2. ĐỐI VỚI CTN ĐƯỢC VẬN CHUYỂN BẰNG ĐƯỜNG THỦY:
QUI TRÌNH 17: CẢNG CẤP CTN RỖNG.
Bước 1: Làm thủ tục tiếp nhận sà lan, tại TBSX.
- NV sà lan đăng ký cập cảng và làm hàng tại TBSX.
- TBSX thống nhất lập kế hoạch và triển khai các đầu mối liên quan.
Bước 2: Làm thủ tục thương vụ, cấp EIR tại khu văn phịng thủ tục của cảng.
- NV sà lan (Khách hàng) mang Lệnh cấp CTN rỗng (hoặc chứng từ tương đương) tới phịng Thương vụ Cảng, NV Thương vụ kiểm tra tính hợp lệ của Lệnh (mẫu lệnh, con dấu, chữ ký của Đại lý/ Hãng tàu, ngày hết hạn…); cập nhật máy tính (tên chủ hàng, số CTN – nếu cĩ, cỡ, trạng thái, phương án “CAPR sà lan”…); lập hố đơn, ký lên hố đơn (ghi rõ họ tên); ghi ngày tháng, số lượng CTN, phương án tác nghiệp, số hố đơn lên
Lệnh và chuyển cả hĩa đơn, Lệnh sang phịng Thu ngân; tại đây Khách hàng đĩng tiền và nhận lại Lệnh, hố đơn (đều cĩ dấu “Đã thu tiền”), sau đĩ sang phịng phát hành EIR
- Khách hàng trình Lệnh cho NV chứng từ. NV chứng từ kiểm tra tính hợp lệ của Lệnh và nhập số hố đơn vào máy, chương trình sẽ tự động hiển thị lần lượt các EIR với một số thơng tin ban đầu (Tên chủ hàng, phương
án tác nghiệp, số hiệu CTN – nếu được chỉ định - máy tính sẽ truy cập từ mạng để hiện lên màn hình các dữ liệu về CTN đĩ như: cỡ, kiểu, trạng thái, vị trí thực tế, tên tàu/chuyến, hãng tàu, chủ khai thác, tình trạng CTN…); sau đĩ NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thơng tin từ Lệnh vào máy tính (số hiệu Lệnh, số Booking Note, ngày hết hạn Lệnh, Đại lý phát hành, ngày phát hành, cỡ, kiểu, trạng thái, chủ khai thác, các vị trí dự kiến – nếu cĩ, các ghi chú đặc biệt, số sà lan, phương án…); thu Lệnh; in phiếu EIR; ký vào mục “Người phát hành” và giao cho khách hàng (1 bộ gồm 3 liên).
Bước 3: Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi.
- Khách hàng chuyển các EIR cho TBSX; TBSX chuyển cả Kế hoạch kèm tồn bộ EIR cho khu hàng. NV kế hoạch khu hàng kiểm tra tính hợp lệ của EIR (cịn hạn cho phép…) và điều chỉnh “Vị trí dự kiến” của CTN cần cấp lên EIR (nếu cần thiết), đồng thời chuyển cho Điều độ bãi chuẩn bị. - Sau khi phương tiện cập bến ổn định và hồn thành thủ tục theo yêu cầu của
Cảng vụ, Trực ban tàu tiến hành tổ chức xếp dỡ theo phương án đăng ký. - Trực ban tàu phối hợp với NV điều độ bãi để nắm vị trí nhận CTN và
điều động phương tiện cho phù hợp.
- Xe đầu kéo nội bộ đến khu vực được hướng dẫn. Điều độ bãi điều phương tiện cấp CTN cho xe (nếu EIR chưa cĩ số CTN, Điều độ bãi liên hệ về văn phịng bằng VHF, để kiểm tra xem CTN định cấp cĩ đúng yêu cầu của EIR hay khơng). (Đối với CTN lạnh, yêu cầu NV Vận hành rút điện – nếu cĩ - trước khi nâng CTN lên xe).
- Lái xe cho phương tiện qua văn phịng hiện trường của hãng tàu (chỉ đối với các hãng cĩ yêu cầu kiểm tra CTN rỗng trước khi cấp cho khách hàng).
- Lái xe cho xe qua văn phịng khu CTN rỗng, trình các EIR. NV Khu hàng kiểm tra lại chủng loại và chủ khai thác của CTN…; ghi lên EIR số CTN (nếu Lệnh khơng chỉ định số), tình trạng CTN (phát sinh – nếu cĩ), đĩng dấu tên vào mục “Bãi CTN” trên liên 1 EIR và giao lại bộ EIR cho Lái xe. (Đối với CTN lạnh, trước khi ra cầu cảng, Lái xe cho xe qua điểm cắm điện, để NV Vận hành cài đặt nhiệt độ, thơng giĩ theo yêu cầu của EIR).
- Lái xe ghi số hiệu đầu kéo, số hiệu phương tiện nângï, số lượng CTN đảo chuyển và cho phương tiện lên cầu tàu.
Bước 4: Kiểm tra CTN và EIR, ghi thời gian xếp hàng, tại mặt cắt cầu cảng.
- Lái xe trình bộ EIR cho NV giao nhận tàu. NV Giao nhận kiểm tra số CTN thực tế so với EIR; kiểm tra EIR (đã ghi đúng, đủ các mục
theo qui định), yêu cầu NV sà lan ký vào mục “Người nhận” (ghi rõ họ tên) – nếu cịn thiếu; ghi thời điểm xếp hàng xuống sà lan, số hiệu cẩu bờ/ cẩu tàu, tên Đội cơng nhân (số hiệu cẩu và tên Đội cơng nhân ghi vào phần Remark), ký lên EIR (phần “Cổng ra”) giữ
liên 1, giao các liên cịn lại cho sà lan.
- Định kỳ theo thời gian (1h/ 1 lần), NV Đội quản lí tổng hợp (QLTH) tới các vị trí làm hàng trên cầu cảng (tàu/ sà lan) để thu các EIR từ NV giao nhận tàu. Khi kết thúc làm hàng mỗi chuyến sà lan, mà vẫn cịn các EIR chưa được NV giao nhận bàn giao hết cho NV QLTH, thì Trực ban tàu trực tiếp chuyển các EIR này về văn phịng Đội QLTH; NV QLTH cập nhật các thơng tin ghi bằng tay trên các EIR vào hệ thống và lưu trữ EIR theo qui định.