2. ĐỐI VỚI CTN ĐƯỢC VẬN CHUYỂN BẰNG ĐƯỜNG THỦY:
QUI TRÌNH 13: CẢNG NHẬN CTN HÀNG XUẤT Bước 1: Làm thủ tục tiếp nhận sà lan, tại TBSX.
Bước 1: Làm thủ tục tiếp nhận sà lan, tại TBSX.
- NV sà lan đăng ký cập cảng và làm hàng tại TBSX.
- TBSX thống nhất lập kế hoạch và triển khai các đầu mối liên quan.
Bước 2: Làm thủ tục thương vụ, cấp EIR tại khu văn phịng thủ tục của cảng.
- NV sà lan (Khách hàng) trình các packing list cho NV Thương vụ, khai báo về việc kiểm hố (nếu cĩ); NV thương vụ cập nhật máy tính (tên chủ hàng, số CTN, cỡ, trạng thái, phương án “HBCX từ SL”/ “HBCK từ SL”/ “Xuất thẳng Sà lan - Tàu”…); lập hố đơn, ký lên hố đơn (ghi rõ họ tên); ghi ngày tháng, số lượng CTN, phương án tác nghiệp, số hố đơn lên packing list và chuyển cả hố đơn, packing list sang phịng Thu ngân; tại đây Khách hàng đĩng tiền và nhận lại packing list, hố đơn (đều cĩ dấu “Đã thu tiền”).
- Tại phịng phát hành EIR, NV sà lan nộp các packing list. NV chứng từ kiểm tra tính hợp lệ của packing list và nhập số hố đơn vào máy, chương trình sẽ tự động hiển thị lần lượt các EIR với một số thơng tin ban đầu (Tên chủ hàng; số hiệu, cỡ CTN; trạng thái; phương án tác nghiệp…); sau đĩ NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thơng tin từ packing List vào máy tính (kiểu loại CTN, trọng lượng, tàu/chuyến, chủ khai thác (nếu cĩ), cảng dỡ/cảng đích - phải được đổi thành “cảng dỡ” theo “Bảng chuyển tải” do Hãng tàu cung cấp, số seal hãng tàu (nếu cĩ), nhiệt độ, thơng giĩ, IMDG, số sà lan); in phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” và giao cho khách hàng (1 bộ gồm 3 liên). Trên phiếu EIR lúc này đã cĩ vị trí dự kiến xếp CTN trong bãi. - Đối với CTN lạnh, NV sà lan tới văn phịng khu hàng lạnh nộp cho NV
Vận hành Bản copy Packing list của các CTN.
Bước 3: Kiểm tra CTN và EIR, ghi thời gian dỡ hàng, tại mặt cắt cầu cảng.
- Sau khi phương tiện cập bến ổn định và hồn thành thủ tục theo yêu cầu của Cảng vụ; NV sà lan chuyển các EIR cho NV giao nhận tàu, NV giao
nhận kiểm tra tính hợp lệ; đồng thời Trực ban tàu tiến hành tổ chức xếp dỡ theo phương án đăng ký trên các EIR.
- Trực ban tàu thơng báo cho Điều độ bãi nắm trước về số lượng, chủng loại, cảng dỡ và các vị trí dự kiến xếp của lơ CTN.
- Khi CTN được dỡ từ sà lan đặt lên xe (tàu – nếu là xuất thẳng) NV Giao nhận tàu tiến hành:
+ Kiểm tra số seal, loại CTN thực tế cĩ đúng như đã ghi trên EIR khơng? Nếu sai thì sửa lại và đĩng dấu tên bên cạnh. Nếu cỡ và số hiệu CTN sai thực tế thì ghi cỡ, số hiệu thực tế lên EIR, đồng thời yêu cầu NV sà lan trở lại bộ phận Phát hành EIR để cấp/ sửa lại EIR (nếu số hiệu, cỡ thực tế CTN trùng với packing list); trường hợp số hiệu, cỡ thực tế CTN khơng trùng với
packing list, bộ phận Phát hành EIR yêu cầu NV sà lan liên hệ với chủ hàng xác nhận lại rồi mới sửa/ cấp EIR mới.
+ Kiểm tra tình trạng vỏ ngồi CTN và seal (cĩ bị rách lủng, mĩp méo, thiếu các bộ phận…) khơng? Nếu CTN/ seal hư hỏng, hoặc khơng seal, phải ghi rõ vào mục “Remark”, nêu rõ tình trạng này xảy ra trước khi nhận hàng vào cảng, lỗi thuộc Cảng/ Hãng tàu/ Chủ hàng và yêu cầu NV sà lan ký (ghi rõ họ tên) vào phần “Người giao” trên EIR. Nếu CTN bị hư hỏng, NV Giao nhận phải liên hệ Trực ban tàu để thơng báo Đại lý hãng tàu cĩ mặt giải quyết trước khi chở CTN xuống bãi (nếu đồng ý cho hạ thì Đại lý ký, ghi họ tên). Trường hợp Đại lí khơng cĩ mặt, Trực ban SX sẽ quyết định phương án xử lí theo thỏa thuận giữa Cảng với từng hãng tàu cụ thể.
+ Sau khi kiểm tra, sửa đổi EIR theo đúng thực tế; ghi thêm thời điểm dỡ CTN, số hiệu cẩu bờ/ cẩu tàu, tên Đội cơng nhân (số hiệu cẩu và tên Đội cơng nhân ghi vào phần Remark); yêu cầu NV sà lan ký vào mục “Người giao” (ghi rõ họ tên); ký lên EIR (phần “Cổng vào”); giao liên 3 EIR cho sà lan, các liên cịn lại cho Lái xe.
Bước 4: Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi hàng.
- Lái xe cho xe chở CTN vào bãi theo vị trí dự kiến.
- Khi qua trạm của khu hàng, Lái xe trình EIR cho NV điều độ. NV điều độ kiểm tra lại số hiệu, tình trạng, hiệu chỉnh vị trí thực tế của CTN; đĩng dấu tên vào mục “Bãi CTN” trên liên 1 EIR và căn cứ nội dung trên EIR hướng dẫn vị trí hạ; giao lại bộ EIR cho Lái xe (đối với CTN lạnh, Điều độ bãi giữ lại liên 3 EIR); đồng thời điều xe nâng/ cẩu khung xếp CTN xuống bãi. + Nếu phát hiện số CTN, tình trạng CTN khơng đúng như thể hiện trên EIR, Điều độ bãi yêu cầu Lái xe trở lại cầu cảng gặp NV giao nhận để điều chỉnh.
+ Đối với CTN lạnh, trước khi gặp Điều độ bãi, Lái xe trình EIR cho NV kiểm sốt (để kiểm tra tình trạng vỏ ngồi CTN và seal), trình cho NV Vận
hành (để kiểm tra tình trạng kỹ thuật của CTN : nhiệt độ, thơng giĩ, các thiết bị và thơng số liên quan). Nếu CTN bị hư hỏng, thiếu các thiết bị đi kèm, mà EIR chưa thể hiện, thì NV Kiểm sốt/ Vận hành ghi bổ sung cụ thể, đĩng dấu tên vào bên cạnh ơ đã ghi, nêu rõ trên mục “Remark” lỗi thuộc Cảng/ Hãng tàu/ Chủ hàng, đồng thời tùy theo thỏa thuận của Cảng với riêng từng hãng tàu, khi phát hiện CTN cĩ tình trạng vừa nêu, sẽ cĩ các cách xử lí như sau:
@ NV Vận hành liên hệ Điều độ bãi để thơng báo Đại lý hãng tàu và khách hàng (VN sà lan) cĩ mặt giải quyết trước khi hạ bãi; nếu đồng ý cho hạ thì Đại lý ký và ghi rõ họ tên;
@ Khi Đại lý khơng thể cĩ mặt, Cảng vẫn tiến hành giao nhận bình thường với Khách hàng, Hãng tàu cơng nhận nội dung chứng từ là đúng thực tế và cĩ biện pháp thích hợp để chế tài Khách hàng.
- Lái xe ghi số hiệu đầu kéo,số hiệu phương tiện hạ, sửa vị trí thực tế của CTN (nếu phải thay đổi), số lượng CTN đảo chuyển (nếu cĩ) và cho phương tiện trở lại cầu tàu.
Bước 5: Kiểm tra EIR tại cầu cảng.
- Lái xe chuyển EIR cho NV giao nhận trước khi nhận CTN và EIR mới. - NV giao nhận kiểm tra EIR đảm bảo ghi đúng, đủ các mục theo qui định.
Nếu trên EIR cĩ các nội dung bổ sung, thay đổi của Điều độ bãi về tình trạng CTN, thì NV Giao nhận đề nghị sà lan cho điều chỉnh lại trên liên 3
EIR cho thống nhất.
- Định kỳ theo thời gian (1h/ 1 lần), NV Đội quản lí tổng hợp (QLTH) tới các vị trí làm hàng trên cầu cảng (tàu/ sà lan) để thu các EIR từ NV giao nhận tàu. Khi kết thúc làm hàng mỗi chuyến sà lan, mà vẫn cịn các EIR chưa được NV giao nhận bàn giao hết cho NV QLTH, thì Trực ban tàu trực tiếp chuyển các EIR này về văn phịng Đội QLTH; NV QLTH cập nhật các thơng tin ghi bằng tay trên các EIR vào hệ thống và lưu trữ EIR theo qui định.
Bước 6: Kiểm hố, hồn tất thủ tục hải quan hàng xuất.
- Nếu hàng hố thuộc diện phải kiểm tra hải quan tại cảng, trước khi mời cán bộ Hải quan tới hiện trường, khách hàng phải liên hệ văn phịng Khu hàng xuất, để thơng báo về việc kiểm hố và các yêu cầu dời dịch CTN, bố trí cơng nhân; đồng thời thực hiện các qui định quản lí của Khu hàng (về trật tự, an tồn lao động, an tồn giao thơng và kiểm sốt số seal). - Sau khi làm thủ tục thanh lí Tờ khai (hoặc Biên bản bàn giao) hàng xuất
tại Hải quan, khách hàng qua “Nơi đăng ký tàu xuất” của cảng, để NV thanh lí hải quan cập nhật danh sách CTN và số seal theo từng tàu cụ thể.
GHI CHÚ : nếu làm hàng theo phương án sà lan – tàu (xuất thẳng lên tàu), thì khơng sử dụng xe đầu kéo và khơng cĩ bước 4, 6 trên đây; các bước khác thực hiện bình thường.