2. ĐỐI VỚI CTN ĐƯỢC VẬN CHUYỂN BẰNG ĐƯỜNG THỦY:
QUI TRÌNH 20: CẢNG NHẬN CTN RỖNG TỪ CÁC DEPOT KHÁC Bước 1: Nhận yêu cầu của khách hàng, lập kế hoạch vận chuyển, tạ
Bước 1: Nhận yêu cầu của khách hàng, lập kế hoạch vận chuyển, tại TBSX:
- Danh sách đề nghị chuyển CTN rỗng do các Đại lý hãng tàu hoặc các depot cung cấp cho TBSX.
- TBSX thống nhất với GNVT và các depot về kế hoạch vận chuyển ngồi (trong đĩ cĩ kế hoạch bố trí cầu bến và làm hàng sà lan) để thực hiện theo các order, đồng thời triển khai đến các đầu mối liên quan.
Bước 2: Tại depot chuyển hàng đi. * Tại Tân cảng:
- Phát hành EIR:
+ NV chứng từ (Đội QLTH) căn cứ danh sách CTN (hoặc Lệnh cấp CTN rỗng) cần chuyển, cập nhật vào hệ thống số hiệu CTN – nếu Lệnh chỉ định - máy tính sẽ truy cập từ mạng để hiện lên màn hình các dữ liệu về CTN đĩ như: cỡ, kiểu, trạng thái, vị trí thực tế, tên tàu/chuyến, hãng tàu, chủ khai thác, tình trạng CTN…; sau đĩ NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thơng tin khác (Tên đại lý yêu cầu vận chuyển/ tên chủ hàng, số hiệu Lệnh, số Booking Note, ngày phát hành, ngày hết hạn Lệnh, cỡ, kiểu, trạng thái, chủ khai thác, các vị trí dự kiến – nếu cĩ, các ghi chú đặc biệt, phương án tác nghiệp: ví dụ “Chuyển CTN TC – CL”…), in các phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” (1 CTN cĩ 3 liên). Tồn bộ EIR được chuyển cho Trực ban điều hành.
+ Trực ban điều hành chuyển Kế hoạch vận chuyển vịng ngồi, danh sách CTN và các EIR cho Điều độ bãi hàng (hoặc Trực ban tàu, nếu làm hàng sang mạn tàu – sà lan).
- Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi:
+ Sau khi phương tiện cập bến ổn định, Trực ban tàu tiến hành tổ chức xếp dỡ theo phương án đăng ký.
+ Trực ban tàu phối hợp với NV điều độ bãi để nắm vị trí nhận CTN và điều động phương tiện cho phù hợp.
+ NV kế hoạch khu hàng kiểm tra tính hợp lệ của EIR (cịn hạn cho phép…) và điều chỉnh “Vị trí dự kiến” của CTN cần cấp lên EIR (nếu cần thiết), đồng thời chuyển cho Điều độ bãi chuẩn bị.
+ Xe đầu kéo nội bộ đến khu vực được hướng dẫn. Điều độ bãi điều phương tiện cấp CTN cho xe (nếu EIR chưa cĩ số CTN, Điều độ bãi liên hệ về văn phịng bằng VHF, để kiểm tra xem CTN định cấp cĩ đúng yêu cầu của EIR hay khơng). (Đối với CTN lạnh, yêu cầu NV Vận hành rút điện – nếu cĩ - trước khi nâng CTN lên xe).
+ Lái xe cho phương tiện qua văn phịng hiện trường của hãng tàu (chỉ đối với các hãng cĩ yêu cầu kiểm tra CTN rỗng trước khi cấp cho khách hàng). + Lái xe cho xe qua văn phịng khu CTN rỗng, trình các EIR. NV Khu hàng kiểm tra lại chủng loại và chủ khai thác của CTN…; ghi lên EIR số CTN (nếu
Lệnh khơng chỉ định số), tình trạng CTN (phát sinh - nếu cĩ; đối với CTN lạnh, ghi rõ tình trạng kỹ thuật: phần máy, vỏ và các thiết bị liên quan); đĩng dấu tên vào mục “Bãi CTN nơi đi” trên liên 1 EIR và giao lại bộ EIR cho Lái xe.
+ Lái xe ghi vào mục “Nơi đi”: số hiệu đầu kéo,số hiệu phương tiện nângï, số lượng CTN đảo chuyển và cho phương tiện lên cầu tàu.
- Kiểm tra CTN và EIR, ghi thời gian xếp hàng, tại mặt cắt cầu cảng:
+ Lái xe trình bộ EIR cho NV sà lan. NV sà lan kiểm tra cỡ loại, số CTN thực tế so với EIR; kiểm tra EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui định); ghi thời điểm xếp hàng xuống sà lan, số hiệu cẩu bờ, tên Đội cơng nhân, số hiệu sà lan; kiểm tra và ghi tình trạng của CTN (nếu làm hàng theo phương án tàu – sà lan); ký vào mục “Người giao/ nhận CTN”.
- Định kỳ theo thời gian (1h/ 1 lần), NV Đội quản lí tổng hợp (QLTH) tới các vị trí làm hàng trên cầu cảng (tàu/ sà lan) để thu các liên 1 EIR từ NV sà lan. Khi kết thúc làm hàng mỗi chuyến sà lan, mà vẫn cịn các EIR chưa được NV sà lan bàn giao hết cho NV QLTH, thì Trực ban tàu nhận lại số EIR này từ NV sà lan và chuyển về văn phịng Đội QLTH; NV QLTH cập nhật các thơng tin ghi bằng tay trên các EIR vào hệ thống và lưu trữ EIR theo qui định.
GHI CHÚ : nếu làm hàng theo phương án tàu – sà lan (sang mạn), thì khơng sử dụng xe đầu kéo và khơng cĩ bước “Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi”
trên đây; các bước khác thực hiện bình thường.
* Tại depot Nhơn Trạch:
- Phát hành EIR: NV GNVT căn cứ danh sách CTN (hoặc Lệnh trả rỗng)
cần chuyển, lập các bộ EIR với các thơng tin: Tên đại lý/ tên chủ hàng, ngày phát hành yêu cầu, số hiệu Lệnh, hạn cho phép – hợp lệ theo thỏa thuận với Âu Châu…, số hiệu CTN, cỡ, kiểu, trạng thái, tên tàu/chuyến, hãng tàu, chủ khai thác, tình trạng CTN, phương án tác nghiệp “NHAR
chuyển SL NT – CL”; ký vào mục “Người phát hành” và mục “Bãi CTN nơi đi”.
- Kiểm tra CTN và EIR, ghi thời gian xếp hàng, tại mặt cắt cầu cảng:
+ Sau khi phương tiện cập bến ổn định, NV GNVT tiến hành tổ chức xếp dỡ theo phương án đăng ký; kiểm tra EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui định), yêu cầu NV sà lan ký vào mục “Người nhận nơi đi”; ghi thời điểm xếp hàng xuống sà lan, số hiệu sà lan; giữ liên 1, giao các liên cịn lại và Lệnh trả rỗng cho sà lan.
+ Sau khi kết thúc làm hàng; sà lan rời bến, NV GNVT sẽ lập Danh sách CTN vận chuyển (theo mẫu) và fax về TBSX.
* Tại ICD Transimex/ depot ngồi Tân cảng:
- Khi kết thúc làm hàng cho sà lan, NV ICD và sà lan sẽ ký bàn giao trên Danh sách CTN vận chuyển (theo mẫu), đồng thời bàn giao cho sà lan các chứng từ khác – nếu cĩ. Đối với CTN lạnh, NV GNVT cĩ trách nhiệm kiểm tra tình trạng kỹ thuật của CTN (phần máy, vỏ và các thiết bị liên quan) đồng thời ký nhận đầy đủ với NV ICD trên Danh sách CTN vận chuyển.
- Sau khi sà lan rời bến, NV ICD fax về TBSX Danh sách CTN nêu trên.
Bước 3: Tại cảng nhận hàng.
- Phát hành chứng từ:
+ NV chứng từ (Đội QLTH) căn cứ dữ liệu do Tân cảng chuyển về qua mạng/ Danh sách CTN vận chuyển do các depot khác chuyển về qua fax, để hiển thị/ cập nhật trên máy tính các thơng tin (Tên đại lý yêu cầu vận chuyển; ngày hết hạn Lệnh; số hiệu, cỡ loại CTN; trạng thái; hãng tàu; chủ khai thác; tàu/chuyến; cảng dỡ; tình trạng CTN – nguyên nhân trách nhiệm; vị trí trên sà lan (nếu cĩ); phương án tác nghiệp; số hiệu sà lan…) để in List (cĩ số hiệu CTN và cột vị trí dự kiến)/ để in các phiếu EIR (đối với hàng từ ICD ngồi về). Sau khi in, List/ EIR sẽ cĩ thêm vị trí xếp dự kiến của CTN trong bãi. Tồn bộ List/ EIR được chuyển cho TBSXù.
+ TBSX chuyển Kế hoạch làm hàng sà lan, List (nêu trên)/ Danh sách CTN vận chuyển và các EIR cho Trực ban tàu.
- Kiểm tra CTN và EIR, ghi thời gian dỡ hàng, tại mặt cắt cầu cảng:
+ Sau khi phương tiện cập bến ổn định, NV sà lan nhận List/ các EIR từ Trực ban tàu; đồng thời Trực ban tàu tiến hành tổ chức xếp dỡ theo phương án đăng ký.
+ Trực ban tàu thơng báo cho Điều độ bãi nắm trước về số lượng, chủng loại, chủ khai thác và vị trí dự kiến của lơ CTN.
+ Khi CTN được dỡ từ sà lan đặt lên xe (tàu – nếu là xuất thẳng) NV sà lan (Giao nhận tàu – nếu là sang mạn) tiến hành:
• Kiểm tra lại số hiệu CTN, nếu sai thực tế thì báo cáo Trực ban tàu liên hệ bộ phận Phát hành EIR để cấp/ sửa lại EIR (nếu số hiệu thực tế CTN trùng với Order xin chuyển CTN rỗng); trường hợp số hiệu thực tế CTN khơng trùng với Order, bộ phận Phát hành EIR liên hệ với TBSX và các bộ phận liên quan (tại nơi đi của CTN) kiểm tra lại để quyết định phương án giải quyết.
• Tra Vị trí xếp dự kiến của CTN từ List, so sánh với Vị trí dự kiến trong EIR tương ứng, nếu khác thì sửa lại trên EIR.
• Sau khi kiểm tra, sửa đổi EIR theo đúng thực tế; ghi thêm thời điểm dỡ CTN, số hiệu cẩu bờ/ cẩu tàu, tên Đội cơng nhân; ký vào mục “Người giao/ nhận CTN” – nếu cịn thiếu và chuyển bộ EIR cho Lái xe.
- Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi:
+ Lái xe cho xe đến vị trí dự kiến, khi qua trạm của khu hàng, trình bộ EIR cho NV Điều độ bãi.
+ Điều độ bãi kiểm tra lại số hiệu, cỡ loại, tình trạng của CTN, hiệu chỉnh vị trí thực tế của CTN (nếu cần), đĩng dấu tên vào mục “Bãi CTN nơi đến”
trên EIR, hướng dẫn Lái xe vị trí hạ và giao lại bộ EIR cho Lái xe, đồng thời điều động các phương tiện thực hiện.
• Nếu phát hiện số CTN, tình trạng CTN khơng đúng như thể hiện trên EIR, Điều độ bãi yêu cầu Lái xe trở lại cầu cảng gặp NV sà lan để điều chỉnh.
• Đối với CTN rỗng lạnh, Lái xe trình EIR cho NV Kiểm sốt trước khi trình cho Điều độ bãi. NV Kiểm sốt kiểm tra phần máy, vỏ và các thiết bị liên quan của CTN. Nếu CTN bị hư hỏng, thiếu các bộ phận đi kèm, mà mục “Remark” chưa thể hiện, thì NV Kiểm sốt ghi bổ sung cụ thể tình trạng của CTN vào phần “Remark”, đĩng dấu tên lên EIR (bên dưới phần “Remark”), ghi rõ trên EIR lỗi thuộc Cảng (nếu là hàng ICD Transimex, trách nhiệm thuộc NV GNVT).
• Sau khi CTN nằm trên bãi, NV Kiểm tra vệ sinh CTN rỗng thực hiện nhiệm vụ theo chức năng (kiểm tra, vệ sinh, phân loại, dán tem CTN).
+ Lái xe ghi vào mục “Nơi đến”: số hiệu đầu kéo, số hiệu phương tiện hạ, sửa vị trí thực tế của CTN (nếu phải thay đổi), số lượng CTN đảo chuyển (nếu cĩ) và cho phương tiện trở lại cầu tàu.
- Kiểm tra EIR tại cầu cảng:
+ Lái xe chuyển EIR cho NV sà lan trước khi nhận CTN và EIR mới. + NV sà lan kiểm tra EIR đảm bảo ghi đúng, đủ các mục theo qui định. - Định kỳ theo thời gian (1h/ 1 lần), NV Đội quản lí tổng hợp (QLTH) tới
lan. Khi kết thúc làm hàng mỗi chuyến sà lan, mà vẫn cịn các EIR chưa được NV sà lan bàn giao hết cho NV QLTH, thì Trực ban tàu nhận lại số EIR này từ NV sà lan (thu thêm từ các đầu kéo – nếu cịn) và chuyển về văn phịng Đội QLTH; NV QLTH cập nhật các thơng tin ghi bằng tay trên các EIR vào hệ thống và lưu trữ EIR theo qui định.
GHI CHÚ : nếu làm hàng theo phương án sà lan – tàu (xuất thẳng lên tàu, tại Cát Lái), thì khơng sử dụng xe đầu kéo và khơng cĩ bước “Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi cảng đến” trên đây ; các bước khác thực hiện bình thường.