2. ĐỐI VỚI CTN ĐƯỢC VẬN CHUYỂN BẰNG ĐƯỜNG THỦY:
QUI TRÌNH 19: CẢNG NHẬN CTN HÀNG XUẤT TỪ CÁC DEPOT KHÁC Bước 1: Nhận yêu cầu của khách hàng, lập kế hoạch vận chuyển, tạ
Bước 1: Nhận yêu cầu của khách hàng, lập kế hoạch vận chuyển, tại TBSX:
- Danh sách chuyển CTN hàng xuất theo từng chuyến tàu do các Đại lý hãng tàu hoặc các depot cung cấp cho TBSX. Trường hợp hãng tàu thỏa thuận cảng tự động chuyển theo packing list thì số liệu được thể hiện trên mạng.
- TBSX thống nhất với GNVT và các depot về kế hoạch vận chuyển ngồi (trong đĩ cĩ kế hoạch bố trí cầu bến và làm hàng sà lan) để thực hiện theo các order, đồng thời triển khai đến các đầu mối liên quan.
- GNVT làm thủ tục hải quan đối với CTN tại các depot thuộc Cty Tân cảng theo qui định, chuyển bản copy Biên bản bàn giao cho Đội QLTH (tại Depot chuyển hàng đi).
Bước 2: Tại depot chuyển hàng đi. * Tại Tân cảng:
- Phát hành EIR:
+ NV chứng từ (Đội QLTH) căn cứ danh sách CTN cần chuyển và Biên bản bàn giao, cập nhật vào hệ thống số hiệu CTN – máy tính sẽ truy cập từ mạng để hiện lên màn hình các dữ liệu như: cỡ, kiểu, trạng thái, số seal, trọng lượng, cảng dỡ, vị trí thực tế, tên tàu/chuyến, hãng tàu, chủ khai thác, nhiệt độ, thơng giĩ cài đặt, IMDG, tình trạng CTN…; sau đĩ NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thơng tin khác (Tên đại lý yêu cầu vận chuyển, ngày yêu cầu, phương án tác nghiệp: “Chuyển hàng xuất TC – CL”…), in các phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” (1 CTN cĩ 3 liên). Tồn bộ EIR được chuyển cho Trực ban điều hành.
+ Trực ban điều hành chuyển Kế hoạch vận chuyển vịng ngồi, danh sách CTN và các EIR cho Điều độ bãi hàng.
- Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi hàng.
+ Sau khi phương tiện cập bến ổn định, Trực ban tàu tiến hành tổ chức xếp dỡ theo phương án đăng ký.
+ Trực ban tàu phối hợp với NV điều độ bãi để nắm vị trí nhận CTN và điều động phương tiện cho phù hợp.
+ Điều độ bãi kiểm tra EIR và tổ chức giao CTN cho xe đầu kéo nội bộ; ghi tình trạng CTN (phát sinh - nếu cĩ; đối với CTN lạnh, ghi rõ tình trạng kỹ thuật: phần máy, vỏ và các thiết bị liên quan, yêu cầu NV Vận hành rút điện trước khi nâng CTN lên xe); đĩng dấu tên vào mục “Bãi CTN nơi đi” trên
liên 1 EIR và giao lại bộ EIR cho Lái xe. Lưu ý: chuyển CTN theo yêu cầu của Bay plan tàu (cảng dỡ, trọng lượng); ưu tiên chuyển hàng cho các tàu dự kiến rời sớm hơn…
+ Lái xe ghi vào mục “nơi đi”: số hiệu đầu kéo, số hiệu phương tiện nângï, số lượng CTN đảo chuyển và cho phương tiện lên cầu tàu.
- Kiểm tra CTN và EIR, ghi thời gian xếp hàng, tại mặt cắt cầu cảng:
+ Lái xe trình bộ EIR cho NV sà lan. NV sà lan kiểm tra cỡ loại, số CTN, số seal thực tế so với EIR; kiểm tra EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui định); ghi thời điểm xếp hàng xuống sà lan, số hiệu cẩu bờ, tên Đội cơng nhân, số hiệu sà lan; ký vào mục “Người giao/ nhận CTN”.
- Định kỳ theo thời gian (1h/ 1 lần), NV Đội quản lí tổng hợp (QLTH) tới các vị trí làm hàng trên cầu cảng (tàu/ sà lan) để thu các liên 1 EIR từ NV sà lan. Khi kết thúc làm hàng mỗi chuyến sà lan, mà vẫn cịn các EIR chưa được NV sà lan bàn giao hết cho NV QLTH, thì Trực ban tàu nhận lại số EIR này từ NV sà lan và chuyển về văn phịng Đội QLTH; NV QLTH cập nhật các thơng tin ghi bằng tay trên các EIR vào hệ thống và lưu trữ EIR theo qui định.
* Tại depot Nhơn Trạch:
- Phát hành EIR: NV GNVT căn cứ danh sách CTN cần chuyển và các
Packing list, lập các bộ EIR với các thơng tin: Tên đại lý yêu cầu vận chuyển, ngày yêu cầu, số hiệu CTN, cỡ, kiểu, trạng thái, số seal, trọng lượng, tên tàu/chuyến, hãng tàu, chủ khai thác, nhiệt độ, thơng giĩ cài đặt – nếu cĩ, IMDG, tình trạng CTN, phương án tác nghiệp “Chuyển hàng xuất NT – CL”…), ký vào mục “Người phát hành” và mục “Bãi CTN nơi đi”.
- Kiểm tra CTN và EIR, ghi thời gian xếp hàng, tại mặt cắt cầu cảng:
+ Sau khi phương tiện cập bến ổn định, NV GNVT tiến hành tổ chức xếp dỡ theo phương án đăng ký; kiểm tra EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui định), yêu cầu NV sà lan ký vào mục “Người giao/ nhận CTN”; ghi thời điểm xếp hàng xuống sà lan, số hiệu sà lan; giữ liên 1, giao các liên cịn lại và các
Packing list cho sà lan.
+ Sau khi kết thúc làm hàng; sà lan rời bến, NV GNVT sẽ lập Danh sách CTN hàng xuất (theo mẫu thống nhất) và fax về TBSX.
* Tại ICD Transimex/ depot ngồi Tân cảng:
- Khi kết thúc làm hàng cho sà lan, NV ICD và sà lan sẽ ký bàn giao trên Danh sách CTN hàng xuất (theo mẫu thống nhất), đồng thời bàn giao cho sà lan các Packing list. Đối với CTN lạnh, NV GNVT cĩ trách nhiệm kiểm tra tình trạng kỹ thuật của CTN (phần máy, vỏ và
các thiết bị liên quan) đồng thời ký nhận đầy đủ với NV ICD trên Danh sách CTN vận chuyển.
- Sau khi sà lan rời bến, NV ICD fax về TBSX Danh sách CTN hàng xuất
nêu trên.
Bước 3: Tại cảng nhận hàng.
- Phát hành chứng từ: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Đội QLTH căn cứ dữ liệu do Tân cảng chuyển về qua mạng/ Danh sách CTN hàng xuất do các depot khác chuyển về qua fax, để hiển thị/ cập nhật trên máy tính các thơng tin (số hiệu, cỡ loại CTN; trạng thái; trọng lượng; chủ khai thác; tàu/chuyến; cảng dỡ/ cảng đích - phải được đổi thành “cảng dỡ” theo “Bảng chuyển tải” do Hãng tàu cung cấp; số seal hãng tàu - nếu cĩ; nhiệt độ, thơng giĩ; IMDG; tình trạng CTN; vị trí trên sà lan (nếu cĩ); phương án tác nghiệp; số hiệu sà lan…) để in List (cĩ số hiệu CTN và cột vị trí dự kiến)/ để in các phiếu EIR (đối với hàng từ ICD ngồi về). Sau khi in, List/ EIR sẽ cĩ thêm vị trí xếp dự kiến của CTN trong bãi. Tồn bộ List/ EIR được chuyển cho TBSXù.
+ TBSX chuyển Kế hoạch làm hàng sà lan, List (nêu trên)/ Danh sách CTN hàng xuất và các EIR cho Trực ban tàu.
- Kiểm tra CTN và EIR, ghi thời gian dỡ hàng, tại mặt cắt cầu cảng:
+ Sau khi phương tiện cập bến ổn định, NV sà lan nhận List/ các EIR từ Trực ban tàu; đồng thời Trực ban tàu tiến hành tổ chức xếp dỡ theo phương án đăng ký.
+ Trực ban tàu thơng báo cho Điều độ bãi nắm trước về số lượng, chủng loại, cảng dỡ và vị trí dự kiến của lơ CTN.
+ Khi CTN được dỡ từ sà lan đặt lên xe (tàu – nếu là xuất thẳng) NV sà lan (Giao nhận tàu – nếu là sang mạn) tiến hành:
• Kiểm tra lại số hiệu CTN, nếu sai thực tế thì báo cáo Trực ban tàu liên hệ bộ phận Phát hành EIR để cấp/ sửa lại EIR (nếu số hiệu thực tế CTN trùng với Order xin chuyển cảng/ packing list); trường hợp số hiệu thực tế CTN khơng trùng với Order/ packing list, bộ phận Phát hành EIR liên hệ với TBSX và các bộ phận liên quan (tại nơi đi của CTN) kiểm tra lại để quyết định phương án giải quyết.
• Tra Vị trí xếp dự kiến của CTN từ List, so sánh với Vị trí dự kiến trong EIR tương ứng, nếu khác thì sửa lại trên EIR.
• Sau khi kiểm tra, sửa đổi EIR theo đúng thực tế; ghi thêm thời điểm dỡ CTN, số hiệu cẩu bờ/ cẩu tàu, tên Đội cơng nhân; ký vào mục “Người giao/ nhận CTN” – nếu cịn thiếu và chuyển bộ EIR cho Lái xe.
+ Lái xe cho xe chở CTN vào bãi theo vị trí dự kiến.
+ Khi qua trạm của khu hàng, Lái xe trình EIR cho NV điều độ. NV điều độ kiểm tra lại số hiệu, cỡ loại, tình trạng của CTN và seal, hiệu chỉnh vị trí thực tế của CTN (nếu cần); đĩng dấu tên vào mục “Bãi CTN nơi đến” trên EIR và căn cứ nội dung EIR hướng dẫn vị trí hạ; giao lại EIR cho Lái xe (đối với CTN lạnh, Điều độ bãi giữ lại liên 3 EIR); đồng thời điều xe nâng/ cẩu khung xếp CTN xuống bãi.
+ Nếu phát hiện số CTN, tình trạng CTN khơng đúng như thể hiện trên EIR, Điều độ bãi yêu cầu Lái xe trở lại cầu cảng gặp NV sà lan để điều chỉnh.
+ Đối với CTN lạnh, trước khi gặp Điều độ bãi, Lái xe trình EIR cho NV kiểm sốt (để kiểm tra tình trạng vỏ ngồi CTN và seal), trình cho NV Vận hành (để kiểm tra tình trạng kỹ thuật của CTN : nhiệt độ, thơng giĩ, các thiết bị và thơng số liên quan). Nếu CTN bị hư hỏng, thiếu các thiết bị đi kèm, mà EIR chưa thể hiện, thì NV Vận hành ghi bổ sung cụ thể, đĩng dấu tên vào bên cạnh ơ đã ghi, nêu rõ trên mục “Remark” lỗi thuộc Cảng (nếu là hàng ICD Transimex, trách nhiệm thuộc NV GNVT). Để phục vụ cơng tác quản lí hàng hố, NV Vận hành liên hệ bộ phận Phát hành EIR để lấy các bản copy Packing list (nếu là hàng chuyển từ depot ngồi).
+ Lái xe ghi vào mục “Nơi đến”: số hiệu đầu kéo, số hiệu phương tiện hạ, sửa vị trí thực tế của CTN (nếu phải thay đổi), số lượng CTN đảo chuyển (nếu cĩ) và cho phương tiện trở lại cầu tàu.
- Kiểm tra EIR tại cầu cảng:
+ Lái xe chuyển EIR cho NV sà lan trước khi nhận CTN và EIR mới. + NV sà lan kiểm tra EIR đảm bảo ghi đúng, đủ các mục theo qui định. - Định kỳ theo thời gian (1h/ 1 lần), NV Đội quản lí tổng hợp (QLTH) tới
các vị trí làm hàng trên cầu cảng (tàu/ sà lan) để thu các EIR từ NV sà lan. Khi kết thúc làm hàng mỗi chuyến sà lan, mà vẫn cịn các EIR chưa được NV sà lan bàn giao hết cho NV QLTH, thì Trực ban tàu nhận lại số EIR này từ NV sà lan (thu thêm từ các đầu kéo – nếu cịn) và chuyển về văn phịng Đội QLTH; NV QLTH cập nhật các thơng tin ghi bằng tay trên các EIR vào hệ thống và lưu trữ EIR theo qui định.
- Hồn tất thủ tục hải quan hàng xuất:
+ Sau khi làm thủ tục thanh lí Biên bản bàn giao hàng xuất chuyển cảng tại Hải quan, NV GNVT (hoặc khách hàng) qua “Nơi đăng ký tàu xuất” của cảng, để NV thanh lí hải quan cập nhật danh sách CTN và số seal theo từng tàu cụ thể.
GHI CHÚ : nếu làm hàng theo phương án sà lan – tàu (xuất thẳng lên tàu, tại Cát Lái), thì khơng sử dụng xe đầu kéo và khơng cĩ bước “Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi hàng cảng đến” trên đây ; các bước khác thực hiện bình thường.