật tự động (rà sốt đảm bảo tất cả các thơng tin trên EIR phải được cập nhật ngay vào máy tính).
+ Nếu phương tiện khơng ra cổng như thường lệ, mà chuyển sang làm nhiệm vụ khác hoặc đậu nghỉ ở trong Cảng, thì Lái xe cĩ trách nhiệm nộp ngay, đầy đủ các EIR cho NV thống kê hiện trường cổng ra (với các nội dung như qui định trên đây).
- Hồn tất thủ tục hải quan hàng xuất:
+ Sau khi làm thủ tục thanh lí Biên bản bàn giao hàng xuất chuyển cảng tại Hải quan, NV GNVT (hoặc khách hàng) qua “Nơi đăng ký tàu xuất” của cảng, để NV thanh lí hải quan cập nhật danh sách CTN và số seal theo từng tàu cụ thể.