Bước 1: Nhận yêu cầu của khách hàng, lập kế hoạch vận chuyển:
- Danh sách đề nghị chuyển CTN rỗng do các Đại lý hãng tàu hoặc các depot cung cấp cho TBSX.
- TBSX thống nhất với GNVT và các depot về kế hoạch vận chuyển ngồi, để thực hiện theo các order, đồng thời triển khai đến các đầu mối liên quan.
Bước 2: Phát hành EIR.
- NV chứng từ (Đội QLTH) căn cứ danh sách CTN (hoặc Lệnh cấp CTN rỗng) cần chuyển, cập nhật vào hệ thống số hiệu CTN – nếu Lệnh chỉ định - máy tính sẽ truy cập từ mạng để hiện lên màn hình các dữ liệu về CTN đĩ như: cỡ, kiểu, trạng thái, vị trí thực tế, tên tàu/chuyến, hãng tàu, chủ khai thác, tình trạng CTN…; sau đĩ NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thơng tin khác (Tên đại lý yêu cầu vận chuyển/ tên chủ hàng, số hiệu Lệnh, số Booking Note, ngày phát hành, ngày hết hạn Lệnh, cỡ, kiểu, trạng thái, chủ khai thác, các vị trí dự kiến – nếu cĩ, các ghi chú đặc biệt, phương án tác nghiệp: ví dụ “Chuyển CTN CL – TC”…), in các phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” (1 CTN cĩ 3 liên). Tồn bộ EIR được chuyển cho TBSXù.
- TBSX chuyển Kế hoạch vận chuyển vịng ngồi, danh sách CTN và các EIR cho khu hàng.
Bước 3: Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi.
- Sau khi được TBSX thơng báo, các xe đầu kéo cĩ mặt tại khu vực làm hàng. (TBSX thường xuyên nắm bắt tiến độ vận chuyển và vị trí hoạt động của các phương tiện; đồng thời phối hợp với NV điều độ bãi để biết trước vị trí nhận CTN nhằm điều động phương tiện cho phù hợp).
- NV kế hoạch khu hàng kiểm tra tính hợp lệ của EIR (cịn hạn cho phép…) và điều chỉnh “Vị trí dự kiến” của CTN cần cấp lên EIR (nếu cần thiết), đồng thời chuyển cho Điều độ bãi chuẩn bị.
- Điều độ bãi căn cứ EIR, điều phương tiện cấp CTN cho xe (nếu EIR chưa cĩ số CTN, Điều độ bãi liên hệ về văn phịng bằng VHF, để kiểm tra xem CTN định cấp cĩ đúng yêu cầu của EIR hay khơng). (Đối với CTN lạnh, yêu cầu NV Vận hành rút điện – nếu cĩ - trước khi nâng CTN lên xe).
- Lái xe cho phương tiện qua văn phịng hiện trường của hãng tàu (chỉ đối với các hãng cĩ yêu cầu kiểm tra CTN rỗng trước khi chuyển cảng).
- Lái xe cho xe qua văn phịng khu CTN rỗng, trình các EIR. NV Khu hàng kiểm tra lại chủng loại và chủ khai thác của CTN…; ghi lên EIR số CTN (nếu Lệnh khơng chỉ định số), thời điểm xếp CTN lên xe, tình trạng CTN (phát sinh - nếu cĩ; đối với CTN lạnh, ghi rõ tình trạng kỹ thuật: phần máy, vỏ và các thiết bị liên quan); đĩng dấu tên vào mục “Bãi CTN nơi đi” trên liên 1 EIR và giao lại bộ EIR cho Lái xe.
- Lái xe ghi vào mục “nơi đi”: số hiệu đầu kéo, số hiệu phương tiện nângï, số lượng CTN đảo chuyển; ký vào mục “Người giao/ nhận CTN” (ghi rõ họ tên) và cho phương tiện ra cổng cảng.
Bước 4: Kiểm tra CTN và EIR, bấm giờ rời cảng, tại cổng ra.
- Các CTN phải được mở cửa khi qua cổng (để kiểm tra xác định đúng là cont rỗng).
- Lái xe cho xe đi theo luồng qui định trong cổng, dừng tại vạch Stop, trình bộ EIR cho NV Thống kê hiện trường cổng. NV Thống kê hiện trường kiểm tra số xe, số CTN thực tế so với EIR; kiểm tra tính hợp lệ của EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui định, căn cứ ký hiệu của NV Thống kê hiện trường cổng vào để thu đủ số lượng EIR); kiểm tra và chịu trách nhiệm chính về việc cấp CTN đúng Chủ khai thác và cỡ loại CTN; nhập vào máy tính số hiệu của EIR để kiểm tra nguồn gốc, nếu đúng thì bấm giờ (phần “Cổng ra nơi đi” trên EIR); giữ lại liên 1; giao các liên EIR cịn lại cho Lái xe và mở barie; xe rời khỏi cảng.
- NV Thống kê hiện trường cổng cập nhật các thơng tin được ghi chép bổ sung bằng tay trên EIR của các bộ phận trước đĩ (NV Giao nhận; Điều độ bãi, Lái xe…) vào máy (ghi chú rõ các hư hỏng phát sinh của CTN thuộc trách nhiệm của Cảng), giờ ra cổng sẽ được cập nhật tự động (rà sốt đảm bảo tất cả các thơng tin trên EIR phải được cập nhật ngay vào máy tính).