2. ĐỐI VỚI CTN ĐƯỢC VẬN CHUYỂN BẰNG ĐƯỜNG THỦY:
QUI TRÌNH 14: CẢNG NHẬN CTN RỖNG Bước 1: Làm thủ tục tiếp nhận sà lan, tại TBSX.
Bước 1: Làm thủ tục tiếp nhận sà lan, tại TBSX.
- NV sà lan đăng ký cập cảng và làm hàng tại TBSX.
- TBSX thống nhất lập kế hoạch và triển khai các đầu mối liên quan.
Bước 2: Làm thủ tục thương vụ, cấp EIR tại khu văn phịng thủ tục của cảng.
- NV sà lan (Khách hàng) trình “Lệnh hạ CTN rỗng” (hoặc 1 chứng từ tương đương theo yêu cầu của Chủ khai thác) cho NV Thương vụ; NV thương vụ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ (nếu quá hạn hoặc khơng đúng với thoả thuận của các hãng tàu thì yêu cầu NV sà lan thơng qua Đại lý hãng tàu để giải quyết) và cập nhật máy tính (tên chủ hàng, số CTN, cỡ, trạng thái, phương án “NHAR từ SL” …); in hố đơn, ký lên hố đơn (ghi rõ họ tên); ghi ngày tháng, số lượng CTN, phương án tác nghiệp, số hố đơn lên “Lệnh hạ CTN rỗng” và chuyển cả hố đơn, Lệnh sang phịng Thu ngân; tại đây Khách hàng đĩng tiền và nhận lại Lệnh, hố đơn (đều cĩ dấu “Đã thu tiền”).
- Tại phịng phát hành EIR, NV sà lan nộp “Lệnh hạ CTN rỗng”. NV chứng từ kiểm tra tính hợp lệ của Lệnh và nhập số hố đơn vào máy, chương trình sẽ tự động hiển thị lần lượt các EIR với một số thơng tin ban đầu (Tên chủ hàng; số hiệu, cỡ CTN; trạng thái; phương án tác nghiệp…); sau đĩ NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thơng tin từ “Lệnh” vào máy tính (Đại lý phát hành lệnh; ngày phát hành; hạn trả rỗng; kiểu loại CTN; tàu/chuyến; cảng dỡ; chủ khai thác; số sà lan; nếu như CTN bị hư hỏng từ trước, do Cảng hoặc Tàu, tình trạng CTN sẽ được tự động hiển thị trên mục “Remark”…); in phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” và giao cho khách hàng (1 bộ gồm 3 liên). Trên phiếu EIR lúc này đã cĩ vị trí dự kiến xếp CTN trong bãi.
Bước 3: Kiểm tra CTN và EIR, ghi thời gian dỡ hàng, tại mặt cắt cầu cảng.
- Sau khi phương tiện cập bến ổn định và hồn thành thủ tục theo yêu cầu của Cảng vụ; NV sà lan chuyển các EIR cho NV giao nhận tàu, NV giao nhận kiểm tra tính hợp lệ; đồng thời Trực ban tàu tiến hành tổ chức xếp dỡ theo phương án đăng ký trên các EIR.
- Trực ban tàu thơng báo cho Điều độ bãi nắm trước về số lượng, chủng loại và chủ khai thác và các vị trí dự kiến xếp của lơ CTN.
- Khi CTN được dỡ từ sà lan đặt lên xe (tàu – nếu là xuất thẳng) NV Giao nhận tàu tiến hành:
+ Kiểm tra số seal, loại CTN thực tế cĩ đúng như đã ghi trên EIR khơng? Nếu sai thì sửa lại và đĩng dấu tên bên cạnh. Nếu cỡ và số hiệu CTN sai thực tế thì ghi cỡ, số hiệu thực tế lên EIR, đồng thời yêu cầu NV sà lan trở lại bộ phận Phát hành EIR để cấp/ sửa lại EIR (nếu số hiệu, cỡ thực tế CTN trùng với Lệnh giao nhận); trường hợp số hiệu, cỡ thực tế CTN khơng trùng với Lệnh, bộ phận Phát hành EIR yêu cầu NV sà lan liên hệ với chủ hàng xác nhận lại rồi mới sửa/ cấp EIR mới.
+ Kiểm tra tình trạng vỏ ngồi và bên trong CTN (việc mở CTN do cơng nhân thực hiện). Nếu CTN bị hư hỏng, thiếu các bộ phận đi kèm, dơ bẩn hoặc cĩ tem nguy hiểm, mà mục ”Remark” chưa thể hiện thì NV Giao nhận yêu cầu NV sà lan tháo dỡ, vệ sinh… (trong trường hợp đơn giản, nhanh chĩng) đảm bảo CTN sạch tốt, nguyên vẹn. Nếu khắc phục tại chỗ khơng được, NV Giao nhận ghi bổ sung cụ thể tình trạng của CTN vào phần “Remark”, nêu rõ lỗi thuộc Cảng/ Hãng tàu/ Chủ hàng và yêu cầu NV sà lan ký vào phần
“Người giao” trên EIR, đồng thời tùy theo thỏa thuận của Cảng với riêng từng hãng tàu, khi phát hiện CTN cĩ tình trạng vừa nêu, sẽ cĩ các cách xử lí như sau:
• NV Giao nhận yêu cầu Trực ban tàu thơng báo Đại lý hãng tàu cĩ mặt giải quyết trước khi chở CTN xuống bãi; nếu đồng ý cho hạ thì Đại lý và khách hàng (NV sà lan) ký và ghi rõ họ tên;
• Khi Đại lý khơng thể cĩ mặt, Cảng vẫn tiến hành giao nhận bình thường với khách hàng, Hãng tàu cơng nhận nội dung chứng từ là đúng thực tế và cĩ biện pháp thích hợp để chế tài Khách hàng;
• Cảng thu phí trực tiếp từ khách hàng để làm dịch vụ vệ sinh, sửa chữa, khắc phục các khiếm khuyết của CTN.
+ Sau khi kiểm tra, sửa đổi EIR theo đúng thực tế; yêu cầu cơng nhân dán tem lên CTN theo chủng loại qui định; ghi thêm thời điểm dỡ CTN, số hiệu cẩu bờ/ cẩu tàu, tên Đội cơng nhân (số hiệu cẩu và tên Đội cơng nhân ghi vào phần Remark); yêu cầu NV sà lan ký vào mục “Người giao” (ghi rõ họ tên); ký lên EIR (phần “Cổng vào”); giao liên 3 EIR cho sà lan, các liên cịn lạicho Lái xe.
Bước 4: Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi.
- Lái xe cho xe đến vị trí dự kiến, trình bộ EIR cho NV Điều độ bãi.
- Điều độ bãi kiểm tra CTNù, hiệu chỉnh vị trí thực tế của CTN, đĩng dấu tên vào mục “Bãi CTN” trên liên 1 EIR, hướng dẫn Lái xe vị trí hạ và giao lại bộ EIR cho Lái xe, đồng thời điều động các phương tiện thực hiện.
+ Nếu phát hiện số CTN, tình trạng CTN khơng đúng như thể hiện trên EIR, Điều độ bãi yêu cầu Lái xe trở lại cầu cảng gặp NV giao nhận để điều chỉnh. + Đối với CTN rỗng lạnh, Lái xe trình EIR cho NV Kiểm sốt trước khi trình cho Điều độ bãi. NV Kiểm sốt kiểm tra phần máy, vỏ và các thiết bị liên quan của CTN. Nếu CTN bị hư hỏng, thiếu các bộ phận đi kèm, mà mục “Remark” chưa thể hiện, thì NV Kiểm sốt ghi bổ sung cụ thể tình trạng của CTN vào phần “Remark”, đĩng dấu tên lên EIR (bên dưới phần “Remark”), ghi rõ trên EIR lỗi thuộc Cảng/ Hãng tàu/ Chủ hàng, đồng thời tùy theo thỏa thuận của Cảng với riêng từng hãng tàu, khi phát hiện CTN cĩ tình trạng vừa nêu, sẽ cĩ các cách xử lí như sau:
• NV Kiểm sốt liên hệ Điều độ bãi để thơng báo Đại lý hãng tàu, NV sà lan cĩ mặt giải quyết trước khi hạ bãi; nếu đồng ý cho hạ thì Đại lý ký và ghi rõ họ tên;
• Khi Đại lý khơng thể cĩ mặt, Cảng vẫn tiến hành giao nhận bình thường với Khách hàng (NV sà lan), Hãng tàu cơng nhận nội dung chứng từ là đúng thực tế và cĩ biện pháp thích hợp để chế tài Khách hàng.
- Lái xe ghi số hiệu đầu kéo, số hiệu phương tiện hạ, sửa vị trí thực tế của CTN (nếu phải thay đổi), số lượng CTN đảo chuyển (nếu cĩ) và cho phương tiện trở lại cầu tàu.
Bước 5: Kiểm tra EIR tại cầu cảng.
- Lái xe chuyển EIR cho NV giao nhận trước khi nhận CTN và EIR mới. - NV giao nhận kiểm tra EIR đảm bảo ghi đúng, đủ các mục theo qui định.
Nếu trên EIR cĩ các nội dung bổ sung, thay đổi của Điều độ bãi về tình trạng CTN, thì NV Giao nhận đề nghị sà lan cho điều chỉnh lại trên liên 3
EIR cho thống nhất.
- Định kỳ theo thời gian (1h/ 1 lần), NV Đội quản lí tổng hợp (QLTH) tới các vị trí làm hàng trên cầu cảng (tàu/ sà lan) để thu các EIR từ NV giao nhận tàu. Khi kết thúc làm hàng mỗi chuyến sà lan, mà vẫn cịn các EIR chưa được NV giao nhận bàn giao hết cho NV QLTH, thì Trực ban tàu trực tiếp chuyển các EIR này về văn phịng Đội QLTH; NV QLTH cập nhật các thơng tin ghi bằng tay trên các EIR vào hệ thống và lưu trữ EIR theo qui định.
GHI CHÚ : nếu làm hàng theo phương án sà lan – tàu (xuất thẳng lên tàu), thì khơng sử dụng xe đầu kéo và khơng cĩ bước 4 trên đây; các bước khác thực hiện bình thường.
